TCL地產(chǎn)公司檔案管理實(shí)施細(xì)則(暫行)20110616

1、 TCL地產(chǎn)公司檔案管理制度 TCL地產(chǎn)公司檔案管理制度（暫行）第一章 總則第一條 為了加強(qiáng)公司檔案管理工作，提高公司檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、制度化，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法、建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例（國(guó)務(wù)院令第279號(hào)）、城市建設(shè)檔案管理規(guī)定（建設(shè)部令第90號(hào)）等法律、法規(guī)及規(guī)章，結(jié)合本公司實(shí)際，制定本制度。第二條 本條例所指檔案是指公司在開(kāi)發(fā)建設(shè)和經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，包括經(jīng)營(yíng)管理、房地產(chǎn)工程、會(huì)計(jì)、實(shí)物、聲像、人事、合同、設(shè)備等方面檔案。第三條 檔案工作是公司管理基礎(chǔ)工作的組成部分，也是維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。第四條 檔案工作堅(jiān)持集中

2、統(tǒng)一的管理原則，檔案資料不允許由部門(mén)員工個(gè)人保管。第五條 公司各部門(mén)嚴(yán)格遵守本規(guī)則，維護(hù)檔案資料的完整性，保守公司機(jī)密，為公司的經(jīng)營(yíng)發(fā)展服務(wù)。第二章 檔案管理體制第六條 公司檔案的管理堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，公司總部、各項(xiàng)目部分別承擔(dān)各自業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案管理，并監(jiān)督、指導(dǎo)下屬單位的檔案管理工作。第七條 行政與人力資源部是公司檔案工作的管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)鑒定、統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織和管理公司的檔案工作。（一）制訂適應(yīng)公司實(shí)際需求的各類(lèi)文件材料的收集、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計(jì)和保密等制度以及崗位責(zé)任制。（二）對(duì)各部門(mén)業(yè)務(wù)歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（三）負(fù)責(zé)管理公司總部的檔案管理工作，對(duì)公司檔案工

3、作的整體推進(jìn)進(jìn)行統(tǒng)籌。（四）協(xié)助工程部或項(xiàng)目根據(jù)有關(guān)規(guī)定向開(kāi)發(fā)項(xiàng)目所在地市檔案館移交檔案。（五）定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清理核對(duì)和檢查，確保檔案齊全完整。第八條 各部門(mén)配備兼職檔案員，具體負(fù)責(zé)本部門(mén)形成的文件材料收集、整理和按時(shí)向行政與人力資源部移交的歸檔工作。（一）認(rèn)真執(zhí)行檔案管理和檔案收集要求，負(fù)責(zé)本部門(mén)具有保存價(jià)值文件材料的形成，收集和管理工作。（二）組織本部門(mén)人員將公司檔案歸檔范圍分類(lèi)及保管期限表屬于本部門(mén)歸檔范疇的文件、圖紙、資料，按檔案管理要求，進(jìn)行分類(lèi)、組卷、歸檔；并按歸檔時(shí)間要求及時(shí)向公司檔案室進(jìn)行移交。（三）積極配合公司檔案管理員日常的組織、協(xié)調(diào)等工作。（四）做好檔案的保密工作，防

4、止失泄密事件發(fā)生，對(duì)造成失泄者，視情節(jié)從嚴(yán)處理。（五）及時(shí)反映本部門(mén)人員對(duì)檔案工作的意見(jiàn)和要求，并按要求向檔案室提供本部門(mén)檔案利用情況。第三章 文件材料的形成與歸檔第九條 各部門(mén)應(yīng)按照公司制定的文件材料形成、收集、整理和歸檔的制度建立起與本部職能相關(guān)的檔案，凡在各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料都必須歸檔。第十條 歸檔范圍是指辦理完畢的文件材料應(yīng)當(dāng)歸檔及不應(yīng)當(dāng)歸檔范圍，凡是反映公司工作活動(dòng)，具有考查利用價(jià)值的文件均屬歸檔范圍。第十一條 歸檔時(shí)間指文件處理部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)將需要?dú)w檔的文件向檔案室移交的時(shí)間。（一）會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部歸檔保管三年后移交行政與人力資源部檔案庫(kù)。（二）經(jīng)濟(jì)合同、聲像

5、檔案由各業(yè)務(wù)部門(mén)歸檔保管一年后移交行政與人力資源部檔案庫(kù)。（三）工程預(yù)決算檔案由成本管理部歸檔保管一年后移交行政與人力資源部檔案庫(kù)。（四）工程檔案由工程部存檔。第十二條 各類(lèi)文件材料一般歸檔一式一份，比較重要的和利用頻繁的文件材料要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。第十三條 公司新購(gòu)重要設(shè)備儀器和重大項(xiàng)目的文件材料到貨時(shí)，有關(guān)專(zhuān)業(yè)部門(mén)應(yīng)會(huì)同檔案部門(mén)檢查驗(yàn)收文件材料；并及時(shí)歸檔。第十四條 公司工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議，收集獲得的文件材料要按照歸檔范圍的規(guī)定，由主要考察部門(mén)負(fù)責(zé)整理歸檔。第十五條 文件材料歸檔的基本要求（一）歸檔的文件材料必須完整且為原件。確無(wú)原件的可歸具有憑證作用的文件材料。

6、文件材料歸檔后不得更改。（二）歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映公司基本建設(shè)和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程。（三）歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)。（四）原始記錄的傳真件應(yīng)存檔，要求復(fù)印后與原件一并歸檔；（五）絕秘級(jí)以上的紙質(zhì)文件材料提交時(shí)，要求編寫(xiě)提要或摘要與原件并卷歸檔；（六）歸檔的文件材料必須標(biāo)注文檔名稱(chēng)、作者、產(chǎn)生部門(mén)、時(shí)間、密級(jí)、保密期限等；第四章 檔案管理第十六條 根據(jù)國(guó)家和有關(guān)部門(mén)檔案分類(lèi)編號(hào)的規(guī)定，編制檔案分類(lèi)大綱及各種目錄。第十七條 根據(jù)工作需要編制檔案檢索工具，編輯檔案文件匯編，匯集各種參考資料，積極主動(dòng)地開(kāi)展檔案的利用工作，為各項(xiàng)工作服務(wù)。第

7、十八條 檔案整理必須分門(mén)別類(lèi)，按其自然形成規(guī)律和內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行整理，文件材料收集完整、內(nèi)容可靠、分類(lèi)清楚、組卷合理、標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要、文件排列系統(tǒng)、保管期限劃分準(zhǔn)確、裝訂整齊。第十九條 檔案人員定期進(jìn)行清點(diǎn)檢查檔案資料，對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制。第二十條 檔案的保管要符合檔案保護(hù)技術(shù)的要求，要認(rèn)真執(zhí)行檔案庫(kù)房管理制度，做好防盜、防火、防光、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)、防污染、溫度控制等措施。第二十一條 檔案部門(mén)要認(rèn)真執(zhí)行檔案統(tǒng)計(jì)制度，根據(jù)不同需要做好各類(lèi)檔案的登記統(tǒng)計(jì)工作，準(zhǔn)確編制檔案工作基本情況，及時(shí)上報(bào)上級(jí)檔案業(yè)務(wù)部門(mén)。第二十二條 檔案的利用要按檔案利用制度執(zhí)行，檔案人員要主動(dòng)了解本公司各項(xiàng)工作對(duì)檔案的需求，積極、熱情、有目的地為利用者服務(wù)，根據(jù)需要開(kāi)展檔案的編研工作。第五章 附則第三十條 公司黨、政、工、團(tuán)檔案管理按照中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的機(jī)關(guān)檔案工作條例的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第三十一條 公司會(huì)計(jì)檔案管理按照財(cái)政部和國(guó)家