PHG-C2-QC04記錄管理程序

1、1.0 目 的： 為有效管理品質(zhì)/環(huán)境記錄之製作、書寫、變更、取閱、儲存、維護(hù)與處置，以顯示所需品質(zhì)/環(huán)境之達(dá)成，且證明品質(zhì)/環(huán)境管理系統(tǒng)之有效運(yùn)作。2.0 範(fàn) 圍：適用於ISO-9001/ISO14001/TL9000系統(tǒng)運(yùn)作所使用之表單/記錄皆屬之。2.2 本公司品質(zhì)/環(huán)境記錄涵蓋如下: 品質(zhì)記錄項(xiàng)目品質(zhì)記錄資料權(quán)責(zé)/保管單位保存期限1客戶滿意度調(diào)查記錄營業(yè)單位3年2合約(訂單)審查記錄營業(yè)單位1年3工程樣品試作測試記錄研發(fā)單位至機(jī)種淘汰為止4設(shè)計(jì)及開發(fā)輸入資料研發(fā)單位至機(jī)種淘汰為止5設(shè)計(jì)及開發(fā)審查記錄研發(fā)單位至機(jī)種淘汰為止6設(shè)計(jì)及開發(fā)驗(yàn)證記錄研發(fā)單位至機(jī)種淘汰為止7設(shè)計(jì)及開發(fā)確認(rèn)記錄研發(fā)

2、單位至機(jī)種淘汰為止8設(shè)計(jì)及開發(fā)變更記錄研發(fā)單位至機(jī)種淘汰為止9產(chǎn)品可靠度試驗(yàn)記錄實(shí)(試)驗(yàn)單位至機(jī)種淘汰為止10合格供應(yīng)商名冊及評鑑資料採購單位保存最新資料11進(jìn)料品質(zhì)檢驗(yàn)資料進(jìn)料檢驗(yàn)單位(IQC)3年12物料進(jìn)出及成品入、出庫資料資材單位1年13製程檢驗(yàn)測試記錄製造單位1年14製程之不合格品修理記錄維修單位1年15客戶退貨維修記錄資料維修單位2年16儀器校驗(yàn)、維護(hù)保養(yǎng)記錄儀校單位3年17製程IPQC巡迴檢查記錄品管單位1年18最終檢驗(yàn)之成品品質(zhì)檢驗(yàn)資料品管單位3年19客戶抱怨處理記錄品保單位3年20矯正及預(yù)防措施記錄品保單位3 年21管理審查會議記錄(總)管理代表3年22內(nèi)部品質(zhì)稽核記錄(總

3、)管理代表3年23人員教育訓(xùn)練記錄資料各廠人事/人力資源單位人員離職為止24機(jī)器設(shè)備預(yù)防保養(yǎng)記錄總務(wù)單位3年25持續(xù)改進(jìn)記錄各單位3年26不合格品管制記錄各單位1年 環(huán)境記錄: 1環(huán)保法令及相關(guān)規(guī)定的資訊總務(wù)單位 3年2環(huán)境抱怨紀(jì)錄品保單位3年3訓(xùn)練紀(jì)錄各廠人事/人力資源單位 3年4過程資訊製造單位1年5產(chǎn)品資訊業(yè)務(wù)單位1年6檢查及維護(hù)與校正紀(jì)錄總務(wù)單位3年7相關(guān)外包商和供應(yīng)商的資訊外包/採購1年8突發(fā)事件報(bào)告總務(wù)單位3年9緊急事件準(zhǔn)備與應(yīng)變之資訊總務(wù)單位3年10重大環(huán)境衝擊的資訊總務(wù)單位3年11稽核結(jié)果(總)管理代表3年12管理審查(總)管理代表3年3.0 定 義：略。4.0 權(quán) 責(zé)： 品質(zhì)

4、/環(huán)境記錄之執(zhí)行、確認(rèn)及保管由上述所規(guī)定各廠各權(quán)責(zé)單位負(fù)責(zé)。5.0 程序內(nèi)容：5.1 品質(zhì)/環(huán)境記錄表格設(shè)計(jì)，由使用單位自行設(shè)計(jì)，但需經(jīng)權(quán)責(zé)單位主管審查，核準(zhǔn)後即可應(yīng)用之。5.2 品質(zhì)/環(huán)境記錄的蒐集由各單位依工作進(jìn)行，做有系統(tǒng)的蒐集整理。5.3 品質(zhì)/環(huán)境記錄檔案可分為文件檔與電腦檔(或兩種檔案並存)，若為文件檔者，請依所述規(guī)定辦理，若為電腦檔者，請依5.5所述規(guī)定辦理。5.4 文件檔： 品質(zhì)/環(huán)境記錄填寫之注意事項(xiàng)：.1 品質(zhì)/環(huán)境記錄之文件、表單等資料，不可以鉛筆填寫，且字跡必須清晰，以資辨別。.2 記錄修改時(shí)須於旁邊空白處加以簽名或蓋章以示負(fù)責(zé)。 品質(zhì)/環(huán)境紀(jì)錄之核發(fā)：.1 品質(zhì)/環(huán)境

5、紀(jì)錄之發(fā)行，須經(jīng)由單位主管人員核準(zhǔn)之，始可分發(fā)。.2 品質(zhì)/環(huán)境紀(jì)錄應(yīng)視狀況發(fā)行至各相關(guān)單位參考使用。 品質(zhì)/環(huán)境紀(jì)錄之追溯性： 如合約中有規(guī)定之特別品質(zhì)紀(jì)錄之追溯性應(yīng)從其規(guī)定。 品質(zhì)/環(huán)境紀(jì)錄的保存期限至少一年以上，如有特殊，另行訂定之,請參照【品質(zhì)記錄一覽表】(PHG-Q4-QC21)/【環(huán)境記錄一覽表】(PHG-E4-QC26),如客戶或法規(guī)有特別要求保存期限時(shí)須從其規(guī)定。 品質(zhì)/環(huán)境紀(jì)錄保存期限終止後，即由各保管單位自行作廢銷毀。 各單位應(yīng)將品質(zhì)/環(huán)境紀(jì)錄歸檔前，編組成檔案目錄，以便於歸檔調(diào)檔的使用。 品質(zhì)/環(huán)境記錄之彙整，須依不同資料別，分別設(shè)立檔案，並依序妥善存放，若品質(zhì)/環(huán)境記錄

6、資料為週期性連續(xù)性報(bào)表資料，可依日期先後順序歸納檔案。 品質(zhì)/環(huán)境記錄文件表單等資料，在調(diào)閱及分析時(shí)，必須易於取得及歸放，以便隨時(shí)驗(yàn)證品質(zhì)/環(huán)境之趨向，俾作為品質(zhì)/環(huán)境改善及矯正措施之參考。 所有品質(zhì)/環(huán)境記錄資料必須有充分的訊息，足以追查所達(dá)成之品質(zhì)/環(huán)境目標(biāo)，並判定品質(zhì)/環(huán)境管理系統(tǒng)之有效性，而且記錄之內(nèi)容必須清楚乾淨(jìng)以利於存取。 品質(zhì)/環(huán)境記錄若為傳真之感光紙，為避免儲存期間記錄內(nèi)容因年久模糊不清，必須影印後保存。 品質(zhì)/環(huán)境記錄取閱，廠內(nèi)人員除保管單位及其直屬主管(含管理代表)及品管人員可直接取閱外，其餘需經(jīng)保管單位主管同意方可取閱，若提供給廠外人員，需經(jīng)品管主管或(總)管理代表(含)

7、以上主管核準(zhǔn)。 記錄管理人員每年應(yīng)清點(diǎn)全部檔案乙次，已屆保存期限者，依5.4.5項(xiàng)規(guī)定處理。 品質(zhì)/環(huán)境記錄的保管與保存，須注意儲存環(huán)境，避免文件受潮及防鼠蟲害。5.5 電腦檔： 電腦檔的品質(zhì)/環(huán)境記錄應(yīng)依類別定義檔案名稱再賦予流水編號，並在電腦上建立檔名索引表，以方便索引查詢?yōu)樵瓌t。 為防止品質(zhì)/環(huán)境記錄資料在電腦上不當(dāng)?shù)牧魇?，?yīng)作備份系統(tǒng)，並於每月定期update更新備份資料。 電腦檔的品質(zhì)/環(huán)境記錄文件，由權(quán)責(zé)單位主管在電腦上做簽核，核準(zhǔn)後該份記錄文件即自動(dòng)生效，不另外再做發(fā)行。而記錄所屬相關(guān)單位，可在電腦上查詢或列印，但無權(quán)做修改及變更。 有關(guān)品質(zhì)/環(huán)境記錄的修改變更作業(yè)，應(yīng)由原負(fù)責(zé)單位在電腦提出申請，一樣須給單位主管簽核核準(zhǔn)後，才算生效。 電腦檔品質(zhì)/環(huán)境記錄保存期限至少一年以上，請參照品質(zhì)/環(huán)境記錄一覽表，已屆保存期限者，依項(xiàng)規(guī)定處理。5.6 有關(guān)品質(zhì)/環(huán)境記錄之製訂、變更、發(fā)行及作廢規(guī)定，請參照文件管制程序(PHG-C2-QC01)實(shí)施。5.7 為能有效對品質(zhì)/環(huán)境管理系統(tǒng)的要求做管控,及瞭解品質(zhì)/環(huán)境管理系統(tǒng)條款要求與文件之間的相互對應(yīng)關(guān)係,製定【品質(zhì)文件機(jī)能展開表】(PHG-Q4-QC22)/【環(huán)境文件機(jī)能展開表】(PHG-E4-QC27),並適時(shí)更新,以供系統(tǒng)管理者之參考。6.0 附