云南省公文交換平臺用戶使用手冊

1、 公文交換系統(tǒng)操作手冊云南省教育系統(tǒng)公文交換平臺用戶使用手冊云南電信公眾信息產(chǎn)業(yè)有限公司2011年6月第（26）頁地址：昆明市西山區(qū)興苑路電信第二長途樞紐大樓輔樓TELFAX網(wǎng)址：目 錄1.登錄及首頁21.1 登錄21.2 首頁22收文管理42.1公文接受42.2 已收公文52.3公文查詢63.發(fā)文管理73.1查看發(fā)文73.2登記公文81）填寫表單82）添加主送單位93）添加附件94）編輯附件105）蓋章簽發(fā)113.3已發(fā)公文123.4公文簽收134.通知信息144.1查看通知144.2搜索通知154.3新增通知（只適用于教育廳）154.

2、4管理通知（只適用于教育廳）165.個人事務(wù)175.1修改密碼175.2群組管理171）新建群組172）管理群組196.系統(tǒng)維護(hù)（只是適用于管理員）206.1組織機(jī)構(gòu)201）組織機(jī)構(gòu)的建立202）組織機(jī)構(gòu)調(diào)整216.2角色管理226.3用戶管理231）添加用戶232）查詢用戶233）修改用戶信息244）刪除用戶246.4目錄管理251）添加目錄252) 修改目錄253）刪除目錄261. 登錄及首頁1.1 登錄1. 公文交換的登陸地址是：6 ，即只需在瀏覽器的地址欄中輸入該地址，然后回車就可以進(jìn)入公文交換的登陸頁面。2. 登錄時，可以使用單位名稱和單位編號兩種方式

3、來登錄，即在用戶名中輸入單位名稱或單位編號，登錄密碼默認(rèn)為123456，給單位在正式使用時，必須更改密碼。1.2 首頁1. 普通用戶登錄以后可以看到收文管理、發(fā)文管理、通知信息、人事管理四個模塊的導(dǎo)航欄。a) 收文管理：是接受其他單位來文的模塊；b) 發(fā)文管理：用于給其他單位發(fā)文的模塊；c) 通知信息：接受或發(fā)布通知信息的模塊；d) 人事管理：修改密碼和設(shè)置群組的模塊。 同時我們也可以看到首頁的右面區(qū)域分成了四個欄目，包括：待辦公文：等待處理的公文；通知：顯示通知信息；最新發(fā)文：最近簽發(fā)的文件；最新收文：最近收到的文件。2. 在這個系統(tǒng)中，云南省教育廳是超級管理員，他有最高的管理權(quán)限，所以登錄

4、后，可以看到處理日常辦公用的普通用模塊，和一個系統(tǒng)管理模塊。2收文管理收文管理模塊中包涵兩個模塊公文接收和已收公文，同時還有一個公文查詢的功能。2.1公文接受1. 點擊收文管理下的公文接受模塊，就可以在右面的工作區(qū)域看到，其他大為發(fā)來的文件，在公文接收目錄下可以看到，接收公文的文件編號、文件類型、標(biāo)題、擬稿單位等信息，而且狀態(tài)時未簽收。（如下圖所示）2. 點擊所示文件們可以打開該文件： 3. 如果要查看正文和附件，首先要下載，即點擊下載把正文和附件下載到本地計算機(jī)上就可以查看了，而且，正文都會轉(zhuǎn)化為pdf格式的文件，需要用安裝pdf閱讀器才可以打開。4. 在簽收文件時，需要點擊簽收按鈕，那么這

5、個文件就是已簽收文件，之后此文件就會轉(zhuǎn)到已接收公文中。（注意：如果收文需要轉(zhuǎn)到OA里，就不可以在這里簽收，即不可以點擊簽收按鈕，如果在這里簽收了文件，該文件就不會自動導(dǎo)入OA系統(tǒng)） 2.2 已收公文1. 所有在公文接收模塊中簽收過的文件，都會在已收公文中顯示出來，同樣目錄下可以看到已接收公文的文件編號、文件類型、標(biāo)題、擬稿單位等信息，文件狀態(tài)現(xiàn)在是已簽收。（如下圖所示）。2. 同樣，點擊目錄中顯示的文件，就可以打開此文件，查看文件信息。同樣的要查看文件還是需要先把文件下載到本地計算機(jī)，才可以查看內(nèi)容。2.3公文查詢隨著時間的增長，公文接收和已發(fā)公文中的文件也會慢慢增多，那時用翻頁的方法在很多文

6、件中找到一個文件就會很吃力了，所以為了方便使用，我們定制了公文查詢這個模塊，當(dāng)然這個模塊，可以查找所以的收文，包括已簽收的和未簽收的。而且在查找是可以實現(xiàn)精確查找和模糊查找，即可以根據(jù)文件標(biāo)題和文件編號文件類型擬稿日期這些信息來實現(xiàn)，不需要全部輸入，只需要部分信息就可以了。比如我在標(biāo)題中輸入“收文”，點擊查詢后就會看到，標(biāo)題中含有收文兩個字的文件。同樣也可以用編號和擬稿時間來進(jìn)行查詢：比如在編號中輸入2，就可以檢索出所有文號含有2的文件：3. 發(fā)文管理3.1查看發(fā)文1）打開發(fā)文管理時可以直接看到所有的發(fā)文。2）點擊可以打開公文，查看公文信息。3） 刪除公文 當(dāng)需要刪除某個公文時，在該公文的序號

7、錢的方框內(nèi)打上勾，然后點擊刪除按鈕就可以了。3.2登記公文1）填寫表單首先點擊登記公文，就可以打開發(fā)文登記的表單，在表單中填寫先關(guān)信息，主要是標(biāo)題、文號、審核人、簽發(fā)人、主送單位等信息 2）添加主送單位其中主送單位需要點擊后面的圖標(biāo)，然后在從人員選擇框中選擇單位，如下圖所示 3）添加附件添加正文和附件，首先點擊新增附件按鈕，點擊“選擇附件”然后點擊瀏覽從本地計算機(jī)把編輯好的正文上傳到系統(tǒng)中 再點擊保存按鈕，之后就可以看到剛才登記的公文，狀態(tài)時草稿，再打開是就會看到附件信息 中有一個剛才上傳的文件。4）編輯附件點擊打開，下面就會以word的形式打開附件，在這里還可以對該文件進(jìn)行編輯 同時，打開文

8、件的最下面，我們就可以看到有多出一些按鈕按鈕：a) 保存附件：保存對附件的編輯和修改；b) 關(guān)閉附件：把打開的附件關(guān)閉，關(guān)閉前若要保存修改，需點擊保存附加；c) 網(wǎng)絡(luò)印章：選擇系統(tǒng)中保存的印章給文件加蓋；d) 本地印章：選擇本地計算機(jī)里處理好的印章文件，給文件蓋章；5）蓋章簽發(fā) a）需要蓋章時，直接點擊網(wǎng)絡(luò)印章按鈕，就可以把印章加蓋到文件里，然后點擊保存附件按鈕把，保存一下，如果要簽發(fā)，可以直接點擊簽發(fā)按鈕。（注意：只可以簽發(fā)一次，所以一定要確定主送單位已經(jīng)選好，最好在簽發(fā)前再核對一下）。b）當(dāng)然，如果系統(tǒng)中沒有上傳所需印章，也可以從本地計算機(jī)選擇處好的印章圖片，格式要求為esp格式。3.3已

9、發(fā)公文a) 點擊公文管理下的已發(fā)公文模塊，右面的工作區(qū)域就會列出所有的本單位已經(jīng)發(fā)文出去的公文，在這里他直接顯示出公文的一下信息：文件編號、文件類型文件標(biāo)題、擬稿人、擬稿單位和簽發(fā)日期。b) 點擊所示文件，可以打開文件查看公文信息和簽收情況，既可以看到該公文那些單位已經(jīng)簽收，那些單位還沒有簽收。3.4公文簽收a ) 此模塊的功能是可以很直觀的看到已發(fā)公文的簽收情況。在這個模塊可以看到幾個主要的信息：文件編號、文件標(biāo)題、簽收數(shù)量、未簽收單位以及簽發(fā)日期。b) 如果還需要看文件的詳細(xì)信息，也可以直接點擊文件，就可以直接打開查看了。4. 通知信息這個模塊主要是實現(xiàn)對非正式的通知類文件進(jìn)行管理的，包括

10、兩個模塊：通知和通知管理，后者只有教育廳可以使用。4.1查看通知打開通知信息下的通知模塊，各單位就可以看到由教育廳發(fā)下來的通知信息：點擊欄目中通知標(biāo)題，就可以打開此通知，如下圖所示：4.2搜索通知通知搜索功能可以根據(jù)通知的標(biāo)題、內(nèi)容關(guān)鍵字、和發(fā)布時間范圍來對其進(jìn)行精確或模糊查找，即不需要輸入絕對精確的內(nèi)容，比如標(biāo)題只需要含有標(biāo)題的一部分，不過必須是里連續(xù)的，即可以是前面的幾個字、中間的幾個字或是后面的幾個字，內(nèi)容需連續(xù)；內(nèi)容和關(guān)鍵字也是一樣，至于時間，可以選擇一個范圍欄進(jìn)行搜索。比如我選擇從6月1日開始搜索，我們就可以找到6月1日和以后的所有通知。4.3新增通知（只適用于教育廳）點擊通知新增，

11、我們可以打開通知編輯頁面，在這里就可以新建通知了，輸入文件標(biāo)題、作者、來源和關(guān)鍵字，然后編輯通知內(nèi)容，在提交之前還要選一下發(fā)不范圍，如果是要給所有人看就點完全公開，如果是知識大為內(nèi)部通知就選內(nèi)部發(fā)布，之后點擊提交按鈕就可以把通知發(fā)出去了；4.4管理通知（只適用于教育廳）在對通知進(jìn)行管理時可以有兩種操作：1） 刪除通知：如有的通知發(fā)出已經(jīng)很長時間了，就可以刪除了，那么先在該通知前打勾，然后點擊刪除按鈕就可以刪除了；2） 編輯通知：我們看到通知檢索欄的最后一欄顯示出一個編輯按鈕，如果需要在就通知的內(nèi)容進(jìn)行修改就可以點擊此按鈕，之后就可以進(jìn)入編輯頁面對其進(jìn)行修改了，修改完點提交就可以了。5. 個人事

12、務(wù)各人事務(wù)模塊，包括兩個功能，就是修改個人密碼和建立個人群組。5.1修改密碼用戶密碼在注冊時是設(shè)為默認(rèn)密碼：123456，為了防止他人盜用賬號，用戶在使用時需要對密碼進(jìn)行修改。需要修改密碼時，打開個人事務(wù)下修改密碼就可以看到下面的界面，然后在舊密碼處輸入123456，在新密碼處輸入新密碼，再在確認(rèn)密碼處輸入性密碼然后點確定即可，如果需要重新填寫就點擊重填，重新填寫后再點確定按鈕。5.2群組管理 群組管理模塊有兩個功能一是新建群組，二是管理群組，即刪除或修改群組。1）新建群組新建群組時，打開個人事務(wù)離得群組管理模塊，點擊新建群組，就可以打開新建群組的界面，然后輸入群組名稱，選擇群組人員。選擇人員

13、時，要點擊人員選擇框后面的按鈕，然后從人員選擇框中選擇好人員，點擊確認(rèn)就可以了。1132其中，1號框中顯示的是組織機(jī)構(gòu)信息，點擊各科組織機(jī)構(gòu)名，可以在2號框中顯示出該機(jī)構(gòu)中的人員信息，而在選擇人員的時候就可以點擊2號框中的人員或單位名，點擊按鈕，就可以把被選中的人員或單位添加到3號框中，或者點擊按鈕，可選擇2號框中的所有人員和單位，點擊可以刪除3號框中的某個人員，如果要全部刪除，點擊即可，點擊確定按鈕就可以，把需要的人員和單位名加到3號框后，點擊確認(rèn)就可以把人員信息加到人言選擇框中了。然后，點擊保存就可完成群組的創(chuàng)建。2）管理群組a）如果需要刪除群組，在群組前面的小框內(nèi)打勾，然后點擊刪除即可。

14、 b）如果要對群組的內(nèi)容進(jìn)行修改，直接點擊群組名，打開配置單進(jìn)行重行設(shè)定，保存就可以了。6. 系統(tǒng)維護(hù)（只是適用于管理員）6.1組織機(jī)構(gòu)公文交換的組織機(jī)構(gòu)的創(chuàng)建是以gwjh為根目錄，在此根目錄下按類型，在創(chuàng)建再創(chuàng)建子目錄，子目錄下還可以在創(chuàng)建子目錄，然后用戶信息就可以添加到這些相應(yīng)的目錄下（如下圖所示）。現(xiàn)在公文交換的組織結(jié)構(gòu)總的分類是按教育廳、州市教育局、高中、中職和州屬學(xué)校來分類的。1）組織機(jī)構(gòu)的建立在“組織機(jī)構(gòu)”缺省主界面，單擊“新增”按鈕，顯示如下界面：首先創(chuàng)建最高一級部門機(jī)構(gòu)，如上圖所示的“云南省教育廳”，就可以在這個機(jī)構(gòu)下創(chuàng)建子機(jī)構(gòu)，創(chuàng)建時先輸入機(jī)構(gòu)名稱，然后在選擇上級機(jī)構(gòu)，上傳“

15、打開似的圖標(biāo)”和“關(guān)閉時的圖標(biāo)”，然后還可以填寫組織結(jié)構(gòu)簡介，這些都完成后就可以點擊“添加”按鈕，就可以了。2）組織機(jī)構(gòu)調(diào)整我們看到在每個機(jī)構(gòu)的后面都會有5個按鈕，編輯、置頂、上移、下移、置地這幾個按鈕。編輯：即可以重新設(shè)置該機(jī)構(gòu)的性質(zhì)，操作與新建是相同；置頂：將該機(jī)構(gòu)調(diào)整到目錄頂端；置底：將該機(jī)構(gòu)調(diào)整到目錄地段：上移：點一次上移一行；下移：點一次下移一行；6.2角色管理1) 添加角色時直接在添加前的框里輸入角色名，點擊添加就可以了；2) 如果要刪除角色，直接點擊刪除即可；3) 如果要更改角色名稱，點擊編輯按鈕，修改好了點擊修改即可；4) 不同的覺色對應(yīng)著不同的用戶，在這里點擊用戶管理可以調(diào)整

16、用戶的角色;5) 編輯角色權(quán)限按鈕，可以根據(jù)角色來設(shè)定他在系統(tǒng)中可以查看管理的模塊；6.3用戶管理用戶管理包括添加、修改、查詢和刪除用戶這些功能。1）添加用戶點擊“添加用戶”按鈕，然后就可以看到下圖所示的界面，在這里可以設(shè)置用戶信息，包括單位名稱、用戶名稱、所屬機(jī)構(gòu)、編碼、密碼（默認(rèn)為123456）、用戶角色等信息，如果有印章，還可以上傳印章，信息都填寫完了，就可以點擊保存，這樣添加人員就完成了。2）查詢用戶需要查詢用戶時，可以用戶查詢目錄下，輸入人員名稱（或單位名稱），點擊查詢即可找到該用戶，也可以點擊組織機(jī)構(gòu)里的下拉框，同機(jī)構(gòu)來查詢，查詢內(nèi)容都會在用戶了表中顯示出來。3）修改用戶信息如果要修改用戶信息，點擊“編輯”按鈕既可以進(jìn)入修改頁面，和添加界面一樣，在這里可以就用戶的所有信