檔案管理常用目錄表格式樣

1、(2)檔案管理常用目錄表格式樣（2013年12月修訂）一、檔案收集、驗收、歸檔方面 檔案移交清冊（封面）檔案移交清冊（內(nèi)頁）基建技改項目文件交付驗收審核單 基建技改項目文件交接目錄 基建技改工程檔案驗收表二、檔案整理著錄方面 文書檔案歸檔文件目錄（文書檔案檔案盒內(nèi)）備考表（科技檔案）卷內(nèi)目錄（科技檔案）卷內(nèi)備考表 科技檔案案卷封面 科技檔案目錄 會計檔案目錄 企業(yè)職工檔案目錄（卷內(nèi)目錄） 職工檔案目錄（案卷級） 合同檔案目錄 書刊檔案目錄 底圖目錄 底圖袋標簽 照片檔案目錄 音像檔案目錄 榮譽檔案目錄 印章檔案目錄 電子檔案目錄（總目錄） 歸檔電子文件登記表（首頁） 歸檔電子文件登記表（續(xù)頁）

2、三、檔案鑒定銷毀、修改補充方面 檔案銷毀清冊（封面）檔案銷毀清冊（內(nèi)頁） 科技檔案圖紙變更（補充、作廢）四、檔案利用方面 檔案利用登記表 檔案利用效果登記表五、檔案庫房管理、統(tǒng)計方面 檔案庫房溫濕度登記表 文書檔案分布表 會計檔案分布表 職工檔案分布表 科技檔案分布表通知單(3)(4)(5)(6)(7)(8)(9)1 0)1 1 )12)12)12)13)13)13)14)14)14)15)15)15)15)16)17)(1 8)1 9)(20 )(21)(22)（臺帳） （臺帳） （臺帳） （臺帳）本鋼檔案室基本情況年報表(23)(24)(24)(25)(25)(26)檔案移交清冊（封面）移

3、出說明檔案類別數(shù) 量（卷、件、張、盤）合計接收意見移出單位：（印章）接收單位：（印章）負責人：負責人：經(jīng)辦人：經(jīng)辦人：交接日期：年月日檔案移交清冊（內(nèi)頁）序號責任者題名檔（文圖）號數(shù)量年代備注基建技改項目文件交付驗收審核單基建技改項目文件交接目錄序號圖（文）號案卷題名份數(shù)頁數(shù)備注注：施工、監(jiān)理單位向在建單位項目部交付檔案使用此目錄，一式兩份，交接雙 方各存一份。基建技改工程檔案驗收表工程名稱主要單位 工程名稱立項日期開工日期試生產(chǎn)日期投資規(guī)模設計單位監(jiān)理單位主要施工 單位檔案資料數(shù)量 （正本）總計卷冊。其中竣工圖紙卷計張，底圖張，電子文件光盤張，照片張，音像光盤張在建單位 自檢意見（單位蓋章）

4、 年 月日驗收組織 單位意見（單位蓋章） 年 月日注：在建單位申請工程檔案驗收使用此表，一式三份。文書檔案歸檔文件目錄檔號責任者文號題名日期頁數(shù)密級脫機載體編號備 注注：推薦采用橫版式樣本盒內(nèi)共有歸檔文件材料起止檔號為:說明:整理人:檢查人:注：文書檔案檔案盒內(nèi)“備考表”卷內(nèi)目錄檔號-序號文件編號立項號設備 定址碼責任 者文件材料題名日期頁數(shù)折合A1備 注注：科技檔案“卷內(nèi)目錄”卷內(nèi)備考表檔號: 互見號:本案卷內(nèi)共有文件材料頁，其中:文字材料頁，圖紙照片張。說明:整理人:檢查人:注：科技檔案“卷內(nèi)備考表”科技檔案案卷封面檔號案卷題名科技檔案目錄檔號圖（文）號案卷題名責任者份數(shù)頁 數(shù)形成 時間立

5、項 號密級脫機載體編號備注注：科技檔案案卷級目錄（推薦橫版式樣）會計檔案目錄檔號案卷標題形成年度形成 月份起止號碼張數(shù)保管期限脫機 載體 編號備 注注：會計檔案案卷級目錄企業(yè)職工檔案目錄（卷內(nèi)目錄）序號材料名稱材料形成時間頁數(shù)備注年月日說明：每卷卷首共放10頁，一類一頁職工檔案目錄檔號姓名性別出生時間單位職務備注注：職工檔案案卷級目錄合同檔案目錄檔號責任者合同號題名日期卷件 數(shù)密級備注注：合同檔案項目級目錄書刊檔案目錄檔號責任者書刊號題名日期頁數(shù)密級備注注：書刊檔案案卷級目錄底圖目錄檔號圖（文）號題名責任者形成時間張數(shù)備注底圖袋標簽檔號圖（文）號題名張數(shù)備注照片檔案目錄照片號題名形成時間張數(shù)攝

6、影者備注音像檔案目錄檔號題名形成時間時間（分）盤數(shù)備注榮譽檔案目錄檔號責任者題名時間備注印章檔案目錄檔號印章名稱啟用時間廢止時間備注電子檔案目錄（總目錄）檔號責任者題名文件編號形成時間密級套數(shù)備注檔號題名文件特征形成部門（單位）形成時間載體類型文件編號（載體編號）設備環(huán)境特征硬件環(huán)境（主機、網(wǎng)絡服務器型號、制造廠商等）軟件環(huán)境（型號、版本等）操作系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)相關軟件（文字處理工具、文字瀏覽器、壓縮或解密軟件等）文件記錄特征記錄結(jié)構（物理、邏輯）記錄類型定長記錄總數(shù)可變長其他總字節(jié)數(shù)記錄字符及圖形、音頻、視頻文件格式文件載體型號：數(shù)量：備份數(shù)：一件一盤多件一盤一件多盤多件多盤歸檔 交接歸檔部門

7、：接收部門：歸檔人：（簽名）接收人：（簽名）年月日（首頁）歸檔電子文件登記表歸檔電子文件登記表（續(xù)頁）文件編號題名形成 時間文件稿本代碼文件類別代碼載體編號保管期限備注檔案銷毀清冊（封面）擬銷毀檔案內(nèi)容鑒定人員 （簽字）年月日鑒定部門 負責人意見年月日主管領導審批 意見年月日檔案館（財務部）審查意見年月日監(jiān)銷人銷毀 情況說明年月日檔案銷毀清冊（內(nèi)頁）序號責任者檔（文圖）號題名數(shù)量銷毀 原因備注科技檔案圖紙變更（補充、作廢）通知單編號:年 月 日圖號圖紙題名張數(shù)變更原因變更內(nèi)容申請單位申請人申請單位技術負責人批準單位批準人批準單位技術負責人變更單位變更人變更時間注：此通知單變更補充時需歸檔入卷一

8、份。檔案利用登記表時間單位姓名利用目的審批人檔案號歸還 日期檢杳 歸位人備注檔案利用效果登記表檔案庫房溫濕度登記表庫別日期時間溫度相對濕度記錄人日期時間溫度相對濕度記錄人11721831942052162272382492510261127122813291430153116文書檔案分布表（臺帳）年度室藏數(shù)量（卷、件）合計是否進行過首次鑒定備注永久長期短期會計檔案分布表 （臺帳）年度室藏數(shù)量（卷）合計是否進行過 首次鑒定備注憑證帳簿財務會計報告其他科技檔案分布表（臺帳）職工檔案分布表（臺帳）年度室藏數(shù)量（卷）備注干部工人離退休職工死亡職工離職人員年度室藏數(shù)量（卷）備注產(chǎn)品科研基建設備地質(zhì)測繪底

9、圖（張）（附表2 3）本鋼檔案室基本情況年報表統(tǒng)計項目行次單位數(shù)量備注一、專職檔案人員1人其中年 齡50歲以上2人35-50 歲3人35歲以下4人文 化 程 度大學本科5人大專6人中專高中7人專 業(yè) 職 務高級職稱8人中級職稱9人助級職稱10人員級職稱11人二、兼職網(wǎng)絡人員12人三、室存全部檔案其中以卷為保管單位檔案13卷其中文書檔案14卷產(chǎn)品檔案15卷科研檔案16卷基建檔案17卷設備儀器檔案18卷會計檔案19卷職工檔案20卷地質(zhì)檔案21卷合同檔案22卷書刊檔案23卷文書檔案24件填報單位：（蓋章）年度:底圖25張音像檔案26盤照片檔案27張榮譽（實物）檔案28件電子檔案其 中磁帶29盤磁盤30張光盤31張四、室存永久長期檔案32卷33件五、室存資料34冊六、本年接收檔案數(shù)量其中以卷為保管單位檔案35卷文書檔案36件底圖37張音像檔案38盤照片檔案39張榮譽（實物）檔案40件電子檔案其 中磁帶41盤磁盤42張光盤43張七、本年鑒定銷毀檔案數(shù)量其鑒定檔案數(shù)量44卷銷毀檔案數(shù)量45卷中八、檔案編目情況其中案卷目錄46本全引目錄47本重要文件目錄48本專題目錄