公司文控中心管理辦法

1、公司文控中心管理辦法公司文控中心管理辦法第一章總則一、為規(guī)范公司資料管理，加強(qiáng)資料的收集和管理工作，有效地保護(hù)和利用資料，為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，增強(qiáng)公司資料的實(shí)用性和有效性，結(jié)合公司的實(shí)際，制定本辦法。二、資料范圍公司建檔范圍確定為：公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；公司股東會、董事會、監(jiān)理會形成的文件材料；財(cái)務(wù)、會計(jì)及其管理方面的文件材料；勞動工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料；經(jīng)營管理方面的文件材料；生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料；儀器、設(shè)備方面的文件材料；基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料；科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面

2、的材料；教育培訓(xùn)方面的文件材料；信息、情報(bào)方面的文件材料；其他具有利用和保存價(jià)值的文件材料。轉(zhuǎn)摘于 以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會議文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動工資、經(jīng)營情況、人事文件資料、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有參考價(jià)值的文件資料，以及百利集團(tuán)主要職能活動和員工在從事研發(fā)和管理等各項(xiàng)工作活動中形成的，對公司具有保存價(jià)值的文件材料。公司資料還包括聲像資料：照片文件資料（含新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構(gòu)成）；影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說第1頁共10頁明）；錄音

3、文件資料（含唱片、錄音帶）；錄像文件資料（含政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣告活動）。三、公司內(nèi)部各中心 / 部門和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守本辦法，并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)文件、資料的義務(wù)。第二章 管理體制及其機(jī)構(gòu)職責(zé)四、實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由集團(tuán)總經(jīng)辦負(fù)責(zé)主體文件資料的管理，并對其他部門的文件資料管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。總經(jīng)辦設(shè)立文控中心，配備文控中心管理員分管公司主體文件資料工作，由系統(tǒng)管理部直接領(lǐng)導(dǎo)。文控中心管理員的職責(zé)是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。五、文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護(hù)文件資料的機(jī)構(gòu)，同時(shí)又是

4、開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。文控中心的主要職責(zé)：1負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對各中心/ 部門文件、資料工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。2制訂和組織實(shí)施公司關(guān)于文件、除塵濾布資料工作的規(guī)章制度。3負(fù)責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。4嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級劃控和守密、解密工作。5開展文件、資料宣傳、咨詢活動，做好文件、資料開放和利用工作，主動為公司各項(xiàng)工作和員工服務(wù)。6發(fā)揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓(xùn)、教育基地之一。7開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。8組織公司各部門文件管理員的業(yè)務(wù)學(xué)

5、習(xí)與培訓(xùn)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)他們的工作。9做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。第三章文件材料的管理工作六、文件資料材料的收集：第2頁共10頁1建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10 年、 3 年、 1 年等）；注明文件的版本號。 2對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；3及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。七、文件資料的歸檔、立卷與管理：1區(qū)分全宗，確定立檔單位。2分類：依據(jù)文件資料來源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時(shí)按部門、是否保密、保密程度來分。21 大類分為：制度 / 規(guī)定

6、：S；文件：F；資料：D；檔案：A；合同：B。22 部門拼音縮寫：物控：WK；生管：SG；倉儲：CC；品管：PG；研發(fā)：YF；技術(shù)：JS；客服：KF；采購：CG；生產(chǎn)：第3頁共10頁SH；市場：SC；銷售：XS；設(shè)備：SB；財(cái)務(wù)：CW；OEM：WB；后總：HZ；總經(jīng)辦：ZJ；人力資源：RL；制造中心：ZZ；營銷中心：YX；壓濾機(jī)濾布廠家研發(fā)技術(shù)中心：YJ；財(cái)務(wù)中心：CW；廣州分公司：GZ；上海分 1 公司：SH；北京分公司：BJ；香港分公司：XG；信念公司：XN。23 保密用 Y 表示，非密級則用N表示。 24 密級：絕密：AS；機(jī)密：CS；秘密：PS；無：OP編碼原則：第4頁共10頁編碼共為

7、十二位數(shù)，（文件資料大類）（部門前兩位拼音縮寫）（是否保密）（密級程度）（年份）（流水號）。如總經(jīng)辦201X年某份制度編碼為：SZJNOP040001。3歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。4案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。5整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至 2cm之間，材料過窄應(yīng)加襯邊；材料過寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫標(biāo)題。6對所有公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。7每年對文件資料進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和

8、褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。8對文件資料的收進(jìn)和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并定期上報(bào)主管部門。集團(tuán)各部門及下屬公司兼職或?qū)Ｂ毼目貑T應(yīng)定期（每月兩次，分別于月初、月中）報(bào)送相關(guān)資料至文控專員。9公司文件資料保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。對保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定銷毀。 10公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止文件資料失密和泄密。八、文件資料的保管：1防止文件資料的損壞，延長資料的壽命，維護(hù)資料的安全；2公司設(shè)立專門地點(diǎn)或?qū)Ｓ梦募毂４嫖募Y料；3做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。九

9、、文件資料借閱、利用工作：第5頁共10頁1總監(jiān)級（含）以上人員借閱非密級文件資料可直接通過文控中心管理員辦理借閱手續(xù)。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級文件資料時(shí)，須填寫借閱文件申請表（附件 1），部門經(jīng)理簽批、總經(jīng)辦系統(tǒng)管理部經(jīng)理核審后方能調(diào)閱。 2公司文件密級分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級別，絕密級文件資料禁止調(diào)閱，機(jī)密級文件資料只能在文控中心閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級文件資料經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過 4 小時(shí)。秘密級文件資料的借閱本部門由部門負(fù)責(zé)人審批，跨部門的由系統(tǒng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；跨系統(tǒng)的由總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。 3

10、案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。 4借閱期限不得超過一星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。 5借閱文件資料者應(yīng)愛護(hù)資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。 6外單位借閱文件資料，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。 7公司內(nèi)文件資料利用的方式有：1) 提供文件資料原件； 2) 提供文件資料復(fù)印件； 3) 提供文獻(xiàn)索引資料。 8出文部門

11、負(fù)責(zé)人要求或同意時(shí)，文控中心應(yīng)主動向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務(wù)，主要方面為經(jīng)營戰(zhàn)略信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。第四章文件資料的鑒定和銷毀1公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司文件資料。當(dāng)某些文件資料到了銷毀期時(shí)，由文件資料管理員填寫公司文件資料銷毀審批第6頁共10頁表（附件 2）交部門主管人員、系統(tǒng)管理部經(jīng)理審核，經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。凡屬于密級的文件資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的文件資料由系統(tǒng)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。2銷毀時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀，并在銷毀清單上簽字。3對已失效的、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司文件資料，文控中心管理員須認(rèn)真核對

12、，編制銷毀清單（附件3），將批準(zhǔn)的公司文件資料銷毀審批表和銷毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。第五章附則1文控中心積極采用電腦信息系統(tǒng)對文件資料進(jìn)行管理，提高管理效率。2本辦法由總經(jīng)辦解釋、補(bǔ)充。自頒布之日起生效。公司文控中心管理辦法附送：公司文明單位創(chuàng)建與管理辦法公司文明單位創(chuàng)建與管理辦法創(chuàng)建文明單位，是推進(jìn)公司“三個(gè)文明”建設(shè)不斷發(fā)展的有效形式。為了在全公司廣泛開展創(chuàng)建文明單位活動，加強(qiáng)和規(guī)范企業(yè)文明單位的建設(shè)管理，根據(jù)重慶市交通委員會印發(fā)重慶市交通系統(tǒng)委級文明單位創(chuàng)建與管理辦法的精神，結(jié)合公司實(shí)際，制定本辦法。一、文明單位是社會主義物質(zhì)文明建設(shè)、精神文明建設(shè)和政治文明建設(shè)三個(gè)方面取得顯著

13、成績，由上級黨委、行政授予的綜合性集體榮譽(yù)稱號。第7頁共10頁二、交通系統(tǒng)委級文明單位，由中共重慶市交通委員會和重慶市交通委員會批準(zhǔn)命名；公司級文明單位、處室、船舶、班組，由中共重慶輪船總公司委員會和重慶輪船總公司批準(zhǔn)命名。三、重慶輪船總公司精神文明建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組指導(dǎo)全公司精神文明建設(shè)工作。除塵濾布下設(shè)辦公室，與黨委工作部合署辦公，負(fù)責(zé)總公司級文明單位的創(chuàng)建和日常工作；在交委精神文明建設(shè)委員會辦公室指導(dǎo)下，開展委級文明單位創(chuàng)建工作，協(xié)助下屬單位的組織、申報(bào)和銜接工作。四、總公司級文明單位應(yīng)具備的條件1、組織領(lǐng)導(dǎo)好。黨政主要領(lǐng)導(dǎo)堅(jiān)持“三個(gè)文明”一起抓，重視精神文明建設(shè)，實(shí)行責(zé)任目標(biāo)管理。分管領(lǐng)導(dǎo)、

14、工作部門落實(shí)，職工廣泛參與，實(shí)際效果明顯。領(lǐng)導(dǎo)班子加強(qiáng)自身建設(shè)，解放思想，實(shí)事求是，勇于開拓，勤奮務(wù)實(shí)，廉潔奉公，團(tuán)結(jié)協(xié)作，作風(fēng)民主，職工信任。2、思想建設(shè)好。堅(jiān)持以馬列主義毛澤東思想鄧小平理論為指導(dǎo)，在廣大干部職工中深入開展愛國主義、集體主義、社會主義和艱苦創(chuàng)業(yè)精神教育，加強(qiáng)社會公德、職業(yè)道德、家庭美德和民主與法制教育，引導(dǎo)職工樹立“富民興企”、“司興我富，司衰我窮”的共同價(jià)值觀、人生觀和正確的世界觀。3、改革競爭好。全面貫徹黨的基本路線，按照“三個(gè)代表”的要求，堅(jiān)持“三個(gè)有利于”標(biāo)準(zhǔn)和公司總體發(fā)展方向，樹立和落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，正確處理改革、發(fā)展和穩(wěn)定的關(guān)系，正確處理眼前利益和長遠(yuǎn)利益的關(guān)系、

15、局部利益和全局利益關(guān)系，不斷深化改革，提高綜合競爭能力，擴(kuò)大市場占有率。第8頁共10頁4、生產(chǎn)工作好。堅(jiān)持以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心，按照公司總體發(fā)展目標(biāo)，大力發(fā)展生產(chǎn)，搞活經(jīng)營，不斷提高經(jīng)濟(jì)效益；內(nèi)部管理科學(xué)民主，堅(jiān)持安全生產(chǎn)，搞好優(yōu)質(zhì)服務(wù)，經(jīng)濟(jì)效益和社會效益好，生產(chǎn)、工作、壓濾機(jī)濾布廠家效益居于先進(jìn)水平。5、文化建設(shè)好。重視科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用和職工的教育，加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，積極倡導(dǎo)文明、健康、科學(xué)的生活方式，廣泛開展群眾性的讀書活動、科技活動和文體活動，創(chuàng)建學(xué)習(xí)型組織，努力提高干部職工的科學(xué)、文化素質(zhì)和生產(chǎn)工作能力。6、文明風(fēng)氣好。廣泛深入開展“講文明、樹新風(fēng)”、“愛崗敬業(yè)、崗位奉獻(xiàn)”等群眾性精神文明建

16、設(shè)活動和多種形式的思想教育活動，認(rèn)真宣傳貫徹交通行業(yè)文明公約和市民公約，干部職工的文明素質(zhì)不斷提高；各種文明細(xì)胞創(chuàng)建工作堅(jiān)持不懈，樹立企業(yè)新風(fēng)。無重大治安刑事案件、安全事故，無嚴(yán)重違紀(jì)問題發(fā)生；計(jì)劃生育各項(xiàng)考核指標(biāo)達(dá)到國家要求；環(huán)境整潔，清潔衛(wèi)生工作制度化、經(jīng)常化。五、總公司級文明單位的申報(bào)、命名與獎(jiǎng)勵(lì)1、司級文明單位的申報(bào)、考核、批準(zhǔn)、命名，每年組織一次。委級文明單位按照重慶市交通系統(tǒng)委級文明單位創(chuàng)建與管理辦法執(zhí)行（下同）。2、凡總公司所屬單位、處室、船舶、班組，制定創(chuàng)建規(guī)劃，落實(shí)創(chuàng)建措施，開展創(chuàng)建活動并取得成效的，可向總公司提出申報(bào)。3、司級文明單位（處室、船舶、班組，下同）由總公司文明辦公室負(fù)責(zé)組織考核評審。4、經(jīng)批準(zhǔn)命名和復(fù)查合格的司級文明單位，參照市交委確定的渝委辦 199847 號文件的有關(guān)規(guī)定，在進(jìn)行精神鼓勵(lì)的同時(shí)，當(dāng)年可按第9頁共10頁照單位人均月工資50%的標(biāo)準(zhǔn)發(fā)給獎(jiǎng)金，還可以給在創(chuàng)建工作中做出突出貢獻(xiàn)的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員以適當(dāng)?shù)木窈臀镔|(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，所發(fā)獎(jiǎng)金進(jìn)入生產(chǎn)成本。5、文明單位在鞏固創(chuàng)建成果，提高創(chuàng)建水平方面成績突出的，在復(fù)查合格的當(dāng)年亦可比照上款規(guī)定的獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)，一次性發(fā)給職工獎(jiǎng)金。六、文明單位的復(fù)查1、委級文明單位按市交委規(guī)定進(jìn)行復(fù)查。