金堡中學(xué)內(nèi)宿數(shù)字化管理初探

1、2010年潮陽區(qū)現(xiàn)代教育技術(shù)參考論文金堡中學(xué)內(nèi)宿數(shù)字化管理初探【摘 要】隨著信息技術(shù)的日益普及，校園的數(shù)字化管理也提到了一個(gè)新的高度。如何利用信息技術(shù)的數(shù)字化優(yōu)勢(shì)對(duì)校園進(jìn)行無紙辦公，減輕管理的難度，是我校提出的一個(gè)新挑戰(zhàn)。本文采用ASP、數(shù)據(jù)庫等信息技術(shù)知識(shí)制作一個(gè)適合金堡中學(xué)內(nèi)宿的管理系統(tǒng)，將內(nèi)宿生的個(gè)人資料、請(qǐng)假及違紀(jì)情況等轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息進(jìn)行統(tǒng)籌管理，并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，能比較客觀、公正的反映內(nèi)宿生的學(xué)習(xí)生活狀況，初步探索金堡中學(xué)內(nèi)宿管理的數(shù)字化模式?！娟P(guān)鍵詞】?jī)?nèi)宿管理、數(shù)字化、ASP、數(shù)據(jù)庫一、引言金堡中學(xué)作為一所新興的半寄宿制學(xué)校，建校以來隨著學(xué)校的快速發(fā)展，內(nèi)宿生的規(guī)模也在逐漸壯大，學(xué)校

2、內(nèi)宿生人數(shù)由幾十個(gè)發(fā)展到現(xiàn)在的兩千多。因此，內(nèi)宿的日常管理具有工作量大、復(fù)雜性、繁瑣性等特點(diǎn)，例如：需要安排請(qǐng)假、違紀(jì)、來訪登記、衛(wèi)生值日等工作及記錄情況；需要管理內(nèi)宿生的個(gè)人信息、請(qǐng)假信息、違紀(jì)信息、來訪登記信息等；需要對(duì)某些信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)及作出分析等。鑒于此，我們確立此課題進(jìn)行研究探討，希望利用信息技術(shù)數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)來解決這個(gè)難題，探索出一套適合本校校情的內(nèi)宿數(shù)字化管理系統(tǒng)。二、數(shù)字化管理、ASP、數(shù)據(jù)庫簡(jiǎn)介1、數(shù)字化管理數(shù)字化管理是指利用計(jì)算機(jī)、通信、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，通過統(tǒng)計(jì)技術(shù)量化管理對(duì)象與管理行為，實(shí)現(xiàn)研發(fā)、計(jì)劃、組織、生產(chǎn)、協(xié)調(diào)、銷售、服務(wù)、創(chuàng)新等職能的管理活動(dòng)和方法。它的特點(diǎn)是簡(jiǎn)單、客觀

3、、會(huì)說話、速度快、國(guó)際化。那么在金堡中學(xué)內(nèi)宿管理中，應(yīng)該如何進(jìn)行量化，才能達(dá)到數(shù)字化管理呢？我們是這樣考慮的：例如一個(gè)叫李強(qiáng)的男生，家在潮陽關(guān)埠，就讀于高一（2）班，住在潤(rùn)德樓415室8號(hào)床，我們將其描述為（李強(qiáng)，男，高一（2）班，潤(rùn)415，8，潮陽官埠），將其量化為姓名、性別、班級(jí)、宿舍號(hào)，床號(hào)、家庭住址。因此了解量化含義的人可以通過剛才的描述，知道其姓名叫李強(qiáng)，性別是男，所讀的班級(jí)是高一（2）班，住宿的地方是潤(rùn)德樓415室8號(hào)床，家庭住址在潮陽關(guān)埠。這樣，就將學(xué)生的信息進(jìn)行了量化，從而達(dá)到數(shù)字化管理的目標(biāo)。2、ASPASP是Active Server Page的縮寫，意為“動(dòng)態(tài)服務(wù)器頁面”

4、。ASP是微軟公司開發(fā)的代替CGI腳本程序的一種應(yīng)用,它可以與數(shù)據(jù)庫和其它程序進(jìn)行交互，是一種簡(jiǎn)單、方便的編程工具。采用asp作為數(shù)字化的編程語言，主要有以下這幾個(gè)方面的考慮：（1）我校內(nèi)宿生的住宿樓有兩棟，且內(nèi)宿和夜修是分開管理，因此單機(jī)的系統(tǒng)很難滿足要求，必須采用聯(lián)網(wǎng)操作；（2）asp服務(wù)器的架設(shè)比較快，系統(tǒng)處于局域網(wǎng)內(nèi)，安全性降低，易于維護(hù)；（3）掌握asp比較容易上手，制作速度比較快；（4）對(duì)服務(wù)器和客戶端的配置要求較低，可以降低費(fèi)用，（5）采用B/S(服務(wù)器/客戶端)模式，方便內(nèi)宿信息的統(tǒng)籌管理。3、數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)庫是“按照數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)來組織、存儲(chǔ)和管理數(shù)據(jù)的倉庫”。在日常管理工作中，常常需

5、要把某些相關(guān)的數(shù)據(jù)放進(jìn)這樣的“倉庫”，并根據(jù)管理的需要進(jìn)行相應(yīng)的處理。例如，內(nèi)宿生的基本情況(內(nèi)宿編號(hào)、姓名、性別、班級(jí)、宿舍、床號(hào)、住宿日期、退宿日期等)存放在表中，這張表就可以看成是一個(gè)數(shù)據(jù)庫。有了這個(gè)"數(shù)據(jù)倉庫"我們就可以根據(jù)需要隨時(shí)查詢某內(nèi)宿生的基本情況。 三、金堡中學(xué)內(nèi)宿數(shù)字化管理系統(tǒng)的制作制作數(shù)字化管理系統(tǒng)時(shí)，一般應(yīng)該從以下幾個(gè)步驟入手： 需求分析數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)編程運(yùn)行調(diào)試1、需求分析：所謂"需求分析"，是指對(duì)要解決的問題進(jìn)行詳細(xì)的分析，弄清楚問題的要求，包括需要輸入什么數(shù)據(jù)，要得到什么結(jié)果，最后應(yīng)輸出什么。它包括功能需求、功能需求描述、系統(tǒng)平臺(tái)

6、選擇。（1）功能需求：對(duì)一些跟本系統(tǒng)相關(guān)的人員進(jìn)行訪談，調(diào)查他們對(duì)系統(tǒng)將要實(shí)現(xiàn)的功能有什么要求相關(guān)人員功能要求學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)1、 保密性：對(duì)哪些人該開放哪些權(quán)限必須有限制；2、 準(zhǔn)確性：對(duì)內(nèi)宿生的信息必須要準(zhǔn)確，應(yīng)該可以實(shí)時(shí)進(jìn)行更新3、 可修改性：當(dāng)系統(tǒng)錯(cuò)誤時(shí)可以快速的進(jìn)行維護(hù)調(diào)試內(nèi)宿管理老師夜修管理老師1、 方便：登記信息時(shí)要方便2、 可操作：操作時(shí)不要出現(xiàn)訪問不了，或訪問錯(cuò)誤的情況發(fā)生3、 查詢的完整性：可以按班級(jí)，宿舍，性別，年級(jí)，姓名等多種方式進(jìn)行查詢4、 統(tǒng)計(jì)：可以進(jìn)行內(nèi)宿生人數(shù)的統(tǒng)計(jì)，空宿舍，空床位，違紀(jì)情況，請(qǐng)假情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)內(nèi)宿生方便查詢，實(shí)時(shí)更新，定期公布（2）功能需求描述：在對(duì)用戶

7、的需求進(jìn)行了分析以后，規(guī)定了以下模塊來適應(yīng)用戶的要求。（在此選取請(qǐng)假登記模塊為例）請(qǐng)假登記模塊請(qǐng)假登記銷假登記查詢請(qǐng)假刪除請(qǐng)假請(qǐng)假次數(shù)統(tǒng)計(jì)（3）系統(tǒng)平臺(tái)選擇：由于考慮到是整個(gè)校園網(wǎng)內(nèi)的用戶都可以訪問，所以必須架設(shè)服務(wù)器，服務(wù)器必須要用高端的，否則會(huì)出現(xiàn)訪問時(shí)擁擠的現(xiàn)象。因此服務(wù)器的硬件配置采用cpu雙核，內(nèi)存至少1GB，軟件系統(tǒng)為winxp系統(tǒng)，服務(wù)器采用小旋風(fēng)AspWebserver2005軟件來架設(shè)，數(shù)據(jù)庫就用office的access，客戶端任意配置，網(wǎng)絡(luò)要求穩(wěn)定。2、數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)：數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)(Database Design)是指對(duì)于一個(gè)給定的應(yīng)用環(huán)境，構(gòu)造最優(yōu)的數(shù)據(jù)庫模式，建立數(shù)據(jù)庫及其

8、應(yīng)用系統(tǒng)，使之能夠有效地存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，滿足各種用戶的應(yīng)用需求（信息要求和處理要求）。（1）數(shù)據(jù)庫介紹所謂數(shù)據(jù)庫（Database）就是指按一定組織方式存儲(chǔ)在一起的，相互有關(guān)的若干個(gè)數(shù)據(jù)的結(jié)合。關(guān)系數(shù)據(jù)庫是以關(guān)系模型為基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)庫，是根據(jù)表、記錄和字段之間的關(guān)系進(jìn)行組織和訪問的一種數(shù)據(jù)庫，它通過若干個(gè)表（Table）來存取數(shù)據(jù)，并且通過關(guān)系（Relation）將這些表聯(lián)系在一起，關(guān)系數(shù)據(jù)庫提供了成為機(jī)構(gòu)化查詢語言（SQL）標(biāo)準(zhǔn)接口，該接口允許使用多種數(shù)據(jù)庫工具和產(chǎn)品，關(guān)系數(shù)據(jù)庫是目前最廣泛應(yīng)用的數(shù)據(jù)庫。Access 是微軟公司推出的基于Windows的桌面關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（RDBMS，即Relat

9、ional Database Management System），是Office系列應(yīng)用軟件之一。它提供了表、查詢、窗體、報(bào)表、頁、宏、模塊7種用來建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的對(duì)象；提供了多種向?qū)?、生成器、模板，把?shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)查詢、界面設(shè)計(jì)、報(bào)表生成等操作規(guī)范化；為建立功能完善的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)提供了方便，也使得普通用戶不必編寫代碼，就可以完成大部分?jǐn)?shù)據(jù)管理的任務(wù)。一個(gè)數(shù)據(jù)庫可以容納多個(gè)表，通過庫我們可明確各表之間的相互關(guān)系，使表文件不在彼此孤立，而成為相互關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)集合。由于本校內(nèi)宿生只有2000多人，所以在制作系統(tǒng)的時(shí)候沒有采用sql數(shù)據(jù)庫，而是采用了office的Acess，遵循軟件設(shè)計(jì)實(shí)用的原則

10、。此系統(tǒng)將給每個(gè)內(nèi)宿生設(shè)置一個(gè)唯一的內(nèi)宿編號(hào)，這個(gè)內(nèi)宿編號(hào)貫穿了整個(gè)系統(tǒng)，內(nèi)宿生的所有信息都通過內(nèi)宿編號(hào)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，這就是關(guān)系數(shù)據(jù)庫的唯一索引。這樣做是避免當(dāng)出現(xiàn)同名同姓的內(nèi)宿生時(shí)，可以更好的進(jìn)行區(qū)分辨別。（2）數(shù)據(jù)詞典分析數(shù)據(jù)詞典（Data Dictionary，簡(jiǎn)稱DD）就是用來定義數(shù)據(jù)流圖中的各個(gè)成分的具體含義的。對(duì)數(shù)據(jù)流圖中出現(xiàn)的每一個(gè)數(shù)據(jù)流、文件、加工給出詳細(xì)定義。該系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫由下述幾張數(shù)據(jù)表組成：學(xué)生信息數(shù)據(jù)表：studentinfo 請(qǐng)假信息數(shù)據(jù)表：leaveaskinfo 違紀(jì)信息數(shù)據(jù)表：disciplineinfo 來訪登記信息數(shù)據(jù)表：visit管理員信息表 ：admin在此

11、僅用學(xué)生信息數(shù)據(jù)表（studentinfo）和請(qǐng)假信息數(shù)據(jù)表（leaveaskinfo）為例： 學(xué)生信息數(shù)據(jù)表（studentinfo）字段字段名稱數(shù)據(jù)類型字段大小索引說明1studentNumber文本型20唯一、主內(nèi)宿編號(hào)2studentName文本型10學(xué)生姓名3studentSex文本型1學(xué)生性別4studentclass文本型10學(xué)生班級(jí)5roomnumber文本型20宿舍號(hào)6bednumber數(shù)字型1床位號(hào)7studenttel文本型50家庭電話8studenthome文本型20家庭住址9liveintime日期/時(shí)間型住宿日期10liveouttime日期/時(shí)間型退宿日期請(qǐng)假信息

12、數(shù)據(jù)表（leaveaskinfo）字段字段名稱數(shù)據(jù)類型字段大小索引說明1Leaveask_id自動(dòng)編號(hào)長(zhǎng)整型唯一、主自動(dòng)編號(hào)2studentnumber文本型20內(nèi)宿編號(hào)3Leaveasktype文本型20請(qǐng)假類別（在校/回家）4Leaveasklimit文本型20請(qǐng)假期限5Leaveasktime日期/時(shí)間型請(qǐng)假時(shí)間6Leavebacktime日期/時(shí)間型銷假時(shí)間7registerteacher文本型20登記老師由此可以看出，學(xué)生信息數(shù)據(jù)表和請(qǐng)假信息數(shù)據(jù)表是通過內(nèi)宿編號(hào)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，學(xué)生信息數(shù)據(jù)表與違紀(jì)信息數(shù)據(jù)表和來訪登記數(shù)據(jù)表也是通過內(nèi)宿編號(hào)進(jìn)行關(guān)聯(lián)。當(dāng)學(xué)生請(qǐng)假時(shí)，違紀(jì)時(shí)，有來訪時(shí)，只要輸入其

13、內(nèi)宿編號(hào)就可以得到其所有的信息，大大減少了從紙質(zhì)文件中進(jìn)行查找且登記的麻煩。3、編程：編程是數(shù)字化管理系統(tǒng)的一個(gè)重要組成部分，因?yàn)槌绦虻馁|(zhì)量主要取決于軟件設(shè)計(jì)的質(zhì)量。在我校的這個(gè)數(shù)字化管理系統(tǒng)中，剛開始的時(shí)候由于對(duì)前期的分析沒有做好，選擇了vb作為編程的語言，但是考慮到需要在局域網(wǎng)內(nèi)運(yùn)行穩(wěn)定，最后我們選擇了asp的網(wǎng)頁編程語言進(jìn)行編程，這樣的好處是簡(jiǎn)單實(shí)用，且滿足了學(xué)校的需求。在此截取系統(tǒng)的部分圖片來說明：4、運(yùn)行調(diào)試：運(yùn)行調(diào)試階段主要是對(duì)所做的系統(tǒng)進(jìn)行測(cè)試，在測(cè)試的過程中發(fā)現(xiàn)問題，再進(jìn)行改進(jìn)，最后達(dá)到需求分析時(shí)的目標(biāo)。例如：在系統(tǒng)的實(shí)際操作中，發(fā)現(xiàn)有的內(nèi)宿生沒有按照請(qǐng)假期限及時(shí)銷假，造成管理

14、老師將其當(dāng)作還在請(qǐng)假中。對(duì)此，我們重新做了改變，設(shè)置一個(gè)銷假時(shí)間，超過這個(gè)銷假時(shí)間就認(rèn)為此內(nèi)宿生已經(jīng)銷假。所以，運(yùn)行調(diào)試階段是很重要的，任何系統(tǒng)都是在實(shí)際運(yùn)行操作過程中盡量去發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在的問題和錯(cuò)誤，再進(jìn)行修改完善，最終達(dá)到穩(wěn)定，安全，沒有bug（即錯(cuò)誤）。四、金堡中學(xué)內(nèi)宿數(shù)字化管理系統(tǒng)初步建立的影響1、方便了內(nèi)宿的日常管理（1）解決了內(nèi)宿信息統(tǒng)計(jì)難的問題。每學(xué)期期末，學(xué)校都需要對(duì)內(nèi)宿生的請(qǐng)假次數(shù)，違紀(jì)情況等做統(tǒng)計(jì)，以往在統(tǒng)計(jì)時(shí)需要5、6個(gè)老師同時(shí)進(jìn)行且兩到三天才能完成，現(xiàn)在通過系統(tǒng)的自動(dòng)統(tǒng)計(jì)功能，馬上就可以得到結(jié)果，徹底克服了這一難題。（2）利于內(nèi)宿信息查詢。以往查詢內(nèi)宿生的個(gè)人信息、請(qǐng)假信

15、息及違紀(jì)信息等需要在內(nèi)宿生花名冊(cè)、請(qǐng)假登記名單和違紀(jì)登記名單上逐一查詢，而現(xiàn)在只需要輸入內(nèi)宿編號(hào)，就可以查詢出所需學(xué)生信息。（3）增強(qiáng)了內(nèi)宿信息的實(shí)校性，實(shí)現(xiàn)了信息的共享。內(nèi)宿生所有信息都可以實(shí)時(shí)的進(jìn)行登記、修改、刪除、統(tǒng)計(jì)并反饋到學(xué)校相關(guān)管理部門，如當(dāng)某個(gè)學(xué)生的班級(jí)改變時(shí)，只要在系統(tǒng)中進(jìn)行修改，就可以馬上反應(yīng)出來。使內(nèi)宿信息更具客觀性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。（4）打破了內(nèi)宿管理的時(shí)間和空間限制。因?yàn)橹灰谛@內(nèi)的任意一臺(tái)聯(lián)網(wǎng)電腦上及服務(wù)器開放的情況下，內(nèi)宿管理團(tuán)隊(duì)都可以隨時(shí)進(jìn)行信息的跟蹤，從而打破了以往必須在辦公室才能進(jìn)行信息管理的限制。2、內(nèi)宿管理從有紙辦公逐漸向無紙辦公轉(zhuǎn)變。在以往，內(nèi)宿生的一

16、些個(gè)人信息、請(qǐng)假信息及違紀(jì)信息等都需要紙質(zhì)文件，當(dāng)其中的某些內(nèi)容改變時(shí)，又需要重新進(jìn)行打印或者復(fù)印，而現(xiàn)在，通過這個(gè)數(shù)字化管理系統(tǒng)，可以及時(shí)修改錯(cuò)誤信息，使整個(gè)內(nèi)宿管理團(tuán)隊(duì)都實(shí)行信息共享，協(xié)同辦公。既節(jié)約了紙張、減少了浪費(fèi)，也避免了因紙質(zhì)文件容易丟失、破損而出現(xiàn)的學(xué)生信息丟失的問題。3、推動(dòng)了學(xué)校數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。內(nèi)宿管理系統(tǒng)的建立，為數(shù)字校園插上騰飛的翅膀，成為數(shù)字校園一道亮麗的風(fēng)景。因?yàn)閷W(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師隨時(shí)都可以通過本系統(tǒng)了解每周、每天的內(nèi)宿生活動(dòng)情況，及時(shí)向?qū)W校的各級(jí)管理部門反饋有關(guān)問題并得到解決。這既加強(qiáng)了行政班子與教師之間的聯(lián)系，提升了高效能管理品位，又推動(dòng)了金堡中學(xué)數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，使學(xué)校朝著廣東省現(xiàn)代技術(shù)學(xué)校發(fā)展又邁進(jìn)了一大步。五、金堡中學(xué)內(nèi)宿數(shù)字化管理的展望時(shí)至今日，我校內(nèi)宿己基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，雖然取得了一定的成績(jī)