ERP系統(tǒng)管理制度

1、ERP 系統(tǒng)管理制度案登記號(hào)：ERP系統(tǒng)管理制度文件編號(hào)：版次： 受控狀態(tài)：密級(jí)： 編制 / 日期： 校對(duì)/ 日期：審核/ 日期：第一章 總則第一條：為規(guī)范公司企業(yè)資源規(guī)劃（以下簡(jiǎn)稱 ERP ）系統(tǒng)的管 理，有效實(shí)施信息化，特制定本制度。第二條： ERP 系統(tǒng)是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想， 為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)。 它將企業(yè)內(nèi)部所 有資源整合在一起，對(duì)采購(gòu)、生產(chǎn)、成本、庫(kù)存、銷售、財(cái)務(wù)、質(zhì)量 進(jìn)行規(guī)劃，從而達(dá)到最佳資源組合，取得最佳效益。第三條：ERP系統(tǒng)各崗位人員的職責(zé)管理除公司有特殊規(guī)定外，皆按本制度執(zhí)行。第四條：ERP系統(tǒng)各崗位的考核將以本制度為依據(jù)，

2、納入公司考 核體系。第五條：信管部，作為ERP系統(tǒng)的管理部門，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各項(xiàng)關(guān)系，為項(xiàng)目的實(shí)施提供資源保障。 各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性和及時(shí)性負(fù)責(zé)，和信管部一起，對(duì)整個(gè) ERP項(xiàng)目實(shí)施負(fù)總責(zé)。第二章 內(nèi)容第一條：我公司 ERP 系統(tǒng)分為采購(gòu)、銷售、應(yīng)收應(yīng)付、存貨系 統(tǒng)、生產(chǎn)管理、受托加工、委托加工、質(zhì)量管理、成本管理及集成帳 務(wù)、固定資產(chǎn)等模塊。第二條：信管部結(jié)合各部門情況制定出各模塊操作規(guī)范并說(shuō)明各 模塊主要業(yè)務(wù)流程、 各流程操作步驟和方法、 以及操作注意事項(xiàng)和常 見(jiàn)問(wèn)題解答， 用于各崗位操作參考和培訓(xùn)新進(jìn)員工， 并在使用過(guò)程中 使系統(tǒng)不斷趨向完善。第三條：操作人員在操作過(guò)程中如遇

3、到問(wèn)題應(yīng)先查詢操作手冊(cè) （軟件幫助在軟件使用界面按 F1 鍵），如不能解決，應(yīng)及時(shí)通 知信管部人員解決。第四條：信管部負(fù)責(zé)解決操作用戶提出的與系統(tǒng)有關(guān)的所有問(wèn)題 并將問(wèn)題、需求分門別類的收集、歸檔、統(tǒng)計(jì)、分析，建立起可行的 知識(shí)體系。第五條：ERP系統(tǒng)是一項(xiàng)管理的系統(tǒng)工程，具有高度上下級(jí)的關(guān) 聯(lián)性， ERP 系統(tǒng)各崗位人員都既是上層數(shù)據(jù)的使用者又是下層數(shù)據(jù)的 提供者。 對(duì)上層數(shù)據(jù)， 如發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤必須向相關(guān)人員報(bào)告并暫停與此有 關(guān)的工作，并跟蹤問(wèn)題解決情況，直至數(shù)據(jù)正確；同時(shí)做好自己這部 分?jǐn)?shù)據(jù)，為下層操作人員提供服務(wù)， 解答下層數(shù)據(jù)使用者提出的質(zhì)疑， 確保數(shù)據(jù)正確。第六條：ERP系統(tǒng)各崗位人員應(yīng)

4、保管好自己的帳號(hào)及密碼， 不得 將自己的帳號(hào)及密碼透露給他人使用。第七條： ERP 系統(tǒng)操作人員離開(kāi)工作崗位時(shí)， 必須及時(shí)退出系統(tǒng)， 避免占用系統(tǒng)模塊端口。第八條：各崗位操作人員都必須按自己所屬崗位執(zhí)行ERP相關(guān)操作，制單人員與審核人員要求不能為同一人。一）制單人員管理規(guī)定：1 、制單人員應(yīng)在指定的時(shí)間認(rèn)真、實(shí)時(shí)編制單據(jù)，編制過(guò)程中要細(xì) 心，并對(duì)自己所編制單據(jù)進(jìn)行自檢，保證單據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性；2、制單人員權(quán)限發(fā)生變動(dòng)時(shí)，xx填寫ERP用戶權(quán)限申請(qǐng)表， 交總經(jīng)理及公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，信管部的管理員在 ERF系統(tǒng)中進(jìn)行更 改。二）審核人員管理規(guī)定：l、審核人員嚴(yán)格按ERP制單任務(wù)及工時(shí)統(tǒng)計(jì)、檢查內(nèi)容

5、 對(duì)制 單人員所編單據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)審核， 并對(duì)自己的審核工作負(fù)責(zé)， 如發(fā)現(xiàn)制 單人員數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤， 應(yīng)及時(shí)調(diào)整錯(cuò)誤數(shù)據(jù)， 避免錯(cuò)誤數(shù)據(jù)影響到下 游工作部門。2 、審核人員權(quán)限發(fā)生變動(dòng)時(shí)， xx 填寫 ERP 用戶權(quán)限申請(qǐng)表 ， 交總經(jīng)理及公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，信管部的管理員在 ERP系統(tǒng)中進(jìn)行更 改。第九條：手工單據(jù)管理要求：1 、手工單允許使用的情況；1 ）當(dāng)打印機(jī)出現(xiàn)故障、停電、網(wǎng)絡(luò)不通或打印模板出錯(cuò)導(dǎo)致不能正 常打印領(lǐng)料單、采購(gòu)收貨單、進(jìn)倉(cāng)單時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知信管部，由信管 部確認(rèn)修復(fù)所需時(shí)間， 如當(dāng)時(shí)不能解決可先使用手工單據(jù)， 但單據(jù)上 需要信管部人員簽字確認(rèn)。 同時(shí)信管部應(yīng)在兩小時(shí)內(nèi)解決非硬件性故

6、 障并通知打印人員進(jìn)行打印， 將手工單據(jù)附于手工單后， 并在打印單 據(jù)上填寫相應(yīng)的手工單據(jù)號(hào)。2 ）非正常工作時(shí)間因設(shè)備出現(xiàn)緊急維修所產(chǎn)生的采購(gòu)， 應(yīng)電話請(qǐng)示 公司總經(jīng)理，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可先由相關(guān)人員手工記錄其采購(gòu)、入庫(kù)及 領(lǐng)用過(guò)程，并 12 小時(shí)內(nèi)通知相關(guān)部門核實(shí)情況， 經(jīng)確認(rèn)后在 ERP 系 統(tǒng)中補(bǔ)錄單據(jù)并打印， 同時(shí)將手工單據(jù)與打印單據(jù)一一對(duì)應(yīng)并在打印 單據(jù)上填寫手工單據(jù)號(hào)，同時(shí)通知下游崗位補(bǔ)錄ERP單據(jù)。2 、手工單據(jù)使用的流程：在允許填寫手工單據(jù)的情況下，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)安排相應(yīng)的人員填寫手工單據(jù)， 相應(yīng)的審核人員審核簽字后 方可執(zhí)行下一步操作。如該工作影響下游工作在 ERP 系統(tǒng)中的

7、執(zhí)行， 下游工作部門應(yīng)同樣先以手工單據(jù)進(jìn)行處理，此類單據(jù)應(yīng)于 12 小時(shí) 內(nèi)在ERP系統(tǒng)補(bǔ)錄完成。同時(shí)將手工單據(jù)附于打印單據(jù)后，并在打 印單據(jù)上填寫相應(yīng)的手工單據(jù)號(hào)，同時(shí)通知下游崗位補(bǔ)錄ERP單據(jù)。3 、手工單填寫要求及規(guī)范： 手工單應(yīng)經(jīng)具相應(yīng)權(quán)限審核人簽字確認(rèn)， 所有單據(jù)必須按 ERP 設(shè)定的崗位填寫完整，如果不符合要求，即： 若出現(xiàn)制單人 （錄入用戶） 與部門主管（審核用戶）為同一人的情況， 下游人員拒絕執(zhí)行并通知信管部人員， 同時(shí)由此引發(fā)的責(zé)任由單據(jù)審核人員負(fù)責(zé)。4 、若制單審核中有一個(gè)環(huán)節(jié)的人員不在崗或兩個(gè)環(huán)節(jié)的人員均不 在崗，則由該部門負(fù)責(zé)人指定該部門相應(yīng)的制單審核人員。5 、若部門

8、負(fù)責(zé)人無(wú)法指定相應(yīng)的臨時(shí)操作人員， 則由該部門負(fù) 責(zé)人同意后， 方可開(kāi)具手工單， 該部門的相關(guān)人員在回崗后應(yīng)將該手 工單于 12 小時(shí)內(nèi)錄入 ERP 系統(tǒng)，并將手工單附于補(bǔ)錄的打印單后。第十條：調(diào)整數(shù)據(jù)管理要求：1 、物料清單的定額調(diào)整： 應(yīng)由工藝人員做好調(diào)整后的物料清單經(jīng)由 部門經(jīng)理報(bào)總經(jīng)理審批后， 信管部的人員方可根據(jù)該調(diào)整更改 ERP 系 統(tǒng)內(nèi)的物料清單。2 、收發(fā)存的誤差調(diào)整： 在財(cái)務(wù)核對(duì)后找出相應(yīng)的差距經(jīng)由部門經(jīng)理 報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，信管部的人員方可在ERP系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行調(diào)整。（必 須確認(rèn)為非人為錯(cuò)誤造成的差距）第十一條：反審核單據(jù)管理要求：1 、制單人員完成操作后，審核人員進(jìn)行審核時(shí)發(fā)

9、現(xiàn)錯(cuò)誤，可及時(shí)在 部門內(nèi)刪除該錯(cuò)誤數(shù)據(jù)進(jìn)行重新制單，或要求制單人更正。2 、審核人員完成審核進(jìn)入下游單據(jù)時(shí)， 下游單據(jù)人員發(fā)現(xiàn)該單據(jù)出 現(xiàn)錯(cuò)誤， 則應(yīng)及時(shí)要求其上游單據(jù)的編制和審核人員立即更正， 并說(shuō) 明相關(guān)的原因第三章ERP系統(tǒng)資料修改流程ERP系統(tǒng)資料的修改應(yīng)嚴(yán)格按照以下流程圖有序進(jìn)行，基本分為 權(quán)限修改、貨品資料修改、往來(lái)單位修改。xx填寫相應(yīng)的申請(qǐng)表后， 由其所在部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，經(jīng)逐級(jí)審批后，方可交信管部的人員 執(zhí)行；若發(fā)生緊急情況急需修改系統(tǒng)資料， 相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)電話請(qǐng)示 主管領(lǐng)導(dǎo)，并在于12小時(shí)內(nèi)及時(shí)補(bǔ)填辦以上手續(xù)；ERP管理員未接 到主管領(lǐng)導(dǎo)的緊急通知或?qū)徟^(guò)的申請(qǐng)表不得隨意

10、修改系統(tǒng)資料，若隨意修改，造成后果及損失一律由其本人承擔(dān)。表格歸檔1 、流程說(shuō)明（包括修改貨品資料、往來(lái)單位資料、操作員權(quán)限 的增加或減少）l ）本人提出申請(qǐng)，到信管部領(lǐng)取 ERP 申請(qǐng)表。2 ）本人在申請(qǐng)表中填寫申請(qǐng)信息，其中包含部門、 xx 、申請(qǐng)日期、 申請(qǐng)?jiān)斍榈取? ）部門負(fù)責(zé)人意見(jiàn)4 ）總經(jīng)理審核意見(jiàn)5 ）公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)意見(jiàn)6 ）管理員執(zhí)行7 ） xx 確認(rèn)執(zhí)行結(jié)果8 ）信管部將該表格統(tǒng)一編號(hào)并歸檔。2 、附表表 3 -1ERP用戶權(quán)限申請(qǐng)表編號(hào)：申請(qǐng)人信息申請(qǐng)人新進(jìn)員工已過(guò)試用期未過(guò)試用期用戶名在職員工崗位變動(dòng)非崗位變動(dòng)部門崗位/職務(wù)模塊名稱單據(jù)/報(bào)表瀏覽編輯審核備注審批流程申請(qǐng)人：

11、信息管理部：總經(jīng)理：部門負(fù)責(zé)人：完成情況ERP管理員：申請(qǐng)人確認(rèn)：備注：1、本表格的申請(qǐng)流程請(qǐng)參照系統(tǒng)資料修改流程說(shuō)明 2、本表中數(shù)據(jù)內(nèi)容請(qǐng)?zhí)顚懺敿?xì)，便于有效執(zhí)行。表3-2ERP往來(lái)單位變動(dòng)申請(qǐng)表編號(hào):申請(qǐng)人信息申請(qǐng)人部門變動(dòng)類別新增修改清溝單編號(hào)往來(lái)單位簡(jiǎn)稱往來(lái)單位類型往來(lái)單位全稱地址聯(lián)系人聯(lián)系方式開(kāi)戶銀行銀行帳號(hào)備注往來(lái)單位編號(hào)供應(yīng)商 客戶供應(yīng)商 客戶申請(qǐng)人：總經(jīng)理：ERP管理員：審批流程部門負(fù)責(zé)人：公司領(lǐng)導(dǎo)：完成情況申請(qǐng)人確認(rèn)：信息管理部：備注：1、本表格的申請(qǐng)流程請(qǐng)參照系統(tǒng)資料修改流程說(shuō)明 2、本表中數(shù)據(jù)內(nèi)容請(qǐng)?zhí)顚懺敿?xì)，便于有效執(zhí)行。表3-3ERP貨品資料變動(dòng)申請(qǐng)表編號(hào)：申請(qǐng)人信息申請(qǐng)

12、人變動(dòng)事項(xiàng)新增貨品部門修改貨品請(qǐng)購(gòu)單編號(hào)貨品名稱規(guī)格單位類別備注貨品編號(hào)審批流程申請(qǐng)人：總經(jīng)理：信息管理部：公司領(lǐng)導(dǎo)：部門負(fù)責(zé)人：完成情況ERP管理員：申請(qǐng)人確認(rèn)：備注:1、本表格的申請(qǐng)流程請(qǐng)參照系統(tǒng)資料修改流程說(shuō)明。2、本表中數(shù)據(jù)內(nèi)容請(qǐng)?zhí)顚懺敿?xì)，便于有效執(zhí)行。第四章 懲罰辦法一、考核部門：信管部于次月 10 日將上月考核資料交總經(jīng)理審批后 執(zhí)行相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施。二、考核職責(zé)：1 、部門負(fù)責(zé)人考核職責(zé)：l ）業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)本部門單據(jù)錄入、審核的及時(shí)性、準(zhǔn)確性 進(jìn)行考核，并提供考核依據(jù)。2 ）財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)錄入、審核的及時(shí)性、準(zhǔn)確性進(jìn) 行考核，并提供考核依據(jù)。2 、信息管理部考

13、核職責(zé)：負(fù)責(zé)對(duì)財(cái)務(wù)及業(yè)務(wù)各模塊單據(jù)錄入、審核 的及時(shí)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行考核，并提供考核依據(jù)。三、懲罰內(nèi)容：（一）單據(jù)錄入及時(shí)性：1、ERP崗位職責(zé) 要求各部門按該時(shí) 間點(diǎn)完成， 如各項(xiàng)硬件軟件環(huán)境均運(yùn)行正常而錄單不及時(shí)， 一張單據(jù) 罰款 10 元。2 、手工單據(jù)在特殊情況下己實(shí)施完畢， 但未能在 12 小 時(shí)內(nèi)補(bǔ)錄ERP單據(jù)，則每張單據(jù)罰款10元。3 、每月 26 日，信管部清查未執(zhí)行的單據(jù)，確認(rèn)該單據(jù)屬于當(dāng) 月應(yīng)執(zhí)行但未執(zhí)行，一張單據(jù)罰款 10 元。（二）數(shù)據(jù)錄入正確性：1 、下游單據(jù)在制單過(guò)程中引用上游單據(jù)數(shù)據(jù)時(shí)， 發(fā)現(xiàn)其數(shù)據(jù)錯(cuò) 誤導(dǎo)致下游工作無(wú)法繼續(xù)， 由其通知信管部人員進(jìn)行核實(shí)情況， 如情

14、 況屬實(shí)，則每張單據(jù)罰制單人員 5元，審核人員 10 元。（三）ERP帳號(hào)權(quán)限：1 、超過(guò)部門所屬模塊使用其他部門帳號(hào)制單或?qū)徍藛螕?jù)者， 每 發(fā)現(xiàn)一次對(duì)其處以 20元/ 次罰款。（四）手工單據(jù)填寫規(guī)范性：手工單據(jù)未按管理規(guī)定要求填寫， 如制單人與主管領(lǐng)導(dǎo)屬同一人簽字，由信管部查實(shí)該情況后，制單人罰款 10 元，主管領(lǐng)導(dǎo) 20 元。（五）安全管理： ERP 系統(tǒng)各崗位人員應(yīng)保管好自己的帳號(hào)及密碼， 不得將自己的帳號(hào)及密碼透露給他人使用， 若透露給他人所造成的損 失，由透露方承擔(dān)相關(guān)的責(zé)任，同時(shí)對(duì)其處以 100 元次的罰款。（六）結(jié)賬工作或調(diào)賬：1 、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)端及財(cái)務(wù)端結(jié)賬，月結(jié)賬應(yīng)為每月 10 日下班之 前結(jié)上月帳，季結(jié)賬應(yīng)為下季度首月的 12 日下班之前結(jié)上個(gè)季度的 賬（年結(jié)賬除外），若未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成結(jié)賬的，每發(fā)生一次扣 200 元。2 、在月末結(jié)賬時(shí)，相關(guān)操作人員應(yīng)本著認(rèn)真、負(fù)責(zé)、細(xì)致的態(tài)度，積極配合，確保ERP吉賬工作的按時(shí)順利進(jìn)行。結(jié)賬過(guò)程中檢查 出的問(wèn)題以書面單形式進(jìn)行確認(rèn)，次月 10 日匯總后送交總經(jīng)辦，若 檢查出來(lái)的問(wèn)題未書面提交， 經(jīng)信管部核實(shí)， 每發(fā)生一次扣款 10 元。3 、在月末結(jié)帳時(shí)， 信管部人員未經(jīng)所屬領(lǐng)導(dǎo)