財務(wù)檔案管理制度文檔

財務(wù)檔案管理制度目標：為了加強企業(yè)財務(wù)檔案科學(xué)管理，建立、健全會計檔案管理制度，完善財務(wù)檔案管理工作，使其規(guī)范化、系統(tǒng)化，特制訂本制度。適用范圍本制度用于財務(wù)部檔案管理。檔案管理職責(zé)財務(wù)部負責(zé)檔案整理、編號、調(diào)閱、借閱等，對財務(wù)會計檔案安全、完整、保密負責(zé)，對于應(yīng)該入庫保管資料應(yīng)及時入庫納入管理。財務(wù)檔案定義會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表以及其余會計核實資料，它是統(tǒng)計和反應(yīng)經(jīng)濟業(yè)務(wù)主要歷史資料和證據(jù)。會計檔案范圍包含會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其余會計核實資料等四個部分。會計憑證會計憑證是統(tǒng)計經(jīng)濟業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟責(zé)任書面證實。它包含自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表、銀行存款（借款）對賬單、銀行存款余額調(diào)整表等。會計賬簿、會計賬簿是一定格式、相互聯(lián)結(jié)賬頁組成，以會計憑證為依據(jù)，全方面、連續(xù)、系統(tǒng)地統(tǒng)計各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)簿籍。它包含按會計科目設(shè)置總分類賬、各類明細分類賬、現(xiàn)金日志賬、銀行存款日志賬以及輔助記備查簿等。會計報表會計報表是反應(yīng)企業(yè)財務(wù)情況和經(jīng)營結(jié)果總結(jié)性書面文件，有主要財務(wù)反應(yīng)指標快報，月、季度會計報表、中期會計報表、年度會計報表。包含資產(chǎn)負債表、損益表、現(xiàn)金流量表、會計報表附表、附注、財務(wù)情況說明書等。其余會計核實資料其余會計核實資料屬于經(jīng)濟業(yè)務(wù)范圍，與會計核實、會計監(jiān)督緊密相關(guān)，由財務(wù)部門負責(zé)辦理關(guān)于數(shù)據(jù)資料。如：經(jīng)濟協(xié)議、財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財務(wù)清查匯總資料、核定資金定額數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。會計電算化存貯在磁盤上會計數(shù)據(jù)、程序文件及其余會計資料均應(yīng)視同會計檔案管理。六、會計檔案裝訂和保管會計檔案裝訂：會計檔案裝訂主要包含會計憑證、會計賬簿、會計報表及其余文字資料裝訂。會計憑證裝訂，通常每個月裝訂一次。裝訂好憑證按年分月妥善保管。（一）會計憑證裝訂前準備工作：（1）分類整理，按次序排列，檢驗日數(shù)、編號是否齊全；摘除憑證內(nèi)金屬物（如訂書釘、大頭針、回形針），對大張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，方便翻閱保持數(shù)字完整；整理檢驗憑證次序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)覺缺號要查明原因。再檢驗附件有否漏缺，領(lǐng)料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單是否隨附齊全；（二）會計憑證裝訂時要求：裝訂盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大顯露面，方便于事后查閱。憑證外面要加封面，封面紙用尚好牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證；裝訂憑證厚度通常為3厘米，裝訂牢靠，美觀大方。（三）會計憑證裝訂后注意事項：每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)。在封面上編好卷號，會計憑證裝訂成冊后，裝入會計憑證檔案盒方便妥善保護。按編號次序入柜，并要在顯露處標明憑證種類編號，方便于調(diào)閱。（四）會計檔案保管要求。會計檔案室應(yīng)選擇在干燥防水地方，并遠離易燃品堆放地，周圍應(yīng)備有防火器材。會計檔案應(yīng)放在專用鐵皮檔案柜里，按次序碼放整齊，方便查找。會計檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀、防鼠咬。會計檔案室保持通風(fēng)透光，并有適當空間、通道和查閱地方，以利查閱，并預(yù)防潮濕；設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱記簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密；會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全方法。（五）檔案保管期限原始憑證、記賬憑證、匯總憑證銀行存款余額調(diào)整表和銀行對賬單5年明細賬、總賬、輔助賬固定資產(chǎn)報廢清理后固定資產(chǎn)卡片及清單保管5年主要財務(wù)指標報表（包含文字分析）3年（7）月、季度會計報表（包含文字分析）5年年度會計報表（包含文字分析）永久會計檔案保管清冊及銷毀清冊永久主要財務(wù)會計文件、協(xié)議、協(xié)議永久七、會計檔案借閱會計檔案為本單位所利用，標準上不得借出，有特殊需要須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)責(zé)任人員同意。外部借閱會計檔案時，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)會計主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人同意后，方可辦理借閱手續(xù)；單位內(nèi)部人員借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)認真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。本單位人員需要檔案資料，在登記報批后由檔案管理人員陪同翻閱或者復(fù)印。借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標識、拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件（如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后方能攜帶外出或復(fù)制原件）。八、會計檔案銷毀會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案部門提出銷毀意見，會同財務(wù)部門共同判定、編造會計檔案銷毀清冊，