備件出口業(yè)務(wù)工作程序管理辦法(2)

1、備件出口業(yè)務(wù)工作程序管理辦法【最新資料，WOR文檔，可編輯修改】海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部海外服務(wù)部海外服務(wù)部海外服務(wù)部海外服務(wù)部海外服務(wù)部海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部A ）正常訂單（海 運(yùn)）：在接到客戶(hù)訂 單的7日內(nèi)完成報(bào)送；B ）緊急訂單（空 運(yùn)、快遞）：在接到 客戶(hù)訂單的2個(gè)工作日 內(nèi)完成報(bào)送。A ）正常訂單：需在 收到需求單的5個(gè)工作 日內(nèi)給予回復(fù)。B ）緊急訂單：需在 收到需求單的2個(gè)工作 日內(nèi)給予回復(fù)。備件出口業(yè)務(wù)工作程序 -2海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部室主任海外商務(wù)各部部長(zhǎng)海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部財(cái)務(wù)管理部 海外商務(wù)各部海外商務(wù)

2、各部海外服務(wù)部海外服務(wù)部海外商務(wù)各部T/T制作形式發(fā)票N-1NYN修改7一審核b小準(zhǔn)"T發(fā)票給客戶(hù)要求客戶(hù)付款/開(kāi)證付款方式確認(rèn)1 L/C111催證F修改K,、一 孑1F1D/PT僅限阿爾Y及利亞I預(yù)收30%T取得有效信用證確認(rèn)貨款到帳書(shū)面通知海外服務(wù)部采購(gòu)備件支取支付備件采購(gòu)款米購(gòu)備件跟蹤備貨進(jìn)度給付備件供應(yīng)商通過(guò)銷(xiāo)售公司TDS系統(tǒng)維護(hù)銷(xiāo)售訂單隨時(shí)關(guān)注訂單采購(gòu)進(jìn)度，如有缺項(xiàng)需與銷(xiāo)售公司、海外商務(wù)部門(mén)相關(guān)人員積極協(xié)調(diào)解決責(zé)任人流程備注海外服務(wù)部海外服務(wù)部海外服務(wù)部海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部財(cái)務(wù)管理部 海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部海外服務(wù)部海外服務(wù)部海外商務(wù)相關(guān)部門(mén)海外服務(wù)部海外

3、商務(wù)相關(guān)部門(mén)海外服務(wù)部海外商務(wù)相關(guān)部門(mén)外運(yùn)公司海外商務(wù)各部備件出口業(yè)務(wù)工作程序-3主包裝確認(rèn)具備發(fā)運(yùn)條件書(shū)面通知海外卜商務(wù)相關(guān)部門(mén)“可發(fā)運(yùn)”書(shū)面通知客戶(hù)“可發(fā)運(yùn)”通知書(shū)面客戶(hù)付全款確認(rèn)收齊貨款最終確認(rèn)發(fā)運(yùn)信息書(shū)面通知海外服務(wù)部發(fā)運(yùn)信息（提前10天）監(jiān)督包裝公司，做好發(fā)運(yùn)前準(zhǔn)備貨物集港、裝箱4集港、報(bào)關(guān)、裝船, 現(xiàn)場(chǎng)突發(fā)問(wèn)題解決It備件岀口到港信息反饋h-1F岀口信息存檔:備件岀口單據(jù)制；i ii作、索?。ㄉ虅?wù)）； * I "、一商檢 v 廠辦理商檢（物流）丿廠辦理通關(guān)飛貨貸” _ = = = - = = r =開(kāi)發(fā)票f取得提單!取回岀口報(bào)關(guān)單、:外匯核銷(xiāo)單 IM - iV C=H L

4、N=z"，= = = - -' 號(hào)= -= ar =-二f寄送裝運(yùn)單據(jù)發(fā)運(yùn)前15天完成發(fā)運(yùn)前8天開(kāi)始辦理發(fā)運(yùn)前3天發(fā)運(yùn)后3天發(fā)運(yùn)后30天發(fā)運(yùn)后5天1 目的和適用范圍目的：為做好公司備件出口各項(xiàng)工作，做好備件出口各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的銜接，明確各部門(mén)、各崗位職責(zé)，特制定本辦法。適用范圍：濱海進(jìn)出口有限公司各相關(guān)部門(mén)。2 術(shù)語(yǔ)正常訂單：在規(guī)定交貨期內(nèi)，通過(guò)非空運(yùn)方式實(shí)現(xiàn)發(fā)運(yùn)交貨的備件訂 單。緊急訂單：在規(guī)定交貨期內(nèi)，通過(guò)空運(yùn)方式實(shí)現(xiàn)發(fā)運(yùn)交貨的備件訂單。正?？晒﹤浼喊诤Ｍ夥?wù)部提供的價(jià)格清單上的備件。非正常備件：未包含在海外服務(wù)部提供的價(jià)格清單上的備件。3 職責(zé)海外商務(wù)各部負(fù)責(zé)接收外商

5、或集團(tuán)進(jìn)出口公司出口備件訂單。負(fù)責(zé)整理、確認(rèn)訂單。海外服務(wù)部負(fù)責(zé)備件出口庫(kù)的管理。財(cái)務(wù)管理部海外物流部4備件出口業(yè)務(wù)工作程序：海外商務(wù)各部接收外商或集團(tuán)進(jìn)出口公司以掃描簽字版或電子版形式 的備件訂貨單口核對(duì)、確認(rèn)。海外商務(wù)各部對(duì)接收到的訂單進(jìn)行整理、分析，并與外商或集團(tuán)進(jìn)出海外商務(wù)各部將確認(rèn)好的訂單，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)通過(guò)電子版方式報(bào)送至 海外服務(wù)部指定人員。海外服務(wù)部對(duì)接收到的訂單進(jìn)行分析，對(duì)有疑義的訂貨內(nèi)容可要求海 外商務(wù)部門(mén)再確認(rèn)。海外服務(wù)部依據(jù)客戶(hù)訂貨單編制采購(gòu)計(jì)劃，并報(bào)銷(xiāo)售公司備件部。海外服務(wù)部依據(jù)銷(xiāo)售公司備件部的回復(fù)、及掌握的采購(gòu)周期，對(duì)訂貨 單向各商務(wù)部門(mén)進(jìn)行回復(fù)，回復(fù)內(nèi)容包括：供貨時(shí)

6、間、特殊備件的訂貨說(shuō) 明等。A）正常訂單：需在收到海外商務(wù)各部訂貨單的 5個(gè)工作日內(nèi)給予回復(fù)。B）緊急訂單：需在收到海外商務(wù)各部訂貨單的2個(gè)工作日內(nèi)給予回復(fù)。海外商務(wù)各部依據(jù)海外服務(wù)部提供的訂單確認(rèn)情況，要在收到回復(fù)后 的 2 個(gè)工作日內(nèi)對(duì)外商或集團(tuán)進(jìn)出口公司進(jìn)行回復(fù)。外商或集團(tuán)進(jìn)出口公司依據(jù)我方回復(fù)中提供的可供備件，貨款金額及 供貨周期，確定最終訂貨單。訂單確認(rèn)后， 海外商務(wù)各部與客戶(hù)簽訂合同 （固定格式），并雙方簽字、 蓋章、各自留存。海外商務(wù)各部依據(jù)簽訂的合同出具形式發(fā)票給客戶(hù)?？蛻?hù)按合同要求準(zhǔn)備貨款，由海外商務(wù)各部聯(lián)系貨代公司 , 訂艙（簽訂 合同）；我方訂艙規(guī)定，一般為：大宗貨物海運(yùn)

7、貨代：款到帳后及時(shí)通知海外商務(wù)各相關(guān)部門(mén)。付款審批權(quán)限：海外商務(wù)各部依據(jù)合同規(guī)定，通知財(cái)務(wù)管理部及時(shí)查收貨款，確認(rèn)貨備貨發(fā)貨付款審批T/TL/CD/P審批權(quán)限100%® 付后備貨30%預(yù)付后備貨余款70%付清后發(fā) 貨100%®付后備 貨余款70%付清后發(fā) 貨商務(wù)師部長(zhǎng)主管經(jīng) 理海外商務(wù)各部確認(rèn) 收到客戶(hù)的預(yù)付款或信用證后，以書(shū)面形式通知海外服務(wù)部備貨，同時(shí)將預(yù)計(jì)船期通知海外服務(wù)部。海外服務(wù)部依據(jù)合同備件明細(xì)，制定下月備件采購(gòu)用款計(jì)劃，并據(jù)此向 財(cái)物管理部支取采購(gòu)款，并支付給銷(xiāo)售公司（或其他供應(yīng)商）。海外服務(wù)部通過(guò)銷(xiāo)售公司 TDS系統(tǒng)維護(hù)銷(xiāo)售訂單采購(gòu)備件（銷(xiāo)售公司不能提供的備

8、件，經(jīng)主管經(jīng)理批準(zhǔn)后，可從汽工貿(mào)或指定配套廠外采） 并隨時(shí)關(guān)注訂單采購(gòu)進(jìn)度，如有缺項(xiàng)需與銷(xiāo)售公司、海外商務(wù)部門(mén)相關(guān)人 員積極協(xié)調(diào)解決（海外商務(wù)各部相關(guān)人員每周詢(xún)問(wèn)一次訂單進(jìn)度情況）海外服務(wù)部將采購(gòu)好的備件按公司制訂的 標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行包裝（外方有特殊 要求的，雙方另行商定）。海外商務(wù)各部對(duì)包裝過(guò)程進(jìn)行跟蹤，監(jiān)控包裝質(zhì)量。海外服務(wù)部確認(rèn)在庫(kù)出口備件具備發(fā)運(yùn)條件后，以書(shū)面形式通知海外 商務(wù)各相關(guān)部門(mén)。相關(guān)定艙信息，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)要求對(duì)方交齊全款。海外商務(wù)各部根據(jù)可發(fā)運(yùn)通知，以書(shū)面形式通知客戶(hù)可發(fā)運(yùn)時(shí)間、及海外商務(wù)各部通知財(cái)務(wù)管理部及時(shí)查收貨款，財(cái)務(wù)管理部確認(rèn)貨款到 帳后及時(shí)通知海外商務(wù)各相關(guān)部門(mén)。海外商務(wù)

9、各部將確定的船期在發(fā)運(yùn)前（提前 10 天）通知海外服務(wù)部， 出現(xiàn)變化及時(shí)通知。海外服務(wù)部在完成國(guó)內(nèi)采購(gòu)后，依據(jù)實(shí)際發(fā)貨情況，要求供貨方開(kāi)具 發(fā)票。相關(guān)部門(mén)依據(jù)海外服務(wù)部提供的包裝信息，做好相關(guān)報(bào)檢、報(bào)關(guān)工作。海外服務(wù)部依據(jù)通知協(xié)調(diào)包裝公司做好發(fā)運(yùn)準(zhǔn)備（完成包裝箱編號(hào) 等），全部準(zhǔn)備內(nèi)容應(yīng)在集港日的前 1 天辦理完。海外服務(wù)部負(fù)責(zé)聯(lián)系包裝公司根據(jù)發(fā)運(yùn)通知和發(fā)運(yùn)指令將備件運(yùn)至指 定地點(diǎn)（港口堆場(chǎng)或倉(cāng)庫(kù)） ，并監(jiān)督集港過(guò)程。海外商務(wù)各部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤集港過(guò)程，并監(jiān)督裝箱。海外服務(wù)部主要負(fù)責(zé)集港過(guò)程的跟蹤， 海外商務(wù)各部門(mén)主要負(fù)責(zé)裝箱過(guò) 程的跟蹤。海外服務(wù)部負(fù)責(zé)與包裝公司做好費(fèi)用結(jié)算工作。海外商務(wù)各部 在通關(guān)、裝船工作完畢后與貨代公司做好港雜費(fèi)用及其 它相關(guān)費(fèi)用的結(jié)算工作。海外物流部在通關(guān)、裝船工作完畢后做好商檢費(fèi)用結(jié)算工作。海外商務(wù)各部在備件出口后開(kāi)船后）的 7 日內(nèi)向貨代公司取得提單。海外商務(wù)各部在備件出口后開(kāi)船后）的 30 日