不動(dòng)產(chǎn)檔案管理措施

1、不動(dòng)產(chǎn)中心檔案室管理措施、關(guān)于檔案的登記與移交 一）不動(dòng)產(chǎn)登記人員應(yīng)該認(rèn)真審核收集并妥善保管登記資料，防止登記資料污損、遺失，確保登記資料齊全、完 整。二）不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)人員應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)將材料移交檔案室，移交前，不動(dòng)產(chǎn)登記人員應(yīng)整理登記資料，填寫(xiě) 統(tǒng)一的移交清單，將不動(dòng)產(chǎn)登記原始資料和具有保存價(jià)值的 其他材料收集、整理，并及時(shí)、完整地移交至檔案室。三）檔案室接收檔案時(shí)應(yīng)比對(duì)移交清單對(duì)移交材料進(jìn)行檢查驗(yàn)收，對(duì)符合要求的，檔案室予以接收。不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)人員與檔案管理人員移交檔案應(yīng)當(dāng)填寫(xiě)移交清冊(cè)一式兩份。交接雙方應(yīng)根據(jù)檔案移交清冊(cè)進(jìn)行清 點(diǎn)核對(duì)，由移交人、接收人簽字后各執(zhí)一份。二、關(guān)于檔案的立卷

2、與裝訂一）立卷檔案資料立卷宜采用 1件 1卷的原則，即每辦理 1件登記所形成的材料立 1 個(gè)卷。資料的立卷應(yīng)包括：卷內(nèi)材料的排列與編號(hào)、卷內(nèi)目錄和備考表的編制、卷皮和資料盒或資料袋的編寫(xiě)工作，并應(yīng) 符合下列規(guī)定：1、卷內(nèi)材料應(yīng)按下列順序排列： （ 1）目錄；（2）結(jié)論性審核材料；（ 3）過(guò)程性審核材料； （4）當(dāng)事人提供的登記申 請(qǐng)材料；（5）圖紙；（6）其他；（7）備考表。2、卷內(nèi)材料應(yīng)每 1 頁(yè)材料編寫(xiě) 1 個(gè)頁(yè)號(hào)。單面書(shū)寫(xiě)的材料應(yīng)在右上角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)；雙面書(shū)寫(xiě)的材料，應(yīng)在正面右上 角、背面左上角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。圖表、照片可編在與此相應(yīng)位置 的空白處或其背面；卷內(nèi)目錄、備考表可不編頁(yè)號(hào)。編寫(xiě)頁(yè)號(hào)應(yīng)使

3、用阿拉伯?dāng)?shù)字，起始號(hào)碼從“1”開(kāi)始。3、卷內(nèi)目錄編制應(yīng)符合下列規(guī)定1）順序號(hào)應(yīng)按卷內(nèi)材料的排列順序， 每份材料應(yīng)編 1號(hào)，個(gè)順序號(hào)，不得重復(fù)、遺漏； （ 2）材料題名應(yīng)為材料自身的 標(biāo)題，不得隨意更改和省略。如材料沒(méi)有標(biāo)題，應(yīng)根據(jù)材料 內(nèi)容擬寫(xiě)一個(gè)標(biāo)題； （ 3）頁(yè)次應(yīng)填寫(xiě)該材料所在的起始頁(yè)， 最后頁(yè)應(yīng)填起止頁(yè)號(hào)； （ 4）備注應(yīng)填寫(xiě)需注明的內(nèi)容。4、備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定： 備考表應(yīng)有立卷人和檢查人簽字負(fù)責(zé)，并注明日期1）立卷人應(yīng)為負(fù)責(zé)歸檔材料立卷裝訂的人員； （ 2）檢查人應(yīng)為負(fù)責(zé)檢查歸檔材料立卷裝訂質(zhì)量的人員；3）日期應(yīng)為歸檔材料立卷裝訂完畢的日期。5、卷皮與資料盒或資料袋項(xiàng)目的填寫(xiě)

4、可采用計(jì)算機(jī)打印或手工填寫(xiě)。手工填寫(xiě)時(shí)應(yīng)使用黑色墨水或墨汁填寫(xiě)，字體工整，不得涂改。6、資料編號(hào)可采用歸檔流水號(hào)統(tǒng)制定編號(hào)規(guī)則。7、檔案整理完成后， 需建立檔案臺(tái)賬， 每個(gè)檔案盒登記份目錄清單，以檔案架為單位打印裝訂，以備查詢。二）裝訂資料裝訂應(yīng)符合下列規(guī)定1、材料上的金屬物應(yīng)全部剔除干凈，操作時(shí)不得損壞材料，不得對(duì)材料進(jìn)行剪裁；2、破損的或幅面過(guò)小的材料應(yīng)采用A4 白襯紙托裱， 1頁(yè)白襯紙應(yīng)托裱 1 張材料，不得托裱 2 張及以上材料；字跡 擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一起存檔，原件在前，復(fù)制件在后；3、幅面大于A4的材料，應(yīng)按A4大小折疊整齊，并預(yù)留出裝訂邊際；4、卷內(nèi)目錄題名與卷內(nèi)材料題名、 卷

5、皮姓名或名稱與卷內(nèi)材料姓名或名稱應(yīng)保持一致。姓名或名稱不得用同音字或 隨意簡(jiǎn)化字代替；5、卷內(nèi)材料應(yīng)向左下角對(duì)齊， 裝訂孔中心線距材料左邊際應(yīng)為；6、應(yīng)在材料左側(cè)采用線繩裝訂；7、材料折疊后過(guò)厚的， 應(yīng)在裝訂線位置加入墊片保持其8、平整； 卷內(nèi)材料與卷皮裝訂在一起的， 應(yīng)整齊美觀， 不得壓 字、掉頁(yè)，不得妨礙翻閱。三、關(guān)于檔案的入庫(kù)與保管一）入庫(kù)1、紙質(zhì)資料整理裝訂完畢，宜消毒除塵后入庫(kù)。2、紙質(zhì)資料入庫(kù)后，宜及時(shí)上架，以備查驗(yàn)和利用。二）保管不動(dòng)產(chǎn)登記資料保管，應(yīng)符合下列規(guī)定： 1 、資料庫(kù)房應(yīng)安裝溫濕度記錄儀、 配備空調(diào)及去濕、 增濕設(shè)備，并應(yīng)定期進(jìn)行檢修、保養(yǎng)；庫(kù)房的溫度應(yīng)控制在 14

6、C24 C ,相對(duì)濕度應(yīng)控制在 45%- 60%2、資料庫(kù)房應(yīng)配備消防器材， 并應(yīng)按要求定期進(jìn)行檢查和更換；應(yīng)安全使用電器設(shè)備，并應(yīng)定期檢查電器線路；庫(kù) 房?jī)?nèi)嚴(yán)禁明火裝置和使用電爐及存放易燃易爆物品；庫(kù)房?jī)?nèi) 應(yīng)安裝防火及防盜自動(dòng)報(bào)警裝置，并應(yīng)定期檢查；不宜采用自3、資料庫(kù)房人工照明光源宜選用白熾燈， 照度不宜超過(guò)100Lx ；當(dāng)采用熒光燈時(shí)， 應(yīng)對(duì)紫外線進(jìn)行過(guò)濾； 然光源，當(dāng)有外窗時(shí)應(yīng)采取遮陽(yáng)措施，資料在任何情況下均 應(yīng)避免陽(yáng)光直射；4、資料密集架應(yīng)與地面保持 80mm以上距離，其排列應(yīng)便于通風(fēng)降濕；5、應(yīng)檢查蟲(chóng)霉、鼠害。當(dāng)發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)霉、鼠害時(shí)，應(yīng)及時(shí)投放藥劑，滅菌殺蟲(chóng)；6、應(yīng)配備吸塵器， 加裝密

7、封門。 有條件的可設(shè)置空氣過(guò)濾裝置。四、關(guān)于檔案的使用與管理 1、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案以電子檔案利用為主， 原始檔案必須在指定場(chǎng)所，有專業(yè)檔案管理人員在場(chǎng)時(shí)方可查閱。2、查閱、抄錄和復(fù)制不動(dòng)產(chǎn)登記檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人同意。查詢個(gè)人不動(dòng)產(chǎn)檔案，需要產(chǎn)權(quán)人本人持有 效身份證件、或委托人持產(chǎn)權(quán)人身份證件及產(chǎn)權(quán)人授權(quán)的委 托書(shū)，方可查詢；查詢單位不動(dòng)產(chǎn)檔案，應(yīng)由單位法人代表 持有效個(gè)人身份證件和單位介紹信。查詢過(guò)程中注意愛(ài)護(hù)檔 案，任何單位和個(gè)人不得擅自將土地登記資料帶離設(shè)定的場(chǎng) 所。查詢?nèi)嗽诓樵儠r(shí)應(yīng)當(dāng)保持土地登記資料的完好，不得對(duì) 土地登記資料進(jìn)行圈點(diǎn)、劃線、注記、涂改或者拆頁(yè)，也不 得損壞查詢?cè)O(shè)

8、備。查詢?nèi)丝梢蚤喿x或者自行抄錄土地登記資 料。五、關(guān)于檔案室的工作制度一）不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整理人員職責(zé)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案由數(shù)字化整理掃描人員立卷歸檔，檔案管理機(jī)構(gòu)人員負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查數(shù)字化整理掃描的具體 工作。數(shù)字化整理工作應(yīng)細(xì)化內(nèi)部崗位職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)、 作業(yè)流程、 技術(shù)要求、質(zhì)量控制和人員統(tǒng)籌等方面事項(xiàng)。1、接收檔案工作人員的工作職責(zé) 按時(shí)接收登記業(yè)務(wù)部門當(dāng)天已辦結(jié)件的檔案，并且核對(duì)實(shí)物檔案與移交清冊(cè)是否相符。2、數(shù)字化整理掃描工作負(fù)責(zé)人工作職責(zé)： （ 1）熟知中華人民共和國(guó)檔案法 、不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例等法律、法規(guī)和規(guī)章，認(rèn)真執(zhí)行不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理規(guī)章制度；2）組織、協(xié)調(diào)、溝通數(shù)字化整理掃描與檔案管

9、理機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系， 加強(qiáng)數(shù)字化整理掃描人員的管理、業(yè)務(wù)培訓(xùn)及考核，并及時(shí) 進(jìn)行監(jiān)督、檢查； （ 3）負(fù)責(zé)指導(dǎo)檔案裝訂、掃描檔案等各個(gè) 環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題的分析、處理及疑難問(wèn)題呈報(bào)工作。3、檔案掃描人員的工作職責(zé)（ 1）將材料按照順序進(jìn)行掃描；（2）按照掃描操作的要求，生成的圖片材料按要求存 放在指定的文件夾下； （ 3）掃描材料要求圖像清晰，色彩真實(shí)，沒(méi)有斑點(diǎn)壞點(diǎn)，圖片要正； （ 4）掃描過(guò)程中注意不要損 描件是否合乎要求，不能有遺漏、錯(cuò)掃、重復(fù)掃的現(xiàn)象。壞檔案，掃描后要將材料按照目錄順序擺放好；5）檢查掃4、檔案整理人員的工作職責(zé)（ 1）按規(guī)范整理檔案，托裱，并排序、編頁(yè)、編目； （ 2）不得私自

10、涂改、抽取或偽造 檔案材料；（3）不得擅自處理和銷毀檔案材料，對(duì)檔案中有 里外號(hào)不相符的情況需要更改時(shí)，須進(jìn)行登記，經(jīng)檔案管理 人員批準(zhǔn)后方能修改； （ 4）在整理檔案過(guò)程中，要加強(qiáng)對(duì)檔 案材料的管理，防止丟失損壞檔案材料； （ 5）嚴(yán)禁吸煙，以 確保檔案的安全。5、裝訂人員的工作職責(zé)（ 1）對(duì)已經(jīng)掃描完成的檔案進(jìn)行裝訂；（2）案卷裝訂前要將材料上的金屬物剔除干凈； （ 3）折疊取齊，以A4紙張大小為標(biāo)準(zhǔn)；（4）裝訂采用三孔一線法 在材料左側(cè)裝訂。6、抽檢人員的工作職責(zé)（ 1）檢查紙質(zhì)檔案是否符合檔案整理標(biāo)準(zhǔn)； （ 2）檢查電子檔案是否符合數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)； 將抽檢檔案情況在記錄本上登記。二）工作時(shí)間及內(nèi)容不得遲1. 檔案室按照法定工作時(shí)間上下班，每周雙休，每天工作時(shí)間為： 08：30- ，工作人員每天需按時(shí)上班下班，到早退2. 檔案室工作人員每天就整理完成檔案裝訂上架XX份。不得少于額定工作量。3. 檔案裝訂工作實(shí)施流水作業(yè)， X 人為一個(gè)工作小組，XXX為小組長(zhǎng)，對(duì)整個(gè)檔案整理裝訂工作負(fù)責(zé)。三）獎(jiǎng)懲措施1 、在完成額定工作量的基礎(chǔ)上， 每天額外完成檔案任務(wù)的，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)：每超額完成10份檔案，給予XX元獎(jiǎng)勵(lì)，可以累