公司重要文件保管處理規(guī)定

1、制度名公司重要文件保管處理規(guī)定電子文件編碼GLZD224頁碼3-1第一條 范圍本公司所有重要文件的收藏、保管、處理一律按本規(guī)定擬明事件執(zhí)行。第二條 種類重要文件分為以下四種，分別處理。1最重要文件(日常用)。2最重要文件(非日常用)。3一般重要文件(日常用)。4一般重要文件(非日常用)。其中最重要文件是指該文件的丟失，將給工作造成重大影響的文件；一般重要文件是指其重 要程度輕于前者的文件。日常用文件是指工作人員在日常業(yè)務(wù)中需要經(jīng)常查考、放在辦公桌近旁的文件；非日常用文 件是指除特殊情況外不必經(jīng)常查考的文件。第三條 保管場所在緊急情況下，重要文件的收藏、保管場所應(yīng)按照如下規(guī)定加以保管，但根據(jù)文件

2、的性質(zhì)、 數(shù)量及處理方法的不同亦可作適當(dāng)變更。1地下室內(nèi)貴重物品庫應(yīng)存在對于公司特別重要的材料。2各業(yè)務(wù)部門保險柜存放各部、室的最重要文件。3地下室倉庫存放以上文件之外的最 重要文件和一般重要文件中日常用部分。4各分公司保險柜存放最重要文件、一般重要文件中的日常用部分。5現(xiàn)場保管(在各部、室的辦公地點(diǎn)以適當(dāng)?shù)姆椒ㄕ肀９?。上級對現(xiàn)場保管有特 別指示的時候， 保管人員應(yīng)根據(jù)上級指示采用相應(yīng)的方法保管。 簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名公司重要文件保管處理規(guī)定電子文件編碼GLZD224頁碼3-2表單填寫說明書甲 乙 丙 機(jī)密等級 計劃填寫日期表格名稱表格編號聯(lián)數(shù)傳遞流程名聯(lián)用途說明表格性質(zhì) 月報表 日報表

3、 記錄表 聯(lián)絡(luò)表分析表 定期報表 不定期報表 記錄卡使用單位印制數(shù)量使用年數(shù)資料保存期限資料來源及填表說明表格審核過程異常表示方式第四條 分類保管期限各種重要文件的分類保管期限及保管場所可另行規(guī)定。對前項文件進(jìn)行保管時，同一內(nèi)容的系統(tǒng)文件必須按地區(qū)加以區(qū)分后保管，最重要文件更 應(yīng)如此。第五條 重要文件的別行保管重要的賬票或文件，在沒有其他材料可以替代時，即在確認(rèn)除原件外沒有其他可以反映其內(nèi) 容的文件，該件如發(fā)生丟失將給工作造成重大障礙時，需將該件做出表示其內(nèi)容的特別標(biāo)記 ，辦理另置安全場所保管的有關(guān)手續(xù)。第六條 保管的主管部門重要文件的搬出及收藏，由各業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)實(shí)施，倉庫內(nèi)文的整 理保管

4、由總務(wù)部門承擔(dān)。各業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)對各自保管的文件內(nèi)容及保管位置加以記錄，并提 交總務(wù)部門?？倓?wù)部在安置文件時應(yīng)考慮到平時的使用頻率。簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名公司重要文件保管處理規(guī)定電子文件編碼GLZD224頁碼3-3第七條 搬運(yùn)、收藏時間將各業(yè)務(wù)主管部門文件搬出加以收藏時須按如下規(guī)定執(zhí)行。但在公司有特別指示時須遵照執(zhí) 行。1正常情況下文件處理完結(jié)時。2在特別緊急危險時。3在發(fā)表緊急狀態(tài)宣言時。第八條 倉庫內(nèi)的保管位置收藏文件在倉庫的位置，根據(jù)文件的數(shù)量等由總務(wù)部門決定。在搬運(yùn)、收藏文件時要注意準(zhǔn) 確無誤地將文件置于各自位置。當(dāng)確認(rèn)文件數(shù)量大，保管場所不足時，應(yīng)預(yù)先與總務(wù)部協(xié)商 ，要求給予增加或變更保管場所。第九條 銷毀處理對于保管期滿的文件，總務(wù)部門在征求業(yè)務(wù)主管部門領(lǐng)導(dǎo)意見后可予以銷毀。第十條 向公司外轉(zhuǎn)移對于重要文件，在公司沒有特別命令時，原則上不允許攜帶、搬運(yùn)至公