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文檔簡介
1、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)手冊-CAL-FENGHALNetwork Information Technology Company.2020YEAR系統(tǒng)概述檔案信息化的起步是以計算機技術(shù)的發(fā)展為基礎(chǔ),二十世紀(jì)七八十年代, 隨著計算機的引入,我國檔案界開始嘗試運用計算機管理檔案。二十世紀(jì)中期 到二十一世紀(jì)初,國家和地方政府對檔案信息化建設(shè)的投入有較大程度的增 加,檔案部門配置的信息化設(shè)備越來越多,檔案信息化建設(shè)的相關(guān)法規(guī)也得到 了進一步的完善,檔案信息化建設(shè)進入了快速發(fā)展時期。進入21世紀(jì)以后,網(wǎng) 絡(luò)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用,特別是電子政務(wù)的快速發(fā)展為檔案信息化建設(shè)注入了 新的活力。雖然國內(nèi)數(shù)字檔案館發(fā)展迅速,
2、但是我們必須清醒的認(rèn)識到:很多用戶單位 仍然在使用著單機版的檔案類管理軟件。這些檔案類管理軟件在功能上不夠完 善,在運行上不夠穩(wěn)定,在對檔案的處理速度和精度方面,遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及網(wǎng)絡(luò)版的 檔案管理軟件,無法滿足日益增長的檔案管理需求。數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)是濟南國子數(shù)碼科技有限公司自主開發(fā)的網(wǎng)絡(luò)版的 檔案管理軟件,該軟件的設(shè)計遵循國家檔案局(館)的相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn),操作 簡單、性能穩(wěn)定、數(shù)據(jù)安全性高,極大提高了數(shù)字檔案館的建設(shè)速度。公司介紹濟南國子數(shù)碼科技有限公司,獨立軟件開發(fā)商,已通過軟件企業(yè)認(rèn)定、軟 件產(chǎn)品認(rèn)定、CMMI L3軟件開發(fā)成熟度認(rèn)證、IS09001質(zhì)量管理體系認(rèn)證、 IS027001信息安全
3、管理體系認(rèn)證。公司以各類管理軟件研發(fā)和軟件系統(tǒng)集成為 主營業(yè)務(wù)。Googosoft *.5甘是opgwa i .taiaHxWre.3. MMVKMSS0 ”石艮n . J 一八、*ir.a膿HXQoBffiir. <>» ai5-ooio»<劃6聽3»5”,為鼻RlnKitooi:H:4h:如工角,要mi 8tt公開0多方1 »二::蒼5卜一ML”9H9143r wmB,考AS t WttTaXSMX 傳6 Azmc . wi-xis-ow/ra州網(wǎng)q孑坨»2赤32MRIXX,B »»4X41JCJ-00
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6、文本、語音、影視、軟件和科學(xué)數(shù)據(jù)等多媒體進行收 集、組織和規(guī)范化再加工,并進行高質(zhì)量的保存和管理,通過網(wǎng)絡(luò)提供高速的 多媒體信息存取服務(wù),有效提高檔案部門信息化工作。國子數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)是以分布式的海量數(shù)據(jù)支撐,基于智能檢索技術(shù)和 高速寬帶網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大型開放、分布式信息庫,結(jié)合先進的信息技術(shù)、主機系統(tǒng)、掃描技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、存儲技術(shù)和安全管理體系,使檔案工作提高到全新 的管理模式,為用戶帶來顯著的管理效益。國子數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)的開發(fā)和建設(shè)將按照數(shù)字檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn), 規(guī)范和制定系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程,并按照此業(yè)務(wù)流程和制度進行數(shù)字檔案分類、編 目、立卷、編號,制定數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和管理辦法;按照制定數(shù)據(jù)標(biāo)
7、準(zhǔn)和管理辦法, 應(yīng)川當(dāng)前國際上成熟穩(wěn)定的軟件系統(tǒng)架構(gòu),進行軟件系統(tǒng)設(shè)計、數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn) 設(shè)計與開發(fā),系統(tǒng)集成、調(diào)試、數(shù)據(jù)遷移;建立一站式窗口,實現(xiàn)一站式電子 檔案查詢、檢索、借閱服務(wù);建立與其他相關(guān)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享,數(shù)據(jù)交換,數(shù) 據(jù)采集服務(wù)二_ _ _ _ _統(tǒng)計分析 檔案利用率; 年鑒 :檔案工作基本情況統(tǒng)計年報J報表管理 J檔案著錄檔案管理檔案保管檔案鑒定檔案編研檔案形成手動鑒定借閱管理其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動管理自動收集手動管理紙質(zhì)檔案原掃描上傳::整理現(xiàn)則* 佛目規(guī)則檔案整理 檔案幅目 密級管理 期限管理接口錄入自動鑒定需級規(guī)則,保管期限規(guī)則&檔案銷毀清冊檔案庫房銷毀»檔案位置F
8、管理嫡研管理1大事記3組織沿革8X統(tǒng)計數(shù)字匯集,工專題概要開發(fā)利用檔案檢索檔案瀏覽_沖案隹更主要功能1.1 檔案著錄檔案著錄分為自動收集、接口錄入和掃描上傳。自動收集,能夠在系統(tǒng)中公文流轉(zhuǎn)過程(發(fā)文、收文、分類管理)中I自動完成。接口錄入,支持其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)通過接口導(dǎo)入檔案信息進行著錄。掃描上傳,可以將紙質(zhì)檔案掃描后錄入系統(tǒng),進行數(shù)字化處理。N年,檢員玨退出:【皿皿Googosofi&XtfC Mrt? R歸*Q 口宴明接我1日嫁男公JMT盒 A續(xù)套 f崛"3tl??熘?O修琴快 篇黃際七雯 G翼交快 Q抬第一口a)a«» 2挈*3J11-01-01 1
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13、進行審核操作,審核不通過的打回檔案著錄處修正后重新提交;審核通過的由相關(guān)人員對檔案進行入庫操作。Googosofi數(shù)字檔案館6檔案L攵蕓檔案余芍檔案授足欄案豈理三建管理段軍螭研報表利用眼券公告官理僅限皆湮至統(tǒng)設(shè)置中幽矣五恒留定者埋可盤市核苫埋赧擊桂通過蚊回藥j5星云20第季 1H -« S川 理表到5至記錄顯示史IS- S5條記錄O檔案標(biāo)題檔案箱號申請解S原因市圖榜1名4名獎?wù)咧黟^也賣樓實0049-2013-002-0007四去擊核2"行政許可程序規(guī)定0048-2013-002-0001iSSJ未由恬30企業(yè)文件利科歸甘范困和.0048-2013-002-0033時未審核4
14、0全田館設(shè)連庫則和布.0049-2013-002-0004幽去擊鉉S中華人民在和檔案售0049-2013-002.0MSiSSJ本由核Copyright e Googosoft1.3 檔案信息調(diào)整在檔案生命周期中,某些信息如檔案名稱、存放位置、密級、保管期限、檔案編號可能會發(fā)生變動。用戶可以通過此功能來對這些檔案信息進行調(diào)整管理。QXSX MMHXtfllA UW 現(xiàn)*厘 2-flTQ 看練靂算位&置»TOAH MAgr?kBIW.l I s 1W5F Q «» 8 早 MJKE-a濟京帚財殘由£文書©史(e,畿 I會十必父*通幽, r
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16、我,英1丈,川 檢網(wǎng)】界記錄,量” X*”】*8211.4 檔案借閱管理借閱管理不但能夠?qū)﹄娮訖n案借閱進行管理,而且能夠?qū)嶓w檔案借閱進行管理,包含借閱登記、借閱審核、電子檔案歸還、實體檔案歸還等。Googosoft 1 :歸友以攜譽女俘.甘箱N盔W崎NS也僧關(guān)m理后真裝不 接走月月重興公言甘理權(quán)限北老求虎沒且«我比更231曲曲拿5%外 防喘總口?”|皓中灣歷史洞6全華斯0 R#q盤林a &打序愉眥明3的JO修雪蜩號信"冬杯t»號eaww魏個數(shù)d工濟中市財唳6應(yīng)1父司室 ,町三安姓早an 2012任陽gB00006*WJi32012E”.004g-2015
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22、法順利完成,不能滿足新形勢下的檔案管理需求。而系統(tǒng)中 提供的原件管理,借助于現(xiàn)在先進的信息技術(shù),對原件內(nèi)容進行上傳、下載、 在線預(yù)覽等操作,在保證原件安全的基礎(chǔ)之上,提高對原件的利用及管理,方 便用戶對原件的查找與使用。1.6 庫房管理此功能是將實體的庫房形象化,便于用戶對庫房的管理與操作,更加有效 地管理庫房,便于日后庫房的維護。QXRV CKSZ CX1C9口寄 0 職 惟表 列此* % Xn«» H 閉 ITtt »«««rar幺鼻«»Xt>1rWCOl電彳行林 .血卜 an3foz-sg勺就-an扣g
23、 第-2roacoi切BR®"80U>:01>Da2-GD0:如挪電子三號-3HA381rrocoiWm!5R«JCXfhn®«t»M .mJl-»17*OO:-O0CC公開餞于立0*Wl5-W-W4r00(01中華人品/MttJKWSU).“以卜813劃Z00Z和旅®?xe-sroocca公用9電子文-MA8XCrDQCQ2杓累??墒怯梦襑do 孫=n,-«"8ca如掰電子天-3HA02X2rrtwm:me mvtturw»«rgTTbQC61 人 ci 6 1
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28、gt;層1> 框 001>001編號檔案翌名嘮1關(guān)于認(rèn)真做好2012年度全省行政等業(yè)單位資產(chǎn)報0048-2013-003-00012轉(zhuǎn)發(fā)省財政廳關(guān)于進一步做好山東省行畋事業(yè)0049-2013-003-00053關(guān)于認(rèn)真做好2012年度全省行政等業(yè)單位資產(chǎn)報0048-2013-003-00021.7 檔案鑒定和銷毀檔案將要達到保管期限時,用戶可以借助系統(tǒng)對檔案進行鑒定。鑒定結(jié)果 會生成檔案銷毀清冊。檔案銷毀清冊生成后,移交上級領(lǐng)導(dǎo)審批,批準(zhǔn)銷毀的 檔案會由檔案管理人員銷毀實體檔案,也會在“檔案管理”中銷毀電子檔案。銷毀記錄將自動保存在系統(tǒng)中。百N成安EN纖近私MM定心之甘謖但咬好短臺
29、之網(wǎng)訝利用輟務(wù)公告出理長限苫避 多疣沒去田SRI號檔wss20戔M小冽。然3工Copyright ® GoogoRft日近期tZStsBnssM»;H年保明G«A1中部人田開:rat駐洋實也辦俵C043-2013-CC3-00011852-01-211822-01-21士曾巨“23修英的時簟田£的(XM8-2Q13-OC3-OOC»51852-02-271822-02-27旃8353 1若寞仃以哼可&不為更C043-201301-211822-01-21澗*的勇4. j企亞女用,力4歸根6陋橙至同0043-2
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31、砥谷關(guān)檔案恰吹英稻案花圖的.粕2013-01-213匚檔叟行政許可程序現(xiàn)定王成2013 04-104匚企業(yè)文件忖將用范國即浩案保.AS2013-04-1056匚!全國氈軍第設(shè)皆風(fēng)則和布局方案颯2013-04-10廠機關(guān)者突工作今例王十2013-04-09毋貢忌示20豕記錄/i 2£1E頁/共IN V八槍奏到6妾記譙三示W(wǎng)1W S6名記MCopyright © Googosoft |9伯女故正檔文府篤一交£云譽關(guān)道理 G回片豆竹殳正爰表利用吸務(wù)公舌胃理僅存.片建至垃發(fā)經(jīng)車 賓前身面金 當(dāng)侑是可延.啜修理R后理總盟山年.忙護女3J號出活期/,彳狀行人一哼:二邛1 J磐
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33、室晝5笑記靈顯示第1史.1.8 檔案移交管理檔案將要達到保管期限時,用戶可以借助系統(tǒng)對檔案進行鑒定。鑒定結(jié)果 會生成檔案銷毀清冊。檔案銷毀清冊生成后,移交上級領(lǐng)導(dǎo)審批,批準(zhǔn)銷毀的 檔案會由檔案管理人員銷毀實體檔案,也會在“檔案管理”中銷毀電子檔案。銷 毀記錄將自動保存在系統(tǒng)中。1.9 檔案開發(fā)利用檔案開發(fā)利用功能分為檔案檢索、檔案瀏覽和借閱管理。檢索出的檔案信 息,有權(quán)限的用戶可以直接在線瀏覽,無權(quán)限的用戶可以對檔案發(fā)出借閱申 請,相關(guān)人員審核后,可對借閱的檔案進行瀏覽。用戶可以根據(jù)自身需求,將 館藏的靜態(tài)信息通過查找、篩選、加工和編輯等手段變?yōu)閯討B(tài)信息,充分發(fā)掘 檔案的信息價值和知識價值,為進一步的檔案信息公開做好充分的準(zhǔn)備。.J對角超努公吉芯避 eiass 呈樂歡$雅麗過自開 許匿困 三.甘的血的目 三a>K空中酊要W * =昕 2012 年百 小薩2£*2 g wsssi;的2«2網(wǎng)】魔叵M二市宛宏Q項丸a-心二身試6生1 a ST文博云ED ,初2年XH3A3«:注JCv唳音七 0燈飛 口;垓一 儂所敢 江津田子父 b昱奉鉞有后全食& E- UZ 的廠潮"檢1,區(qū)田土全季 世星:J和七體商居及n與色 柜之逢定 fex:?a 電力芍變J標(biāo)現(xiàn),關(guān)諼字,送名方干)干20
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