標準公文模板制作方法

1、對照標準制作模板規(guī)范格式方便應用徐州市政協(xié)徐智勇文章摘要:如何規(guī)范黨政機關行政公文的格式？如何使印發(fā)的行政公文符合國家行政機關公文處理辦法和國家行政機關公文格式國家標 準的規(guī)定?本文以黨政機關行政公文常用的紅頭文件為目標，逐一對照辦法和標準中對行政公文各要素的具體要求，詳細闡述了如何使 用微軟Word文字處理軟件制作標準行政公文模板的方法和步驟。以 供學習參考、交流探討、互助共進。相關公文格式標準1. 行政機關的公文種類：主要有命令（令）、決定、公告、通告、 通知、通報、報告、批復、函、會議紀要等。2. 部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。3. “請示”應當一文一事；一般只寫一個主送

2、機關，需要同時送 其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。4. “報告”不得夾帶請示事項。5. 人名、地名、數(shù)字、弓I文準確。弓I用公文應先引標題，后引 發(fā)文字號。引用外文應注明中文含義。日期應寫明具體的年、月、日。6. 公文的結構層次序數(shù)：第一層為“一” ，第二層為“（一）” 第三層為“ 1.”，第四層為“（1）”。如層次較少可以跨層使用，但層次 序列、序數(shù)格式不變。7. 公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞 組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用 漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。8. 標識公文橫向距離的長度單位為字。一個字指一個漢字空間。9. 標

3、識公文中縱向距離的長度單位為行。以一個標準正文字體 高度加一個標準行間空白為一基準行。10 .公文各要素標識規(guī)則：國家行政機關公文格式標準將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色 反線（含）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主 題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞（含）以下的各要 素統(tǒng)稱版記。Word公文模板制作首先打開 Word，進入 Word窗口界面。一、設置頁面國家行政機關公文處理辦法和國家行政機關公文格式）：國家標準中有關頁面的具體格式要求（以下簡稱“格式要求”公文用紙采用定量為60g/m 2 80g/m 2的膠印紙或復印紙。一 般采用A4

4、型紙，成品幅面尺寸為 210mm X297mm。公文頁邊與版心尺寸： 天頭（上白邊）為37mm ±1mm，訂口（左白邊）為28mm ±1mm ,版心尺寸為156mm X225mm （不含頁碼）。排版規(guī)格：正文使用小二號仿宋字體，一般每頁排20行，每行24個字。制作設置方法:1. 選擇“文件”菜單，選擇“頁面設置”2.選擇“紙張”附簽，選擇紙張類型為A4。3.選擇“頁邊距”附簽，選擇方向為“縱向”，將頁邊距分別設置如下：上3.7厘米、下3.5厘米、左2.7厘米、右2.7厘米。4.選擇“版式”附簽，將頁眉邊界設置為2.5厘米，頁腳邊界設置為2.2厘米。?.|xlife頁a

5、74; I垠張1版我立蓉丄JTS土工左歸£ 7±裝h燥®:心厘米*向下©專毬）5.選擇“文檔網格”附簽，單擊貞姬I紙拱I jfe式f如冋格節(jié)的起怡為皆血）-頁眉命頁肛面ffl貢不冋助首帀不叵（£） 護邊界“字體設置”TTIB 0£1'憶5屋米口闔：藝2星欹,設置“中文字體”為“仿宋”，“字號”為“小二號”。字尋刖:少二II - W爭俸迫T 鈿舊距型.a宇奴果僅）屮空字桂心'仿*衛(wèi)轉坨茜丈宇佯0 .ujfS個扛Tires Nv Bonaz所舷字字關色下劃鶴餵型電）；下尢連啟色C1.善圭號_I 目誌 5 g *j 目動 7

6、 因 旳6 .選中“指定行和字符網格”，設置“每行”為“ 每頁”為“ 20”行。24 ”個字符,頁面設置?ixI m邊SF |1實氏張II師式方向.E）欄遊匸：|1*1網格O無網格QP6只指定訂網恪TWC垂直電毎疔®）：e ctm 跨度一何體皓*1口仰用戦訕匡度（A1打琴頁；20 叮4-26跨痕：|3】，35銘二、設置頁碼制作設置方法:1. 選擇“插入”菜單，選擇“頁碼”；2. 設置“位置”為“頁面底端（頁腳）”，“對齊方式”為“外側”。3. 單擊“格式”按鈕，設置“數(shù)字格式”為全角的顯示格式，單 擊“確定”按鈕完成頁碼設置。貢碼濮式 確至 I 恥消 E直：頁ffi舔01即） 對齊方

7、式站;紳格式（£1 包含至節(jié)吊如阜*廷口¥式以'燉i1S壟片陽箭匝-f車仝薦亍側 1-1, 1皿頁凰箱井o就前節(jié)©起妬頁瑪® 一 1 E. 34.雙擊選中頁碼，將字號設置成“四號”，然后在頁碼兩邊各加上一條全角方式的短線“-”，并與頁碼之間空一半角空格。三、設置公文份數(shù)序號、密級和保密期限、緊急程度格式要求:涉及國家秘密的公文應標明密級和保密期限，密級分為“絕密”“機密”、“秘密”。其中“絕密”、“機密”級公文應標明份數(shù)序號。緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”。其中電 報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。公文份數(shù)

8、序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。用阿拉伯數(shù)碼頂格標識在版心左上角第1行。如需標識秘密等級，用小二號黑體字，頂格標識在版心右上角第 1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，在秘密 等級和保密期限之間用“”隔開。如需標識緊急程度，用小二號黑體字，頂格標識在版心右上角第 1行，兩字之間空1字；如需同時標識密級與緊急程度，密級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。制作設置方法：1. 公文份數(shù)序號：“絕密”、“機密”公文需要標識份數(shù)序號，可在公文印制完成后使用打碼機在第1行左頂格印制序號。2. 設置密級和保密期限：在第 1行設置一個右空為 0的右對

9、齊 制表符，按Tab鍵將光移至右對齊位置，輸入“秘密五年” ，秘密兩 字之間空1字，字體設置為小二號黑體。（可根據(jù)修改密級和期限）3. 設置緊急程度標識：按國家標準規(guī)定設置，根據(jù)有無密級標 識選擇緊急程度的排版位置。操作方法同上。四、設置發(fā)文機關標識格式要求:發(fā)文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發(fā)文機關以醒目美觀為原則酌定，但是最大不能等于或大于 22mm xi5mm。發(fā)文機關標識應當使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱;聯(lián)合行文，政協(xié)制市委員會文化緒鋰1 *行和勺更時中立版盍Of止訓淡創(chuàng)*L!：r1正皿fV左咼-0翔Jt呈"B:右但）：0于哥1；旳V1Jl 'V可；

10、0冗走只了丈梧網時，則a電磁右締進叨|逼距母（11n ir:,CEE 即；設 SfS®：廝后（tv0 廳:'let碇c 1I t r J - ill j 'I巨?0昊応義了丈售網粒刖冇齊阿膽如主辦機關排列在前。制作設置方法：1. 在版心第3行輸入發(fā)文機關標識，如“xxx委員會文件”。2. 設置該行文字字體為“小標宋”，字體顏色為“紅色”，字號為 “60磅”,字符縮放比例為66% （縮放比例可根據(jù)字數(shù)多少進行調整，以美觀大方為準則）。，設置段落行距為“固定值 85磅”。3. 設置該段落為“分散對齊”五、設置發(fā)文字號格式要求:發(fā)文字號由機關代字、年份和序號組成。聯(lián)合行文，

11、只標明主辦 機關發(fā)文字號。發(fā)文字號用三號仿宋字體，居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應標全稱，用六角括號“”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。上報的公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空 1字；簽發(fā)人后標全角冒號，冒 號后用二號楷體字標識簽發(fā)人姓名。上行文應當注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中，“請示”應當在附注 處注明聯(lián)系人的姓名和電話。制作設置方法：”。注：必須是六角“”括號，而不能是“”括號。 選擇“插入”一-“符號”一-“符號” 、“”后，將光標置于準備插入的地方，1. 發(fā)文機關標識下空一標準正文行，輸入發(fā)文字號，如“徐

12、政協(xié) 20063號” Z 、/厲冃亠么“ ”口 KF"冃“2. 六角符號插入方法： 附簽，找到六角符號“” 單擊“插入”按鈕即可。設置字體為仿宋，字號為3號。3. 設置該行文字居中；政協(xié)徐州市委員會文件'4. 如果是上行文，還需要標識簽發(fā)人姓名。設置上行文發(fā)文字號和簽發(fā)人標識：設置發(fā)文字號為左對齊空一 字符；設置一個右空1字符的右對齊制表符，按 Tab鍵將光移至右對 齊處，輸入“簽發(fā)人：李建國”，并設置 “李建國”三字為二號楷體字。（可按此方法另行制作一個上行公文模板）六、設置紅色分隔反線格式要求:發(fā)文字號之下4mm處印制一條與版心等寬的紅色反線。制作設置方法：1 .首先選中

13、“視圖”一一“工具欄”一一“繪圖” ，單擊“繪圖”工具條的直線工具，鼠標會變成“十”字形，左手按住鍵盤Shift鍵,右手拖動鼠標從左到右劃一條水平線。2. 選中該直線，在直線上單擊右鍵，選擇“設置自選圖形格式”： 反線的屬性要在這里進行設置。,“虛實”“ 2 磅”。“寬度”為“15.6cm”。“高級”按鈕，設置“水平對齊”方 ;設置“垂直對齊”方式為絕對位置,3. 選擇“顏色和線條”附簽，設置“顏色”為“紅色”設置為“實線”，“粗細”設置為4. 選擇“大小”附簽，設置5. 選擇“版式”附簽，單擊 式為“居中”、相對于“頁邊距”絕對位置選擇“頁邊距”、“下側7.7厘米”。I增無4fy*iLJrl

14、SinX<bq0S6用(1E 口* TWJQt)選頂幻副*6?誨盹凰0 兀 LTa*®函表樋*査松中enf式cn七、設置公文標題格式要求:公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類,般應當標明發(fā)文機關。行政機關的公文種類主要有命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、報告、批復、函、會議紀要等。“請示”應當一文一事?！皥蟾妗辈坏脢A帶請示事項。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,般不用標點符號。標題一般位于發(fā)文字號下空兩行，使用二號小標宋字體，分一行 或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。制作設置方法:1. 在發(fā)文字號下空2行，輸入標題內容。多

15、行標題回行時，要做 到詞意完整，排列對稱，間距恰當。2. 設置標題文字為二號小標宋字體，居中排列。3. 對標題段落進行如下設置： 選中標題段落，去除段落設置標簽 “如果定義了文檔網格， 則對齊網格”項前面方框中的對勾。（如果不設置此項，則多行標題段落之間的行距過大）正文文本V宇符11口宇符右®0如果定艾了文檔網格，則目動調整右縮進） 間距段前；0行行馳.設置值:0行和單倍行距 V 段后：樣式的K診落間不涵初空格on如杲諏了:ST檔網格I則對齊網格地）八、設置主送機關格式要求:主送機關指公文的主要受理機關， 應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、 統(tǒng)稱。標題下空1行，左側頂格用小二號仿宋字體標識

16、，回行時仍頂格;最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文 首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、 抄送之上，標識方法同抄送。制作設置方法：公文標題下空1標準正文行，左側頂格，輸入主送機關名稱加全 角冒號；設置字體為小二號仿宋，回行時仍頂格。九、設置公文正文格式要求:正文一般使用小二號仿宋字體，位于主送機關名稱下一行，每自 然段首行左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。人名、地名、數(shù)字、弓I文準確。弓I用公文應先引標題，后引發(fā)文 字號。弓I用外文應注明中文含義。日期應寫明具體的年、月、日。應當使用國家法定計量單位。公文的結構層次序數(shù)：第一層為“一”，第

17、二層為“（一）”，第三 層為“ 1.”，第四層為“（1）”。如層次較少可以跨層使用，但層次序 列、序數(shù)格式不變。文內使用非規(guī)范化簡稱，應先用全稱并注明簡稱。使用國際組織 外文名稱或其縮寫形式，應在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、 慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字 外，應當使用阿拉伯數(shù)字。制作設置方法：正文設置的主要原則：主送機關名稱下一行，每自然段首行左空 兩字，回行頂格；公文正文主體使用小二號仿宋字體，文內各級標題 及需要重點突出的可設置其他字體標識。正文字體一般不使用加粗。十、設置附件標識格式要求:公文如有

18、附件，在正文下空 1行左空2字用小二號仿宋字體標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼（如:“附件：1. XXXX；;附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，就在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā) 文字號并在其后標識“附件”（或帶序號）。制作設置方法：公文如有附件，則在正文下空 1行左空2字，輸入“附件”加全 角冒號，然后輸入附件名稱；附件如有序號則使用阿拉伯數(shù)碼；附件 名稱后不加標點符號。如：附件：1 .XXXX卜一、設置成文時間格式要求:單一機關

19、制發(fā)公文的成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行 文以最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)日期為準。電報以發(fā)出日期為準。單一機關制發(fā)公文在落款處不署發(fā)文機關的名稱，只標識成文時間。用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“O”，如“二OO六年三月 十八日”。公文印制完成后需加蓋發(fā)文機關印章。單一機關制發(fā)公文的成文時間右空 3字，與正文之間空3行。當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調整行距、 字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此 頁無正文”的方法解決。制作設置方法：1 .在正文（或附件名稱）下空 3行，按照公文簽發(fā)日期輸入成文 時間（注：“O”不能輸入為數(shù)字“ 0”和字母“ 0

20、”，應使用輸入法軟鍵盤中的“單位符號”輸入或使用插入符號的方法輸入）2. 設置成文時間為右對齊空 3字。（可在段落格式中設置右縮進）xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。4二Ox X 年X 月 X 0 d十二、設置主題詞標識格式要求:公文版記應置于公文最后一頁（圭寸四），版記的最后一個要素置于 最后一行。公文版記各要素之間均加一條反線，寬度同版心。公文應當標注主題詞。上行文按照上級機關的要求標注主題詞?！爸黝}詞”用小二號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用小二號小標宋體字；詞目之間空1字。制作設置方法：1. 輸入“主題詞”后加全角冒號；

21、設置字體為小二號黑體。2. 輸入詞目，詞目之間空 1字；設置字體為小二號小標宋。十三、設置抄送單位標識格式要求:抄送機關指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關，應當 使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。公文如有抄送，在主題詞下1行左空一字，用3號仿宋字體標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間用頓號隔開， 回行時與冒號后的 抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后加標句號。如主送機關移至主 題詞之下，應該標識在抄送機關之上，標識方法同抄送機關。制作設置方法：1. 選擇“表格”菜單，“插入” 一個行2、列1的表格；2 .選中表格，右鍵選擇表格屬性，設置表格寬度為15.6厘米,橫向居中；選擇“邊框和底紋”按鈕，在“預覽”窗中將每行的橫線 選中，豎線取消。3. 在表格第1行左空1字輸入“抄送”加全角冒號，后面輸入抄 送單位名稱，設置字體為三號仿宋。4. 拖動標尺調整懸掛縮進， 使回行后的文字與冒號后的抄送機關 名稱對齊。（可加按Alt鍵微調）十四、設置印發(fā)機關和印發(fā)時間標識格式要求:印發(fā)機關和印發(fā)時間位于抄送機關之下（無抄送機關位于主題詞 之下）占1行位置，用3號仿宋字體。印發(fā)機關左空 1字，印發(fā)時間 右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。制