測繪成果資料檔案管理制度通用

1、測繪成果資料檔案管理制度 * 有限公司 二0五年六月 目錄測繪成果資料檔案管理制度 為規(guī)范測繪成果及資料檔案的管理， 確保測繪成果、資料檔案的安全， 促進(jìn)測繪成果的廣泛應(yīng)用和檔案信息化建設(shè)， 根據(jù)中華人民共和國 檔案法、中華人民共和國測繪成果管理?xiàng)l例并結(jié)合本公司有關(guān) 規(guī)定制定本制度。 第一章測繪成果資料歸檔制度 第一條測繪成果及資料檔案根據(jù)國家要求， 制定歸檔范圍及保管 限期表。 第二條測繪成果及資料檔案必須按要求及一定的編號(hào)原則進(jìn)行編號(hào) 歸檔；歸檔的資料應(yīng)當(dāng)齊全、完整，分類整理立卷，案卷首頁為案卷 文件目錄并編制檔案著錄卡， 案卷標(biāo)題簡明確切， 案卷質(zhì)量符合國家 有關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。 第三條不得

2、擅自改變檔案分類、組卷、編號(hào)方法。 第四條對歸檔的成果資料應(yīng)做好完整的登記表登記， 并錄入計(jì)算 機(jī)中以便查閱，同時(shí)將登記表進(jìn)行統(tǒng)一管理保存。 第五條長期保存的資料檔案禁止使用紅墨水、 純蘭墨水、圓珠筆、 復(fù)寫紙書寫，只能用蘭黑墨水、碳素墨水書寫，以利長期保存。 第六條成果及資料檔案的接收、移交，必須附有清單，嚴(yán)格清點(diǎn)和履 行簽字手續(xù)并填寫移交（接收）登記簿。 第七條數(shù)據(jù)載體每年輪流抽取不少于 5%5%讀取檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)更 換載體或恢復(fù)搶救。 第八條接收的檔案必須及時(shí)整理、組卷、歸檔、入庫。當(dāng)年接收的檔 案必須當(dāng)年完成歸檔工作。 第九條所有檔案必須登記，詳細(xì)到文件級(jí)，盡量用數(shù)據(jù)庫或電子表格

3、進(jìn)行登記。 第十條保密、防蟲、防霉、防盜工作，定期檢查檔案保管狀況，對破 損、變質(zhì)檔案資料及時(shí)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)并提出處理意見。 第十一條各部門必須設(shè)專職或兼職人員管理測繪資料，做到職責(zé)分 明，并應(yīng)設(shè)置資料室和鐵柜，存放測繪資料。 第十二條將測繪成果資料檔案工作列入總工辦工作日程， 并由總工辦 或其指派人員對檔案管理工作進(jìn)行定期或不定期檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題 并協(xié)調(diào)解決。 第二章測繪成果資料檔案借閱制度 第一條為了開發(fā)檔案信息資源和企業(yè)的發(fā)展，更好地為社會(huì)主義 建設(shè)服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國檔案法、 中華人民共和國檔案 法實(shí)施辦法，結(jié)合本公司有關(guān)規(guī)定，制定本制度。 第二條檔案室應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作的需要，編制必要的目

4、錄、卡片、索 引等檢索工具，編輯檔案文件匯編和各種檔案參考資料， 積極開發(fā)檔 案信息資源，為公司服務(wù)。 第三條檔案室保管的檔案，主要供本單位利用，不屬于開放利用 范圍。對外提供利用須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 第四條對各類檔案均按規(guī)定的查閱范圍提供利用，查閱人員要如 實(shí)說明查檔的目的和內(nèi)容，符合查閱條件的辦理手續(xù)后，方可查閱， 且只能在檔案閱覽室查閱。特殊情況需借出的閱覽者，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo) 批準(zhǔn)。 第五條本單位工作人員借閱本人職能范圍內(nèi)的檔案，辦理借閱登 記手續(xù)后方可借閱；借閱本人職能范圍外的檔案須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或檔案 管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可借閱。 第六條利用者借閱檔案，須辦理借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登記表 和檔

5、案利用效果登記。借閱機(jī)密、絕密檔案材料，需經(jīng) 主管經(jīng)理及保 密責(zé)任人簽署意見，報(bào)總經(jīng)辦批準(zhǔn)后方可借閱。 第七條利用檔案一般在檔案室查閱，確需外借利用者，須經(jīng)檔案 公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。會(huì)計(jì)檔案借閱，不得拆散原卷冊，并按期歸還。 第八條利用者必須注意保護(hù)檔案，不得拆散案卷，不得折疊文件， 不得在文件上圈點(diǎn)、勾劃或作其它標(biāo)記，不得污染文件。未經(jīng)許可， 不得轉(zhuǎn)借他人和隨意復(fù)制、摘抄檔案。 第九條科技檔案項(xiàng)目的臘底圖、計(jì)算單、概、預(yù)、決算檔案，概 不外借；確需復(fù)制件的，須經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并進(jìn)行登記，用畢后 需將復(fù)制件交回檔案室處理。 第十條 未經(jīng)檔案管理人員同意，不得摘抄、拍照、復(fù)制所查檔 案內(nèi)容，其中涉密

6、內(nèi)容需抄錄、復(fù)制，要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，且只能在 檔案閱覽室內(nèi)進(jìn)行，利用者對涉密內(nèi)容要負(fù)責(zé)保密。 第十一條測繪成果及資料檔案利用者， 對所借檔案要妥善保管，不得 轉(zhuǎn)借、遺失、拆散或損毀檔案，不準(zhǔn)拆卷、抽頁，不得在檔案原件上 劃線、加注、勾抹、涂改、圈劃、污損等，未經(jīng)許可，不得摘抄或復(fù) 制檔案，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。 第十二條借閱國家密級(jí)測繪成果，不得擅自復(fù)制。確因工作需要復(fù)制 的，須經(jīng)國家密級(jí)測繪成果提供部門批準(zhǔn)，并按原密級(jí)進(jìn)行管理。 第十三條查閱者應(yīng)按規(guī)定及時(shí)清退檔案， 清退檔案時(shí)，檔案人員 必須當(dāng)面嚴(yán)格檢查核對，如發(fā)現(xiàn)與原卷冊不符，須酌情處理。 第十四條查閱者必須保守檔案機(jī)密，凡損壞檔案

7、和私自泄露檔案 內(nèi)容，給國家、公司（集體）、個(gè)人造成損失和惡劣影響的，應(yīng)按檔 案法和檔案法實(shí)施辦法的有關(guān)規(guī)定辦理，情節(jié)嚴(yán)重的要追究其 法律責(zé)任。 第十五條檔案室應(yīng)注意搜集檔案利用效果反饋信息，不斷總結(jié)開 發(fā)利用檔案的經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步做好檔案開發(fā)利用工作。 第三章檔案室管理制度 第一條為了確保檔案的安全，最大限度地延長檔案的使用壽命， 使檔 案更好地為社會(huì)和公司服務(wù)，特制定本制度。 第二條保管檔案必須有專用庫房，并設(shè)專人負(fù)責(zé)管理。庫房內(nèi)應(yīng)采取 有效的防護(hù)措施，保證檔案安全。 第三條檔案室是保管檔案專用區(qū)域，任何人不得在檔案室內(nèi)存放與檔 案管理無關(guān)的物品。 第四條檔案柜（架）排列應(yīng)與窗戶垂直，柜（架）

8、與柜（架）、柜（架） 背與墻壁保持一定的距離。 第五條檔案案卷按檔案門類和載體進(jìn)行各項(xiàng)目錄編制規(guī)定（總目錄、 分類目錄、卷內(nèi)目錄等）科學(xué)分類、排列、編號(hào)入柜（架），有序管 理，不得任意挪動(dòng)案卷的位置。案卷調(diào)出利用或加工整理， 返還時(shí)必 須及時(shí)歸回原處。 第六條檔案進(jìn)出庫房，要建立嚴(yán)格的登記制度，包括檔案收進(jìn)入庫， 庫存檔案調(diào)出室外及日常的調(diào)閱、歸還。 第七條對新接收入庫檔案要嚴(yán)格檢查， 對有蟲蛀、發(fā)霉及其它問題的 檔案須經(jīng)科學(xué)處理后方可入庫。 第八條檔案室內(nèi)應(yīng)備有溫濕度計(jì)和記錄本 （簿），堅(jiān)持每日觀察記錄， 做好溫濕度調(diào)控工作， 維持良好的保管環(huán)境并 不斷改善保管條件， 檔 案庫房內(nèi)應(yīng)當(dāng)安置溫

9、濕度計(jì)。 環(huán)境的溫濕度應(yīng)相對穩(wěn)定， 庫房的溫度 應(yīng)控制在 1414- -24 24 C之間，相對濕度應(yīng)控制在 4040- -60 60 %之間。 第九條光盤或磁介質(zhì)檔案應(yīng)用防磁檔案柜存放。 第十條檔案庫房應(yīng)設(shè)有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高 溫、防強(qiáng)光等“八防”的設(shè)備和措施，宣傳貫徹上級(jí)有關(guān)安全防火的 規(guī)章制度， 樹立防火意識(shí)。 第十一條檔案室管理人員每年春末在檔案柜 （架）內(nèi)置放防蟲藥品， 并定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn) 情況 及時(shí)處理。 第十二條檔案室 應(yīng)安裝防火防盜裝置，置放滅火器材，加強(qiáng)防火、防 盜工作。檔案室周圍要滅絕火源， 下班時(shí)要關(guān)閉電閘。 室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙， 嚴(yán)禁將易燃易爆物品帶入

10、檔案室。 第十三條要經(jīng)常檢查庫房有無火災(zāi)隱患，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告， 以便采取有效措施，防患于未然。 第十四條定期檢查消防器材并定點(diǎn)放置， 管理人員要了解其性能并能 熟練使用。 第十五條檔案室管理人員必須保持檔案室的安 保性能，不得損壞任何 安全設(shè)施。 檔案室內(nèi)的白熾燈不得任意更換成日光燈， 不得自行任意 變動(dòng)照明線路。 第十六條不準(zhǔn)擅自安裝電器開關(guān)和其他電器設(shè)備， 嚴(yán)禁亂接、 亂搭臨 時(shí)線。 第十七條 檔案室 照明不采用自然光源，防光窗簾（或遮陽板）不 得隨意拉開 第十八條檔案入庫前必須消毒除塵。要定期做好室內(nèi)清潔衛(wèi)生工 作。 第十九條檔案的存放和提取利用均由檔案室管理人員進(jìn)行， 其他 人

11、未經(jīng)允許不得隨意進(jìn)出檔案室。 第四章檔案工作人員要求 第一條認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹檔案法及保密制度，嚴(yán)格執(zhí)行檔 案工作的規(guī)章制度，了解檔案工作方針，掌握檔案管理工作的基本技 能。 第二條檔案管理人員簽署保密協(xié)議。 第三條忠于職守，負(fù)責(zé)完成測繪成果及資料檔案的收集、整理、 保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)具體工作。 第四條積極開發(fā)檔案信息，編制各類檔案檢索工具及參考資料， 為生產(chǎn)、科研等各項(xiàng)工作服務(wù)。 第五條負(fù)責(zé)檔案借閱登記和利用效果收集工作。 第六條負(fù)責(zé)檔案庫房的管理，做好“八防”工作，確保檔案的完 整與安全。 第七條熟悉館藏，做好檔案利用工作，積極主動(dòng)熱情為用戶提供 服務(wù)。 第八條積極參加各種檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)

12、， 不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì) 和崗位工作質(zhì)量。 第九條加強(qiáng)團(tuán)結(jié)協(xié)作，遵守工作紀(jì)律，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)工作制度。 第十條嚴(yán)格遵守保密制度，做好公司秘保證公司的機(jī)密安全。 第五章檔案鑒定銷毀工作規(guī)定 第一條為了優(yōu)化檔案室藏檔案，加強(qiáng)檔案的保管和有效利用，按 照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對己超過保管期限的檔案， 應(yīng)本著“審查從 細(xì)、留存從寬”的原則，及時(shí)進(jìn)行鑒定銷毀工作。 第二條檔案鑒定銷毀工作必須在本公司檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組的領(lǐng) 導(dǎo)下進(jìn)行，小組成員由主管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)職能負(fù)責(zé)人及檔案室 人員組成。具體工作由檔案部門和與形成檔案內(nèi)容有關(guān)的職能部門共 同進(jìn)行。 第三條測繪工程鑒定檔案必須按照公司頒布的 檔案保管期限表

13、進(jìn) 行。 第四條 鑒定檔案采用直接鑒定法，以案卷為單位，對檔案的內(nèi) 容、名稱、來源、完整準(zhǔn)確率程度等，逐卷、逐件、逐頁地進(jìn)行審查 鑒定。對重新考證、修訂的應(yīng)在案卷備考表中說明。對鑒定結(jié)果要寫 書面報(bào)告。需延長保管期限的案卷，要在有關(guān)目錄及案卷備考表中注 明。 第五條 銷毀檔案必須從嚴(yán)掌握。慎重從事。鑒定結(jié)束后，對確 無保存價(jià)值需要銷毀的檔案，應(yīng)登記造冊，編制銷毀清冊，提出銷毀 報(bào)告，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案室審查后簽字蓋章，報(bào)公司審批或備案，再 銷毀。 第六條 銷毀檔案要派兩人以上監(jiān)銷，并在指定地點(diǎn)銷毀，防止 檔案遺失和泄密。銷毀人、監(jiān)銷人、批準(zhǔn)人、鑒定小組人員均應(yīng)在銷 毀清冊上簽字，以示負(fù)責(zé)。 第七

14、條 對保管期滿但屬國家重大工程項(xiàng)目的測繪檔案，要根據(jù) 需要適當(dāng)延長保管期限。 第八條 應(yīng)銷毀的檔案不得改作它用或以廢紙出售。 第九條銷毀國家密級(jí)圖紙或測繪成果，必須經(jīng)省測繪行政管理 部門批準(zhǔn)。 第十條 被銷毀的檔案必須與銷毀清冊無誤，為防止遺失和泄密， 嚴(yán)禁將檔案賣給廢舊物資收購部門或收購人員。 檔案被銷毀后，監(jiān)銷 人員須在銷毀清冊上簽字確認(rèn)，以示負(fù)責(zé)。 第十一條 鑒定報(bào)告、銷毀清冊及審批文件，應(yīng)存檔保存。 第六章資料檔案復(fù)制制度 第一條為了保守資料檔案機(jī)密，維護(hù)黨、國家和公司的利益，做 好檔案復(fù)制利用工作，發(fā)揮檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制 度。 第二條檔案復(fù)制由專人嚴(yán)格按照復(fù)制制度執(zhí)

15、行。 第三條檔案復(fù)制工作人員必須遵守檔案保密守則，維護(hù)檔案的絕 對安全。復(fù)制一般檔案，需經(jīng)檔案室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，才能辦理復(fù)制登記 手續(xù)和復(fù)制。并確保復(fù)制質(zhì)量。非檔案工作人員謝絕參觀。 第四條檔案室一般不向借閱者提供機(jī)密和科技檔案的概、 預(yù)、決 算檔案的復(fù)制件；確需要復(fù)制件的，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并進(jìn)行登記， 用畢后需將復(fù)制件交回檔案室處理。 第五條借閱者需要復(fù)制檔案時(shí)，必須說明利用的目的和范圍，不 得要求復(fù)制與利用目的、范圍無關(guān)的檔案，尤其是機(jī)密檔案。 第六條檔案復(fù)制工作人員必須遵守復(fù)制機(jī)械的操作、保養(yǎng)規(guī)程， 時(shí)刻關(guān)注復(fù)制機(jī)械運(yùn)作狀態(tài)，注意保養(yǎng)。 第七章檔案統(tǒng)計(jì)工作規(guī)定 第一條檔案統(tǒng)計(jì)包括檔案數(shù)量、保

16、管狀況、鑒定情況、利用情況 及檔案部門基本情況的統(tǒng)計(jì)，檔案部門要建立上述各種情況的登記 簿，定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。 第二條各類檔案的統(tǒng)計(jì)由分管的檔案人員負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)， 檔案統(tǒng)計(jì)工 作的匯總表，由單位分管領(lǐng)導(dǎo)指定專人負(fù)責(zé)填報(bào)。 第三條要保證統(tǒng)計(jì)資料的準(zhǔn)確性，系統(tǒng)性和及時(shí)性，做到完整、 連續(xù)、報(bào)送及時(shí)。 第四條對于上報(bào)的檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，由本單位主管負(fù)責(zé)人和統(tǒng)計(jì)人 員簽字并對統(tǒng)計(jì)資料、報(bào)表的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。 第五條定期統(tǒng)計(jì)檔案利用情況，每年年末統(tǒng)計(jì)當(dāng)年檔案借閱人 次、卷數(shù)，總結(jié)檔案利用效果。 第六條各類檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表及綜合統(tǒng)計(jì)表，均要保留一份存檔備 查。 第八章檔案保密制度 第一條為了保守檔案機(jī)密，維護(hù)黨、國家、人

17、民和企業(yè)的利益， 嚴(yán)格執(zhí)行保密法、檔案法，確保檔案的完整與安全。 第二條檔案文件密級(jí)的界定、變更、解密，必須嚴(yán)格按照國家規(guī) 定執(zhí)行。 第三條檔案密保存的檔案不屬于開放利用的范圍， 只限于公司職 工利用，不對外提供利用。外單位需要查閱、利用者，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo) 批準(zhǔn)。 第四條查閱、利用檔案，必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)。利用者須持本 公司介紹信（查閱科技檔案須經(jīng)本公司總工程師批準(zhǔn)），跨單位或部 門查閱檔案。須同時(shí)經(jīng)歸檔部門領(lǐng)導(dǎo)的同意，借閱機(jī)密檔案，須經(jīng)分 管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 第五條 利用者借閱檔案必須說明利用的目的和范圍， 不得要求查 閱與利用目的、范圍無關(guān)的檔案，尤其是機(jī)密檔案。 第六條 利用者必須維護(hù)檔案機(jī)密的安全， 不得在個(gè)人存儲(chǔ)設(shè)備或 其他記錄工具等私人用品上記錄檔案機(jī)密。不得擴(kuò)散檔案機(jī)密。 第七條 檔案案卷只限于在閱覽室閱讀， 未經(jīng)許可不得抄錄檔案內(nèi) 容。確需借出檔案，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，借出檔案須按時(shí)歸還。 第八條 非檔案工作人員，嚴(yán)禁進(jìn)入檔案庫房。 第九條 非檔案人員必須注意檔案庫房門窗的關(guān)閉情況和防火工 作。尤其是在重大節(jié)假日，檔案人員更應(yīng)做好安全保密工作。 第十條 任何