項目管理工作的改進建議

1、公司項目管理工作存在的問題與改進建議公司項目管理工作存在的問題與改進建議青島皓琛電子技術(shù)開發(fā)有限公司引言公司以往所實施的項目，其所交付成果與項目的預(yù)期成果總存在較大的偏 差。主要表現(xiàn)在：項目交付后，客戶對某些功能提出進一步改進要求； 項目總是 匆忙結(jié)束，交付客戶的產(chǎn)品，缺陷率較高，而且對缺陷的修復(fù)，經(jīng)常出現(xiàn)修改不 徹底或再次引入新的缺陷的現(xiàn)象。 項目文檔不全面，項目文檔記錄的內(nèi)容與項目 實際交付成果不一致，在實施過程中所作的變更，項目文檔沒有進行同步更新； 項目文檔對某些關(guān)鍵問題描述不確切， 甚至沒有描述。通過計算機信息系統(tǒng)集成 項目經(jīng)理的培訓(xùn)后，我認(rèn)為造成上述現(xiàn)象的主要原因是在項目啟動時對項

2、目的范 圍、進度、成本的基線都缺乏明確的定義，導(dǎo)致在項目實施過程中，對項目的控 制缺乏參考依據(jù)。項目管理過程有五個，它們是啟動、規(guī)劃、執(zhí)行、控制、收尾。 而公司以往的項目僅有啟動、執(zhí)行、收尾三個過程。而且，項目收尾時，還有很 多必要的工作沒有做。給項目一個好的開始項目啟動時，公司會指定一個項目經(jīng)理，由他負(fù)責(zé)項目的實施與管理?？?是在工作過程中，項目組成員對于項目負(fù)責(zé)人所分派的任務(wù)， 總是要得到老板的 認(rèn)可后，才展開工作。而對于客戶單位，項目經(jīng)理更難去協(xié)調(diào)各種關(guān)系與資源。 這種遭遇很多項目經(jīng)理都有親身經(jīng)歷。 公司老板往往憑借與客戶單位某位主管的 關(guān)系拿到項目，公司老板希望盡快完成項目，所以，往往

3、跳過項目的啟動階段， 直接命令項目經(jīng)理進入實施階段。 結(jié)果項目剛剛啟動，麻煩就接踵而來。項目啟 動是為了形成一個良好的溝通體系，讓所有與項目相關(guān)的人都理解項目的重要 性，同時形成一個由雙方老總、項目負(fù)責(zé)人和項目組成員所構(gòu)成的三級溝通體系， 確保項目管理的暢通。項目啟動就是授權(quán)批準(zhǔn)項目或階段。項目啟動時，公司老板首先要向項目 經(jīng)理授權(quán)，并召開項目啟動會議。項目啟動會議可能會有兩個，一個是公司內(nèi)部 的啟動會議；另一個是外部的啟動會議，召集項目重要干系人，確定項目干系人 之間的溝通渠道及各自的職責(zé)與權(quán)利。 因此，這要求簽合同時有必要召開一個正 式的儀式，向雙方員工傳遞項目的信息，激發(fā)公司全體員工對項

4、目的熱情。 公司 老板、項目負(fù)責(zé)人、開發(fā)人員、施工人員和用戶方的領(lǐng)導(dǎo)、項目協(xié)調(diào)人、相關(guān)部 門人員聚在一起，讓大家知道雙方的合作正式開始。儀式上，雙方領(lǐng)導(dǎo)要講話， 特別是用戶方的領(lǐng)導(dǎo)要強調(diào)項目的意義。 大量事例證明，這不僅極大地鼓舞了項 目組成員的斗志，同時也使全體員工明白這不僅僅是某個部門的事， 而是公司從 上到下都要關(guān)心的事。重視項目規(guī)劃，為項目的后續(xù)階段提供依據(jù)與支持項目的規(guī)劃是一個重要的環(huán)節(jié)。而在以往的項目中，公司僅僅注意到了項 目的具體開發(fā)實施階段。往往一接到項目，就開始著手于技術(shù)方案的確定，而后 開始具體的實施開發(fā)工作。這樣做，存在著許多問題：首先，對項目的范圍沒有 做深入的了解與分

5、析，在此基礎(chǔ)上所制定的技術(shù)方案很可能有遺漏或偏差， 導(dǎo)致 項目的交付成果與客戶要求不一致的可能性增加； 其次，項目快速進入執(zhí)行階段， 項目組織缺乏章程，日后難于管理，而且項目實施的每一階段所需要的資源很難 在需要的時候進入，導(dǎo)致項目延期的可能性增加，且項目的質(zhì)量缺乏保證。項目規(guī)劃過程就是定義與斟酌各項目目標(biāo)，并在多項可行的行動方案中選 擇實現(xiàn)項目目標(biāo)的最佳方案。在項目的規(guī)劃階段首先要識別項目重要干系人。分析各項目干系人的利害 關(guān)系及利益取向。在此基礎(chǔ)上分析項目的表面需求及潛在需求，確定溝通計劃。 需求應(yīng)具備三個屬性：用戶想要的、可實現(xiàn)的、我們可以給的起的。我們最終所 得出的用戶需求說明書所傳達

6、的信息應(yīng)當(dāng)具體、準(zhǔn)確，不能僅限于粗放的功能描述，并且要得到用戶的最終確認(rèn)。其次要定義項目的范圍。項目的范圍是指項目所提供的產(chǎn)品和服務(wù)的總和； 為提供具有規(guī)定特征與功能的產(chǎn)品或服務(wù)所需完成的工作；他以項目計劃作為衡量的標(biāo)準(zhǔn)。項目范圍的管理是確保項目包括成功完成項目所需的全部工作，但僅包括需要的工作過程。項目范圍的確定，為后續(xù)工作提供了參考基準(zhǔn)。項目的交 付成果，不能滿足項目范圍要求，或者超出項目范圍都是不允許的。 要確保項目 范圍準(zhǔn)確、到位沒有遺漏，就要做好工作分解結(jié)構(gòu)。對工作的分解（WBS ）要 細(xì)，每一個工作包的定義要可實施，可考核，有明確的起點與終點。要為項目設(shè) 定里程碑。里程碑式項目中的

7、一個標(biāo)志性進展。 例如，完成了一個可交付成果即 可作為一個里程碑。在大多情況下，較高層次的WBS可以被標(biāo)為里程碑。 較高 層次任務(wù)的完成可以被看作是項目中的主要進展。第三，盡早識別出項目風(fēng)險，制定風(fēng)險應(yīng)對計劃。所有的項目都有它的不 確定性，我們不能僅僅找出這種不確定性， 更重要的是分析出導(dǎo)致這種不確定性 的原因，并為這種不確定性所產(chǎn)生的可能后果制定對策或備選方案。所提供的措施應(yīng)當(dāng)一方面要減少這種不確定性發(fā)生的概率， 另一方面為它所導(dǎo)致的后果提供 應(yīng)對的備選方案。項目的風(fēng)險識別的越早，對項目的成功越有利。沒有不存在風(fēng) 險的項目，所以在項目規(guī)劃階段，必須要識別出項目的風(fēng)險點，并制定應(yīng)對策略。第四，

8、確定項目所需的資源，制定資源分配計劃。項目的資源包括人或物。 要在WBS的基礎(chǔ)上確定每一階段的資源， 并保證項目在每一階段資源的可獲取 性與可用性。如果，資源提前獲取，會造成資源浪費增加成本，如果資源在該進 入的階段，不能到位，會造成項目目延期。對于一些項目，你必須為偶然需要的 資源以及在需要時你怎樣能夠獲得它們做好準(zhǔn)備。你需要制定一個策略來保證需 要的時候能夠獲得儲備的資源。它們可能是人力資源也可能是非人力資源，比如 硬件、設(shè)備或者補給等?？梢詫①Y源的儲備計劃作為風(fēng)險管理計劃的一部分。協(xié)調(diào)好人力與其他資源，推進項目實施項目執(zhí)行過程就是協(xié)調(diào)人力資源與其他資源，以便執(zhí)行計劃。在項目的執(zhí) 行階段，

9、最重要的是做好溝通管理和變更管理。 通過協(xié)調(diào)各個部門的關(guān)系來保證 項目的資源及時進入，同時還要做好項目的變更管理，控制變更所帶來的影響。 例如，要與部門的職能經(jīng)理協(xié)調(diào)，確保人員全身心的投入項目工作； 通過控制項 目的變更來保證項目的進度與質(zhì)量。項目管理中的溝通是指把信息傳達給需要知道他的人，而不是大多數(shù)人理 解的善于表達、能說、會說。他需要我們首先確定溝通目標(biāo)， 即確定溝通的目的 或者說要解決的問題；而后制定溝通計劃，即確定溝通對象、需要的信息以及信 息的發(fā)布頻度；最后，就是執(zhí)行溝通計劃。在溝通的執(zhí)行過程中，根據(jù)所面向的 對象及要求不同，可以采取單獨溝通、書面溝通、口頭溝通、借助他人。在現(xiàn)實的

10、項目中，幾乎不存在沒有變更的項目。在項目實施的每個階段， 都會有變更出現(xiàn)。變更發(fā)生的越早，對項目的影響越小。項目的變更， 加大了項 目的風(fēng)險，因此應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格的控制變更。當(dāng)變更發(fā)生時，要全面分析變更對項目進 度、成本、質(zhì)量所造成的影響，并要將這一結(jié)果通知項目干系人并得到確認(rèn)后， 方可實施變更。當(dāng)變更會帶來范圍的變更時，應(yīng)及時調(diào)整范圍定義與說明書。加強階段控制，及時糾正偏差在以往的項目中，由于缺乏對項目基線的定義，因此對項目的控制缺乏參 考依據(jù)，對項目的控制效率不高。項目控制過程就是定期監(jiān)測和量度進展情況，識別有否偏離計劃之處，必 要時采取糾正措施，以確保實現(xiàn)項目目標(biāo)。項目控制包括進度控制、成本控制

11、、 質(zhì)量控制、風(fēng)險控制等方面，具體的控制措施包括：周會、周報、里程碑報告、 提交物審計、過程審計、配置審計、風(fēng)險跟蹤、掙值報告，乃至一些技術(shù)相關(guān)性 很強的活動，比如測試和同行評審，也可被歸入控制范疇。對于項目的控制，首先要有依據(jù)，這些依據(jù)主要來源于項目計劃。在項目 的不同階段，要對項目的實際績效進項衡量，然后與計劃進行比較，來得到項目 的實際進度與計劃進度的偏差，然后分析偏差，采取糾正措施。井井有條的結(jié)束項目公司以往的項目在收尾時僅注意項目的交付與驗收。即僅注重項目的合同收尾而忽略了行政收尾。項目的行政收尾包括相關(guān)文檔的整理， 項目決算、經(jīng)驗 教訓(xùn)的總結(jié)，資源釋放等部分。項目的收尾，標(biāo)志著這個項目是否是一個完整項目，決定著你這個項目的 效益，決定著你這個項目產(chǎn)品是否優(yōu)質(zhì)， 其實項目工的收尾并