公司辦公室管理制度范本大全(20210106184023)

1、公司辦公室管理制度范本大全作者:日期:2佛山市家和大富門(mén)業(yè)有限公司公司辦公室管理制度第一章 總則為了加強(qiáng)辦公室管理，明確公司內(nèi)部管理職責(zé)，使內(nèi)務(wù)管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化，結(jié)合實(shí)際情況，特制 訂本制度。本制度適用于公司所有辦公成員并嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)定。切合公司實(shí)際，根據(jù)不同的制度內(nèi)容編寫(xiě)相應(yīng)的規(guī)范化要求，力求使辦公室各項(xiàng)工作都有章可循、有法可依，保證公 司的辦公事務(wù)有效開(kāi)展。四、辦公室人員應(yīng)明確各項(xiàng)工作職責(zé)，簡(jiǎn)化辦理流程，做到 每周有計(jì)劃、每月有總結(jié)的工作目標(biāo)。第二章職責(zé)范圍辦公室管理人員直接受行政人事主管領(lǐng)導(dǎo)，在直屬主管的領(lǐng)導(dǎo)下主持開(kāi)展辦公室的各項(xiàng)工作。負(fù)責(zé)辦公室相關(guān)規(guī)章制度的起草編寫(xiě)

2、、一般性文書(shū)的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。負(fù)責(zé)公司文書(shū)管理、圖書(shū)管理、辦公用品管理、會(huì)議管理、清潔衛(wèi)生管理等工作，保證各項(xiàng)事務(wù)有序開(kāi)展。四、協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的行政關(guān)系，為各部門(mén)工作開(kāi)展提供相應(yīng)的服務(wù)。五、負(fù)責(zé)公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外公共關(guān)系的維護(hù)和改善，做好來(lái)客 接待和公司的各項(xiàng)文化宣傳等工作。六、收集各部門(mén)反饋信息和外部資訊，上傳下達(dá)各種指令, 及時(shí)做出整理，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀。七、協(xié)助其他部門(mén)工作，完成上級(jí)交代的其他工作，如：名 片印制、收發(fā)傳真等。第三章 工作規(guī)范辦公室工作規(guī)范包括儀容儀表規(guī)范、禮儀規(guī)范、言語(yǔ)規(guī)范、行為規(guī)范，相關(guān)規(guī)定按照員工守則細(xì)則執(zhí)行。二、辦公室管理人員嚴(yán)格按照本制度中的要求規(guī)

3、范開(kāi)展工作。第四章辦公室事務(wù)管理文書(shū)管理制度文件是文書(shū)的重要組成部分，文件是各部門(mén)根據(jù)自己的職責(zé)范圍所制發(fā)的具有執(zhí)行效力的并設(shè)有特定版頭的文書(shū)。本制度中，文件特指公司內(nèi)外部發(fā)文文件;而文書(shū)特指內(nèi)部一般性傳閱資料。檔案是文書(shū)基礎(chǔ)上形成的,檔案是文書(shū)的延續(xù)?，F(xiàn)把文件、文書(shū)、檔案統(tǒng)歸于文書(shū)管理,并對(duì)文書(shū)管理制度做以下第1頁(yè)規(guī)定。佛山市家和大富門(mén)業(yè)有限公司（一）文件管理制度第一條管理要點(diǎn)1、為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高辦文速 度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。2、文件管理的范圍包括：上級(jí)下發(fā)文件、公司各類(lèi)制度文件、 外部傳真文件、政策指導(dǎo)類(lèi)文件、各類(lèi)合同文件等。3、制度

4、類(lèi)文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫(xiě)，統(tǒng)一頁(yè)眉、 頁(yè)腳，寫(xiě)明公司全稱(chēng)及文件性質(zhì)；正文部分寫(xiě)明題目、時(shí)間、 發(fā)文部門(mén)、內(nèi)容等信息；措辭規(guī)范，表達(dá)無(wú)歧義。4、根據(jù)文件屬性、類(lèi)別，對(duì)所有文件進(jìn)行編號(hào)，根據(jù)編號(hào)定 期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。第二條制度規(guī)范1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷(xiāo)毀等由辦公 室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。2、公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部，各 部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。3、公司對(duì)內(nèi)公開(kāi)文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核， 總經(jīng)理 簽發(fā)；各部門(mén)需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門(mén)負(fù)責(zé)起草, 行政人事部負(fù)責(zé)審核，審核無(wú)誤后行政辦公室打印，打印后送第2頁(yè)佛

5、山市家和大富門(mén)業(yè)有限公司回起草部門(mén)校對(duì)，校對(duì)無(wú)誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽 發(fā)。4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記 錄。5、機(jī)密文件由行政人事部主管保管， 辦公室人員對(duì)一般性文 件進(jìn)行分類(lèi)管理，定期整理并制作相關(guān)報(bào)表提交給部門(mén)主管。6、各部門(mén)因工作需要可借閱一般性文件， 需嚴(yán)格履行借閱手 續(xù)，對(duì)有密級(jí)程度的文件，需行政人事主管審批，總經(jīng)理批準(zhǔn) 后方可借閱。7、辦公室管理人員對(duì)文件借閱情況進(jìn)行登記， 做好借閱記錄 并限期清退。8 按時(shí)間、內(nèi)容、部門(mén)、名稱(chēng)等內(nèi)容分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行整理，附 件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年 終一大清。9、根據(jù)存檔時(shí)間及存檔的必

6、要性對(duì)文件進(jìn)行銷(xiāo)毀， 需上報(bào)行政人事主管簽字批準(zhǔn)，按照文件管理制度進(jìn)行處理。第三條文件管理流程設(shè)計(jì)第3頁(yè)1、內(nèi)部文件管理流程：起草文件T審查編號(hào)T審批、簽發(fā)T打印文件T下發(fā)文件T文件存檔佛山市家和大富門(mén)業(yè)有限公司2、外部文件管理流程：外部收文7文件整理7文件存檔7清 退7文件存檔7文件銷(xiāo)毀 3、借閱流程：提出申請(qǐng)，辦理手續(xù)7批準(zhǔn)7借閱7清退7文 件存檔7文件銷(xiāo)毀（二）文書(shū)管理制度第一條管理要點(diǎn)1、為確保文書(shū)制發(fā)、處理、管理工作順利進(jìn)行，保證公司內(nèi) 部資料的安全性、完整性，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率, 充分發(fā)揮文書(shū)在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。2、文書(shū)管理范圍包括：一般性文書(shū)（通知、公告、提案意見(jiàn)、

7、 會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)匯編）、行政人事部發(fā)文文書(shū)（學(xué)習(xí)資料、各 類(lèi)簡(jiǎn)報(bào)）、宣傳資料、各類(lèi)應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重 大事項(xiàng)文書(shū)資料。3、除通知外，一般性文書(shū)沒(méi)有固定的格式，但必須標(biāo)有頁(yè)眉 頁(yè)腳，文本內(nèi)容可根據(jù)文書(shū)具體內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。4、根據(jù)文書(shū)性質(zhì)進(jìn)行編號(hào)整理，定期對(duì)文書(shū)進(jìn)行歸檔整理, 保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。第二條制度規(guī)范1、根據(jù)公司實(shí)際需要及上級(jí)安排，起草編寫(xiě)內(nèi)部公開(kāi)文書(shū),第4頁(yè)張貼公示學(xué)習(xí)。2、按照文書(shū)管理范圍，行政人事部的發(fā)文根據(jù)需要填寫(xiě)發(fā)文簿所有文書(shū)原稿均由行政人事部分類(lèi)存檔備查。3、行政辦公室發(fā)出的學(xué)習(xí)文書(shū)，需附上學(xué)習(xí)進(jìn)度表；閱讀者需認(rèn)真學(xué)習(xí)并簽名備注。4、按時(shí)間、內(nèi)容等降序

8、排列，整理歸檔，堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔相結(jié)合，對(duì)照編號(hào)列出整理清單。5、根據(jù)文書(shū)的時(shí)效性和保存的價(jià)值性，對(duì)文書(shū)進(jìn)行整理銷(xiāo)毀;須上級(jí)審批同意，方可銷(xiāo)毀。6、辦公室負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人，若發(fā)現(xiàn)文書(shū)丟失，辦公室人員必須查明原因，如實(shí)向主管部門(mén)報(bào)告，若未查明原因，則由辦公室負(fù)責(zé)承擔(dān)。7、違反以上規(guī)定者按照相關(guān)規(guī)定予以懲處。第三條流程設(shè)計(jì)起草文書(shū)7填寫(xiě)發(fā)文簿（需要時(shí)）7張貼7存檔7更新目錄（紙質(zhì)檔與電子檔）7借閱7清退7審批7銷(xiāo)毀（三）檔案管理制度第一條管理要點(diǎn)1、為了維護(hù)檔案的真實(shí)性和可查閱性，使檔案管理更科學(xué)、第5頁(yè)更專(zhuān)業(yè)，及時(shí)分類(lèi)、整理、編輯、傳遞文書(shū)資料，提高檔案管 理質(zhì)量與效率。2、檔案管理范圍

9、：公司各類(lèi)證照及各類(lèi)文件、文書(shū)資料、其 他應(yīng)存檔的信息資料。3、根據(jù)文書(shū)整理和文件整理編號(hào)， 對(duì)對(duì)應(yīng)資料進(jìn)行相應(yīng)的歸 檔、整理、備注，并存入專(zhuān)門(mén)的檔案文件柜保管。第二條制度規(guī)范1、應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負(fù)責(zé)收集，份數(shù)齊全, 包括附件、批復(fù)、定稿等。2、所有歸檔文書(shū)材料經(jīng)過(guò)初步整理，根據(jù)時(shí)間先后順序再按 同一項(xiàng)目文書(shū)材料集中整理，并貼上標(biāo)簽。3、堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合, 對(duì)照編目，列出清單。4、各部門(mén)需借閱相關(guān)檔案，須由行政人事部主管簽字，審核5、通過(guò)后方可借閱，不得抄錄、復(fù)制或借出。檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)，特別是 員工個(gè)人信息、公司圖片等主

10、要資料的保管，確保檔案安全與 完整。6、檔案接收、移交，必須根據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄。第6頁(yè)佛山市家和大富門(mén)業(yè)有限公司第9頁(yè)第三條流程設(shè)計(jì)根據(jù)文件、文書(shū)目錄整理需要?dú)w檔的檔案7排序整理， 編制編目7存檔7借閱7清退辦公用品管理制度第一條管理要點(diǎn)1、為了加強(qiáng)辦公用品管理，規(guī)范辦公用品管理各項(xiàng)程序，節(jié)約辦公經(jīng)費(fèi)，提高利用效率。2、辦公用品管理人員負(fù)責(zé)辦公用品的處理和管理工作，權(quán)責(zé)致嚴(yán)格要求，無(wú)私自挪用現(xiàn)象。3、辦公用品保管實(shí)行“日清月結(jié)，出入庫(kù)等量、年終查存統(tǒng)計(jì)”原則。4、辦公用品的采購(gòu)，應(yīng)進(jìn)行多方比較，保證性?xún)r(jià)比和質(zhì)量,擇優(yōu)選用，合理開(kāi)支。第二條制度規(guī)范1、公司辦公用品的采購(gòu)、保管、發(fā)放和辦

11、公設(shè)備的入庫(kù)登記由行政辦公室全權(quán)負(fù)責(zé)。2、辦公用品購(gòu)置應(yīng)遵循以下程序：每月27號(hào)之前各部門(mén)將所需辦公用品報(bào)至辦公室，行政辦公室根據(jù)各部門(mén)的需求 計(jì)劃和月末辦公用品清算單中的物品實(shí)際庫(kù)存和用量，做出采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)部門(mén)主管批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部簽字后方可采購(gòu)。對(duì)急用品的采 購(gòu)，可根據(jù)具體實(shí)際進(jìn)行靈活處理，但必須經(jīng)部門(mén)主管批準(zhǔn)。3、根據(jù)物品所屬類(lèi)別，對(duì)辦公用品進(jìn)行及時(shí)出入庫(kù)登記，注 明名稱(chēng)、數(shù)量、規(guī)格、單價(jià)、出入庫(kù)時(shí)間等，做到賬物相符。4、各部門(mén)申領(lǐng)的辦公用品需及時(shí)發(fā)放，并做好填表記錄；因 特殊情況急需領(lǐng)用未填表登記，事后須及時(shí)補(bǔ)填。5、任何人未經(jīng)允許不得進(jìn)入辦公用品管理室， 不得私自挪用辦公用品。6、辦公用品

12、管理人員負(fù)責(zé)收發(fā)入、離職人員的辦公用品。7、辦公室建立公司固定資產(chǎn)總賬，每年進(jìn)行一次匯總普查。管理員定期對(duì)辦公用品進(jìn)行盤(pán)查，核實(shí)庫(kù)存,保證出入庫(kù)等量。第三條管理流程設(shè)計(jì)編制需求計(jì)劃表審批米購(gòu)入庫(kù)登發(fā)放編制需求計(jì)劃統(tǒng)計(jì)申購(gòu)情況月末清算匯出庫(kù)登記圖書(shū)管理制度第一條管理要點(diǎn)佛山市家和大富門(mén)業(yè)有限公司1、為了讓大家有一個(gè)良好的借閱環(huán)境、快捷的辦理手續(xù)，規(guī) 范圖書(shū)管理工作。2、圖書(shū)管理人員嚴(yán)格按照制度中規(guī)定準(zhǔn)時(shí)到崗，服務(wù)到位, 保證借還流程有序進(jìn)行。3、根據(jù)圖書(shū)類(lèi)別，對(duì)圖書(shū)進(jìn)行編號(hào)，并制作目錄卡以備員工 查閱。第二條制度規(guī)范1、各部門(mén)可根據(jù)實(shí)際工作需要，申請(qǐng)申購(gòu)圖書(shū)。2、按照各部門(mén)的實(shí)際需求申購(gòu)圖書(shū)，

13、辦公室每季度負(fù)責(zé)采購(gòu) 圖書(shū)1-2次。3、對(duì)所有圖書(shū)進(jìn)行分類(lèi)整理，貼上類(lèi)別標(biāo)簽并編號(hào)登記，注 明購(gòu)進(jìn)日期、作者、出版社及其他有必要的項(xiàng)目。4、按照規(guī)定時(shí)間借閱圖書(shū)、歸還圖書(shū)；借閱期滿(mǎn)，未按時(shí)辦 理續(xù)借手續(xù)經(jīng)通知仍未還書(shū)者，按照規(guī)定進(jìn)行懲處。5、借書(shū)人員妥善保管好圖書(shū)，不得在書(shū)中圈點(diǎn)、畫(huà)線(xiàn)、涂寫(xiě), 如嚴(yán)重?fù)p害或丟失圖書(shū)，需做出相應(yīng)的賠償，丟失圖書(shū)者全額 賠償。6、圖書(shū)管理員定期對(duì)圖書(shū)進(jìn)行清點(diǎn)，如遇圖書(shū)丟失，查明原 因，報(bào)部門(mén)主管，按指示行事。第9頁(yè)佛山市家和大富門(mén)業(yè)有限公司第三條管理流程設(shè)計(jì)1、申購(gòu)流程：填寫(xiě)申購(gòu)單7審批7采購(gòu)7圖書(shū)入庫(kù)登記2、借還流程：查閱圖書(shū)目錄卡7填寫(xiě)借閱單7圖書(shū)卡簽字7 圖

14、書(shū)借閱7續(xù)借圖書(shū)，再次填寫(xiě)圖書(shū)借閱單 四、會(huì)議管理制度第一條管理要點(diǎn)1、為了提咼會(huì)議質(zhì)量，促進(jìn)有效溝通，提咼行動(dòng)能力，進(jìn)而 規(guī)范會(huì)議管理。2、根據(jù)公司實(shí)際及具體的情況，確定會(huì)議召開(kāi)的必要性。3、清楚會(huì)議召開(kāi)目的，合理安排時(shí)間，做到少而精，講究高 效原則。4、會(huì)議負(fù)責(zé)人有效的控制會(huì)議，明確會(huì)議召開(kāi)與否的界限;提高會(huì)議主持人控制會(huì)議進(jìn)程的能力與水平，保證會(huì)議實(shí)效。5、按照制度規(guī)定，嚴(yán)格會(huì)議管理，參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議, 并遵守會(huì)議紀(jì)律。6、會(huì)議組織者審時(shí)度勢(shì)，明確會(huì)議要點(diǎn)，做好一切準(zhǔn)備工作。第二條制度規(guī)范1、收集會(huì)議議題，根據(jù)選定的議題收集會(huì)上所需資料，擬定 會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)等做好會(huì)議通知工作。2、會(huì)

15、議主持人負(fù)責(zé)會(huì)議的召開(kāi)并負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)秩序的維護(hù)，行政 專(zhuān)員負(fù)責(zé)做好相應(yīng)的會(huì)議記錄。3、行政專(zhuān)員根據(jù)參會(huì)人員的發(fā)言狀況及相關(guān)事項(xiàng)， 及時(shí)整理 好會(huì)議記要或者會(huì)議決議，打印并張貼。4、按照時(shí)間排列，將所有會(huì)議記錄文字資料和電子資料同步 整理并歸檔。5、會(huì)議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄。如需查閱應(yīng)嚴(yán)格按照文書(shū)管理制度規(guī)定執(zhí)行。第三條管理流程設(shè)計(jì)第17頁(yè)會(huì)前：確定議題、會(huì)上所需資料準(zhǔn)備、通知T會(huì)中：積極參與, 做好會(huì)議記錄T會(huì)后：整理會(huì)議記錄T張貼T歸檔整理 五、清潔衛(wèi)生管理制度第一條管理要點(diǎn)1、為了營(yíng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境，樹(shù)立公司形象，保證清潔 衛(wèi)生管理工作順利進(jìn)行。2、按照規(guī)定，清潔人員

16、完成所有規(guī)定項(xiàng)目，并達(dá)到相應(yīng)潔凈 標(biāo)準(zhǔn)。3、辦公室管理人員為第一責(zé)任人，管理所有清潔項(xiàng)目并不定 時(shí)對(duì)衛(wèi)生進(jìn)行保持與維護(hù)。第二條制度規(guī)范1、清潔區(qū)域包括：辦公區(qū)域、衛(wèi)生間、會(huì)議室、地板及其他 納入在內(nèi)的區(qū)域。2、按照排班安排，輪流打掃清潔，行政人事部人員負(fù)責(zé)衛(wèi)生 檢查工作。3、清潔衛(wèi)生實(shí)行衛(wèi)生責(zé)任制，辦公室管理人員負(fù)責(zé)管理辦公 室所有區(qū)域的清潔衛(wèi)生，當(dāng)日值日生按時(shí)做好所有的清潔， 監(jiān)督者及時(shí)做好相應(yīng)的督察。4、由辦公室管理員不定時(shí)對(duì)清潔衛(wèi)生進(jìn)行維護(hù),保證地面整潔，茶水供應(yīng)，洗手間的整潔和衛(wèi)生紙供應(yīng)等工作。5、值日生在規(guī)定時(shí)間內(nèi)做好所有清潔項(xiàng)目，填寫(xiě)清潔衛(wèi)生 值日表，監(jiān)督員認(rèn)真核實(shí)，并填寫(xiě)清潔衛(wèi)生

17、監(jiān)督表。6、未按要求清潔者，按照規(guī)定予以處罰。第三條流程設(shè)計(jì)安排清潔排班T完成清潔項(xiàng)目T填值日表T監(jiān)督檢查T(mén)填寫(xiě)監(jiān)督表T辦公室人員執(zhí)行維護(hù)T發(fā)現(xiàn)問(wèn)題T執(zhí)行處理、.八、日常事務(wù)管理接待管理第一條來(lái)客接待是行政事務(wù)的重要組成部分，為使接待工作規(guī)范有序，維護(hù)公司的良好形象，對(duì)接待工作做具體的要求。第二條以主動(dòng)、熱情、禮貌為原則，接待人員應(yīng)落落大方，以禮相待。按照接待要求，嚴(yán)格自己要求，做到言行、禮儀規(guī)范。第三條接待人員問(wèn)清來(lái)者意圖，引領(lǐng)其見(jiàn)所需見(jiàn)的人員，并奉上茶水，做好一系列的后續(xù)工作。第四條流程設(shè)計(jì)：接待來(lái)訪人員T詢(xún)問(wèn)來(lái)意，需要找的人7通知被訪者7引領(lǐng)會(huì)見(jiàn)7奉上茶水7送客7整理 客人走后清潔報(bào)刊收

18、發(fā)整理第一條辦公室管理人員按照公司實(shí)際需要，訂閱報(bào)刊，做出計(jì)劃預(yù)算，負(fù)責(zé)辦理訂閱的有關(guān)手續(xù)。第二條辦公室管理人員負(fù)責(zé)每日收取報(bào)紙并整理放置在公共閱覽資料架上，報(bào)紙、內(nèi)部刊物可隨意閱覽，但不得帶出公司或隨意撕剪，閱畢放回原位。第三條任何人不得隨意將公司內(nèi)部刊物挪為他用。第四條報(bào)紙每周更換一次，所有報(bào)紙每季度處理一次。第五條流程設(shè)計(jì)：收發(fā)報(bào)刊T整理T放置資料架后勤管理第一條為了認(rèn)真貫徹公司的各種制度，充分發(fā)揮和調(diào)動(dòng)員工的積極性和主動(dòng)性，根據(jù)實(shí)際嚴(yán)格制度。第二條后勤管理分為日常清潔衛(wèi)生管理和考勤登記匯總管理工作。第三條辦公室人員負(fù)責(zé)每日的清潔衛(wèi)生監(jiān)督和維護(hù)，及時(shí)提醒值日生和監(jiān)督者做好相應(yīng)工作。第四條根據(jù)外出工作人員情況，及時(shí)督促其按時(shí)填寫(xiě)外出工作時(shí)間登記，如實(shí)填寫(xiě)時(shí)間及外出事由。第五條辦公室人員每周進(jìn)行一次外出工作時(shí)間統(tǒng)計(jì)，每?jī)芍苓M(jìn)行一次考勤匯總統(tǒng)計(jì)，月末根據(jù)外出工作時(shí)間登記進(jìn)行總的考勤匯總。第六條流程設(shè)計(jì)：監(jiān)督7如實(shí)審核7匯總登記7（四）第