《管理思想如何“落地”》24：時(shí)間管理原理如何“落地”

1、管理思想如何 落地”整體分5個(gè)部分:管理思想為何很難落地” A從企業(yè)文化的角度分析如何從執(zhí)行力的角度分析如何落地”筑從組織成長(zhǎng)的角度分析如何落地”幾老總兩個(gè)角度來(lái)分析時(shí)間管理的落地”。管理思想落地”原理。扎其中，第三部分：從執(zhí)行力的角度分析如何落地”分3個(gè)章節(jié):時(shí)間管理一一從執(zhí)行者的角度看執(zhí)行力;全局掌控一一從管理者的角度看執(zhí)行力;有效授權(quán) 從執(zhí)行過(guò)程的角度看執(zhí)行力。本文屬于第三部分，第一章第 5節(jié)。1.時(shí)間管理原理如何落地”落地”呢?但是，時(shí)間管理原理依然還是停留在理論和思想上，到底該如何要想真正 落地”我們首先就要先分析好，落地”難的真正原因。下面，我們分別從員工和1) 員工的時(shí)間管理在談

2、到這個(gè)問(wèn)題的時(shí)候， 有不少老板很苦悶， 每天都嚴(yán)格要求每個(gè)員工寫(xiě)工作計(jì)劃， 也盡量要求員工們做到 “時(shí)間塊”和“要事優(yōu)先 ”。剛開(kāi)始的時(shí)候，大家還都這么做，可是，慢慢就淡來(lái)了，總覺(jué)得計(jì)劃沒(méi)有變化快。每每問(wèn)到怎么回事的時(shí)候，答案都是一致的：計(jì)劃的東西基本沒(méi)用，真正執(zhí)行的時(shí)候， 往往同事、領(lǐng)導(dǎo)就有事情，反正不知道哪里來(lái)的事情，都是些計(jì)劃不出來(lái)的事情，就都來(lái)了。做計(jì)劃的時(shí)候，死活想不到，問(wèn)他們也都說(shuō)不上來(lái)，可是一旦計(jì)劃寫(xiě)好了，真正做的時(shí)候，什么事就都來(lái)了。我們還是亂”了， “時(shí)間塊 ”對(duì)我們來(lái)說(shuō)好象沒(méi)有什么意義了。非常痛苦，卻又是非常普遍，非?，F(xiàn)實(shí)。問(wèn)題在哪？a) 傳統(tǒng)溝通模式的實(shí)時(shí)性第一個(gè)問(wèn)題就是

3、：傳統(tǒng)溝通模式的實(shí)時(shí)性。什么意思？就是說(shuō)， 在傳統(tǒng)的溝通交流方式下， 溝通的雙方必須是實(shí)時(shí)的， 必須同時(shí)關(guān)注于同一件事情，否則就不能形成溝通。比如說(shuō)，你要找小張談個(gè)事情， 你就得先看看小張現(xiàn)在有沒(méi)有空， 你如果現(xiàn)在去找他，定會(huì)打斷他手頭正在做的事情。于是，他的 “時(shí)間塊 ”就必將被你打散，對(duì)于他而言，你就是個(gè)“突發(fā)”或者“意外”事件，這個(gè)事件就很容易破壞他的 “時(shí)間塊 ”。反過(guò)來(lái)也是一樣， 我們的 “時(shí)間塊 ”基本上就是被這個(gè)傳統(tǒng)溝通模式的實(shí)時(shí)性無(wú)情的給破壞掉了。怎么辦？不可能不溝通。 而且傳統(tǒng)的溝通模式是最基本的模式，也不可能完全拋棄， 你也拋棄不Jo這就跟以前我們的交流一樣，必須面對(duì)面的交

4、流,后來(lái)，發(fā)明了電話，我們可以約定好了時(shí)間和地點(diǎn)，進(jìn)行遠(yuǎn)距離的交流， 在傳統(tǒng)的溝通模式上增加了一種新的模式，可以不用見(jiàn)面也 能交流。有急事很難找到人。于是,可是，電話的交流方式還是要求雙方必須都在固定的電話機(jī)邊上, 后來(lái)手機(jī)出現(xiàn)了，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)距離交流，而且實(shí)現(xiàn)了移動(dòng)交流?，F(xiàn)在，對(duì)于我們管理而言，出現(xiàn)的問(wèn)題是，不管上面哪種模式，都不能解決實(shí)時(shí)性的問(wèn)題, 怎么辦?不可能不溝通。而且傳統(tǒng)的溝通模式是最基本的模式，也不可能完全拋棄，你也拋棄不了。這就跟以前我們的交流一樣，必須面對(duì)面的交流,后來(lái)，發(fā)明了電話，我們可以約定好了時(shí)間和地點(diǎn)，進(jìn)行遠(yuǎn)距離的交流， 在傳統(tǒng)的溝通模式上增加了一種新的模式，可以不

5、用見(jiàn)面也 能交流。有急事很難找到人。于是,可是，電話的交流方式還是要求雙方必須都在固定的電話機(jī)邊上, 后來(lái)手機(jī)出現(xiàn)了，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)距離交流，而且實(shí)現(xiàn)了移動(dòng)交流?，F(xiàn)在，對(duì)于我們管理而言，出現(xiàn)的問(wèn)題是，不管上面哪種模式，都不能解決實(shí)時(shí)性的問(wèn)題, 怎么辦?溝通中的實(shí)時(shí)性問(wèn)題，同樣屬于信息問(wèn)題。我們需要通過(guò)信息層次的手段來(lái)解決。我們?cè)賮?lái)分析一下， 之所以傳統(tǒng)的溝通存在實(shí)時(shí)性的問(wèn)題， 原因就在于傳統(tǒng)溝通中要求溝通的雙方直接面對(duì)對(duì)方， 如此以來(lái)溝通雙方發(fā)出與接收信息不能夠有時(shí)間的錯(cuò)位，也就是必須同時(shí)關(guān)注同一件事情。要突破實(shí)時(shí)性的問(wèn)題首先就必須打破信息在時(shí)間上不能錯(cuò)位的要求。也就是說(shuō)，在溝通中，信息的發(fā)起

6、者發(fā)出信息后，可以允許接收者不同時(shí)參與，同樣，接收者接收信息的時(shí)候，也不需要發(fā)起者必須同時(shí)參與。面對(duì)這個(gè)問(wèn)題， 如果我們?cè)诎l(fā)起者和接收者中間再加入一個(gè)第三者 ”，比如網(wǎng)絡(luò)工具， 不讓傳統(tǒng)溝通模式下的溝通雙方直接面對(duì)對(duì)方，是不是就能突破信息在時(shí)間上不能錯(cuò)位的限制呢？其實(shí)，這一點(diǎn)，我們已經(jīng)在用了，比較熟悉并且用的比較普遍的，比如QQ、 MSN 、 E-mail等就是這樣的網(wǎng)絡(luò)信息化工具。但問(wèn)題是，我們?cè)谟眠@些工具的時(shí)候，是不是真的就突破了信息在時(shí)間上不能錯(cuò)位的限制呢？顯然還沒(méi)有。原因很簡(jiǎn)單，因?yàn)槲覀兡壳耙环矫嬖谑褂眠@些工具，但同時(shí)， 我們還是有實(shí)時(shí)性方面的困惑。問(wèn)題又出在哪？雖然在一定程度上 QQ

7、、MSN 、E-mail 等可以突破交流中信息在時(shí)間上不能錯(cuò)位的限制，但它們還不能突破過(guò)程信息在溝通雙方心理上的限制。什么意思？比如，我們給對(duì)方發(fā)了一封 E-mail ，在郵件中， 我們能夠在一定程度上把事情說(shuō)清楚， 可是， 我們發(fā)完之后， 心里自然會(huì)不斷的提醒自己， 對(duì)方是否收到了，是否重視了，是否處理了等 等。這些 “是否 ”就是過(guò)程信息。而這些過(guò)程信息卻在很大程度上會(huì)影響我們的情緒，是人們?cè)跍贤ㄖ械囊环N基本的心理需 求。所以， 我們可以把溝通中的信息分成： 事件信息和過(guò)程信息兩種。 事件信息是我們溝通的本 體，但過(guò)程信息是我們心理或人性上的需求。E-mail 后，還需要所以，我們發(fā)完 E

8、-mail 后，往往還要給對(duì)方一個(gè)電話；我們處理完一個(gè)回對(duì)方一個(gè)電話。也就是說(shuō)，我們用QQ、MSN 、E-mail 可以突破事件信息本身的實(shí)時(shí)性限 制，但溝通中的過(guò)程信息還是需要傳統(tǒng)溝通模式來(lái)輔助，并沒(méi)有完全突破實(shí)時(shí)性限制。如何才能突破過(guò)程信息的實(shí)時(shí)性限制呢？實(shí)際上， 這在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)上非常簡(jiǎn)單，只要在溝通過(guò)程中， 讓系統(tǒng)自動(dòng)提取雙方的動(dòng)作信息并自動(dòng)反饋給對(duì)方，就可以了。利用信息手段， 突破溝通的實(shí)時(shí)性所達(dá)到的效果，必須是過(guò)程信息與事件信息同時(shí)的自動(dòng)提取和傳遞。這一點(diǎn)，現(xiàn)實(shí)的工作中， 我們每個(gè)人按照自己的時(shí)間計(jì)劃，完成自身的事情，當(dāng)需要?jiǎng)e人協(xié)助時(shí)， 采用信息的手段， 將事件信息傳遞給相

9、關(guān)人， 而系統(tǒng)自動(dòng)的將過(guò)程信息及時(shí)傳遞給我們。我們依然照自己的原有計(jì)劃進(jìn)行下面的安排。而信息接收人， 在處理自己的事情的同時(shí)， 收到相應(yīng)的過(guò)程信息提示， 我們通過(guò)信息中的重要性、 緊急性等等做出判斷，是不是一定要放下原來(lái)手中的事情，來(lái)做這件事情， 如果不需要，我們繼續(xù)原有的計(jì)劃。除非是臨時(shí)的特別情況，才會(huì)打斷我們?cè)械臅r(shí)間塊。而等一般情況下，每天我們需要安排出一定的時(shí)間塊，專門(mén)來(lái)處理意外 ”或“偶發(fā) ”事件。這樣，這些意外”或“偶發(fā)”事件就在很大程度上，不會(huì)對(duì)我們正常的 “時(shí)間塊 ”做出大的危害，反而，把這些事件集中起來(lái)， 又形成了一個(gè)獨(dú)立的 “時(shí)間塊 ”，更容易提升對(duì)這些事件的執(zhí)行效率和執(zhí)行

10、質(zhì)量，同時(shí)，也就提升了整體的執(zhí)行力。這樣，在很大程度上能夠解決溝通中的實(shí)時(shí)性問(wèn)題。但實(shí)際上并沒(méi)有徹底解決時(shí)間管理地”的問(wèn)題。比如有些時(shí)間塊，我們需要對(duì)方當(dāng)時(shí)就必須做出答復(fù)，而這些事情，有的確實(shí)對(duì)雙方都非常重要的， 我們不能不停下手中的事情來(lái)處理的， 而這些真正特殊的重要事件嚴(yán)格的講并不是太多， 大量的事件卻是對(duì)雙方都并不重要， 但沒(méi)有這個(gè)信息， 我們一方就很難進(jìn)行下一步工作，比如， 我們做報(bào)告分析的時(shí)候， 可能需要財(cái)務(wù)人員提供相關(guān)數(shù)據(jù)，雖然這個(gè)數(shù)據(jù)的查找不難， 但對(duì)財(cái)務(wù)人員來(lái)講就不是個(gè)特別重要的事情，如此以來(lái)， 財(cái)務(wù)人員實(shí)際上還是受到我們請(qǐng)求的影響。 而面對(duì)這種事件， 并不是溝通實(shí)時(shí)性本身能夠

11、解決的， 而是與組織內(nèi)部時(shí)間信息的透明度密切相關(guān)的。b) 增加內(nèi)部信息透明度第二個(gè)問(wèn)題就是， 內(nèi)部時(shí)間信息的模糊和錯(cuò)位。 這一點(diǎn)實(shí)際上是比較容易被人重視和關(guān)注的。在我們組織中， 那些影響原有計(jì)劃的 “突發(fā)”或“意外 ”事件有 90%以上來(lái)自我們組織內(nèi)部， 主要是同事以及上下級(jí)之間產(chǎn)生的事件。而這些事件中有 50%以上是由于彼此間計(jì)劃本身的時(shí)間矛盾和錯(cuò)位。什么意思?雖然我們每個(gè)人都在計(jì)劃和安排自己的時(shí)間塊”，可是，大家知道，在一個(gè)組織里，有80%80%以上的事情是需要 2人或多人共同協(xié)作才能完成的，也就是說(shuō)，我們的事件或計(jì)劃有以上是彼此關(guān)聯(lián)的， 但是，由于我們彼此在各自計(jì)劃自己的時(shí)間塊”時(shí)，沒(méi)有

12、做到充分的溝通，我們內(nèi)部的時(shí)間信息透明度不高，使得我們彼此的時(shí)間塊”出現(xiàn)了沖突和錯(cuò)位。比如，小張計(jì)劃明天上午9: 00到11： 00完成某件事情，而完成這件事情需要得到小李的某些數(shù)據(jù)，或者某些幫助，但是小李在明天上午同一時(shí)間安排了別的對(duì)他而言更為重要的事情，于是麻煩就來(lái)了。這樣，小張的事情就成了小李的突發(fā)”或 意外”事件，如此，小張的時(shí)間塊”受到了影響，小李的 時(shí)間塊”也受到了影響。這就是影響時(shí)間管理的第一個(gè)問(wèn)題。如何落地”最直接的辦法就是我們企業(yè)內(nèi)部最大程度上增加時(shí)間信息透明度。當(dāng)然，這一點(diǎn)，目前很多企業(yè)都已經(jīng)意識(shí)到了，也采用了很多可行的解決方法，只是各自的 效果有所差異而已。同樣，信息的問(wèn)

13、題，用信息化的手段來(lái)處理，效果可能會(huì)更直接，更徹底。增加時(shí)間信息透明度，其核心就在于關(guān)注以下幾個(gè)問(wèn)題:我如何知道自己近期的工作安排和時(shí)間安排?我如何讓相關(guān)人知道我最近的工作安排和時(shí)間安排?我如何知道哪些人近期的工作安排和時(shí)間安排與我有關(guān)?或 也可以隨在安排自己的工作和時(shí)間時(shí)，是只對(duì)上級(jí)公開(kāi)還是只對(duì)下級(jí)公開(kāi)。而這一點(diǎn)， 實(shí)際上就是信息查閱我們先看第一個(gè)問(wèn)題。 這是對(duì)自己工作和時(shí)間的安排和計(jì)劃。 這一點(diǎn)通過(guò)我們自己記錄， 者各種信息系統(tǒng)是非常容易做到的。 到時(shí)間， 這些信息系統(tǒng)還會(huì)自動(dòng)給我們提示。 時(shí)查看自己已有的工作和時(shí)間安排。我們需這樣，我查看和我們有關(guān)的同事的工作和時(shí)第二個(gè)問(wèn)題， 實(shí)際上是工

14、作和時(shí)間安排關(guān)聯(lián)性的問(wèn)題。 要判斷這個(gè)事件和時(shí)間是私人的還是公開(kāi)的， 們才能方便的把自己的工作安排和時(shí)間安排通知給相關(guān)人。 的權(quán)限問(wèn)題。同樣， 針對(duì)第三個(gè)問(wèn)題， 我們也可以根據(jù)權(quán)限和關(guān)聯(lián)性， 間安排情況。而這三個(gè)問(wèn)題， 雖然在我們傳統(tǒng)的管理模式中， 采用意識(shí)層面的手段很難得以解決， 但放到 信息層次中來(lái)， 就是信息方面最基礎(chǔ)的問(wèn)題， 采用一般的信息工具或信息手段是容易解決的。2) 老總的時(shí)間管理 正如前邊提到的， 老總們的時(shí)間管理更難， 相比員工而言， 除了員工時(shí)間管理遇到的問(wèn)題以 外，還有一件更難處理的事情，就是事件的積壓，而且這些事情大多都不是你自己安排的， 都是公司下屬給你 “安排 ”的。有的甚至很少到公司坐班，但是，卻有很多內(nèi)部的、外 必須讓你知道，而你不在公司，所以，這些事情就在你 你越忙，到公司的時(shí)間越少，你積壓的工作就會(huì)越多，當(dāng)你的職位越高，你的權(quán)限越大，你遇到的這種事情就會(huì)越多，原因很簡(jiǎn)單，隨著你職位和 權(quán)限的提升，你的工作將越來(lái)越忙， 部的事情必須你簽字，必須你拍板， 辦公桌上，在下屬手里，越積越多， 你就會(huì)越忙不過(guò)來(lái)。工作 ”就來(lái)了，你根本就不可能所以，你一到公司，還沒(méi)喘過(guò)氣來(lái)，門(mén)外就會(huì)排成隊(duì)，你的 有