房地產(chǎn)評(píng)估公司檔案管理制度

1、房地產(chǎn)評(píng)估公司檔案管理制度為維護(hù)本公司利益和各方當(dāng)事人的合法利益，規(guī)范估價(jià)操作行為，及時(shí)做 好估價(jià)資料整理歸檔， 方便內(nèi)部和外部審核，并且防范風(fēng)險(xiǎn)或解決有關(guān)估價(jià)爭(zhēng)議， 根據(jù)房地產(chǎn)估價(jià)規(guī)范和國(guó)家、省、市的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際，制訂如 下評(píng)估報(bào)告檔案管理制度。、估價(jià)項(xiàng)目檔案管理的主要工作原則在加強(qiáng)房地產(chǎn)估價(jià)資料歸檔管理中，遵循下述工作原則：1、及時(shí)性原則估價(jià)人員在出具估價(jià)報(bào)告后的 3 天內(nèi)，及時(shí)將一切必要的資料整理歸檔， 避免出 錯(cuò)或丟失資料。2、真實(shí)性原則估價(jià)項(xiàng)目檔案具有依據(jù)憑證作用，必須強(qiáng)調(diào)歸檔資料的原始、合法和真實(shí)性。3、完整性原則估價(jià)項(xiàng)目檔案應(yīng)涵蓋全部估價(jià)活動(dòng)， 具有較好的完整性， 以

2、確保對(duì)整個(gè)估價(jià)活動(dòng) 過程的可追溯性。4、可操作性原則估價(jià)項(xiàng)目資料應(yīng)便于整理歸檔， 切忌過于繁瑣和盲目求全； 應(yīng)便于查找保管， 并 滿足保密的要求；應(yīng)便于開發(fā)利用。二、估價(jià)資料管理措施1、評(píng)估報(bào)告的臺(tái)帳建立要建立格式和內(nèi)容一致的估價(jià)報(bào)告微機(jī)登記臺(tái)帳和書面登記臺(tái)帳， 摘錄各份估價(jià) 報(bào)告的項(xiàng)目名稱、委托人、評(píng)估項(xiàng)目、項(xiàng)目規(guī)模、估價(jià)時(shí)點(diǎn)、估價(jià)結(jié)果等事項(xiàng)， 其欄目要與房地產(chǎn)估價(jià)機(jī)構(gòu)信用檔案中的 “估價(jià)項(xiàng)目基本情況 ”內(nèi)容保持一致， 以減少上報(bào)信用檔案的工作量。 估價(jià)報(bào)告的臺(tái)帳建立， 應(yīng)自接受委托時(shí)開始逐項(xiàng)登 記。2、明確歸檔估價(jià)資料的內(nèi)容估價(jià)報(bào)告的歸檔備案估價(jià)報(bào)告交付后，應(yīng)及時(shí)歸檔備案，并采用微機(jī)存檔和

3、書面存檔兩種方式。1) 微機(jī)存檔的估價(jià)報(bào)告，應(yīng)包括以下內(nèi)容：a)房地產(chǎn)估價(jià)結(jié)果報(bào)告；b)房地產(chǎn)估價(jià)技術(shù)報(bào)告；c)現(xiàn)場(chǎng)勘察數(shù)碼照片。2) 書面存檔的估價(jià)報(bào)告，下列資料必須完善：a)房地產(chǎn)估價(jià)委托書；b)房地產(chǎn)估價(jià)報(bào)告(必須附有技術(shù)報(bào)告)：c)房地產(chǎn)估價(jià)現(xiàn)場(chǎng)勘察表；d)房地產(chǎn)估價(jià)收費(fèi)通知單存根聯(lián)；e)房地產(chǎn)估價(jià)業(yè)務(wù)流程單；f)委托人提供的相關(guān)權(quán)證資料等附件。有保存價(jià)值的一切必要資料都應(yīng)整理歸檔。 將應(yīng)歸檔資料分為下述四類， 并 在檔案目錄中明示：(1) 估價(jià)報(bào)告類：包括估價(jià)結(jié)果報(bào)告和估價(jià)技術(shù)報(bào)告，含必要的附件資料。(2) 工作流程類：包括估價(jià)項(xiàng)目受理審定表、委托協(xié)議書、估價(jià)項(xiàng)目安排表、估價(jià)工作計(jì)劃

4、書、估 價(jià)報(bào)告三級(jí)審核及重大估價(jià)問題討論記錄表、估價(jià)報(bào)告流轉(zhuǎn)簽發(fā)及修改記錄表、 委托方簽收及評(píng)價(jià)意見表、評(píng)估工作小結(jié)。(3) 備查資料類：現(xiàn)場(chǎng)查勘記錄、 估價(jià)調(diào)查資料及其他估價(jià)有關(guān)參考資料、 委托方提供的資料 清單、未列入估價(jià)報(bào)告附件的委托方提供資料。(4) 檔案管理類：立檔審查表和估價(jià)報(bào)告電子文檔查找編目。3、歸檔的時(shí)間要求估價(jià)人員在出具估價(jià)報(bào)告后兩周內(nèi)，應(yīng)按有關(guān)要求將該項(xiàng)目一切必要的資料 整理歸檔。部門經(jīng)理在每個(gè)月的月底， 應(yīng)對(duì)估價(jià)人員已出具估價(jià)報(bào)告的項(xiàng)目資料整理歸 檔情況進(jìn)行督促檢查。估價(jià)人員整理好有關(guān)資料、 準(zhǔn)備歸檔時(shí)， 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、 部門經(jīng)理和檔案管理 人員，應(yīng)按立檔審查要求 (含歸

5、檔資料種類、數(shù)量及其內(nèi)容質(zhì)量等方面的要求 )，對(duì)擬歸檔資料認(rèn)真進(jìn)行審查， 如確認(rèn)符合要求， 方可在填妥立檔審查表后， 準(zhǔn)予 立檔入庫(kù)。4、檔案室的硬件和軟件建設(shè)在硬件建設(shè)方面，主要抓下列事項(xiàng)：(1) 設(shè)專門的檔案室 ( 有專人管理，有嚴(yán)格的檔案入庫(kù)審查和借閱制度 ) 。檔 案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，堅(jiān)持以防為主、防治結(jié)合方針，切實(shí)做好檔案“十防”(即防 盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強(qiáng)光、防泄密)工作， 確保檔案完整安全。保持一定的室溫和適當(dāng)通風(fēng)。(2) 紙質(zhì)檔案的保管，采用目前檔案管理系統(tǒng)較先進(jìn)的手動(dòng)密集架，以便最 充分地利用檔案室的有限空間，存放盡可能多的檔案資料。(3) 書面歸

6、檔資料應(yīng)選用較好的紙張。所有簽字不準(zhǔn)用園珠筆。歸檔紙質(zhì)資 料的裝訂，首先是用打洞機(jī)打洞，然后用我公司特地定做的帶蛇形金屬軟條 ( 可 穿過紙孔 ) 的硬面檔案夾，很方便地裝訂成冊(cè)。這樣裝訂的檔案可在密集架上整 齊地?cái)[放。(4) 電子文檔采用質(zhì)量好的耐久光盤脫機(jī)保存。每張光盤均可存放一定數(shù)量 估價(jià)項(xiàng)目的歸檔資料。 光盤集中存放在一個(gè)專用的鐵皮柜內(nèi)。 所有光盤均有備份， 并另行存放。在軟件建設(shè)方面，主要抓下列事項(xiàng)：(1) 制訂和不斷完善一整套涉及歸檔、立檔、保管、使用和銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案管理制度文件和程序文件，以指導(dǎo)檔案管理各項(xiàng)具體工作。(2) 制訂和不斷完善有關(guān)紙質(zhì)文檔和電子文檔的編目，以便查

7、找。(3) 制訂和不斷完善有關(guān)檔案資料二次信息開發(fā)利用的具體技術(shù)路線、 電子 表格和編目，以便開發(fā)利用和查找。三、檔案管理制度為了加強(qiáng)本單位檔案管理，搞好各門類檔案的提供利用工作，特制定以下制度：一）、檔案借閱管理制度1 、本單位各部門借閱檔案， 必須按照單位制定的各門類檔案借閱管理標(biāo)準(zhǔn)辦理借閱手續(xù)。2 、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經(jīng)單位有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，方可查閱，不得抄錄或借出。3 、機(jī)密、秘密、絕密檔案借閱一律按照檔案安全保密標(biāo)準(zhǔn)中的要求辦理。4 、查閱各門類檔案應(yīng)在閱覽室內(nèi)進(jìn)行，不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人 批準(zhǔn)，但借出時(shí)間不得超過 一周，不得轉(zhuǎn)借他人。需繼續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù)，確保檔案的完整與安全。5 、珍貴的實(shí)物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。6 、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴(yán)格按照國(guó)家檔案法、保密法予以追究法律現(xiàn)行責(zé)任。二）、檔案銷毀制度1、檔案的銷毀，是指對(duì)沒有保存價(jià)值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續(xù)保存的檔案進(jìn)行銷毀處理。2 、經(jīng)過鑒定確需銷毀的檔