采購(gòu)管理的規(guī)范

1、目目 錄錄一、一、目的目的.3二、二、適用范圍適用范圍.3三、三、定義定義.3四、四、采購(gòu)管理制度采購(gòu)管理制度.3五、五、供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn).4六、六、供應(yīng)商選擇、評(píng)價(jià)和終止辦法供應(yīng)商選擇、評(píng)價(jià)和終止辦法.41、供應(yīng)商檔案管理要求.42、供應(yīng)商選擇流程.53、供應(yīng)商選擇考察表.64、合格供應(yīng)商名錄.75、供應(yīng)商資料卡.86、供應(yīng)商考核辦法及考核表.97、終止供應(yīng)商的報(bào)告.10七、七、采購(gòu)流程采購(gòu)流程.111、采購(gòu)原則.112、常規(guī)采購(gòu).113、小額應(yīng)急采購(gòu).12八、八、貨物檢驗(yàn)貨物檢驗(yàn).131、抽貨檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn).132、貨物檢驗(yàn)報(bào)告.14九、九、采購(gòu)中心職責(zé)與績(jī)效考核采購(gòu)中心職責(zé)與績(jī)效考

2、核.151、采購(gòu)中心工作職責(zé).152、采購(gòu)主管績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn).15十、十、采購(gòu)報(bào)告必須具備要素及分析圖表采購(gòu)報(bào)告必須具備要素及分析圖表.16一、一、目的目的規(guī)范采購(gòu)操作步驟和方法，確保采購(gòu)的質(zhì)量和采購(gòu)要求的適用性，符合公司整體的日常管理規(guī)定要求。二、二、適用范圍適用范圍本規(guī)范適用于公司的設(shè)備、工具、成型軟件和固定資產(chǎn)（不含公司長(zhǎng)期代理產(chǎn)品）等采購(gòu)的控制。三、三、定義定義1、 供應(yīng)商：是指能向采購(gòu)者提供貨物、工程和服務(wù)的法人或其他組織。2、 合格供應(yīng)商：是指經(jīng)過公司一定程序評(píng)審確定可以與公司合作的供應(yīng)商。3、 購(gòu)物申請(qǐng)單：是需求部門根據(jù)需要采購(gòu)的項(xiàng)目所填寫并提交給采購(gòu)中心的單據(jù)，此單據(jù)須有部門經(jīng)理

3、和其他審核權(quán)限必須簽批。4、 供應(yīng)商選擇考察表：是確立為公司供應(yīng)商前對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估的表格，一般由采購(gòu)主管對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考察并填寫此表，填寫完畢后交商務(wù)經(jīng)理與運(yùn)作中心總監(jiān)時(shí)行審批。5、 供應(yīng)商考核表：是每財(cái)年度對(duì)供應(yīng)商交貨準(zhǔn)時(shí)率、品質(zhì)和售前售后服務(wù)等進(jìn)行考察的的表格，根據(jù)考核決定是否與該供應(yīng)商繼續(xù)合作。6、 終止供應(yīng)商的報(bào)告：是指供應(yīng)商發(fā)生惡劣服務(wù)、嚴(yán)重品質(zhì)情況或考核不合等提出與其終止合作的報(bào)告，此報(bào)告由相關(guān)權(quán)責(zé)部門向采購(gòu)中心提出，由采購(gòu)主管填寫逐級(jí)上報(bào)審批。7、 抽貨檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)：此標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)采購(gòu)物品進(jìn)行檢驗(yàn)的參照標(biāo)準(zhǔn)，由技術(shù)部門或其他相關(guān)權(quán)責(zé)部門編寫交采購(gòu)中心匯總成冊(cè)。8、 貨物檢驗(yàn)報(bào)告：是貨物驗(yàn)

4、收部門和人員對(duì)貨物進(jìn)行驗(yàn)收后對(duì)所采購(gòu)貨物給出驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和處理意見。四、四、采購(gòu)管理制度采購(gòu)管理制度潔自律，嚴(yán)守工作紀(jì)律。不接受供應(yīng)商禮金、禮品和宴請(qǐng)；嚴(yán)格遵守采購(gòu)規(guī)范流程，按流程辦事；能及時(shí)按質(zhì)按量地采購(gòu)到所需物品；嚴(yán)格供應(yīng)商選擇、評(píng)價(jià)、甑選以保證供應(yīng)商供貨質(zhì)量；加強(qiáng)采購(gòu)的事前管理，建立完善的設(shè)備價(jià)格信息檔案，以有效地控制和降低采購(gòu)成本 并保證采購(gòu)質(zhì)量；科學(xué)、客觀、認(rèn)真地進(jìn)行收貨質(zhì)量檢查；處理好與供應(yīng)商的關(guān)系，幫助供應(yīng)商解決一定的問題；認(rèn)真分析采購(gòu)工作，改進(jìn)流程、規(guī)范和采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，提出有助改進(jìn)公司和供應(yīng)商服務(wù)水平的建議；做好采購(gòu)相關(guān)文檔的存檔、備份工作；在滿足公司需求的基礎(chǔ)上最大限度降低采購(gòu)成本；

5、所有采購(gòu), 必須事前獲得批準(zhǔn). 未經(jīng)計(jì)劃并報(bào)審核和批準(zhǔn), ，除急購(gòu)?fù)獠坏貌少?gòu)，急購(gòu)需在申請(qǐng)單上注時(shí)“急購(gòu)” ，并由總經(jīng)理總經(jīng)理補(bǔ)批；凡具有共同特性的物品，盡最大可能以集中計(jì)劃辦理采購(gòu)，可以核定物品項(xiàng)目，通知各請(qǐng)購(gòu)部門依計(jì)劃提出請(qǐng)購(gòu)，然后集中辦理采購(gòu)；采購(gòu)物品在條件相同的前提下應(yīng)在正在發(fā)生業(yè)務(wù)或已確認(rèn)的供應(yīng)商處購(gòu)買， 不得隨意變更供應(yīng)商；五、五、供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)具有良好的市信用和良好的售前、售后服務(wù)能力和服務(wù)意識(shí)；注冊(cè)資金達(dá)到 50 萬以上的一般納稅人；健全的商務(wù)管理流程和制度；良好的財(cái)務(wù)狀況，至少可以給予七天以上帳期；具有優(yōu)勢(shì)的產(chǎn)品資源；相對(duì)有利于我公司的供配貨地理區(qū)位；積極的合作

6、態(tài)度；六、六、供應(yīng)商選擇、評(píng)價(jià)和終止辦法供應(yīng)商選擇、評(píng)價(jià)和終止辦法供應(yīng)商的資質(zhì)水平直接關(guān)系到供貨的質(zhì)量、售后服務(wù)水平和重大產(chǎn)品問題的處理等儲(chǔ)多問題，更有重大品質(zhì)、售后事件等的處理態(tài)度、反應(yīng)的及時(shí)性都與供應(yīng)商本身的資質(zhì)、能力有關(guān)。因此有必要嚴(yán)格地篩選、考核供應(yīng)商，對(duì)不合格供應(yīng)商制訂相關(guān)終止辦法。對(duì)供應(yīng)商資信由高到低分為 A、B、C、D 四類。具體定類辦法參見供應(yīng)商考核辦法及考核表 。1、供應(yīng)商檔案管理要求、供應(yīng)商檔案管理要求對(duì)于供應(yīng)商的管理，要求建立存檔文檔表格和電子表格，存檔文件包含供應(yīng)商選擇考察表 、 供應(yīng)商名錄 、 供應(yīng)商資料卡 供應(yīng)商考核表 、 詢價(jià)記錄 、 采購(gòu)記錄 、到貨檢驗(yàn)報(bào)告和終

7、止供應(yīng)商的報(bào)告 ，以及其它和往來單據(jù)等資料文檔。電子文檔、表格按公司要求進(jìn)行統(tǒng)一備份存檔管理。2、供應(yīng)商選擇流程、供應(yīng)商選擇流程專業(yè)媒體市場(chǎng)走訪專業(yè)網(wǎng)站各種名冊(cè)客戶介紹展覽會(huì)和行業(yè)活動(dòng)名片篩選待選擇的供應(yīng)商進(jìn)行資信調(diào)查考 察上門了解經(jīng)濟(jì)實(shí)力信譽(yù)財(cái)務(wù)狀況優(yōu)勢(shì)產(chǎn)品資源管理水平營(yíng)業(yè)執(zhí)照稅務(wù)登記證考察結(jié)果報(bào)告商務(wù)經(jīng)理審批運(yùn)作中心總監(jiān)審批正式洽談選擇供應(yīng)商的程序流程圖選擇供應(yīng)商的程序流程圖3、供應(yīng)商選擇考察表、供應(yīng)商選擇考察表供應(yīng)商選擇考察表供應(yīng)商選擇考察表考察人： 年 月 日待選供應(yīng)商基本資料待選供應(yīng)商基本資料名稱法人代表：地址：郵 編：電話：聯(lián)系人：傳真：經(jīng)營(yíng)性質(zhì)：主營(yíng)產(chǎn)品：詳細(xì)評(píng)價(jià)指標(biāo)詳細(xì)評(píng)價(jià)指標(biāo)

8、序號(hào)評(píng)價(jià)辦法結(jié)果備注1注冊(cè)資金數(shù)額是多少2是不是一般納稅人3上年度銷售額是多少4給其他商家賬期一般是多久經(jīng)濟(jì)實(shí)力經(jīng)濟(jì)實(shí)力5一共有多少員工序號(hào)評(píng)價(jià)辦法結(jié)果備注1被媒體曝光次數(shù)2業(yè)內(nèi)口碑3有哪些假貨/水貨市場(chǎng)信譽(yù)市場(chǎng)信譽(yù)4售后服務(wù)水平怎么樣序號(hào)評(píng)價(jià)辦法結(jié)果備注1與主營(yíng)產(chǎn)品廠家的關(guān)系（代理/經(jīng)銷/總代）2給不同渠道的價(jià)格結(jié)構(gòu)及毛利3相關(guān)產(chǎn)品線是否齊全優(yōu)勢(shì)資源優(yōu)勢(shì)資源4最短送貨時(shí)間是多久序號(hào)評(píng)價(jià)辦法結(jié)果備注1業(yè)務(wù)人員有沒有怠慢顧客現(xiàn)象2對(duì)售前咨詢有沒有耐心講解3有沒有完善的貨物進(jìn)出流程管理水平管理水平4員工是不是大小事情都要請(qǐng)示批示意見批示意見商務(wù)經(jīng)理意見商務(wù)經(jīng)理意見 簽名： 運(yùn)作中心總監(jiān)運(yùn)作中心總監(jiān)

9、意見意見 簽名： 考察結(jié)果考察結(jié)果推薦為 C 類認(rèn)可供應(yīng)商 推薦為 D 類認(rèn)可供應(yīng)商 不能推薦為供應(yīng)商4、合格供應(yīng)商名錄、合格供應(yīng)商名錄合格供應(yīng)商名錄合格供應(yīng)商名錄表格更新日期： 年 月 日序號(hào)序號(hào)編號(hào)編號(hào)企業(yè)名稱企業(yè)名稱等級(jí)等級(jí)地址地址提供的產(chǎn)品提供的產(chǎn)品及折扣及折扣聯(lián)系人聯(lián)系人電話電話備備 注注5、供應(yīng)商資料卡、供應(yīng)商資料卡供應(yīng)商資料卡供應(yīng)商資料卡供應(yīng)商編號(hào)：供應(yīng)商編號(hào)： 建卡日期：建卡日期：產(chǎn)品類別：產(chǎn)品類別： 建卡人：建卡人：公司名稱聯(lián)系人/職務(wù)公司地址電 話傳 真?zhèn)}庫地址電 話傳 真開戶行帳 號(hào)公司類別 代理商 代理級(jí)別： 生產(chǎn)商創(chuàng)立時(shí)間注冊(cè)資本法人代表公司性質(zhì)公司規(guī)模管理層技術(shù)人員

10、普通員工合計(jì)人數(shù)人 員構(gòu) 成比例經(jīng)營(yíng)范圍序號(hào)考 核年 度準(zhǔn)時(shí)交貨率品質(zhì)服務(wù)總分評(píng)等考核表編號(hào)備注6、供應(yīng)商考核辦法及考核表、供應(yīng)商考核辦法及考核表供應(yīng)商的考核采取財(cái)年度考核辦法，由采購(gòu)中心征集各方意見匯總成考核評(píng)語，再由相關(guān)權(quán)責(zé)部門給出評(píng)審意見，最終由運(yùn)作總監(jiān)決定是否終止供應(yīng)資格。供應(yīng)商考核表供應(yīng)商考核表NONO：PUR-KS-PUR-KS-流水號(hào)流水號(hào)供應(yīng)商名稱考核日期主要考核人產(chǎn)品名稱考 核 評(píng) 語評(píng)分等級(jí)準(zhǔn)時(shí)交貨率品質(zhì)服務(wù)考核內(nèi)容其它綜 合評(píng) 價(jià)意 見是否取消其資格各權(quán)責(zé)部門審批意見7、終止供應(yīng)商的報(bào)告、終止供應(yīng)商的報(bào)告終止供應(yīng)商的報(bào)告終止供應(yīng)商的報(bào)告年 月 日供應(yīng)商編號(hào)：供應(yīng)商名稱：建

11、立聯(lián)系時(shí)間：最初聯(lián)系人：目前聯(lián)系人：來往主要業(yè)務(wù)：終止原因：目前來往財(cái)、物、帳等情況：終止該供應(yīng)商可能造成的影響：終止供應(yīng)商的步驟：終止供應(yīng)商申請(qǐng)人簽字：商務(wù)經(jīng)理簽字：運(yùn)作總監(jiān)批示：七、七、采購(gòu)流程采購(gòu)流程1、采購(gòu)原則、采購(gòu)原則采購(gòu)經(jīng)辦人員接獲請(qǐng)購(gòu)單后應(yīng)依請(qǐng)購(gòu)的緩急，并參考市場(chǎng)行情及過去采購(gòu)記錄或廠商提供的資料，需精選三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)并經(jīng)分析后議價(jià)。采購(gòu)申請(qǐng)人在采購(gòu)過程提出撤消采購(gòu)申請(qǐng)時(shí)，采購(gòu)經(jīng)辦人員要及時(shí)轉(zhuǎn)入撤消程序，即中止本次采購(gòu)作業(yè)，并在相關(guān)單據(jù)上加蓋“撤消”章。采購(gòu)經(jīng)辦人員詢價(jià)完成后，于請(qǐng)購(gòu)單詳填詢價(jià)或議價(jià)結(jié)果及擬訂訂購(gòu)廠商交貨期限與報(bào)價(jià)有效期限經(jīng)主管審核，并依請(qǐng)購(gòu)核決權(quán)

12、限呈核2、常規(guī)采購(gòu)、常規(guī)采購(gòu)業(yè)務(wù)人員業(yè)務(wù)人員采購(gòu)中心采購(gòu)中心商務(wù)部經(jīng)理商務(wù)部經(jīng)理財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門詢價(jià)請(qǐng)求詢價(jià)填寫購(gòu)物申請(qǐng)表部門經(jīng)理審批否結(jié)束是議價(jià)是否 A 類供應(yīng)商是采購(gòu)確定最終供應(yīng)商應(yīng)付款3、小額應(yīng)急采購(gòu)、小額應(yīng)急采購(gòu)需求人需求人采購(gòu)中心采購(gòu)中心商務(wù)部經(jīng)理商務(wù)部經(jīng)理總經(jīng)理室總經(jīng)理室財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)部提出采購(gòu)需求詢價(jià)/議價(jià)補(bǔ)簽字填寫購(gòu)物申請(qǐng)單（注明應(yīng)急采購(gòu)）實(shí)施采購(gòu)補(bǔ)簽字主管補(bǔ)簽補(bǔ)簽字應(yīng)付款八、八、貨物檢驗(yàn)貨物檢驗(yàn)1、抽貨檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、抽貨檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)來料名稱來料名稱抽樣數(shù)抽樣數(shù)驗(yàn)收準(zhǔn)則驗(yàn)收準(zhǔn)則接收數(shù)量接收數(shù)量計(jì)算機(jī)主機(jī)100%1)運(yùn)行測(cè)試正常，配置正確2)機(jī)箱無破損、變形3)全新設(shè)備不合格拒收CPU100

13、%1) 運(yùn)行測(cè)試正常，配置正確2) 外觀無破損、變形不合格拒收內(nèi)存100%1) 運(yùn)行測(cè)試正常，配置正確2) 外觀無破損、變形不合格拒收主板100%1) 運(yùn)行測(cè)試正常，配置正確2) 外觀無破損、變形不合格拒收硬盤100%1) 運(yùn)行測(cè)試正常，配置正確2) 外觀無破損、變形不合格拒收板卡（顯示卡、網(wǎng)卡、聲卡等）100%1) 運(yùn)行測(cè)試正常，配置正確2) 外觀無破損、變形不合格拒收軟盤驅(qū)動(dòng)器100%1) 運(yùn)行測(cè)試正常，配置正確2) 外觀無破損、變形不合格拒收光盤驅(qū)動(dòng)器100%1) 運(yùn)行測(cè)試正常，配置正確2) 外觀無破損、變形不合格拒收鍵盤50%1) 運(yùn)行測(cè)試正常，配置正確2) 外觀無破損、變形不合格拒收

14、鼠標(biāo)50%1) 運(yùn)行測(cè)試正常，配置正確2) 外觀無破損、變形不合格拒收顯示器100%1) 運(yùn)行測(cè)試正常，配置正確2) 外觀無破損、變形不合格拒收UPS100%1) 運(yùn)行測(cè)試正常，配置正確2) 機(jī)箱無破損、變形不合格拒收網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)100%1)運(yùn)行測(cè)試正常，配置正確2)機(jī)箱無破損、變形不合格拒收路由器100%1) 運(yùn)行測(cè)試正常，配置正確2) 機(jī)箱無破損、變形不合格拒收集線器100%1) 運(yùn)行測(cè)試正常，配置正確2) 機(jī)箱無破損、變形不合格拒收網(wǎng)線30%1)機(jī)箱無破損、變形2)原廠包裝和無開箱痕跡3) 全新產(chǎn)品不合格拒收接插件（面板、模塊等）30%1) 機(jī)箱無破損、變形2) 原廠包裝和無開箱痕跡3)

15、全新產(chǎn)品不合格拒收2、貨物檢驗(yàn)報(bào)告、貨物檢驗(yàn)報(bào)告NO：供應(yīng)商： 檢驗(yàn)日期： 年 月 日產(chǎn)品名稱型號(hào)規(guī)格來貨數(shù)量來貨日期抽樣數(shù)量驗(yàn)驗(yàn) 證證 記記 錄錄序號(hào)驗(yàn)證項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)要求實(shí)測(cè)結(jié)果結(jié)論驗(yàn)證結(jié)論： 檢驗(yàn)人： 復(fù)核：不合格批處理意見： 可用 挑選 囗換貨 囗退貨 審批： 九、九、采購(gòu)中心職責(zé)與績(jī)效考核采購(gòu)中心職責(zé)與績(jī)效考核1、采購(gòu)中心工作職責(zé)、采購(gòu)中心工作職責(zé)i.建立供應(yīng)廠商與價(jià)格記錄；ii.采購(gòu)方式設(shè)定及市場(chǎng)行情調(diào)查；iii.詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、訂購(gòu)工作；iv.送貨進(jìn)度控制與逾送督促；v.來貨質(zhì)量、數(shù)量異常處理；vi.付款整理、審查；vii.提交采購(gòu)工作報(bào)告。2、采購(gòu)主管績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)、采購(gòu)主管績(jī)效考核

16、標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)主管的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)主管的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)工作職責(zé)工作職責(zé)績(jī)效指標(biāo)績(jī)效指標(biāo)績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)完成項(xiàng)目所需的采購(gòu)工作使申請(qǐng)部門得到所需的設(shè)備和材料1.一個(gè)月內(nèi)各部門投訴沒有在承諾的期限內(nèi)得到設(shè)備或材料的次數(shù)不超過 1 次；2.一年內(nèi)因采購(gòu)的設(shè)備型號(hào)錯(cuò)誤造成的退貨次數(shù)不超過 2 次；3.項(xiàng)目采購(gòu)的成本控制在預(yù)先設(shè)定的范圍內(nèi)。優(yōu)秀績(jī)效的表現(xiàn)：盡可能地推遲付款時(shí)間；控制進(jìn)貨速度，使庫存最小；向多方供貨商詢價(jià)，得到性價(jià)比最佳的供貨。改進(jìn)采購(gòu)的工作流程和標(biāo)準(zhǔn)改進(jìn)了的流程或標(biāo)準(zhǔn)上級(jí)主管人員對(duì)以下方面表示滿意：*所有的采購(gòu)有關(guān)流程和工作標(biāo)準(zhǔn)每年至少進(jìn)行 一次修訂；*相關(guān)的規(guī)定得到了正確的發(fā)布和溝通；*在流程中能夠考慮到對(duì)不同情況的區(qū)別對(duì)待。供貨商關(guān)系管理供貨商關(guān)系1.對(duì)大的供貨商能定期進(jìn)行拜訪；2.供應(yīng)商總數(shù)減少，使供貨更為集中。優(yōu)秀績(jī)效的表現(xiàn)：能夠幫助供貨商解決一定的問題。向管理層提供采購(gòu)報(bào)告管理層所得到的信息管理層對(duì)如下方面表示滿意：*提供的采購(gòu)報(bào)告有意義；*報(bào)告有助于改進(jìn)