文件材料歸檔制度

1、文件材料歸檔制度第一條 為規(guī)范文件材料歸檔工作，豐富、完善檔案信 息資源，參照工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則、國有 企業(yè)文件材料歸檔辦法和機關(guān)文件材料歸檔不歸檔 范圍等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司的實際情況，制定本制 度。第二條 本制度所稱文件材料是指本公司經(jīng)營和管理活 動中形成的各種形式和載體的記錄。第三條 各部門應(yīng)當(dāng)把文件材料的形成、積累、整理和 歸檔工作，納入本部門的職責(zé)范圍。第四條 擔(dān)負文件材料積累、整理和歸檔業(yè)務(wù)的人員應(yīng) 認真執(zhí)行有關(guān)規(guī)定，確保文件材料的完整、準確、規(guī)范 和及時歸檔。第五條 檔案室應(yīng)及時深入各部門了解、督促和指導(dǎo)有 關(guān)人員做好文件材料的形成及應(yīng)歸檔文件材料的積累、 整理和歸檔工作。

2、第六條 文件材料歸檔的基本要求（ 一 ）歸 檔 文 件 的 制 作 和 書 寫 材 料 應(yīng) 當(dāng) 有 益 于 長 久 保 存 ， 不得使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、紅墨水、復(fù)寫紙、 熱敏紙；（二）歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)完整、準確、簽批手續(xù)完備； （三）歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)經(jīng)部門或項目負責(zé)人審定； （四）歸檔文件材料的整理應(yīng)當(dāng)系統(tǒng)、規(guī)范；（五）聲像材料（包括照片、錄音、錄像等）和實物要 與 文 字 說 明 一 起 歸 檔 ；電 子 文 件 要 與 紙 質(zhì) 文 件 一 起 歸 檔 。第七條 文件材料的歸檔范圍凡是本公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程 中 形 成 的 、具 有 查 考 利 用 價 值 的

3、文 件 材 料 均 屬 歸 檔 范 圍 。（ 一 ）上 級 機 關(guān)（ 主 要 指 國 資 委 ）文 件 材 料 應(yīng) 歸 檔 的 有 ： 1.上級機關(guān)頒發(fā)的需要公司貫徹執(zhí)行的文件材料；2. 上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時的重要指示、講話 。題詞、照片和有特殊保存價值的DV等聲像材料及登載相關(guān)內(nèi)容的報刊。3. 其 他 文 件 材 料 。（二）公司文件材料應(yīng)歸檔的有：1. 公司頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。2. 公司的請求與上級機關(guān)的批復(fù)文件，各部門、下屬公司的請求與本公司的批復(fù)文件；3. 公司及各部門的工作計劃、總結(jié)、報告；4. 公司召開的各

4、種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料；5. 公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動形成的重要文件、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關(guān)的文件材料；6. 公司領(lǐng)導(dǎo)或各部門有關(guān)負責(zé)人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題 文章及在外單位重要講話的稿本；7. 反 映 公 司 經(jīng) 營 和 管 理 的 專 業(yè) 文 件 材 料 ， 如 產(chǎn) 權(quán) 交 易 、 改制重組、資產(chǎn)處置、投資項目、證券、信貸、租賃、 貸款、轉(zhuǎn)貸等業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同、樣 票等；8. 公司或公司匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料（包括計算 機 光 盤 等 ）；9. 公司及各部門、下屬公司成立、啟用印章及其組織機構(gòu)、人員編制

5、等文件材料；10. 公司及各部門、 下屬公 司制定 的 規(guī) 章 制 度 等 ；11. 公司的歷史沿革 （包括 公司簡 介 ） 、大事記、年鑒，反映公司重要活動、事件的剪報、聲像材料，榮譽獎勵 證書，有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、 錄像等文件材料；12. 公 司 及 各 部 門 、下 屬 公 司 人 事 任 免 、調(diào) 配 、培 訓(xùn) 、專 業(yè) 技 術(shù) 職 務(wù) 評 定 、職 工 的 錄 用 、轉(zhuǎn) 正 、定 級 、調(diào) 資 退 職 、退 休 、醫(yī) 療 、扶 恤 、死 亡 、獎 懲 等 工 作 形 成 的 文 件 材 料 ； 13. 公司黨員名冊、報表；黨、團關(guān) 系 的 介 紹 信存 根14.

6、 公司外事活動中形成的請示、報 告 、 計 劃 、 考察 總 結(jié) 、重要簡報、會議紀要、會談記錄、聲像材料、有參考價 值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等；15. 公司解決法律糾紛問題形成的文件材料；16. 公司或部門、下屬公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料；17. 公司固定資產(chǎn)登記，財產(chǎn)，物資、檔案等移交憑證；18. 公司購置大型設(shè)備和裝修裝潢中形成的憑證、 協(xié) 議 合同、圖紙文件材料。（三）同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有：1 .同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)頒發(fā)的非本公司經(jīng)營范圍但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件；2. 有關(guān)業(yè)務(wù)機關(guān)檢查本公司工作形成的重要文件；3. 同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)與

7、本公司聯(lián)系、協(xié)商工作的來往文件。第八條 文件材料的歸檔時間（一 ） 綜 合 管 理 性 文 件 材 料 一 般 應(yīng) 在 辦 理 完 畢 后 的 第 二 年上半年歸檔。（ 二 ） 資 產(chǎn) 管 理 項 目 文 件 材 料 ，可 分 階 段 、單 項 歸 檔 ，也 可待項目全部完成后，第二年移交。（三）公司職員外出參加公務(wù)活動形成的文件材料應(yīng) 在活動結(jié)束后及時歸檔。（四）會計文件材料在會計年度終了后由會計部門整 理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。（ 五 ） 電 子 文 件 邏 輯 歸 檔 實 時 進 行 ，物 理 歸 檔 應(yīng) 與 紙 質(zhì) 文 件歸檔時間一致。（ 六 ） 磁 帶 、照 片 及 底 片 、膠 片 、實 物 等 形 式 的 文 件 材 料 應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔。下列文件材料應(yīng)隨時歸檔：1. 沒 有 及 時 歸 檔 的 零 散 文 件 材 料 ；2. 變更、修改、補充的文件材料；3. 公司內(nèi)部機構(gòu)變動或職工調(diào)動、離 崗 等 留 在 部 門 或 個人手中的文件材料；4. 公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材 料 ；5. 其它臨時活動中形成的文件材料。第九條歸檔文件材料的整理參照國家、廣西壯族自治區(qū)有關(guān)標準進行。第十條應(yīng)歸檔的文件材料一般歸檔一份，重要的和使用頻繁的文件材料可根據(jù)需要確定歸檔份數(shù)。第十一條 文件材料歸檔時，由承辦部門填