三家子公司Oracle實施應收業(yè)務解決方案_020205

1、 中國北方工業(yè)三家子公司（北京、運動器材及中北化工）Oracle實施應收帳款解決方案撰寫人:安達信顧問撰寫日期:2002年01月10日最后更改日期:2002年02月 日文控編號:BZY-AR-2版本: 審批:北京公司項目經理安達信項目經理文檔控制/Document Control修改記錄日期作者版本修改參考號02-Feb-02王志煒沒有以前版本03-Feb-02李莉娜審閱人姓名職位審閱簽字文檔保存拷備號.地點備注12目 錄（Content）文檔控制/Document Controlii目 錄（Content）iii概述1文檔結構1相關文檔1客戶管理2業(yè)務現(xiàn)狀及需求2解決方案2客戶的變更3解決方

2、案3交易類型4業(yè)務現(xiàn)狀及需求4解決方案4通知單欄目10業(yè)務現(xiàn)狀及需求10解決方案10自動會計11業(yè)務現(xiàn)狀及需求11解決方案11業(yè)務處理12業(yè)務現(xiàn)狀及需求12解決方案12預收帳款管理15業(yè)務現(xiàn)狀及需求15解決方案15收款管理16業(yè)務現(xiàn)狀及需求16解決方案16催款17業(yè)務現(xiàn)狀及需求17解決方案17壞帳處理18業(yè)務需求18解決方案18查詢與報表19業(yè)務需求19解決方案19已解決和未解決的問題21未解決的問題21已解決的問題21概述Oracle應收帳是一個多功能的應收款系統(tǒng)，有助于企業(yè)的現(xiàn)金流動并滿足企業(yè)發(fā)票管理的需要。Oracle應收帳是Oracle應用軟件的一部分，具有靈活的、現(xiàn)代化的商業(yè)流程、強

3、有力的圖解性能并與其它系統(tǒng)相統(tǒng)一。應收系統(tǒng)能夠進行客戶管理，提供詳細地應收信息，及對開票進行有力的控制。文檔結構本文檔將從以下幾個方面，對應付帳款的解決方案進行具體闡述：- 客戶管理- 交易類型- 通知單欄目- 自動會計- 業(yè)務處理- 預收款管理- 收款管理- 催款- 壞帳處理- 查詢與報表相關文檔本文檔的設計基于以下文檔的內容：北京公司業(yè)務需求分析（baseline）.北京公司財務業(yè)務流程.客戶管理業(yè)務現(xiàn)狀及需求北方各公司（以下簡稱各公司）目前對客戶資信管理力度不夠，財務部門對客戶資信基本不了解，業(yè)務員掌握客戶資料。公司在業(yè)務專業(yè)化、規(guī)范化操作的條件下，要求長期往來客戶信息透明化。把客戶資源

4、通過信息共享方式提供給公司，使公司主要業(yè)務保持穩(wěn)定的客戶群。解決方案對于較穩(wěn)定的長期客戶，由專門部門在系統(tǒng)中建立客戶檔案，銷售部門和財務共同管理。應收管理盡量針對實際用戶，特殊情況下可將作為客戶管理。與公司發(fā)生交易的內部往來單位，作為一類客戶進行管理。在Oracle系統(tǒng)中建立統(tǒng)一的客戶編號和相關信息，如編號、描述、地址、付款條款、分類、銷售地區(qū)、聯(lián)系人及電話、帳單至地點、銷售資料至地點、折扣等信息。具體參見“銷售管理系統(tǒng)解決方案”的客戶部分?？蛻舻淖兏壳案鞴径紦碛虚L期往來客戶，對客戶已經進行的和有可能發(fā)生的變更情況及處理方式隨意性很強，從而引發(fā)潛在的呆壞帳?？蛻舻牟①?、子公司的設立都會產生

5、建立新客戶或合并原有客戶的需求，公司需要及時更新客戶信息。解決方案各公司對客戶的變更管理，關系到應收帳款能否收回，因此任何關系到客戶的變更并由此可能導致收款地址等信息的改變，都應該進行系統(tǒng)紀錄并保證在未結業(yè)務發(fā)票中得到體現(xiàn)，以免出現(xiàn)呆壞帳。Oracle應收款系統(tǒng)可以處理客戶合并的情況。業(yè)務人員在得到客戶變更的準確信息后，在銷售管理系統(tǒng)內視情形在將客戶的地址合并，或不同的客戶合并之后，將所有以前的客戶發(fā)票信息更新到新的客戶地址或新的客戶信息中去。合并完成后，用戶查詢客戶信息時，將看到包括新舊客戶在內的所有應收帳款事務處理信息。（應收客戶合并）Oracle系統(tǒng)沒有標準的處理客戶分離的功能，建議在系

6、統(tǒng)中直接增加新的客戶信息并可以建立與原公司的關系，但是無法查詢該新的客戶的歷史信息。交易類型業(yè)務現(xiàn)狀及需求目前各公司的收入主要分為主營業(yè)務收入、其他業(yè)務收入和營業(yè)外收入，其中主營業(yè)務收入包括商品銷售收入和代購代銷業(yè)務收入。商品銷售收入包括出口自營收入、進口自營收入和內貿自營收入。各公司需要對銷售人員的業(yè)績進行考核。在銷售收入確認的同時，可以對銷售人員的業(yè)績進行統(tǒng)計記錄。解決方案根據(jù)各家公司的業(yè)務情況在系統(tǒng)內設置如下交易類型：編號交易類型描述交易類型分類收入科目應收款科目1自營出口業(yè)務發(fā)貨形成的應收款發(fā)票自營出口發(fā)票發(fā)票2自營進口業(yè)務銷售形成的應收款發(fā)票自營進口發(fā)票發(fā)票3自營內貿業(yè)務銷售形成的應

7、收款發(fā)票自營內貿發(fā)票發(fā)票4減少原發(fā)票金額貸項通知單貸項通知單5銷售預收款銷售預收款定金6代理進口預收款代理進口預收款定金7代理進口付款、結算代理進口發(fā)票8代理出口收匯代理出口收匯定金9代理出口付款、結算代理出口發(fā)票10其他業(yè)務應收發(fā)票其他業(yè)務發(fā)票發(fā)票1112對于需要詳細考察的收入業(yè)務類型，可以在“通知單欄目”中定義。對于物料銷售，可以在每種物料的屬性中設置銷售收入科目。 通過“自動會計”指定會計科目各段的取值來源，從而生成應收帳款科目和收入科目。詳見方案的“通知單欄目”和“自動會計”部分。自營銷售收入1、對于自營業(yè)務，各公司業(yè)務員（或專門人員）在訂單管理系統(tǒng)內錄入產品銷售的產品信息、發(fā)運信息并

8、導入到應收管理系統(tǒng)，最終生成自動發(fā)票。匯率為系統(tǒng)預設的固定匯率，系統(tǒng)自動生成以下分錄：發(fā)出商品時確認成本借：商品銷售成本-部門-產品類別-出口/進口/內貿貸：庫存商品創(chuàng)建自動發(fā)票借：應收外匯帳款貸：銷售收入-銷售員-產品類別-出口/進口/內貿系統(tǒng)的自動會計功能將在發(fā)票的導入過程中指定相關的應收帳款、收入等帳戶，但應收會計可以對其進行手工調整。2、收款Oracle支持交叉幣種收款，即收款幣種和發(fā)票幣種不同。收到貨款后，應收會計在系統(tǒng)內錄入收款，匯率輸入當日換匯匯率核銷發(fā)票借：銀行存款-人民幣-帳號貸：應收外匯帳款借/貸：匯兌損益3、退貨業(yè)務員（或專門人員）在訂單管理系統(tǒng)內錄入產品銷售退貨信息并導

9、入到應收管理系統(tǒng)，最終生成自動發(fā)票，系統(tǒng)自動退貨會計信息。4、業(yè)績考核在錄入銷售訂單時可以指定銷售人員，對銷售業(yè)績進行分配。創(chuàng)建自動發(fā)票時，系統(tǒng)可以將相關的銷售人員信息傳到應收模塊，實現(xiàn)對銷售人員的業(yè)績考核。 發(fā)現(xiàn)銷售業(yè)績分配錯誤，如果該合同還未發(fā)運生成自動發(fā)票，則可以直接修改合同；但如果合同已經發(fā)運生成自動發(fā)票，則分別由業(yè)務員在銷售系統(tǒng)對合同和財務在應收系統(tǒng)對發(fā)票進行業(yè)績調整。代理業(yè)務由于代理業(yè)務本身不承擔直接商業(yè)風險，不涉及到物權的實際轉移，因此系統(tǒng)可以對物流信息不進行管理；無論是進口代理還是出口代理的業(yè)務收益，都不是收入和成本差額，而是一項固定的代理費用收入。因此建議代理業(yè)務在應收系統(tǒng)直

10、接處理，具體方案如下：代理進口業(yè)務：1、 在公司與客戶簽訂協(xié)議，客戶依協(xié)議給付定金后，應收會計輸入代理進口預收款類型發(fā)票，并對發(fā)票進行收款核銷，應收款管理系統(tǒng)將創(chuàng)建以下日記帳分錄： 定金發(fā)票：借：應收帳款 貸：預收帳款收款：借：銀行存款-人民幣-帳號貸：應收帳款2、 當在進口過程中發(fā)生付款情況時，應收會計輸入一張代理進口類型的發(fā)票，根據(jù)實際情況輸入發(fā)票行，在發(fā)票行說明中說明付款原因，并將該發(fā)票與對應的預收款發(fā)票進行核銷。應收款管理系統(tǒng)將創(chuàng)建以下日記帳分錄： 發(fā)票：借：應收帳款貸：應收總帳中轉總帳：借：應收總帳中轉貸：現(xiàn)金/銀行存款-人民幣-帳號核銷定金：借：預收帳款貸：應收帳款3、 結算代購代

11、銷收入時，應收會計錄入代理進口類型發(fā)票，發(fā)票行指定代購代銷收入，金額為代理費收入，如果某些費用需要對客戶進行收款可以以發(fā)票行的形式錄入，指定相應的費用科目，在發(fā)票行說明中說明原因。將該發(fā)票與對應的預收款發(fā)票進行核銷。應收款管理系統(tǒng)將創(chuàng)建以下日記帳分錄：發(fā)票：借：應收帳款貸：代購代銷收入貸：財務費用核銷定金：借：預收帳款貸：應收帳款4、 退還客戶的余款時，應收會計輸入一張代理進口類型的發(fā)票，根據(jù)實際情況輸入發(fā)票行，在發(fā)票行說明中說明付款原因，并將該發(fā)票與對應的預收款發(fā)票進行核銷。應收款管理系統(tǒng)將創(chuàng)建以下日記帳分錄：發(fā)票：借：應收帳款貸：應收總帳中轉總帳：借：應收總帳中轉貸：現(xiàn)金/銀行存款-人民幣

12、-帳號核銷定金：借：預收帳款貸：應收帳款5、如果客戶定金不足則進行補收，并核銷相應發(fā)票。代理進口業(yè)務的相關發(fā)票編號均以代理合同號為前綴。代理出口業(yè)務1、 當發(fā)生費用墊付時，應收會計輸入代理出口類型的發(fā)票，根據(jù)實際情況輸入發(fā)票行，在發(fā)票行說明中說明付款原因。應收款管理系統(tǒng)將創(chuàng)建以下日記帳分錄： 發(fā)票： 借：應收帳款貸：應收總帳中轉總帳：借：應收總帳中轉貸：現(xiàn)金/銀行存款-人民幣-帳號2、 代理出口收匯后，應收會計輸入代理出口預收款類型發(fā)票，并對發(fā)票進行收款核銷，發(fā)票幣種和收款幣種均為人民幣，應收款管理系統(tǒng)將創(chuàng)建以下日記帳分錄： 發(fā)票：借：應收帳款貸：預收帳款核銷定金：借：銀行存款-人民幣-帳號貸

13、：應收帳款3、 結算代購代銷收入時，應收會計錄入代理出口類型發(fā)票，發(fā)票行指定代購代銷收入，金額為代理費收入，在發(fā)票行說明中說明原因。然后將該發(fā)票及其他墊付費用發(fā)票與對應的預收款發(fā)票進行核銷。應收款管理系統(tǒng)將創(chuàng)建以下日記帳分錄：發(fā)票：借：應收帳款貸：代購代銷收入核銷定金：借：預收帳款貸：應收帳款4、 還客戶的余款時，應收會計輸入一張代理出口類型的發(fā)票，根據(jù)實際情況輸入發(fā)票行，在發(fā)票行說明中說明付款原因，并將該發(fā)票與對應的預收款發(fā)票進行核銷。應收款管理系統(tǒng)將創(chuàng)建以下日記帳分錄：發(fā)票：借：應收帳款貸：應收總帳中轉總帳：借：應收總帳中轉貸：現(xiàn)金/銀行存款-人民幣-帳號核銷定金：借：預收帳款貸：應收帳款

14、5、 如果客戶定金不足則進行補收，并核銷相應發(fā)票。代理出口業(yè)務的相關發(fā)票編號均以代理合同號為前綴。其他業(yè)務收入、營業(yè)外收入發(fā)生其他業(yè)務收入、營業(yè)外收入的應收款時，應付會計在系統(tǒng)內錄入其他業(yè)務收入類型發(fā)票。系統(tǒng)自動生成相應分錄。通知單欄目業(yè)務現(xiàn)狀及需求對于產品銷售收入和其它業(yè)務收入、營業(yè)外收入，需要產生不同的會計分錄。解決方案對于銷售的商品，由于系統(tǒng)中已定義了物料，不需再定義通知單欄目。對其它一些收入需要掛應收發(fā)票的，可以通過通知單欄目定義從而在輸入發(fā)票時自動生成對應的收入科目。編號通知單欄目名稱收入科目1固定資產清理收入2銷售費用3罰款收入4存入保證金5其他收入6代理支出7代理收入891011

15、12自動會計業(yè)務現(xiàn)狀及需求應收帳款的管理，發(fā)票和收款信息的核銷主要通過會計科目來實現(xiàn)。解決方案Oracle在每一個交易類型中設置有關應收帳款、收入等帳戶信息；在通知單欄目和物料屬性中設置不同的收入帳戶；在自動會計中設置應收、收入等帳戶的取值規(guī)則。當交易輸入時，系統(tǒng)自動搜尋自動會計的取值規(guī)則，產生會計分錄信息。應收款管理系統(tǒng)使用的所有自動會計帳戶結構如下：科目段收入應收款稅運費未得收入未開單應收款自動發(fā)票結算公司 201010101部門 4銷售人員0000000000會計科目 7標準通知單行事務處理類型稅預收帳款科目產品 4標準通知單行000000000000備注 5事務處理類型客戶地址稅客戶地

16、址對于收款，則通過收款方法、收款銀行以及收據(jù)來源等一系列關聯(lián)設置，使系統(tǒng)自動查找相關銀行和現(xiàn)金類帳戶，自動形成會計信息。具體規(guī)則及取值見AR的setup文檔。業(yè)務處理業(yè)務現(xiàn)狀及需求目前各家公司均有多幣種管理、折扣和非足額收匯的需求。解決方案多幣種管理系統(tǒng)可以處理收款幣種和發(fā)票幣種不同的情況，需要在系統(tǒng)配置文件中選擇“啟用交叉貨幣”。折扣處理各公司通常要求客戶足額付款，目前沒有提供任何形式的折扣。因此決定了公司的付款條件也相對簡單。但從公司的長遠發(fā)展角度而言，可能會在將來的交易中逐步與國際慣例接軌，對不同合同、不同客戶以及不同回款速度考慮給予不同程度的折扣優(yōu)惠。Oracle應收帳款系統(tǒng)提供了用戶

17、可自定義的無線多種付款條件，各公司可以隨業(yè)務發(fā)展不斷增加所需的包括折扣在內的多種付款條件。譬如針對現(xiàn)金折扣，就可以由用戶在付款條款中設置帶有折扣的付款條款。在客戶配置文件或客戶主文件中選擇該付款條款，或者在定單錄入或應收事務處理時選擇該付款條款。在用戶作收款帳務處理時，系統(tǒng)將自動計算應得的折扣金額，并允許手工修改折扣額。針對銷售折讓，在定單錄入或應收事務處理時直接錄入折讓后的銷售價格，不需要作特殊的系統(tǒng)設置。非足額收匯處理目前各家公司均存在不能足額收匯的情況，主要原因是產品質量問題、或支付銀行手續(xù)費，分三種情況：1、 有質保金，即對供應商的應付帳款沒有全額支付。處理方式是：先沖減銷售收入，然后

18、扣除剩余應付帳款。2、 如果沒有質保金，處理的方式：首先沖減銷售收入，然后在和供應商簽定下一采購訂單時要求扣除部分貨款作為對上一筆合同的賠償，對于扣除的貨款將沖回上一訂單的商品銷售收入。帳務處理與以上“1”情況相同。3、 如果需要支付銀行手續(xù)費，則在收匯記帳時，直接紅沖產品銷售收入。結合Oracle系統(tǒng)功能，提供系統(tǒng)處理方案如下：情況一：1、應收會計首先針對原發(fā)票做一張貸項通知單，根據(jù)實際情況從而沖減原發(fā)票的行金額，自動產生分錄：借：收入 貸：應收帳款2、 然后再在應付系統(tǒng)將針對該供應商做一張借項通知單，借項通知單號以該筆合同號為前綴，分配行科目是收入科目，金額為質保金金額。最后執(zhí)行零付款核銷

19、原應付發(fā)票和借項通知單。系統(tǒng)自動創(chuàng)建分錄：借：應付帳款 貸：收入情況二：1、應收會計首先針對原發(fā)票做一張貸項通知單，根據(jù)實際情況從而沖減原發(fā)票的行金額，自動產生分錄： 借：收入 貸：應收帳款2、對于下一筆采購訂單的扣款，同情況一的處理相同，只是借項通知單號以上一筆合同號為前綴。情況三：應收會計在系統(tǒng)輸入付款信息時直接對發(fā)票進行調整，選擇對應的調整的活動類型，并輸入調整原因，自動產生分錄：借：收入 貸：應收帳款收入確認各公司的主營業(yè)務是利潤的主要組成部分，而且業(yè)務量較大。利用系統(tǒng)產生的自動發(fā)票可以將銷售工作一次處理完成，如果有其它需要手工干預的情況，應收會計可以進行手工調整。業(yè)務人員在銷售發(fā)運確

20、認后，根據(jù)訂單管理系統(tǒng)的銷售合同的狀態(tài)，系統(tǒng)自動創(chuàng)建發(fā)票，應收會計在應收帳款管理系統(tǒng)中復核發(fā)票即可。建議創(chuàng)建自動發(fā)票的程序每天運行一次。如果發(fā)票帳齡是依據(jù)發(fā)運日期計算的，需要規(guī)定業(yè)務人員在輸入發(fā)運事物處理時，輸入真實的發(fā)運日期，這樣自動發(fā)票的日期就是實際發(fā)運日期。預收帳款管理業(yè)務現(xiàn)狀及需求目前各家公司存在對客戶進行預收款的情況。解決方案根據(jù)Oracle系統(tǒng)的功能，提供兩種方案。方案一：1、 應收會計將客戶的預收款以“銷售預收款”的交易類型錄入系統(tǒng)，交易編號以合同號為前綴，并對其進行收款，收款單號為合同號。創(chuàng)建會計分錄：銷售預收款：借：應收帳款貸：預收帳款收款：借：銀行存款-人民幣-帳號貸：應收

21、帳款2、當銷售發(fā)票確認后，與銷售預收款進行核銷。方案二：1、 應收會計將客戶的預收款以收款的形式直接錄入系統(tǒng)，收款單號為合同號，但不和具體發(fā)票進行核銷。創(chuàng)建會計分錄：收款：借：銀行存款-人民幣-帳號貸：預收帳款2、 當銷售發(fā)票確認后，與收款進行核銷。收款管理業(yè)務現(xiàn)狀及需求各公司在對外貿易中一般采用三種結算方式：L/C、T/T、D/P，通常風險較小，也存在D/A結算方式。解決方案收款管理出納收到銀行水單后，記錄在收付款登記簿上，應收會計到出納處取回單據(jù)，在收付款登記簿上簽字，錄入收款信息，如涉及外幣業(yè)務，則輸入當日匯率，并核銷發(fā)票，系統(tǒng)自動生成會計分錄。應收會計可以按照實際需要，要求主要系統(tǒng)維護

22、人員在系統(tǒng)中設置相應的收款分類和付款方法。收款方式可以自定義，收款方式下需需要分別定義不同的銀行和銀行帳戶。收款方法：電匯、信用證、付款交單和承兌交單信用證管理Oracle系統(tǒng)不具備標準的信用證控制流程。但各公司可以采用總部業(yè)已完成的二次開發(fā)的信用證功能來實現(xiàn)。開戶銀行開戶銀行的設置可在 AP、AR中共享，各家公司根據(jù)實際情況設置自己的銀行帳號信息，并指定對應的現(xiàn)金（銀行）科目。雜項收款對于直接收款的業(yè)務（如銀行利息收入），可以通過系統(tǒng)雜項收款的功能直接實現(xiàn)。催款業(yè)務現(xiàn)狀及需求公司將業(yè)務員作為催款人員，由業(yè)務員對客戶進行提醒和催款。解決方案系統(tǒng)功能1. 在Oracle應收系統(tǒng)中加強了對于客戶應

23、收款與收款情況的考核與信用度考核，定義一些客戶付款條款，以促使對于客戶收款情況的分析。如30Net，30天為付款信用期，超過30天付款的，應引起公司的注意，及時采取措施，盡早收款，以防止壞帳的產生。2. 提供了多種查詢方式與報表功能，可定義各種帳齡期間，從而對客戶應收帳款進行管理。3. Oracle應收帳款系統(tǒng)提供詳細的對帳單、各種帳齡分析報表，提供按銷售人員不同產生的銷售報表，便于對銷售人員的業(yè)績進行考核。4 壞帳準備的提取在總帳完成。催款各公司在實際業(yè)務中通常由業(yè)務人員與客戶交涉催款事宜，考慮到客戶關系管理的重要性，由財務人員總體對帳齡進行管理，但不對具體客戶催款。各公司財務人員提供報表并

24、給出催函，交由業(yè)務員進行具體催款。以上為建議催款方案，各公司根據(jù)實際情況安排催款活動。壞帳處理業(yè)務需求各家公司每年均計提壞帳準備。解決方案1. 在年末，參考Oracle系統(tǒng)提供的帳齡分析報表，按一定的比例在總帳中計提壞帳準備。 在總帳記錄： 借: 管理費用-壞帳準備 貸：壞帳準備2. 對已經確認的壞帳的發(fā)票直接對其進行調整，調整金額為壞帳金額。確認壞帳時，選擇“壞帳調整”活動類型進行調整，系統(tǒng)自動創(chuàng)建會計分錄： 借: 壞帳準備貸：應收帳款根據(jù)公司實際情況確定財務人員的調整的金額權限。查詢與報表業(yè)務需求提供客戶往來帳的帳齡分析報表等管理性報表解決方案Oracle系統(tǒng)的應收模塊提供比較豐富的查詢功能及報表。在線查詢系統(tǒng)提供了以下的在線查詢功能： 客戶帳戶查詢：此功能提供多客戶的帳戶查詢,可查詢到