ERP日常運(yùn)行管理制度

1、ERP日常運(yùn)行管理制度000 年 XX 月 XX 日一、總則二、數(shù)字化管理操作使用管理制度 三、計算機(jī)上機(jī)操作記錄制度四、數(shù)字化管理人員管理（崗位責(zé)任制）制度 五、數(shù)字化管理帳務(wù)處理制度 六、數(shù)字化管理報表管理制度 七、 數(shù)字化管理系統(tǒng)（軟件及硬件）維護(hù)制度 八、數(shù)字化管理檔案管理制度數(shù)字化管理的最終目的是利用核算手段及分析手段的現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理工作的現(xiàn)代化，為企業(yè)管理的現(xiàn)代化提供基礎(chǔ)。 ERP 系統(tǒng)是由系統(tǒng)各類人員， 計算機(jī)硬件系統(tǒng)、機(jī)房、核算軟件，及各類會計信息組成的一個有機(jī)整體，為 保證已建立的 ERP 系統(tǒng)的安全、可靠、正常穩(wěn)定的運(yùn)行，而且在運(yùn)行過程中不 斷提高運(yùn)行效率，增強(qiáng)信息系

2、統(tǒng)的運(yùn)行效果，有必要對系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)、嚴(yán)密的 管理，即：1、建立、健全各種組織控制措施， 保證系統(tǒng)安全、正常、 可靠、穩(wěn)定運(yùn)行；2、加強(qiáng)對已建立的信息系統(tǒng)的管理，提高系統(tǒng)的運(yùn)行效率；3、充分利用系統(tǒng)提供的各種手段，便利靈活地為管理提供服務(wù)。根據(jù)以上目的，并結(jié)合財政部對企業(yè)財務(wù)數(shù)字化的規(guī)定和 FAS2000 ERP 系統(tǒng)的 特殊性與我公司的實(shí)際情況，制定出我公司 ERP 系統(tǒng)的管理制度。本制主要包括 ERP 系統(tǒng)的使用管理、帳務(wù)系統(tǒng)管理、報表系統(tǒng) 管理、人員組織管理、維護(hù)管理及檔案管理等內(nèi)容。本制度由 XX 部負(fù)責(zé)解釋說明及監(jiān)督實(shí)施。本制度是依照財務(wù)的有關(guān)規(guī)定并結(jié)合當(dāng)前 ERP 系統(tǒng)的運(yùn)行實(shí)際情況

3、制定 的，為滿足本公司數(shù)字化管理發(fā)展的客觀需要應(yīng)及時進(jìn)行補(bǔ)充修改。本制度從公布之日開始執(zhí)行。數(shù)字化管理操作使用管理制度數(shù)字化管理就是把物料控制、生產(chǎn)計劃和管理等管理系統(tǒng)工程、電子計算 機(jī)應(yīng)用技術(shù)、 INTERNET 、網(wǎng)絡(luò)等學(xué)科與會計理論和方法融為一體， 通過貨幣計 量信息和其它有關(guān)信息的輸入、存儲、運(yùn)算和輸出，運(yùn)用最新科技成果，以現(xiàn) 代機(jī)器工作取代手工操作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體工作方式的變革和人的解放，并定期 或不定期地提供計劃和控制經(jīng)濟(jì)過程需要的會計信息和生產(chǎn)信息等，為此，為 保證數(shù)字化管理正常運(yùn)轉(zhuǎn)并完成預(yù)定的任務(wù)，特制定數(shù)字化管理操作使用管理 制度。此制度主要是通過對系統(tǒng)運(yùn)行的管理，保證系統(tǒng)正常

4、運(yùn)行完成預(yù)定的任務(wù)， 保證系統(tǒng)內(nèi)各類資源信息的安全與完整，只有加強(qiáng)使用管理才能避免非法舞弊行為和企業(yè)商業(yè)秘密泄露等的發(fā)生，避免系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)由于誤操作而被破壞或丟 失，保證發(fā)生故障后能及時恢復(fù)，出現(xiàn)錯誤后能及時發(fā)現(xiàn)，及時糾正，保證輸 出信息正確、真實(shí)。一、機(jī)房的管理：計算機(jī)屬公司常規(guī)而又重要辦公設(shè)備，應(yīng)創(chuàng)造一個良好的運(yùn)行環(huán)境，為保護(hù)計算機(jī)設(shè)備，軟件與數(shù)據(jù)的安全可靠，現(xiàn)規(guī)定如下：1、機(jī)房由系統(tǒng)管理人員和系統(tǒng)維護(hù)人員分工負(fù)責(zé)、協(xié)調(diào)管理、非工作人員嚴(yán)禁入內(nèi)；2、保持機(jī)房環(huán)境衛(wèi)生，定期清潔（每周末下午）微機(jī)以及其它設(shè)備的塵埃和贓物；3、嚴(yán)禁在微機(jī)前用水和吸煙，以免引起短路、火災(zāi)或其它操作；4、為防止意外事

5、故的發(fā)生，機(jī)房內(nèi)杜絕一切火源，機(jī)房內(nèi)所有電器設(shè)備須經(jīng)電工安裝，其它人員不得隨意拆遷或安裝；5、在工作中突然停電，應(yīng)注意及時關(guān)閉有關(guān)設(shè)備電源，在操作人員離開微機(jī)時應(yīng)關(guān)閉微機(jī)電源，下班前應(yīng)檢查電源的關(guān)閉及 UPS 使用等情況；6、嚴(yán)禁在微機(jī)內(nèi)安裝或運(yùn)行游戲盤；7、未經(jīng)許可，不準(zhǔn)對外服務(wù)，以防病毒傳入；8、機(jī)房無人時應(yīng)加鎖，確保主機(jī)安全。二、操作使用管理：本管理是對計算機(jī)硬件和系統(tǒng)軟件在操作使用中的制度，主要任務(wù)是 建立、健全和完善數(shù)字化管理運(yùn)行環(huán)境，確保主系統(tǒng)內(nèi)各類信息資源的安全、 可靠及完整，防止違規(guī)操作，避免因誤操作而導(dǎo)致數(shù)據(jù)失真和丟失，保證發(fā)生故障時能及時發(fā)現(xiàn)、及時糾正、及時恢復(fù)，同時保證數(shù)

6、字化管理信息資源的正 確性、及時性、完整性和連續(xù)性。1、上機(jī)運(yùn)行系統(tǒng)的規(guī)定：系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、系統(tǒng)維護(hù)員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)審核員及 經(jīng)系統(tǒng)管理員批準(zhǔn)的有關(guān)人員，有權(quán)上機(jī)操作運(yùn)行系統(tǒng)； 非指定人員不能上機(jī)運(yùn)行系統(tǒng)； 上機(jī)使用注意事項(xiàng)見附錄：(上機(jī)注意事項(xiàng)規(guī)定)； 上機(jī)使用人員必須使用其真實(shí)姓名，操作密碼注意保密，一旦泄漏， 操作人員有權(quán)修改自己的口令，否則，出現(xiàn)問題，操作人員和系統(tǒng)管 理人員有不可推卸的責(zé)任； 上機(jī)人員必須按照各自的操作權(quán)限進(jìn)入，不得越權(quán)，為防止此類情況的發(fā)生，上機(jī)人員操作完畢后，必須退出系統(tǒng)；6)應(yīng)及時作好各自的備份工作，以防止意外事故的發(fā)生；7)8)不能使用來路不明的軟

7、盤和各種非法拷貝工作，以防止病毒的傳入； 未經(jīng)批準(zhǔn)，不能使用初始化格式命令和刪除等 DOS 命令；對各應(yīng)用軟件 word 、excel 等的使用，必須建立自己的子目錄，存入自己的文件，系統(tǒng)文件目錄不應(yīng)存任何非系統(tǒng)文件，維護(hù)人員有權(quán)刪除這些非系統(tǒng)文件。如被刪除，文件編輯者自負(fù)后果。2、上機(jī)使用人員職責(zé)和權(quán)限：A 、系統(tǒng)管理員：對整個系統(tǒng)的運(yùn)行進(jìn)行負(fù)責(zé)。系統(tǒng)管理員必須根據(jù)天心財務(wù)軟件的特點(diǎn)和本單位會計核算的實(shí)際 情況建立本單位的數(shù)字化體系和核算方式。會計科目的設(shè)置必須符合會計度與本單位的核算管理要求，報表數(shù)據(jù)格式必須符合財政部門和其它有關(guān)部門的要求。協(xié)調(diào)系統(tǒng)內(nèi)各類人員之間的工作關(guān)系;負(fù)責(zé)組織和監(jiān)督

8、系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境的建立和完善以及系統(tǒng)建立時的各項(xiàng)初始化工作。負(fù)責(zé)保證計算機(jī)系統(tǒng)操作的安全性、正確性和及時性的檢查，并做好上機(jī)記錄的整理工作，應(yīng)按規(guī)定及時性歸檔。負(fù)責(zé)作好系統(tǒng)運(yùn)行情況的總結(jié)，提出更新軟件或修改軟件的需求報告。B、系統(tǒng)維護(hù)人員:負(fù)責(zé)系統(tǒng)運(yùn)行中硬件和軟件的維護(hù)工作： 負(fù)責(zé)系統(tǒng)維護(hù)工作，包括各環(huán)境庫的修改和更新操作;負(fù)責(zé)定期或不定期地檢查硬件和軟件的運(yùn)行情況;負(fù)責(zé)系統(tǒng)的安裝和調(diào)試工作;按規(guī)定程序?qū)嵤┸浖耐晟菩?、適應(yīng)性和正確性的維護(hù);系統(tǒng)維護(hù)人員除實(shí)施數(shù)據(jù)維護(hù)外，不允許隨意打開數(shù)據(jù)庫運(yùn)行操作，實(shí)施數(shù)據(jù)維護(hù)時不準(zhǔn)修改數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，其它上機(jī)人員一律不準(zhǔn)實(shí)施數(shù)據(jù)庫操作。C、系統(tǒng)操作人員:系統(tǒng)操作人

9、員是指有權(quán)進(jìn)入當(dāng)前運(yùn)行的數(shù)字化系統(tǒng)全部或部全功能的員。負(fù)責(zé)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)登錄、數(shù)據(jù)備份和輸出打印工作。嚴(yán)格按照系統(tǒng)規(guī)定進(jìn)行操作;負(fù)責(zé)軟盤備份及歸檔工作;負(fù)責(zé)輸出打印憑證、帳簿和報表，并管理及歸檔工作;日記帳應(yīng)當(dāng)天登錄，登錄后即打印出當(dāng)天的日報表，做到日清月結(jié);月底滿頁可打印所有的帳簿和會計報表;記帳憑證按規(guī)定隨時打印。D、數(shù)據(jù)錄入人員:檢查專職會計人員提供的記帳憑證是否合理、合法與正確，對于違規(guī)記帳憑證不得錄入;數(shù)據(jù)錄入過程中，如發(fā)現(xiàn)有疑問或錯誤時，應(yīng)及時詢問有關(guān)人員，不得擅自修改和作廢。認(rèn)真錄入數(shù)據(jù)，錄入完畢后檢查核對，核對無誤后交復(fù)核人員進(jìn)行復(fù)核;日記帳數(shù)據(jù)錄入應(yīng)做到日清月結(jié)。E、數(shù)據(jù)審核人員

10、:負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)錄入的審核工作，包括各類代碼的合法性、摘要的規(guī)范性和數(shù)據(jù)的正確性;復(fù)核人員不得進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入操作，復(fù)核時如發(fā)現(xiàn)錄入錯誤時，應(yīng)通知錄入人員修改，待修改后再進(jìn)行復(fù)核;負(fù)責(zé)輸出數(shù)據(jù)的審核;對不符合要求的憑證和不正確的輸出數(shù)據(jù)，不予簽字確認(rèn)。F、專職會計人員:根據(jù)原始憑證編制記帳憑證，編制記帳憑證應(yīng)符合財務(wù)制度的要求，做 到內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)正確、代碼準(zhǔn)確、摘要簡明規(guī)范;G、檔案管理人員:負(fù)責(zé)數(shù)字化管理各類系統(tǒng)軟盤、各種文檔、種類數(shù)據(jù)軟盤及輸出打印的記帳憑證，帳簿和報表等有關(guān)會計資料存檔管理； 按規(guī)定時間催交入檔；對不符合要求的會計資料及軟盤不予接收； 做 好安全保密工作；未經(jīng)批準(zhǔn)，不得外借。附錄

11、一：機(jī)操作注意事項(xiàng)一、開機(jī)步驟：1、打開電源開關(guān)；2、打開 UPS 電源開關(guān)；3、打開打印機(jī)開關(guān)；4、打開顯示器開關(guān)；5、打開主機(jī)開關(guān)。二、關(guān)機(jī)步驟：1、關(guān)上主機(jī)開關(guān)；2、關(guān)上顯示器開關(guān)；3、關(guān)上打印機(jī)開關(guān)；4、關(guān)上 UPS 電源開關(guān)；5、關(guān)上電源開關(guān)。三、每次關(guān)機(jī)后再一次開機(jī)應(yīng)間隔一至三分鐘； 四、工作完畢后一定要完全退出系統(tǒng)后離開； 五、停電后UPS不間斷電源會發(fā)出警告，要及時將數(shù)據(jù)存盤，執(zhí)行上述操作步驟;六、使用鍵盤時要輕擊，切記不可重打;七、嚴(yán)禁使用游戲盤，違者重罰。計算機(jī)上機(jī)操作記錄制度實(shí)際應(yīng)用ERP管理軟件的企業(yè)在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，必須規(guī)定對數(shù)字化管理單位要 求有“必要的上機(jī)操作記錄制度

12、”，作為天心FAS2000ER P系統(tǒng)也不例外，為保證我公司數(shù)字化管理的正常發(fā)展，更好地完成系統(tǒng)維護(hù)任務(wù)，了解故障發(fā)生 原因、地點(diǎn)、時間以及處理方法和處理結(jié)果等情況，嚴(yán)格微機(jī)管理制度，現(xiàn)規(guī) 定如下：一、所有上機(jī)操作人員必須登記所有上機(jī)操作情況，要求填寫日期、 操作員姓名、操作內(nèi)容，運(yùn)行時間和運(yùn)行情況。二、登記操作記錄要認(rèn)真詳細(xì)，操作過程中沒有問題，運(yùn)行情況及備注欄 填寫運(yùn)行正常字樣，若有問題則應(yīng)及時登記錄，并向系統(tǒng)維護(hù)員報告。三、不得進(jìn)行未作登記記錄的任何軟硬件維護(hù)工作。四、系統(tǒng)維護(hù)員在維護(hù)過程中發(fā)現(xiàn)的異?，F(xiàn)象和處理方法，處理結(jié)果都應(yīng) 有明確記載，對于嚴(yán)重或重大運(yùn)行故障，除按規(guī)定登記外還須另行

13、填寫故障報 告單。并向系統(tǒng)總負(fù)責(zé)人匯報。五、操作記錄每月裝訂成冊，日常文檔由管理人員妥善保管，年終整理歸 檔。六、要真實(shí)完整地填寫操作記錄，發(fā)生問題不登記者，按有關(guān)制度根據(jù)問 題的嚴(yán)重程度予以處理，請所有操作人員及維護(hù)人員必須嚴(yán)格遵照執(zhí)行。附錄二：上機(jī)操作記錄上機(jī)時間操作員姓名操作內(nèi)容運(yùn)行時間運(yùn)行情況備注數(shù)字化管理崗位責(zé)任制為使我公司數(shù)字化管理工作進(jìn)程不斷加快，保障數(shù)字化工作正常開展，確 保此項(xiàng)工作的合法性、準(zhǔn)確性、安全性，特制定數(shù)字化管理崗位責(zé)任性。一、數(shù)字化管理崗位：根據(jù)企業(yè)的內(nèi)部物料、制造管理和會計核算的特點(diǎn)及企業(yè)對數(shù)字化管理崗 位設(shè)置的要求，在系統(tǒng)總管理員的領(lǐng)導(dǎo)下，從各個崗位出發(fā)圍繞數(shù)

14、字化來 開展工作，更好地發(fā)揮其應(yīng)有的作用，特設(shè)如下管理崗位： 主管會計、財務(wù)負(fù)責(zé)人、系統(tǒng)管理與維護(hù)、業(yè)務(wù)經(jīng)辦與操作錄入、業(yè)務(wù)復(fù) 核、業(yè)務(wù)稽核、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)管理、檔案管理。二、崗位職責(zé)：（一）主管會計：對企業(yè)數(shù)字化發(fā)展方向、規(guī)模及重大硬件、軟件、使用、 應(yīng)用項(xiàng)目進(jìn)行決策，保證數(shù)字化管理工作的健康發(fā)展。（二）財務(wù)負(fù)責(zé)人：制訂財務(wù)數(shù)字化發(fā)展規(guī)劃，為主管會計提供重大硬件、 軟件使用、應(yīng)用項(xiàng)目的決策依據(jù)，根據(jù)本企業(yè)特點(diǎn)合理的設(shè)置數(shù)字化 管理崗位及配備崗位人員，檢查崗位人員的工作情況，嚴(yán)格按各崗位 標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考評。（三）系統(tǒng)管理維護(hù)崗：1、參與制定本廠財務(wù)數(shù)字化發(fā)展規(guī)劃及數(shù)字化管理制度；2、執(zhí)行對操作人員的管理

15、和計算機(jī)檔案管理職能，對會計軟件進(jìn)行 日常維護(hù)，保證計算機(jī)軟件、硬件財產(chǎn)安全可靠；3、及時了解計算機(jī)故障情況，并采取相應(yīng)處理措施，遇到重大的系 統(tǒng)運(yùn)行故障必須根據(jù)故障的發(fā)展，處理情況填寫故障報告單并及 時報給數(shù)字化主管人員；4、正確分配系統(tǒng)操作人員的使用權(quán)限及以后軟件開發(fā)工作；5、開發(fā)的軟件應(yīng)充分利用本公司已經(jīng)應(yīng)用的信息系統(tǒng)、報表系統(tǒng)的 功能，并應(yīng)以易接受、易掌握為原則；6、未經(jīng)各種主管、系統(tǒng)管理員核準(zhǔn)的開發(fā)項(xiàng)目，不得上機(jī)；7、保證各種數(shù)字化管理規(guī)定的正確實(shí)施。（四）業(yè)務(wù)經(jīng)辦與操作： 依照科目負(fù)責(zé)制的原則，設(shè)置成本核算、費(fèi)用核算、材料、銷售、債權(quán) 債務(wù)往來的核算、現(xiàn)金、銀行存款、固定資產(chǎn)、記帳

16、、二級核算等崗位，各 崗位嚴(yán)格按照本公司財務(wù)制定的業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行日常工作。 做好記帳前對明細(xì)帳的審核，保證錄入數(shù)據(jù)正確。充分使用計算機(jī)對帳、核銷等功能來完 成工作，并按帳務(wù)管理制度要求打印帳簿、報表。（五）2、數(shù)據(jù)錄入：1、執(zhí)行系統(tǒng)管理對崗位工作的具體指揮、要求； 及時、準(zhǔn)確地按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)輸入手工記帳憑證、生成機(jī)制憑證及帳 表；3、通過系統(tǒng)管理員及時準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)提供所需數(shù)據(jù)； 系統(tǒng)管理員給本崗位設(shè)置的口令不得告知其他任何人；4、2、3、4、5、正確執(zhí)行數(shù)字化管理中的有關(guān)操作，使用等各項(xiàng)規(guī)定；6、發(fā)現(xiàn)問題，及時向系統(tǒng)管理員及財務(wù)主管負(fù)責(zé)人反映； 數(shù)據(jù)復(fù)核崗：1、對輸入計算機(jī)憑證質(zhì)量把關(guān)， 保證手

17、工憑證與機(jī)制憑證的一致性； 對已錄入的憑證及時復(fù)核，最遲不得超過次日復(fù)核完畢； 發(fā)現(xiàn)憑證錯誤，分析責(zé)任原因，通知有關(guān)崗位人員進(jìn)行修改，復(fù) 核人員不得擅自修改； 填好上機(jī)操作及其有關(guān)事項(xiàng)登記表，發(fā)現(xiàn)問題通知有關(guān)人員協(xié)調(diào) 處理；5、按日整理復(fù)核后的手工憑證，交數(shù)據(jù)管理員進(jìn)行匯總、打印匯總 憑證；6、復(fù)核后的憑證要加蓋崗位人員印章，并對審核結(jié)果負(fù)責(zé)。數(shù)據(jù)稽核：1、審核原始憑證的合理、合法性及是否有經(jīng)辦人、驗(yàn)收人、主管領(lǐng) 導(dǎo)簽字；2、審核記帳憑證是否符合會計制度要求，借貸關(guān)系式是否平衡，各 種帳表相互之間數(shù)據(jù)是否一致，保證帳帳相符、帳表相符；3、發(fā)現(xiàn)不合法的原始憑證及手工記帳憑證填寫有誤時，退回業(yè)務(wù)經(jīng)

18、 辦人員進(jìn)行協(xié)調(diào)處理；4、每周對所有原始憑證、機(jī)制憑證、報表進(jìn)行一次稽核，確保錄入 數(shù)據(jù)正確無誤；5、稽核后的憑證要加蓋崗位人員印章，并對所有因人為因素造成而 未及時稽核發(fā)現(xiàn)的憑證問題負(fù)責(zé)。八）數(shù)據(jù)管理崗：2、1、執(zhí)行系統(tǒng)管理員對本崗位工作的具體指揮、要求； 根據(jù)復(fù)核后的計算機(jī)憑證，按本匯總、打印、輸出機(jī)制憑證匯總 表，粘貼在機(jī)制憑證上，保證機(jī)制憑證在內(nèi)容、編號、金額上的 正確性。3、4、對存貯在磁盤（含硬盤及軟盤）上的會計文件、憑證、帳表等要 及時備份，備份軟盤要編號及蓋章歸檔； 根據(jù)帳務(wù)管理制度有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行及時對帳結(jié)帳、結(jié)轉(zhuǎn)下年；5、對硬盤上的會計數(shù)據(jù)和作為正式的備份軟盤上的會計數(shù)據(jù)不允

19、許 任何人進(jìn)行非會計系統(tǒng)許可的任何操作；6、注意保管、查看計算機(jī)操作記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時向系統(tǒng)管理員報 告并負(fù)責(zé)操作記錄的整理、裝訂及歸檔；7、按檔案管理要求移交檔案，填寫檔案移交單；8、對本崗位負(fù)責(zé)，在檔案移交單上蓋章。九）檔案管理崗：1、嚴(yán)格按照檔案管理制度要求進(jìn)行日常工作；2、對會計核算結(jié)果的歷年資料要保存三份，分別存放在不同地點(diǎn)；3、對購置或自制開發(fā)的會計軟件，要作為會計檔案妥善保管，并負(fù) 責(zé)督促計算機(jī)憑證、帳薄、報表的裝訂歸檔；4、注意查看檔案移交登記表，對接收的計算機(jī)檔案資料負(fù)責(zé)。 各崗位嚴(yán)格執(zhí)行制度要求，相互協(xié)調(diào)工作，發(fā)現(xiàn)問題及時反 映，提出有利于數(shù)字化發(fā)展的建議，保證我公司財務(wù)數(shù)

20、字化 向著健康有效的方向發(fā)展。監(jiān)督、落實(shí)本規(guī)定由財務(wù)主管及系統(tǒng)管理員監(jiān)督執(zhí)行。帳務(wù)系統(tǒng)管理制度為保證帳務(wù)系統(tǒng)安全、正常、可靠的運(yùn)行，根據(jù)天心軟 件的實(shí)際要求及我公司的實(shí)際情況，特制定帳務(wù)系統(tǒng)管理制度。本制度包括帳務(wù)系統(tǒng)人員組織、操作管理、業(yè)務(wù)管理工作標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。 一、人員的組織系統(tǒng)配備系統(tǒng)維護(hù)員、錄入員、操作員、復(fù)核員、稽核員、數(shù)據(jù)管理員，從業(yè)務(wù)管理及財務(wù)處理流程來分，系 統(tǒng)配備系統(tǒng)管理員，系統(tǒng)維護(hù)員，數(shù)據(jù)管理員，財務(wù)主管，主辦會計，岀納，往來會計，存貨會計，銷售管理 員，具體配備見下表：編號4-JLr岡位姓名1系統(tǒng)管理員系統(tǒng)管理閻勇2系統(tǒng)維護(hù)員系統(tǒng)維護(hù)閻勇3數(shù)據(jù)管理員數(shù)據(jù)管理閻勇4財務(wù)主管稽

21、核員張經(jīng)理5主辦會計復(fù)核、錄入、操作張經(jīng)理6出納錄入、操作張文靜7往來會計錄入、操作張文靜8存貨會計錄入、操作吳寶剛、梅沖9銷售管理員錄入、操作張淑京具體職責(zé)參看數(shù)字化系統(tǒng)崗位責(zé)任制。二、操作管理制度（一）日常事務(wù)管理1、必須嚴(yán)格按照FAS2000天心企業(yè)管理軟件操作流程完成各項(xiàng)工 作；各操作人員及財務(wù)主管須按照 天心FAS2000業(yè)務(wù)流程管理規(guī) 范及日上FAS2000操作員分工操作流程規(guī)范完成自己的工作, 詳細(xì)操作流程及方法可參照FAS2000天心企業(yè)管理全能系統(tǒng)操 作手冊（黃皮書）。2、必須以自己的名稱、密碼進(jìn)入本系統(tǒng)，工作完畢后應(yīng)及時退出系統(tǒng)， 以免他人利用系統(tǒng)進(jìn)行其他操作；3、不得將口

22、令泄漏給他人，并定期修改自己的口令；4、各操作員必須準(zhǔn)確輸入屬于自己的工作范圍內(nèi)的單據(jù)內(nèi)容，同時， 必須輸入本系統(tǒng)中起主要作用的號碼，如：單據(jù)號、訂單號（即大 號）、制令單號、憑證號等。（二）日常業(yè)務(wù)管理各操作員必須按照日上 FAS2000操作員分工操作流程規(guī)范中業(yè)務(wù)分工 一覽表中的步驟單據(jù)及主營業(yè)務(wù)操作流程來操作。一般操作流程如下：月初：輸出上月財務(wù)報表，報稅，上繳利潤。月中：輸入如下單據(jù)，查詢有關(guān)帳表步驟及單據(jù)操作員審核有關(guān)帳表1進(jìn)貨單存貨會計存貨會計米購明細(xì)表采購統(tǒng)計表 進(jìn)銷存統(tǒng)計表存貨明細(xì)表 現(xiàn)存量明細(xì)表2進(jìn)貨退回單存貨會計存貨會計3進(jìn)貨折讓單存貨會計存貨會計4銷售訂單銷售管理存貨會計

23、受訂明細(xì)/統(tǒng)計表5制令單存貨會計6領(lǐng)/退料單存貨會計存貨會計領(lǐng)料/退料明細(xì)表 進(jìn)銷存統(tǒng)計表 存貨明細(xì)表 現(xiàn)存量明細(xì)表 銷貨明細(xì)表 銷貨統(tǒng)計表 銷貨年度統(tǒng)計表 銷貨毛利分析表 借入還岀明細(xì)表 借入租金明細(xì)表 借岀還入明細(xì)表 借岀租金明細(xì)表 調(diào)撥明細(xì)表，調(diào)整明細(xì)表7成品繳庫單存貨會計存貨會計8銷貨單存貨會計存貨會計9銷貨退回單存貨會計存貨會計10銷貨折讓單存貨會計存貨會計11借入單存貨會計存貨會計12借入還出單存貨會計存貨會計13借出單存貨會計存貨會計14借出還入單存貨會計存貨會計15庫存調(diào)撥單存貨會計存貨會計16庫存調(diào)整單存貨會計存貨會計17單/多廠商付款單出納主管會計付款明細(xì)表，應(yīng)付帳款明細(xì)表

24、/統(tǒng)計表/匯 總表/帳齡分析表廠商帳戶變動表18單/多客戶收款單出納主管會計收款明細(xì)表，應(yīng)收帳款明細(xì)表/統(tǒng)計表/匯 總表/帳齡分析表客戶帳戶變動表19其他費(fèi)用收入/支 出單出納主管會計其他費(fèi)用收入明細(xì)表/其他費(fèi)用支 出明細(xì)表20帳戶收支單出納主管會計帳戶收支明細(xì)表，帳戶收支匯總表21帳戶調(diào)撥單出納帳戶收支明細(xì)表，帳戶收支匯總表22票據(jù)異動出納23審核憑證主管會計科目總帳，科目明細(xì)帳，日記帳， 現(xiàn)金帳，分錄帳，銷貨帳，進(jìn)貨帳， 匯總表，對象別帳24過帳、結(jié)轉(zhuǎn)憑證調(diào) 整憑證主辦會計月末:1、存貨會計監(jiān)督倉庫盤點(diǎn)，將實(shí)際庫存數(shù)量經(jīng)過盤點(diǎn)處理，有誤差時調(diào) 整實(shí)際庫存數(shù)量及金額。2、存貨會計進(jìn)行材料出庫

25、成本計算，并結(jié)轉(zhuǎn)生成會計分錄傳遞給總帳系 統(tǒng)。3、出納根據(jù)銀行送來的對帳單生成銀行余額調(diào)節(jié)表。4、主辦會計審核完所有的會計憑證后結(jié)轉(zhuǎn)費(fèi)用、成本，形成本月利潤， 輸出內(nèi)部報表（如：費(fèi)用表，成本表，現(xiàn)金流量表等）。制作財務(wù)報 表。要求：能由系統(tǒng)自動生成的會計憑證不能直接存總帳中輸入，一般性非主營業(yè)務(wù)的收付款在銀行帳戶收支單中 進(jìn)行處理，不能直接在總帳中輸入憑證。附錄六：業(yè)務(wù)處理工作標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)金：1、2、3、4、核對手工憑證與輸入計算機(jī)憑證的正確性；要求日清月結(jié)（啟動現(xiàn)金日報表，每日打印，現(xiàn)金日報表，核對無誤后打兩 份，一份上交主管負(fù)責(zé)人簽字，一份自己保存，并隨時接受不定期檢查）； 現(xiàn)金日記帳滿頁打??；

26、 出納員每天五點(diǎn)必須結(jié)帳，與庫存現(xiàn)金核對，打印日報表；4、5、出納員應(yīng)每天核查原始憑證與記帳憑證；6、嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)金管理制度，庫存限額按要求存儲； 支票管理：1、發(fā)放及填寫支票，隨時進(jìn)行錄入，新購入支票首先按整本、分帳戶一次性錄入，待支票使用時修改日期、限額及用途，使用部門及個人；2、報帳時及時核銷支票；3、月末按部門、經(jīng)辦人提供未核銷支票的明細(xì)，催交報銷；4、作廢支票應(yīng)隨正式支票作為憑證的附件。 預(yù)付帳款、應(yīng)付帳款、其它應(yīng)付款：（收付款系統(tǒng)）1、2、按制定的標(biāo)準(zhǔn)摘要正確錄入； 隨時對新增單位進(jìn)行目錄維護(hù)，并每整理一次，每月 28 日前交部門目錄管 理員；3、記帳完畢后，定期（每月一次）對單位往

27、來帳進(jìn)行核銷； 根據(jù)管理的需要，對欠帳單位，用款部門，金額大小，提供有關(guān)數(shù)據(jù)，經(jīng)常 通知公司內(nèi)有關(guān)部門和人員清理債權(quán)債務(wù)。5、根據(jù)業(yè)務(wù)量大小，隨時與對方單位進(jìn)行核清帳目；6、必須進(jìn)行參照錄入，嚴(yán)格控制往來單位分戶；7、屬普通帳，統(tǒng)一打??； 預(yù)提費(fèi)用、待攤費(fèi)用： 嚴(yán)格劃清業(yè)務(wù)內(nèi)容，做到及時沖銷預(yù)提及攤銷費(fèi)用。 生產(chǎn)成本：1、根據(jù)設(shè)置的明細(xì)科目，按標(biāo)準(zhǔn)摘要正確填制；2、利用總帳表進(jìn)行成本核算（包括匯集費(fèi)用、分配費(fèi)用、成本計算）；3、根據(jù)管理的需要，提供成本核算的有關(guān)數(shù)據(jù)；4、定期進(jìn)行成本分析；及時向領(lǐng)導(dǎo)提供成本核算資料，對帶有傾向性的成本變化要及時反映，以便于改進(jìn)；5、屬普通帳，統(tǒng)一打印。6、按時

28、核對明細(xì)帳，記帳憑證審核，當(dāng)日業(yè)務(wù)不超過次日。其他應(yīng)收款、應(yīng)收帳款：1、按制定的標(biāo)準(zhǔn)摘要正確錄入；2、隨時進(jìn)行目錄維護(hù)，并每月整理一次，于月終 28 日前交部門目錄管理員；3、輸入單據(jù)時或在一定時期內(nèi)對應(yīng)收帳款余額進(jìn)行核銷；4、根據(jù)管理的需要，每月進(jìn)行一次帳齡分析，關(guān)及時交部門領(lǐng)導(dǎo)（包括清理欠 款單位的及時核銷）；5、隨時與銷售部門核對應(yīng)收及預(yù)收貨款，及時、準(zhǔn)確提供欠款單位及金額；6、必須進(jìn)行參照錄入，嚴(yán)格控制往來單位分戶；7、屬普通帳，統(tǒng)一打印。管理費(fèi)用：2、1、根據(jù)設(shè)置的明細(xì)科目，按標(biāo)準(zhǔn)摘要正確錄入； 及時進(jìn)行部門目錄維護(hù)，每月整理一次，并于月終 28 日前交部門內(nèi)目錄管 理員；3、4、根

29、據(jù)管理需要， 及時進(jìn)行費(fèi)用預(yù)算分析， 按部門分項(xiàng)目列出節(jié)約與超支數(shù)額； 結(jié)合報表，填好數(shù)據(jù)反饋表，反饋到有關(guān)部門；5、屬普通帳，統(tǒng)一打印。銀行存款：1、錄入銀行對帳單，隨時錄入銀行對帳單；2、審核銀行帳，審核未記帳銀行明細(xì)帳，（根據(jù)銀行結(jié)算單及銀行存款的標(biāo)準(zhǔn) 摘要）；3、打帳要求月清，月結(jié)，月打帳；4、對帳，要求根據(jù)計算機(jī)產(chǎn)生的待核銀行帳與銀行對帳單進(jìn)行對帳，對帳后打 印出余額調(diào)節(jié)表及單位未達(dá)帳和銀行未達(dá)帳；5、銀行帳業(yè)務(wù)分析，對于單位未達(dá)帳要求按部門，經(jīng)辦人等明細(xì)打印，送交各 部門催辦，銀行未達(dá)帳，送開戶銀行辦理；產(chǎn)品銷售收入：1、根據(jù)已制定的標(biāo)準(zhǔn)摘要制票；2、每月登記銷售收入明細(xì)帳；3、根

30、據(jù)管理需要及時提供銷售收入及應(yīng)交稅金的金額；4、屬普通帳，統(tǒng)一打?。?、按規(guī)定正確計算利潤及應(yīng)交稅金； 材料核算：1）2）3）4）2、應(yīng)付帳款：1）按標(biāo)準(zhǔn)摘要制票錄入；2）屬普通帳統(tǒng)一打?。?、其他業(yè)務(wù)收入：1）按標(biāo)準(zhǔn)摘要正確錄入；2）正確提供其他銷售業(yè)務(wù)的有關(guān)數(shù)據(jù)（包括銷貨單位、內(nèi)容及金額）；3）屬普通帳，統(tǒng)一打?。还潭ㄙY產(chǎn)：1、原材料、低值易耗： 錄入依照標(biāo)準(zhǔn)摘要輸入； 結(jié)合總帳報表提供內(nèi)部報表； 明細(xì)帳和總帳進(jìn)行核對，與庫存材料明細(xì)帳進(jìn)行核對； 按一般帳統(tǒng)一打?。?、固定資產(chǎn)清理，輸入：1) 按制定的標(biāo)準(zhǔn)摘要及資產(chǎn)名稱逐筆制票；2) 隨時與固定資產(chǎn)明細(xì)帳進(jìn)行核對沖銷并結(jié)轉(zhuǎn)盈余；3) 帳簿

31、打印一般明細(xì)帳打印；1)2)3)4)在建工程：2、固定資產(chǎn)原值、折舊： 充分利用固定資產(chǎn)子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)其功能； 隨時利用帳務(wù)系統(tǒng)對固定資產(chǎn)進(jìn)行核實(shí)與調(diào)整； 定期與實(shí)物行核對，做到及時清理； 定期與使用部門進(jìn)行實(shí)物核對及時處理；1、憑證依照標(biāo)準(zhǔn)摘要及時進(jìn)行填制；2、根據(jù)工程項(xiàng)目的增減及時修改項(xiàng)目目錄；3、按資金來源及用途與有關(guān)部門進(jìn)行核對；4、根據(jù)管理需要，結(jié)合總帳報表建立專項(xiàng)管理報表，反映專項(xiàng)資金情況；5、提供各項(xiàng)工程的完工程度及支款情況；6、及時進(jìn)行工程結(jié)轉(zhuǎn)；7、帳簿統(tǒng)一打??； 總帳、會計報表、應(yīng)交稅金、應(yīng)付工資、其他應(yīng)交款、本年利潤、營業(yè)外 收入、營業(yè)外支出、長期投資、短期投資、長期借款。1、

32、嚴(yán)格執(zhí)行會計制度、稅務(wù)制度，正確設(shè)置會計科目；2、按標(biāo)準(zhǔn)摘要正確錄入，能準(zhǔn)確反映各科目的業(yè)務(wù)內(nèi)容；3、及時核對總帳與明細(xì)帳，做到帳帳相符；4、按規(guī)定正確填制報表，按時報送；6、7、8、5、準(zhǔn)確反映企業(yè)應(yīng)交及已交款數(shù)額； 隨時提供長期、短期借款科目的來源、金額、期限、償還時間、支付利 息等情況； 按單位、投資構(gòu)成掌握“長期投資”科目內(nèi)容及投資收回情況； 屬普通帳，一般打印；9、核對明細(xì)帳；10、負(fù)責(zé)所有會計帳務(wù)的總稽核，并對會計憑證、帳簿經(jīng)常性的審核;數(shù)字化管理報表管理制度一、根據(jù)上級主管部門統(tǒng)一設(shè)計和布置的格式來編制上報的會計報表。二、內(nèi)部管理的會計報表，根據(jù)公司管理需要經(jīng)主管會計審核設(shè)定。對

33、于 內(nèi)部期層單位需要上報的會計報表格式也要由財務(wù)部、主管會計統(tǒng)一 規(guī)定，一經(jīng)確定不允許輕易變動。三、根據(jù)帳簿數(shù)據(jù)準(zhǔn)確填制或由機(jī)器自動生成會計報表。帳表之間的數(shù)據(jù) 必須銜接一致。四、內(nèi)部基層單位上報的會計報表應(yīng)將所屬單位的報表數(shù)據(jù)輸入機(jī)器進(jìn)行匯總，保證表與表之間的勾稽嚴(yán)密，數(shù)據(jù)一致。五、每月的會計報表必須軟盤和書面兩種形式保存。軟盤報表和書面報表的數(shù)據(jù)必須一致。六、存貯在硬盤上的會計報表數(shù)據(jù)必須建立軟盤備份。備份次每月不得少于一次。要做雙備份，做備份前要填寫備份數(shù)據(jù)登記表（附錄八）。 七、每月的會計報表必須以書面的形式打印出來統(tǒng)一整理，并經(jīng)會計主管領(lǐng)導(dǎo)審閱簽字或蓋章。九、每年年終時，必須將一年會

34、計報表數(shù)據(jù)（包括備份軟盤和打印書面報表） 統(tǒng)一整理并與檔案管理員辦理存檔手續(xù)，具體詳見數(shù)字化管理檔案管理 制度說明附錄七：會計報表系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖資產(chǎn)負(fù)債表（續(xù)）應(yīng)上交及應(yīng)彌補(bǔ)表I 表中取數(shù) 財務(wù)狀況變動表 工業(yè)企業(yè)指標(biāo)表附錄八:備份數(shù)據(jù)登記簿備份日期備份內(nèi)容備份盤序號和盤數(shù)備份狀態(tài)操作員ERP系統(tǒng)的維護(hù)制度目前ERP系統(tǒng)已投入運(yùn)行，為及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)出現(xiàn)的問題，滿足財務(wù)管理適 應(yīng)工作的變動，進(jìn)一步增進(jìn)系統(tǒng)的功能等，必須加強(qiáng)對系統(tǒng)的維護(hù)。系統(tǒng)的維護(hù)包括：維護(hù)任務(wù)、人員配備、維護(hù)人員的權(quán)限及軟硬件的維護(hù)。一、系統(tǒng)維護(hù)的任務(wù)：1、實(shí)施對系統(tǒng)硬件設(shè)備的日常檢查和維護(hù)，以保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行；2、在系統(tǒng)發(fā)生故

35、障時，及時排除故障和恢復(fù)運(yùn)行；3、根據(jù)數(shù)字化工作實(shí)際需要提出系統(tǒng)擴(kuò)充報行，報財務(wù)主管；4、在系統(tǒng)擴(kuò)充時負(fù)責(zé)安裝、調(diào)試，直至運(yùn)行正常；5、在系統(tǒng)環(huán)境發(fā)生變化時，隨時做好適應(yīng)性的維護(hù)工作；二、人員配備：1、配系統(tǒng)維護(hù)員一名，完成以上工作；三、系統(tǒng)維護(hù)人員的權(quán)限：1、系統(tǒng)維護(hù)只能由系統(tǒng)維護(hù)人員或指定的專人執(zhí)行，系統(tǒng)其它人員不能實(shí)施；2、必須按規(guī)定的程序進(jìn)行軟件的修改操作；3、不得進(jìn)行任何未作登記的軟硬件維護(hù)操作；4、維護(hù)人員有權(quán)指正操作人員的違規(guī)操作。四、硬件設(shè)備的維護(hù)是指對主算機(jī)硬件進(jìn)行檢查，修復(fù)。二）三）四）硬件設(shè)備配置數(shù)字化管理設(shè)備是指專門用于計算機(jī)及其配套設(shè)備，包括計算機(jī)主機(jī)、 顯示器、打印

36、機(jī)等。硬件設(shè)備的管理：會計電算專用硬件設(shè)備由財務(wù)統(tǒng)一管理和使用，其他部門一般情 況下，不得使用，確需使用時必須經(jīng)財務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并確認(rèn)不影 響數(shù)字化管理的正常工作，操作時必須進(jìn)行操作登記，并在上機(jī)登記 表上注明批準(zhǔn)人姓名、批準(zhǔn)時間。會計電算硬件設(shè)備專門用于運(yùn)行帳務(wù)處理系統(tǒng)，報表處理系統(tǒng)及 其他會計事務(wù)處理軟件。任何人不得用于游戲，不得用于對外服務(wù)。為了避免計算機(jī)染上病毒，所有軟盤必須進(jìn)行病毒檢測，若有病 毒殺毒后才可進(jìn)行其他操作。為保證硬件的安全，不得帶電拔插任何 接口線路，包括打印線，顯示器連線等。硬件設(shè)備的維護(hù)會計電算硬件設(shè)備的維護(hù)工作由系統(tǒng)維護(hù)人員負(fù)責(zé) 進(jìn)行，一般維護(hù)人員工作需登記系統(tǒng)

37、維護(hù)登記表即可，大的硬件 維護(hù)需做系統(tǒng)維護(hù)報告，報財務(wù)負(fù)責(zé)人及系統(tǒng)管理員。系統(tǒng)維護(hù)登 記表見附錄。硬件系統(tǒng)的安全與保護(hù)1、組織操作人員對計算機(jī)，鍵盤和打印定期進(jìn)行全面的檢查，清洗計 算機(jī)和打印機(jī)。2、為了保障計算機(jī)安全正常運(yùn)行，機(jī)房應(yīng)裝置調(diào)溫設(shè)備，以保持適當(dāng) 溫度。3、機(jī)房內(nèi)不準(zhǔn)抽煙，杜絕一切火源。為防意外事故的發(fā)生，機(jī)房內(nèi)應(yīng) 配備滅火設(shè)備。4、機(jī)房內(nèi)的一切電器設(shè)備必須經(jīng)過用電技術(shù)管理部門同意后能安裝。5、工作中突然停電時必須及時關(guān)掉所有電器設(shè)備的開關(guān)。6、操作人員離開機(jī)房時應(yīng)關(guān)閉所使用設(shè)備。下班時必須關(guān)閉電源開 關(guān)。7、上機(jī)必須遵照以下順序：首先開 UPS 電源，其次開打印機(jī)、第三開顯示器、

38、第四開主機(jī)；下機(jī) 順序相反。序修正，一）五、軟件的維護(hù)制度 會計軟件的維護(hù)，提指保證會計軟件原設(shè)計功能的正常實(shí)現(xiàn)所能實(shí)施的程 會計軟件參數(shù)調(diào)整和會計數(shù)據(jù)的更正與恢復(fù)等工作。會計軟件配置情況 按照分步實(shí)施的方針，財務(wù)部配備了天心軟件。二）會計軟件的維護(hù)與管理1、由于財務(wù)部用天心公司的商品軟件， 程序修正和會計軟件的參數(shù)調(diào) 整一般由天心公司實(shí)施， 會計數(shù)據(jù)的更正與恢復(fù)一般由系統(tǒng)維護(hù)人 員負(fù)責(zé)，其他操作人員一律不得進(jìn)行維護(hù)操作。維護(hù)人員實(shí)施數(shù)據(jù) 更正與恢復(fù)必須作好詳細(xì)記錄。2、程序修正與會計軟件參數(shù)的調(diào)整手續(xù)操作使用人員在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)天心軟件的原設(shè)計功能未能正?，F(xiàn)時，立即作詳細(xì)記錄后報告系統(tǒng)管理員

39、； 系統(tǒng)管理員向天心公司提出程序修正和會計軟件參數(shù)調(diào)整要求； 財務(wù)部在收到天心公司修正程序或調(diào)整參數(shù)后的正確軟件時，應(yīng) 由系統(tǒng)管理員進(jìn)安裝和運(yùn)行，測試后才能交操作人員使用運(yùn)行。軟件維護(hù)后進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)登記。3、會計數(shù)據(jù)的修正與恢復(fù) 會計數(shù)據(jù)的修正與恢復(fù)操作必須由系統(tǒng)維護(hù)人員或天心公司專 職維護(hù)人員負(fù)責(zé)，其他人員均不得進(jìn)行維護(hù)操作。由于憑證填制或錄入錯誤而導(dǎo)致會計帳簿數(shù)據(jù)的錯誤只能通過憑 證更正方法進(jìn)行數(shù)據(jù)的修正，不得通過維護(hù)操作給予修正。下述情況下只有維護(hù)人員才能實(shí)施數(shù)據(jù)的修正操作：A、未錄入年初余額或年初余額未平但已記帳；B、記帳時中斷；C、錯誤操作引起的數(shù)據(jù)錯誤；一般情況下不允許實(shí)施數(shù)據(jù)恢復(fù)

40、操作，只有當(dāng)硬盤數(shù)據(jù)已破壞， 并無法修正或更換硬件設(shè)備時才能實(shí)施數(shù)據(jù)的恢復(fù)操作。A、數(shù)據(jù)修正與恢復(fù)的程序B、系統(tǒng)管理員對維護(hù)人員提出數(shù)據(jù)修改和恢復(fù)要求；C、系統(tǒng)維護(hù)人員在系統(tǒng)管理員和會計人員的指導(dǎo)下修正或恢復(fù)會 計數(shù)據(jù)；系統(tǒng)管理員對檢查修正或恢復(fù)后的數(shù)據(jù)，確定準(zhǔn)確無誤后通知 操作使用人員。4、會計科目的維護(hù)：會計科目不得隨意改動、增刪，每年年底或年初，經(jīng)會計主 管批準(zhǔn)后并授權(quán)有關(guān)人員進(jìn)行一次性改動，原則上年中不許改動、 增刪會計科目。確需增刪改的，需報批準(zhǔn)，并做相應(yīng)的并帳、分 帳、撤帳等處理。5、會計軟件的升級：應(yīng)由系統(tǒng)管理維護(hù)人員報財務(wù)主管批準(zhǔn)，由系統(tǒng)管理員組織，維護(hù)人員具體實(shí)施，并編寫升級

41、報告，形成文檔進(jìn)入檔案。6、會計軟件的管理：財務(wù)部門在獲得會計軟件后必須做好多套軟盤備份，并分別存放在檔案 室、機(jī)房和財務(wù)人員辦公室的專有鐵柜內(nèi)，存放在檔案室的備份由檔案管 理員管理；存放在其他兩處的備份軟件由數(shù)據(jù)管理員統(tǒng)一保管。運(yùn)行中的會計軟件必須安裝在計算機(jī)硬盤上，一般情況下不得重新安裝。三、軟件系統(tǒng)的安全與保護(hù)操作人員運(yùn)行的會計軟件必須是經(jīng)過編譯的程序； 會計數(shù)據(jù)文件存放的子 目錄必須加密碼。根據(jù)軟件提供的功能和工作需要設(shè)置操作人員的操作權(quán)限和密碼，操作人員必須對自己的操作密碼嚴(yán)格保密，不得泄露。系統(tǒng)維護(hù)登記表數(shù)字化管理檔案是指存貯在磁盤（硬盤和軟盤）或其它存貯介質(zhì)上的會計 數(shù)據(jù)和程序，

42、以及打印輸出的各種帳簿、報表、憑證等核算數(shù)據(jù)和系統(tǒng)開發(fā)運(yùn) 行中的全套文檔資料。數(shù)字化管理檔案是 ERP 活動的產(chǎn)物，又是數(shù)字化管理活動的客觀表現(xiàn)，在 經(jīng)濟(jì)活動中具有史料和查證作用。所以加強(qiáng)數(shù)字化管理的檔案管理，是數(shù)字化 企業(yè)管理工作連續(xù)進(jìn)行的保障，是 ERP 信息管理系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的保證， 是數(shù)字化會計信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的保證。一、檔案管理的任務(wù)：收集和整理應(yīng)入檔的會計資料；保管和利用好會計檔案；遵守會計檔案的保存期限。二、檔案管理制度的內(nèi)容：1、會計憑證的收集和整理：會計憑證是會計檔案的重要組成部分，是記載經(jīng)濟(jì)活動的書面證明，是會 計核算的重要依據(jù)。對憑證要做到裝訂整齊、完整、牢固，妥善保管，便于查 閱。首先，要把所有應(yīng)歸檔的會計憑證收集完全，按憑證順序序號和本號檢查 是否有短缺，剔除不屬于會計檔案范圍和不必要?dú)w檔的一些資料，補(bǔ)充遺漏的 必不可少的核算資料。其次，與主要負(fù)責(zé)憑證打印，裝訂工作的數(shù)據(jù)管理員辦理存檔手續(xù)； 第三，根據(jù)適當(dāng)厚度按本統(tǒng)一裝訂，避免裝訂過厚或過薄，過厚則事后翻 閱不便，過薄則不好保管容易散失。為克服憑證過多堆積則規(guī)定憑證隔月裝訂。第四，認(rèn)真填好會計憑證封面，封面