《通用報表自動生成及匯總小工具》使用手冊

1、通用報表自動生成及匯總小工具使用手冊鎮(zhèn)江市審計局通用報表自動生成及匯總小工具使用手冊鎮(zhèn)江市審計局通用報表自動生成及匯總小工具是鎮(zhèn)江市審計局針對審計調(diào)查和一條邊審計項目等多表操作，自主研發(fā)的一種在EXCEL 環(huán)境下，自動生成各種調(diào)查表和統(tǒng)計表并實現(xiàn)自動匯總的小工具。在審計工作中，特別是在調(diào)查審計和績效審計中，經(jīng)常需要根據(jù)工作任務(wù)設(shè)計調(diào)查統(tǒng)計表。然后下發(fā)到需要進(jìn)行調(diào)查統(tǒng)計的單位或部門。這些單位或部門將表按要求填制完畢后上報，由審計人員進(jìn)行匯總，最后形成匯總表。目前，審計機(jī)關(guān)處理此類業(yè)務(wù)，一般都使用Excel 處理上述工作，步驟較為煩鎖，往往先定義成報表后，通過手工方式將報表復(fù)制多份，然后將這些報表

2、下發(fā)填寫。報表回收以后，對于表間匯總沒有太好的手段，常常是手工匯總，如果內(nèi)容太多，審計人員工作量就太大，無法提高審計工作質(zhì)量和效率。針對以上需求，我們制作了通用報表自動生成及匯總小工具。這是在Excel 表處理軟件的基礎(chǔ)環(huán)境下，利用Office VBA 的編程技術(shù)制作出的專用工具。審計人員可以利用Excel 的基本功能制作出一張“基表”，并列出一份參與此項工作的單位“清單”。然后，通過簡單的命令操作，可以針對每一個參與單位生成一張統(tǒng)計表；還可以針對每一個單位生成一個獨立的Excel 數(shù)據(jù)磁盤文件，這些文件可以下發(fā)到對應(yīng)的被審計單位，由相關(guān)人員填入基本數(shù)據(jù)，然后再上報組織者。組織者只需將上報文件

3、放在一個目錄下，通過簡單的命令操作，就可將這些數(shù)據(jù)文件的內(nèi)容讀入到內(nèi)部的對應(yīng)表中，然后匯總填入?yún)R總表。整個操作最大限度地利用了計算機(jī)的處理功能，大大提高了工作效率。運用通用報表自動生成及匯總小工具，我局在 “工程審計存在問題調(diào)查”、“科技三項費用績效審計”、“鄉(xiāng)財政調(diào)查”、等多個項目中成功應(yīng)用，效果很好。實踐證明，通用報表自動生成及匯總小工具的適用工作范圍極大，在實際工作中可使用頻率很高，是一種非常實用的日常審計輔助工具。以下我們先對通用報表自動生成及匯總小工具的基本功能和用法做一介紹，現(xiàn)在以“工程審計存在問題調(diào)查”這一審計項目為例，介紹通用報表自動生成及匯總小工具的用法。通過實例介紹功能，有

4、助于使用者根據(jù)實例由此及彼、舉一反三，很快地掌握用法。第一章 通用報表自動生成及匯總小工具的基本功能和用法由于這一小工具是在Excel 的基礎(chǔ)上實現(xiàn)的，所以在使用它之前，計算機(jī)上必須安裝好了Office Excel 2003軟件。一、通用報表自動生成及匯總小工具的啟用1. 基本軟件形態(tài)從外觀上看，通用報表自動生成及匯總小工具只是一份名為“通用報表自動生成及匯總小工具”的excel 表文件。事實上也的確如此，但特別之處在于這一文件中寫入了Office VBA程序，使它具備了一些特殊功能。2. 項目應(yīng)用更名要將這一工具用于一項具體的工作時，首先將原通用報表自動生成及匯總小工具文件重命名為項目名。保

5、存好原通用報表自動生成及匯總小工具，例如： 通用報表自動生成 及匯總小工具.xls工程審計存在問題 調(diào)查審計小工具.xls3. 啟動文件雙擊文件名，文件即被打開，出現(xiàn)了封面如下圖：二、基本功能1. 原始表結(jié)構(gòu)及功能在封面上任意點擊，封面圖案消失，進(jìn)入正常的Excel 界面。該界面表現(xiàn)出了一個典型的應(yīng)用結(jié)構(gòu)，由三個工作表組成：即“報表基本格式數(shù)據(jù)”、“基本特征”和“基報表”。 其中“基報表”可以是用戶定義的任意一張excel 工作表。表的第一行為標(biāo)題，第二、三行是表特征內(nèi)容，如：單位名稱、編碼、分類名等，原則上特征內(nèi)容的數(shù)量不受限制。實際使用上，可以有對應(yīng)的提示信息和數(shù)據(jù)信息。例如：要有“單位名

6、稱”這一提示信息的位置，也要有放置這一單位名稱的位置。只要這些信息都在兩行內(nèi)就可以，擺放的具體 位置可根據(jù)實際需要。這一基報表是匯總統(tǒng)計的基礎(chǔ)表，實際使用時會按照這在基報表的式樣生成屬于各具體單位的表?；鶊蟊淼钠渌Y(jié)構(gòu)沒有太嚴(yán)格的要求，只是要將計算數(shù)據(jù)區(qū)放在一片矩形區(qū)域內(nèi)?；鶊蟊砭唧w式樣如下圖?！盎咎卣鳌北砣缦滤?。 對這一表格的要求是：第一行為標(biāo)題，第二行為標(biāo)題欄，自左側(cè)起第一列為“編碼”、第二列為“單位”，具體的名稱可以根據(jù)表的需要確定。如“項目編碼”、“承擔(dān)單位”等。第三列之后的內(nèi)容根據(jù)需要定義，但這里的內(nèi)容與基報表上第二、三行表特征的內(nèi)容是對應(yīng)的，對于具體不同的表，這些信息是不同的；

7、第三行每一列的內(nèi)容，是將該列對應(yīng)特征在基報表上的放置位置。如：E3是指將“項目編碼”的內(nèi)容放在基報表的E3位置。當(dāng)具體報表生成時，按本表每行的特征內(nèi)容生成一張象基報表一樣的表，將對應(yīng)的不同特征加在指定位置?！皥蟊砘靖袷綌?shù)據(jù)”是報表自動處理準(zhǔn)備的幾個數(shù)據(jù)。如下圖： 前4行實際上描述了一個基報表上的一個矩型區(qū)域。所有要處理的數(shù)字都在這一區(qū)域內(nèi)。表間匯總只在這一區(qū)域內(nèi)進(jìn)行。第5行指出了一個磁盤路徑名，這一路徑應(yīng)是實際存在的。本軟件可以將生成的工作表存放在指定的路徑內(nèi)，也可以將這一路徑內(nèi)的文件中的數(shù)據(jù)讀入內(nèi)部工作表。2. 功能選單點擊“工具”選單，將看到以下子選單： 生成匯總表和分表。執(zhí)行這一命令，

8、將生成格式與基報表相同的一個匯總表和多個分報表。分報表的數(shù)量與“基本特征”表中單位的數(shù)量相同，各單位分報表的名稱與 各單位編碼相同。分報表生成后，可以向其中輸入數(shù)據(jù)。也可以通過命令將外部文件中的數(shù)據(jù)讀入分報表。 刪除匯總表與分表。執(zhí)行這一命令，可將上一條命令生成的匯總表與分表全部刪除。 從分表生成匯總表。執(zhí)行這一命令，會將分報表中對應(yīng)表格單元中的數(shù)字表間相加，填入?yún)R總表的對應(yīng)單元內(nèi)。 生成外部數(shù)據(jù)文件。執(zhí)行這一命令，可以將每一單位對應(yīng)的報表生成表文件存放到指定的磁盤文件夾中。文件的名稱用該單位的編碼和名稱組合構(gòu)成。這些文件可以分發(fā)到各單位去填寫數(shù)據(jù)。將填寫完畢的文件返回到這一文件夾中即可。 外

9、部數(shù)據(jù)文件讀入。執(zhí)行這一命令，可以將指定的磁盤文件夾中各單位數(shù)據(jù)文件中的數(shù)據(jù)讀入到內(nèi)部已生成的各單位對應(yīng)報表中。然后可由命令生成匯總表，完成統(tǒng)計過程。第二章 通用報表自動生成及匯總小工具使用實例本章我們以“工程審計存在問題”這一審計項目為例，介紹通用報表自動生成及匯總小工具的用法。通過實例介紹功能，有助于使用者很快地掌握用法。這一審計項目的工作過程是定義一張“工程審計存在問題表”，由審計人員根據(jù)相關(guān)工程單位在工程審計中存在問題對報表進(jìn)行填制，然后匯總生成總的“工程審計存在問題匯總表”。我們從在工作目錄下裝入“通用報表生成匯總小工具”文件開始。一、文件換名由于開展針對性具體工作，故可將“通用報表

10、生成匯總小工具”的名稱改為“工程審計存在問題統(tǒng)計表”雙擊該文件打開它，出現(xiàn)封面。點擊封面任意位置，封面消失進(jìn)入表界面。二、定義報表按前面的要求定義好“報表基本格式數(shù)據(jù)”、“基本特征”和“基報表”。分別如下圖：報表基本格式數(shù)據(jù)說明基本特征表 基報表對于以上定義，我們可以說：定義了一張形式如“基報表”的統(tǒng)計表。在第2、3行有三項相關(guān)特征，即名稱、單位和編碼，分別填在B2、B3和E3位置。這張報表自身有若干匯總項，通過表內(nèi)計算實現(xiàn)；其它為填入項，分表的對應(yīng)項要靠手工填入。在報表基本格式數(shù)據(jù)定義了基報表的運算區(qū)范圍是從B5到E29；設(shè)置的數(shù)據(jù)文件夾是D ：數(shù)據(jù)表aaaa（必須保證這一文件夾是實際存在的

11、）。分表的特征數(shù)據(jù)取自“基本特征表”。三、生成匯總表和分表及將生成的匯總表和分表刪除 執(zhí)行“工具生成匯總表和分表”將生成匯總表和多個分表。如下圖：生成的匯總表和分表結(jié)構(gòu)上與基報表完全相同。分報表的數(shù)量與單位數(shù)量相同，對應(yīng)的特征也填在確定好的位置，分報表的工作表名為各單位的編碼。如果是手工填入分表數(shù)據(jù)，就可選中分報表逐個填入數(shù)據(jù)即可。 如果生成分報表發(fā)現(xiàn)基報表還要修改，則可用執(zhí)行“工具刪除匯總表和分表”的命令將生成的匯總表和分報表刪除。將基報表修訂好后再重新生成。四、生成外部數(shù)據(jù)文件執(zhí)行“工具生成外部數(shù)據(jù)文件”命令可將基本特征表中每一單位對應(yīng)的報表生成一份表文件存放到指定的磁盤文件夾中。在這一例

12、子中，即是將文件存在“基本格式數(shù)據(jù)表”中第5 行所指定的文件夾。這一文件夾必須是實際存在的。執(zhí)行這一命令后，到所指定的文件夾去查看，可以發(fā)現(xiàn)生成了多個Excel 表文件，其文件名是對應(yīng)的單位編碼和單位名稱?？蓪⑦@些文件下發(fā)至每一個對應(yīng)的責(zé)任人。當(dāng)這些數(shù)據(jù)表文件填入數(shù)據(jù)后，可將其返回到原文件夾內(nèi)。所有數(shù)據(jù)表都上報后，文件夾內(nèi)每個文件都是有數(shù)據(jù)的，可以用于下一步統(tǒng)計。五、外部數(shù)據(jù)文件讀入執(zhí)行“工具外部數(shù)據(jù)文件讀入”命令可將數(shù)據(jù)文件夾內(nèi)文件中的數(shù)據(jù)對應(yīng)讀取到已生成的對應(yīng)各單位的數(shù)據(jù)分表中。注意，在讀入之前必須保證分表已經(jīng)生成，且數(shù)據(jù)文件夾中必須有填好數(shù)據(jù)的文件。六、從表生成匯總表執(zhí)行“工具從表生成匯

13、總表”命令，可以直接將分報表中的數(shù)據(jù)匯總到一起填入到匯總表內(nèi)。應(yīng)注意，匯總內(nèi)容只是針對表中的“填入項”，而表中那些須要靠表內(nèi)運算生成的“匯總項”單元，是不進(jìn)行表間匯總的。匯總表內(nèi)的“匯總項”單元，在“填入項”的內(nèi)容完成填入后，將會依照基表中定義的公式自動生成“匯總項”內(nèi)的數(shù)據(jù)。 匯總表生成后，本項統(tǒng)計工作即全部完成。第三章 注意事項應(yīng)用本工具要注意以下要點：一、基本表的定義對于三個基本表，即“報表基本格式數(shù)據(jù)”、“基本特征”和“基報表”，要定義的準(zhǔn)確無誤。首先應(yīng)定義“基報表”。注意相關(guān)要求：第一行是表標(biāo)題，第二、三行是特征，第四行以下是報表正文。報表的寬度和長度是沒有嚴(yán)格限制的，表內(nèi)也可以定義

14、依靠表內(nèi)運算生成的單元里的公式。針對這些內(nèi)容，審計人員原有的 Excel 表使用經(jīng)驗都可以應(yīng)用。只是一旦為某一單元定義了表內(nèi)運算公式，這一單元就不再進(jìn)行表間匯總了。其它沒有定義公式的表單元，最終匯總時會將分表中的對應(yīng)單元內(nèi)容加在一起填入?yún)R總表的這一單元。然后定義“基本特征”表，這一張表的第一行也是標(biāo)題，第二行是表的標(biāo)題行，其實就是“基報表”中定義特征內(nèi)容的名稱。最主要的特征是編碼和單位名稱，這一般是不能缺少的，所以將它們分別放在第一列和第二列。第三行是各特征在基報表上填入的位置。應(yīng)注意，特征的個數(shù)由程序從第三行判別：當(dāng)自左至右找到空格時，程序會認(rèn)為相關(guān)特征已處理完成?！盎咎卣鳌北淼淖饔镁褪窃谏煞直頃r，將對應(yīng)表的特征內(nèi)容從“基本特征”表讀到，按照第三行的規(guī)定填入到生成的分表中的相應(yīng)位置。對于“報表基本格式數(shù)據(jù)”中的“計算范圍”，要根據(jù)“基報表”中的實際定義情況，將有數(shù)字的范圍確定好。但這一點不是太嚴(yán)格，因為即使在這里填的區(qū)域比實際的大一 點，一般也不會引發(fā)錯誤。如果填入的區(qū)域比實際小，則沒 有包括的部分將不會進(jìn)入?yún)R總。 “數(shù)據(jù)文件位置”中的描述 也沒有嚴(yán)格限制，但一般應(yīng)是一個單獨定義的專用文件夾。 二、 生成“匯總表和分表” 對生成后產(chǎn)生的“匯總表和分表”做一下檢查，如