edoc2V40普通用戶操作手冊

1、edoc2V4.0文檔管理系統(tǒng) 用戶使用手冊 目 錄1 使用技巧 . . 42 登錄 . 73 文件操作 . . 7 3.1 上傳文件 . . 7 3.2 下載文件 . . 10 3.3 文件屬性編輯 . . 11 3.4 刪除文件 . . 13 3.5 文件預(yù)覽 . . 13 3.6 郵件發(fā)送 . . 14 3.7 用戶評論 . . 15 3.8 擴(kuò)展編輯 . . 163.9 簽入簽出 . . 174 文件夾操作 . . 17 4.1 新建文件夾 . . 17 4.2 修改文件夾 . . 18 4.3 刪除文件夾 . . 194.4 文件夾策略設(shè)置 . . 205 搜索 . 22 5.1 全

2、文檢索 . . 225.2 高級搜索 . . 226 文件夾權(quán)限設(shè)置 . . 23 6.1 記錄權(quán)限 . . 236.2 模板權(quán)限 . . 277 發(fā)布 . 287.1 文件及文件夾發(fā)布 . . 288 版本管理 . . 30 8.1 更新文件版本 . . 308.2 獲取歷史版本 . . 319 回收站操作 . . 32 9.1 還原文件及文件夾 . . 32 9.2 徹底刪除文件 . . 329.3 清空回收站 . . 33 10 修改個人信息 . . 3311 文件評論 . . 35 12 消息通知 . . 35 13 消息訂閱 . . 37 14 信息面板 . . 3815 我的 ed

3、oc2. . 38 15.1 消息管理 . . 3915.2 修改密碼 . . 39 16 收藏夾 . 4016.1 創(chuàng)建地圖節(jié)點 . . 40 16.2 創(chuàng)建標(biāo)簽節(jié)點 . . 40 16.3 創(chuàng)建元數(shù)據(jù)節(jié)點 . . 4116.4 創(chuàng)建搜索節(jié)點 . . 43 17 知識地圖 . . 44 18 附件 . 4518.1 權(quán)限規(guī)則 . . 45 18.2 元數(shù)據(jù)規(guī)則 . . 45 18.3 搜索規(guī)則 . . 46 18.4 注意事項 . . 471 使用技巧您只要掌握了以下幾個技巧,就可以輕松使用 edoc2系統(tǒng) 你可以點擊鼠標(biāo)右鍵,會彈出右鍵菜單當(dāng)要對選中文件或文件夾進(jìn)行操作時, 您可以直接點擊

4、鼠標(biāo)右鍵, 此時會出現(xiàn)鼠標(biāo)右鍵 菜單, 該菜單會列出當(dāng)前用戶能對該文件或文件夾所進(jìn)行的所有操作。 直接點擊該菜單可以 對選中的文件或文件夾進(jìn)行操作。 (圖例為對文件夾所有操作 你可以用鼠標(biāo)單擊預(yù)覽文件或打開文件夾可以采用單擊鼠標(biāo)的方式打開選中的文件夾, 或者預(yù)覽選中的文件 (必須是系統(tǒng)支持的 文件類型。 發(fā)布提供了大文件傳遞的新途徑當(dāng)您需要將大文件發(fā)送給別人又苦于郵件不支持大容量附件時, 您可以將需要給別人的 文件上傳到 edoc2中,然后采用發(fā)布的功能給到別人一個特定的下載地址供別人下載,您 還可以控制下載的時限,設(shè)置密碼(密碼可以自定義,也可以設(shè)置為 edoc2系統(tǒng)帳號的密 碼驗證 ,控制

5、對發(fā)布文件(夾操作,使您的文檔更安全。 訪問路徑導(dǎo)航,幫你快速到訪問位置 消息通知系統(tǒng)文件或文件夾的任何動作都可以設(shè)置通知, 告知被通知對象系統(tǒng)文件(夾的變更。 用戶登錄到系統(tǒng)后,頁面右下角將出現(xiàn)通知內(nèi)容。另外,還可以點擊頁面右上角位置,跳轉(zhuǎn)到“我的 edoc2”的消息列表中 2 登錄 打開 Internet Explorer瀏覽器,在地址欄中輸入文檔管理系統(tǒng)地址 在登陸框中輸入用戶名和密碼點擊登陸 3 文件操作3.1 上傳文件 進(jìn)入你所需要上傳文件的目標(biāo)文件夾 點擊列表上方的“新建文件”按鈕(圖例為:上傳文件到“企業(yè)空間” 文件來源有兩種方式:本地上傳和模板上傳 在彈出界面中,點擊“添加”按

6、鈕選擇需要上傳的文件 在列表中輸入文件的基本信息 如果還有文件需要同時上傳,可繼續(xù)點擊“添加”按鈕進(jìn)行添加 添加完成后,從列表中選中文件,點擊“上傳”按鈕進(jìn)行文件上傳 模板上傳模板可簡化常用公共文件的制作,例如:“報銷單” 可以作為一個文件模板在后臺生成,客戶只需在文檔書簽里的 “上傳文件”窗口,選擇模板上傳,就可以生成一份報銷單文 檔來填寫內(nèi)容, 這樣可以大大減少每個單用戶制作報銷表格的繁雜工作, 也方便規(guī)范單 據(jù)格式。 3.2 下載文件 選中需要下載的文件 點擊鼠標(biāo)右鍵,在右鍵菜單中點擊“下載文件”菜單 如果選中下載后無反應(yīng),請查看是否是由于瀏覽器的安全設(shè)置阻止了您的下載 點擊瀏覽器上方的

7、黃色警告條 選擇“下載文件”菜單,進(jìn)行文件下載 3.3 文件屬性編輯 選中需要編輯屬性的文件 點擊鼠標(biāo)右鍵,在右鍵菜單中點擊“更新文件”菜單 在更新頁面,您可以修改文件名,填寫文件標(biāo)簽以及元數(shù)據(jù)屬性; 元數(shù)據(jù)選擇元數(shù)據(jù)名稱,綁定設(shè)定好的元數(shù)據(jù)到該文件,點擊“確定”按鈕,保存對文件屬性 的修改。 注意:更新完文件,點擊“確定”按鈕后,系統(tǒng)會彈出“簽入”對話框。用戶可以選擇兩種方式更新文件:A . 保 存,不簽入:不涉及版本改動,文檔狀態(tài)為正在編輯B . 簽入:“簽入”選項根據(jù)該文件所屬的文件夾所定制的版本控制策略而異,詳細(xì)控制規(guī)則詳見本手冊第 4.4項描述的方案,文件的內(nèi)容以及元數(shù)據(jù)的修改都將遵

8、守4.4項規(guī)則。選中需要刪除的文件點擊鼠標(biāo)右鍵,在右鍵菜單中點擊“刪除”菜單 在彈出確認(rèn)框中點擊“確認(rèn)”按鈕,文件即被刪除 選中你需要預(yù)覽的文件點擊文件列表上方的“預(yù)覽”按鈕或者點擊鼠標(biāo)右鍵,在右鍵菜單中點擊“預(yù)覽”菜單郵件發(fā)送功能是將系統(tǒng)中的文件,以郵件附件的形式發(fā)送給沒有系統(tǒng)使用權(quán)限的用戶。 由于郵箱的空間大小以及郵件附件大小的限制, 文件大小大于 3M 的我們不建議使用該方式, 如果有大文件需要臨時給沒有系統(tǒng)權(quán)限的用戶,我們建議使用發(fā)布的方式。選中需要郵件發(fā)送的文件點擊鼠標(biāo)右鍵,在右鍵菜單中點擊“郵件發(fā)送”菜單 在彈出界面中輸入接收人的郵件地址(圖 A ,你可以控制收件人的下載權(quán)限,選擇

9、郵 件的模板。 郵件模板是在后臺設(shè)置好的常用郵件內(nèi)容作為一個模板, 無需每次錄入重復(fù)內(nèi)容。所有設(shè)置操作完成后,點擊“確定”發(fā)送郵件。圖 A您可以對文件發(fā)表評論并給分選中將要做評論的文件,選擇頁面右下角的“用戶評論”菜單 頁面右側(cè)將顯示出當(dāng)前被選中文件的評論情況 點擊“發(fā)表評論” 添加評論內(nèi)容 3.8 擴(kuò)展編輯 點擊鼠標(biāo)右鍵,在右鍵菜單中點擊“擴(kuò)展編輯”菜單,文件被擴(kuò)展編輯的時候,狀態(tài)由“正常”變?yōu)椤罢诰庉嫛?編輯完成后,文件自動被簽入形成新版本,狀態(tài)由“正在編輯”回到“正?！睜顟B(tài)3.9 簽入簽出 點擊鼠標(biāo)右鍵,在右鍵菜單中點擊“簽出”菜單,文件狀態(tài)為正在編輯,其他系統(tǒng)用戶將無法對該文件做操作

10、 點擊鼠標(biāo)右鍵,在右鍵菜單中點擊“簽入”菜單,文件狀態(tài)為正常 4 文件夾操作4.1 新建文件夾 進(jìn)入需要新建文件夾的上層文件(夾路徑 點擊列表上方的“新文件夾”按鈕 在彈出的界面上輸入新建文件夾的基本信息點擊 “確認(rèn)” 進(jìn)行添加。 如果不需要對文件夾容量作限制,則文件夾最大容量不必填寫。 4.2 修改文件夾 選中你所需要修改的文件夾 點擊鼠標(biāo)右鍵,在右鍵菜單中點擊“編輯”菜單 元數(shù)據(jù)選擇元數(shù)據(jù)名稱,綁定設(shè)定好的元數(shù)據(jù)到該文件夾在彈出的對話框中,修改你所需要修改的信息,然后按“確認(rèn)”進(jìn)行保存,也可以為文件夾設(shè)置元數(shù)據(jù) 選中需要刪除的文件夾點擊鼠標(biāo)右鍵,在右鍵菜單中點擊“刪除”菜單 在彈出確認(rèn)框中

11、點擊“確認(rèn)”按鈕 基本設(shè)置選中文件夾,選擇“策略設(shè)置”菜單,對文件夾的大小,子級文件最大值,包含的文件 類型做限制 版本控制策略版本控制策略有三種,見下圖及詳細(xì)解釋 不維護(hù)版本:該文件夾內(nèi)的所有文件做更新, 編輯等修改后, 都 不做版本的維護(hù) 和 記錄,只保存內(nèi)容的更新 元數(shù)據(jù)策略 實現(xiàn)批量設(shè)置元數(shù)據(jù),支持多元數(shù)據(jù)類型 應(yīng)用:批量修改設(shè)置或修改文件夾下的元數(shù)據(jù)類型(該功能對強制繼承策略無效 不繼承:只設(shè)置當(dāng)前文件夾目錄下的文件 繼承: 設(shè)置當(dāng)前文件夾及所有子級文件或文件夾元數(shù)據(jù) 強制繼承:所以繼承下去的元數(shù)據(jù)類別不能修改 內(nèi)容安全策略文件從系統(tǒng)下載到本地后被加密控制,控制條件如下圖內(nèi)容 流程策

12、略系統(tǒng)自帶流程的啟用5搜索搜索分為:全文檢索,高級搜索 在輸入框中輸入搜索條件,點擊“全文檢索”按鈕即可查看搜索結(jié)果 支持中英文混合搜索英文模糊查詢(條件 +*在“高級搜索”框中的條件框中輸入搜索條件,及搜索范圍基本搜索:搜索目標(biāo)為文件(包括歷史版本 ,可控制搜索范圍文件夾搜索:搜索目標(biāo)為文件夾,指定搜索范圍元數(shù)據(jù)搜索:搜索目標(biāo)為文件及文件夾,可使用多元數(shù)據(jù)混合作為條件查詢 直接點擊“搜索”按鈕,列出搜索結(jié)果 6 文件夾權(quán)限設(shè)置6.1 記錄權(quán)限選中需要設(shè)置權(quán)限的文件夾點擊鼠標(biāo)右鍵,在右鍵菜單中點擊“分配權(quán)限”菜單 點擊“添加”按鈕,選擇需要該文件夾權(quán)限的用戶,用戶組或部門 在選擇成員的頁面中,

13、在需要選擇的部門,職位,用戶或者用戶組前打勾,然后按“確 定” ,進(jìn)行添加 被選中的用戶, 用戶組或者部門將會在文件夾權(quán)限設(shè)置的頁面中。 選擇用戶, 用戶組或部門,設(shè)置其對該文件夾的使用權(quán)限。 權(quán)限設(shè)置可以用預(yù)設(shè)的角色進(jìn)行快速設(shè)置 也可以根據(jù)用戶的需要進(jìn)行自定義設(shè)置,各權(quán)限之間的關(guān)聯(lián)級別是通過后臺設(shè)置的 設(shè)置完成后,按最下方的“確定”按鈕,進(jìn)行保存 如果過期時間不填寫則表明沒有過期時間, 如果設(shè)置了過期時間, 當(dāng)日期超過結(jié)束時間,系統(tǒng)將自動將該用戶在權(quán)限列表中刪除 完全控制權(quán)限(文檔管理員規(guī)則:子級文件夾的管理員不可以查看,從父級文件夾的 管理員授予到子集文件夾的管理員記錄。方便批量設(shè)置和修改

14、權(quán)限對象集合。 將常用的權(quán)限對象和權(quán)限明細(xì)組合成模板形式, 應(yīng)用于 文檔結(jié)構(gòu)中,當(dāng)權(quán)限結(jié)構(gòu)出現(xiàn)變化時,只需要在“文檔權(quán)限模板” 中修改模板內(nèi)容即可以影 響到所有綁定了該模板的文件(夾權(quán)限模板設(shè)置在 系統(tǒng)管理 -文檔權(quán)限模板 頁面設(shè)置模板類型和結(jié)構(gòu)添加模板名稱,然后添加模板成員(個人,部門,職位和用戶組及各對象的權(quán)限明細(xì)權(quán)限計算:默認(rèn)優(yōu)先級(支持優(yōu)先級調(diào)整 權(quán)限模板:支持繼承和重載記錄權(quán)限計算優(yōu)先級高于模板權(quán)限,如果存在相同權(quán)限記錄,則以記錄權(quán)限為準(zhǔn) 權(quán)限類別:默認(rèn)包括:無權(quán)限、只讀、讀寫和完全控制支持類別的自定義7 發(fā)布7.1 文件及文件夾發(fā)布發(fā)布是一種將系統(tǒng)中的文件共享給沒有系統(tǒng)帳號的臨時用

15、戶的一種方法。 系統(tǒng)會產(chǎn)生一 個發(fā)布地址,在允許的時間內(nèi)供給有發(fā)布地址的人進(jìn)行系統(tǒng)文件預(yù)覽和下載。 選中需要發(fā)布的文件(夾 點擊鼠標(biāo)右鍵,在右鍵菜單中點擊“發(fā)布”菜單 在彈出界面中輸入發(fā)布文件名稱及發(fā)布過期時間,您還可以設(shè)置密碼,控制下載權(quán)限, 點擊“發(fā)布”進(jìn)行確認(rèn) 驗證方式有三種:密碼驗證,開放,系統(tǒng)帳戶驗證 在下一個界面中將顯示發(fā)布的地址 如果需要再次發(fā)送,同樣點擊鼠標(biāo)右鍵菜單中的發(fā)布8 版本管理8.1 更新文件版本 選中需要更新版本的文件 點擊鼠標(biāo)右鍵,在右鍵菜單中點擊“更新文件”菜單 在新界面中,點擊“瀏覽”選擇文件,然后按“確定”提交,你可以為新版本添加備注 注意:更新完文件,點擊“

16、確定”按鈕后,系統(tǒng)會彈出“簽入”對話框。用戶可以選擇兩種方式更新文件:C . 保 存,不簽入:不涉及版本改動,文檔狀態(tài)為正在編輯D . 簽 入:“簽入”選項根據(jù)該文件所屬的文件夾所定制的版本控制策略而異,詳細(xì)控制規(guī)則詳見本說明第 4.4項描述的方案, 文件的內(nèi)容以及元數(shù)據(jù)的修改都將遵守4.4項規(guī)則。點擊鼠標(biāo)右鍵,在右鍵菜單中點擊“版本管理”菜單在彈出界面中,選中需要獲取的版本,點擊“設(shè)置當(dāng)前版本”按鈕 “確定”后, “關(guān)閉”窗口,則重新打開文件即為新設(shè)置的當(dāng)前版本 注:如果某一版本的當(dāng)前狀態(tài)為非“正?！睜顟B(tài),則不能設(shè)置為當(dāng)前版本 9 回收站操作9.1 還原文件及文件夾 點擊進(jìn)入回收站 選擇需要

17、還原的文件或文件夾 點擊鼠標(biāo)右鍵,在右鍵菜單中點擊“還原”菜單 9.2 徹底刪除文件 點擊進(jìn)入回收站 選擇需要徹底刪除的文件或文件夾點擊鼠標(biāo)右鍵,在右鍵菜單中點擊“徹底刪除”菜單 9.3 清空回收站 點擊進(jìn)入回收站 在列表空白處點擊鼠標(biāo)右鍵或者在左邊樹形菜單中選中回收站后點擊鼠標(biāo)右鍵 在右鍵菜單中點擊“清空回收站”菜單 10 修改個人信息 點擊頁面右上角的“個人信息” ,進(jìn)入個人信息修改界面 彈出界面將顯示出所有你能修改的個人信息和個人設(shè)置內(nèi)容,修改你所需要修改的內(nèi)容,按“保存”進(jìn)行保存。 11 文件評論選中文件,在頁面右側(cè)的“用戶評論”面板中,可以給當(dāng)前文件評分和發(fā)表評論,每個用戶 只可以對

18、某個文件評分一次,但是可以添加多條評論 12 消息通知 系統(tǒng)中文件夾或文件夾子級被更新后,可以通過文件夾“通知”功能,發(fā)送消息給被通知的對象。 選中文件夾右鍵點擊“通知” 為消息添加名稱,以及操作類型 (即:被設(shè)置通知的文件夾在發(fā)生選中的操作后, 就會通知消息成員相應(yīng)信息您可以選擇是否應(yīng)用的子文件夾和是否采用郵件通知 添加新建通知的成員注釋:以上設(shè)置后, Everyone 下的成員,在文件夾“ 111”發(fā)生創(chuàng)建,刪除等操作的時候, 就會收到相應(yīng)通知13消息訂閱訂閱某用戶在系統(tǒng)中對某文件夾發(fā)生的動作,給予消息提醒如消息通知的設(shè)置方式, 選擇訂閱對象和對象的操作動作類型, 可訂閱到子文件夾級別 注

19、意:通知和訂閱是兩種不同的消息類型:通知:當(dāng)前用戶對文件夾做操作,發(fā)送消息給通知對象訂閱:當(dāng)前文件夾發(fā)生已被訂閱的操作時,發(fā)送消息給訂閱者14信息面板文件或文件夾的信息 panels: 基本信息,元數(shù)據(jù)信息,歷史文件,附件和用戶評論 選擇文件,在系統(tǒng)右側(cè)出現(xiàn)多個信息面板 15我的 edoc2點擊“我的 edoc2”菜單,您可以查收個人消息,修改密碼15.1 消息管理 點擊“消息列表” ,您可以查看自己被通知的消息內(nèi)容 每條消息記錄后面有“詳細(xì)”內(nèi)容的鏈接 點擊消息“查詢”按鈕,可以設(shè)置查詢條件 修改密碼 16 收藏夾可根據(jù)個人的訪問習(xí)慣, 自定義常用的文檔結(jié)構(gòu)制作在收藏夾中。 可創(chuàng)建的節(jié)點類型

20、:知識 地圖、標(biāo)簽、元數(shù)據(jù)和搜索16.1 創(chuàng)建地圖節(jié)點 新增地圖節(jié)點,地圖節(jié)點可以在收藏夾和知識地圖直接移動 16.2 創(chuàng)建標(biāo)簽節(jié)點 在文檔右鍵的“更新文件”菜單中, 可以為文檔設(shè)置標(biāo)簽項,作為文檔定位的一種條件 添加標(biāo)簽節(jié)點的條件 標(biāo)簽節(jié)點創(chuàng)建成功。 點擊該節(jié)點后, 所有設(shè)置過標(biāo)簽條件為“標(biāo)簽測試”的文檔都將顯示在右側(cè)文檔區(qū)域。 (例如:disk2.jpg 即為第一步創(chuàng)建過標(biāo)簽條件的文檔 16.3 創(chuàng)建元數(shù)據(jù)節(jié)點 為文檔或文件夾綁定元數(shù)據(jù)條件,在收藏夾里通過元數(shù)據(jù)去定位文檔或文件夾 添加元數(shù)據(jù)條件節(jié)點,創(chuàng)建元數(shù)據(jù)條件 元數(shù)據(jù)節(jié)點創(chuàng)建成功。點擊該節(jié)點后,所有設(shè)置過元數(shù)據(jù)條件為“元數(shù)據(jù)標(biāo)簽測試”

21、的文檔都將顯示在右側(cè)文檔區(qū)域。 (例如:“常見問題 .xlsx ”即為第一步創(chuàng)建過元數(shù)據(jù)條件的文檔 添加搜索條件節(jié)點,創(chuàng)建搜索條件 所有高級搜索條件的結(jié)果都可以放在收藏夾節(jié)點中保留17知識地圖知識地圖的節(jié)點創(chuàng)建方式與收藏夾相同,收藏夾節(jié)點可以移動到知識地圖中 知識地圖可以共享給其他系統(tǒng)成員,作為知識共享 18附件權(quán)限對象:用戶、部門、職位、用戶組(Administrators 、 Creator 、 Everyone 對象優(yōu)先級:用戶 /Creator > 職位 > 部門 > 用戶組 > Everyone權(quán)限種類:記錄權(quán)限、模板權(quán)限種類優(yōu)先級:記錄權(quán)限 > 模板權(quán)

22、限例如:A 用戶是權(quán)限模板的成員, 同時又存在于記錄權(quán)限中, 那么當(dāng)前文檔識別記錄權(quán)限中 A 用戶對象的權(quán)限繼承與重載:部門、用戶組默認(rèn)繼承其父級對象的權(quán)限;文件(夾默認(rèn)繼承其父級文件夾 的權(quán)限; 修改記錄權(quán)限定義為重載權(quán)限, 繼承的記錄權(quán)限只能被修改不能被刪除; 低層管理 員不能看到高層管理員以及高層管理員授予的同級管理員的權(quán)限記錄。元數(shù)據(jù)繼承:子級文件夾默認(rèn)繼承父級文件夾策略值 ;繼承過來的元數(shù)據(jù)類型不能被刪除,但可以修改策略值 ;當(dāng)父級策略值欄位值修改后, 繼承它的子文件夾策略值同時被修改; 但已修改過值的子 級文件夾策略值的用戶可選擇是否修改 ;元數(shù)據(jù)強制繼承:當(dāng)文件夾元數(shù)據(jù)策略為強制執(zhí)行時, 該文件夾下的文件必須具有該元數(shù)據(jù)類型, 不能被 刪除,但是可以修改其屬性值;元數(shù)據(jù)應(yīng)用:當(dāng)前文件夾的某一元數(shù)據(jù)策略值重新應(yīng)用至子文件元數(shù)據(jù)上, 該動作一般只用于先有文 件后設(shè)置元數(shù)據(jù)的情況下當(dāng)子文件夾有繼承策略時, 應(yīng)用動作會把當(dāng)前文件夾的當(dāng)前元數(shù)據(jù)策略值應(yīng)用至所有子 級文件上;反之,只作用在其第一子級文件上應(yīng)用的時候, 文件除具備其文件夾應(yīng)用的元數(shù)據(jù)類別及屬性值外, 其本身自己設(shè)置的元 數(shù)據(jù)類別需要保留文件(夾剪切拷貝:文件剪切 /拷貝至新的文件夾下,在繼承新文件夾的元數(shù)據(jù)策略的類別的同時,還保留 其它自身的