OA系統(tǒng)的發(fā)展及其意義探析

1、OA系統(tǒng)的發(fā)展及其意義探析 摘要：綜述了OA系統(tǒng)的發(fā)展過程和當(dāng)前國內(nèi)外OA的應(yīng)用情況，綜合分析了OA系統(tǒng)的特點(diǎn)，以及對提高企業(yè)管理水平和效益、提升管理信息化程度的重大意義。 關(guān)鍵詞： OA系統(tǒng)；發(fā)展；意義 中圖分類號：F49 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3198（2011）10-0244-02 信息化越來越深刻地影響著當(dāng)今的社會生產(chǎn)和生活，尤其是企業(yè)和部門的信息化，已經(jīng)成為制約企業(yè)發(fā)展和規(guī)?；囊粋€(gè)重要因素，而辦公自動(dòng)化是整個(gè)企業(yè)信息化的重要組成部分，成功有效地建立和使用OA系統(tǒng)，對提高企業(yè)或部門的效益具有很大的實(shí)際意義。 1 OA系統(tǒng)的發(fā)展過程 辦公自動(dòng)化（OA: OFFICE AU

2、TOMATION）就是采用Internet/Intranet技術(shù)，并基于工作流概念，讓企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作。OA系統(tǒng)改變了過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的采集信息、處理信息，為企業(yè)的管理和決策提供及時(shí)科學(xué)的依據(jù)。OA系統(tǒng)經(jīng)歷了以下三個(gè)發(fā)展階段： （1）起步階段（1985年1993年）：以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)處理為中心，基于文件系統(tǒng)或關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，在日常辦公中運(yùn)用IT技術(shù)，以提高文件資料的管理水平。這一階段實(shí)現(xiàn)了基本的辦公數(shù)據(jù)管理，如文件管理、檔案管理等，但普遍缺乏辦公過程中最需要的溝通協(xié)作支持以及文檔資料的綜合處理等，導(dǎo)致應(yīng)用效果不很理想。 （2）應(yīng)用階段（

3、1993年2002年）：隨著組織規(guī)模的不斷擴(kuò)大，組織愈來愈希望打破時(shí)間、地域的限制，提高整個(gè)組織的運(yùn)營效率。同時(shí)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展也促進(jìn)了軟件技術(shù)巨大進(jìn)步，它為OA系統(tǒng)的應(yīng)用提供了基礎(chǔ)支持，這個(gè)階段OA系統(tǒng)的主要特點(diǎn)是以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)、以工作流為中心，提供了目錄服務(wù)、電子郵件、文檔管理、群組協(xié)同等基礎(chǔ)保證，實(shí)現(xiàn)了制度管理、公文流轉(zhuǎn)、會議管理、流程審批等眾多實(shí)用的功能，極大地方便了工作流程，規(guī)范了組織管理，提高了運(yùn)營效率。典型的解決方案是Lotus Notes，該產(chǎn)品通過內(nèi)置的文檔型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，有效地解決了組織中大量非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的處理及安全控制，并借助強(qiáng)大的工作流平臺和Email系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)協(xié)作性應(yīng)用

4、，最大程度地提高了網(wǎng)絡(luò)平臺的使用價(jià)值，使OA系統(tǒng)真正進(jìn)入實(shí)用化階段。 （3）發(fā)展階段（2002年至今）：OA系統(tǒng)軟件經(jīng)過多年的發(fā)展已經(jīng)趨向成熟，功能也由原先的單純行政辦公信息服務(wù)，逐步擴(kuò)大到組織內(nèi)部的各項(xiàng)管理活動(dòng)，成為組織運(yùn)營信息化的一個(gè)重要組織部分。同時(shí)由于市場和競爭環(huán)境的快速變化，要求辦公應(yīng)用軟件應(yīng)具有更高更多的內(nèi)涵，客戶也更加關(guān)注如何方便、快捷地實(shí)現(xiàn)內(nèi)部各級組織、各部門以及人員之間的協(xié)作配合、內(nèi)外各種資源的有效組合。 2 當(dāng)前國內(nèi)外OA系統(tǒng)的應(yīng)用情況 2.1 國內(nèi)情況 在國內(nèi)OA應(yīng)用已經(jīng)進(jìn)入到協(xié)同辦公階段，知識管理（KM）也已經(jīng)在一些企業(yè)中得到部署。就湖北通信移動(dòng)公司為例，該公司在國際商

5、業(yè)機(jī)器公司（IBM）的幫助下，先后實(shí)施了E-learning、項(xiàng)目協(xié)作、文檔管理、Blog、專家地圖等功能模塊，甚至還為一些部門專門開發(fā)了一些知識管理的應(yīng)用模塊，整體投入達(dá)到了1，000萬元人民幣。但是這個(gè)堪稱完美的系統(tǒng)，最后只有E-learning發(fā)揮了應(yīng)有的價(jià)值，其他多數(shù)模塊都處于閑置狀態(tài)。最基本的原因是：人們不愿意把知識貢獻(xiàn)出來。知識管理不是簡單的技術(shù)問題，涉及的是企業(yè)管理問題。從我們目前的應(yīng)用看，這些技術(shù)作用有些被高估了，因?yàn)槠髽I(yè)內(nèi)管理沒有理順，市場就很難培育起來。即便是信息周刊2005年“商業(yè)科技100強(qiáng)”的上榜企業(yè)中，企業(yè)的管理層認(rèn)為在過去的12個(gè)月對提高公司的生產(chǎn)力最有效的部署中

6、，選擇知識管理的比例只達(dá)到24%。 2.2 國外發(fā)展情況 國外公司目前似乎不關(guān)注OA產(chǎn)品。這幾年大批專家撰文，大量OA廠商涌現(xiàn)，聯(lián)想、中軟、東軟等軟件開發(fā)商有OA，用友、金蝶等軟件產(chǎn)品廠商有OA，藍(lán)凌、泛微、紅帆等專業(yè)OA廠商就更不例外，但奇怪的是國外廠家并不專門做OA產(chǎn)品的，對此，筆者認(rèn)為有以下幾個(gè)原因： 對OA的發(fā)展，國內(nèi)外存在分歧。如果像大多數(shù)人說的哪樣“第三代OA是以知識管理為核心的OA”，市場需求又那么大，國外是純市場經(jīng)濟(jì)的，怎么可能沒有公司投入這個(gè)領(lǐng)域，所以說現(xiàn)在應(yīng)該還不到知識管理的OA階段。 國外比較傾向的是門戶和平臺的概念，這就涉及到整合，把OA和ERP、PDM、CRM、SCM

7、等系統(tǒng)互相整合，每一個(gè)都是大系統(tǒng)，平臺和數(shù)據(jù)庫也不一定相同，不解決整合何來數(shù)據(jù)的積累匯聚共享，國外的做法是先把專門的系統(tǒng)建好，然后整合，最后上升到知識管理的高度。OA是柔性的系統(tǒng)，不像ERP、CRM等剛性的東西容易出產(chǎn)品。 隨著中國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，中國巨大的市場前景引起了全世界的關(guān)注，特別是與發(fā)達(dá)國家差距不大的IT行業(yè)，ERP行業(yè)的速達(dá)被Quikbooks和Intel風(fēng)險(xiǎn)資金的注入就是很好的例子。 3 發(fā)展OA系統(tǒng)的現(xiàn)實(shí)意義 雖然諸如Lotus 1-2-3和MS Office系列的許多應(yīng)用軟件可以提高辦公效率，但是這僅僅是針對個(gè)人辦公而言。辦公自動(dòng)化不僅兼顧個(gè)人辦公效率的提高，更重要的是可以實(shí)現(xiàn)群

8、體協(xié)同工作。協(xié)同工作意味著要進(jìn)行信息交流、工作協(xié)調(diào)與相互合作。由于網(wǎng)絡(luò)的存在，這種交流與協(xié)調(diào)幾乎可以在瞬間完成，同時(shí)不必?fù)?dān)心對方是否在電話機(jī)旁邊或是否有傳真機(jī)可用。這里所說的群體工作，可以包括在地理上分布很廣，分布在全球上每個(gè)角落，甚至工作時(shí)間都不一樣的工作人群。 辦公自動(dòng)化可以同一個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)結(jié)合得非常緊密，甚至是定制的，因而可以將諸如信息采集、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能與具體業(yè)務(wù)密切關(guān)聯(lián)。操作人員只須點(diǎn)擊一個(gè)按鈕就可以得到想要的結(jié)果，從而極大的方便了企業(yè)的管理和決策。 辦公自動(dòng)化還是一個(gè)企業(yè)與整個(gè)世界聯(lián)系的橋梁，企業(yè)的Intranet網(wǎng)絡(luò)可以和Internet相聯(lián)。一方面，企業(yè)的員工可以在Inter

9、net上查找有關(guān)的技術(shù)資料、市場行情，與現(xiàn)有或潛在的客戶、合作伙伴聯(lián)系；另一方面，其他企業(yè)可以通過Internet訪問你對外發(fā)布的企業(yè)信息，如企業(yè)介紹、生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)績、業(yè)務(wù)范圍、產(chǎn)品服務(wù)等信息。隨辦公自動(dòng)化的普及，越來越多的企業(yè)將通過自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接到Internet上，因此這種網(wǎng)上交流的潛力非常巨大。 OA對于面向二十一世紀(jì)的中國企業(yè)的經(jīng)營和管理比以往任何時(shí)候更顯重要。信息社會中，競爭取勝的法寶是信息，而OA所收集、處理、分析的對象正是“信息”。中國企業(yè)在管理手段與管理思想方面已經(jīng)落后于發(fā)達(dá)國家，迫切需要通過推行OA來改善經(jīng)營管理手段，提高管理水平，增強(qiáng)企業(yè)競爭力。 推行OA，能

10、給中國企業(yè)的經(jīng)營者和管理者在行為方式和思維方式上帶來革命性進(jìn)步。在企業(yè)中做IT工作都深受一個(gè)共同的難題長期困擾：企業(yè)經(jīng)營和管理方式不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)，缺乏全局觀和系統(tǒng)觀，人為因素太多，而且變化不定。這不僅為企業(yè)的經(jīng)營和管理帶來盲目性，而且為推進(jìn)信息管理設(shè)置了障礙。推行OA，不僅是管理手段的改善，更重要的是帶來管理思想的進(jìn)步。企業(yè)辦公日益從過去的文秘型向自我服務(wù)型轉(zhuǎn)變。OA為用戶提供的正是自我服務(wù)的支持，這正說明了OA已成為一種潮流，一種趨勢，一種更好的企業(yè)辦公方式。 很多中國企業(yè)早在20世紀(jì)80年代初就著手建立企業(yè)的管理信息系統(tǒng)（MIS）。近20年過去了，我們沒有看到中國企業(yè)管理水平質(zhì)的飛躍，其中

11、，除了技術(shù)能力局限的原因外，還有觀念、認(rèn)識方面的原因。過去做MIS，更多地注重了對規(guī)范的、結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)的管理，而且走入了用先進(jìn)的技術(shù)手段模擬手工操作的誤區(qū)。模擬手工操作只有界面的友好程度、模擬的逼真程度的差別，不會有管理方式與理念的根本變革。而OA所面向的對象是企業(yè)經(jīng)營過程中所有可能產(chǎn)生的數(shù)據(jù)：結(jié)構(gòu)化的、非結(jié)構(gòu)化的、多媒體的等等；OA所直指的目標(biāo)是物化科學(xué)的管理思想。所以今天所談的OA較過去的MIS有更廣泛、更深刻的意義。當(dāng)然，過去的MIS也為我們今天的OA打下一個(gè)良好的基礎(chǔ)，也就是說OA的確很重要，同時(shí)實(shí)現(xiàn)OA也并非遙不可及。 綜上所述，研究如何成功和有效的實(shí)施OA系統(tǒng)，對提高我國企業(yè)管理水平和效益、提升管理信息化程度具有很大的現(xiàn)實(shí)意義。 參考文