如何確定合理的工作流程

1、實(shí)用文檔原創(chuàng)如何建立我們自己的團(tuán)隊(duì)之如何確定合理的工作流程如何確定合理的工作流程?確定合理的工作流程概念上包含了兩個(gè)層次的涵義：一是，要確定工作流程；二是要使工 作流程合理。也許提到工作流程，大家都知道，因?yàn)槲覀內(nèi)粘Ｎ恼?、工作過(guò)程中都經(jīng)常碰 到這個(gè)概念，但如果讓我們?nèi)ゴ_定一個(gè)工作流程，可能就會(huì)手足無(wú)措。這里的原因可能存 在于我們并沒(méi)有深入地去了解它，并且深入地去理解它、認(rèn)識(shí)它。我們即將在這里聊聊這 個(gè)看是簡(jiǎn)單，實(shí)際上是相對(duì)復(fù)雜的問(wèn)題。理解工作流程這個(gè)問(wèn)題，我們有必要先了解下工作流程對(duì)于我們?nèi)粘９ぷ鞯闹匾浴５谝?、工作流程?shí)際上是對(duì)工作內(nèi)容的細(xì)化。工作流程必須是建立在對(duì)工作內(nèi)容的細(xì)化的基礎(chǔ)上，當(dāng)

2、我們將所做的事寫(xiě)下來(lái)，并且按照 先后順序明確每個(gè)節(jié)點(diǎn)，就會(huì)出來(lái)一個(gè)簡(jiǎn)單的流程。反過(guò)來(lái)理解，確定工作流程的過(guò)程就 可以清楚我們所做的所有事情是怎樣的，需要我們關(guān)注的環(huán)節(jié)有哪些。第二、工作流程就是要明確我們相互之間的配合和協(xié)作。因?yàn)楦鱾€(gè)部門(mén)、各個(gè)成員相互之間聯(lián)系就是基于業(yè)務(wù)、工作內(nèi)容安排，要想它們之間明確 各自職責(zé)，應(yīng)該通過(guò)相應(yīng)的流程來(lái)界定。我們很多的工作是需要我們一個(gè)集體、一個(gè)單位 的相關(guān)部門(mén)、相關(guān)人員相互之間的配合與協(xié)作，只有配合好了、協(xié)作好了，我們的工作才 能做的順利、做的有效率。第三、工作流程就是要明確我們各自的工作職責(zé)。流程的運(yùn)轉(zhuǎn)就是要確定到了哪個(gè)環(huán)節(jié)，由誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé)，責(zé)任明確。我們需要制定

3、各個(gè)部門(mén)的 責(zé)任制度、也需要確定各個(gè)職位的崗位職責(zé)。工作流程不僅要有利于問(wèn)題的解決，也要有 利于出現(xiàn)新的問(wèn)題查找原因、追究責(zé)任。反之，有了工作流程可以更合理地確定我們的工 作職責(zé)和部門(mén)的分工。第四、工作流程就是要保證工作效率。工作流程如果不利于與工作效率的提高就一定存在不合理性，要不沒(méi)有考慮全面部門(mén)分工 和職責(zé)，要不就是沒(méi)有考慮好事情和問(wèn)題解決的一般和特殊過(guò)程。當(dāng)我們不能用記憶把握 所有環(huán)節(jié)和所有應(yīng)該具備的條件及條件成熟的資源與時(shí)效時(shí)，我們應(yīng)該也必須通過(guò)流程來(lái) 固化每個(gè)部門(mén)和每個(gè)負(fù)責(zé)的人員以及它們各自所應(yīng)承擔(dān)的事務(wù)性責(zé)任，這樣我們才會(huì)做起事來(lái)不慌、調(diào)理上清晰、責(zé)任上明確，杜絕了人浮于事、消極怠

4、工，同時(shí)也能夠及時(shí)地把 握每個(gè)環(huán)節(jié)相互之間的協(xié)調(diào)。第五、工作流程就是我們領(lǐng)導(dǎo)者所需的綱和目。做事講究提綱挈領(lǐng)、綱舉目張，有了工作流程后，我們做領(lǐng)導(dǎo)的人很容易抓到關(guān)鍵點(diǎn)，能 夠切中要害，也就能夠利用有限的資源并能夠用很短的時(shí)間發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的重點(diǎn)、問(wèn)題的癥結(jié) 所在。工作流程有著不可或缺的重要性，在確定一個(gè)工作流程時(shí)我們應(yīng)該注意它的幾個(gè)要求: 第一、工作流程要有時(shí)效性。一個(gè)工作流程沒(méi)有時(shí)效性，它就變成了擺設(shè)，也就沒(méi)有了它存在的生命力。因?yàn)槲覀児ぷ?中的每一個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)置的必要性就是因?yàn)樗墙鉀Q一個(gè)特定問(wèn)題或事情不可缺少的環(huán)節(jié)、一 個(gè)節(jié)點(diǎn)。沒(méi)有了時(shí)效，下面的環(huán)節(jié)也就開(kāi)始不了、或至少是影響下一個(gè)環(huán)節(jié)的順利啟動(dòng)，

5、 同時(shí)應(yīng)具備的條件也可能因?yàn)樗潜匾獥l件而影響下一個(gè)步驟完美的完成。第二、工作流程應(yīng)該符合事情和問(wèn)題解決得合理過(guò)程。一個(gè)事情和問(wèn)題的解決是一個(gè)合理的過(guò)程，而我們工作流程必須符合這個(gè)過(guò)程，切不能顛 倒主次、混淆了順序。合理的過(guò)程必須是既要考慮到一般解決的程序，還要考慮的特殊條 件的具備，并且結(jié)合合理的程序所需的時(shí)間和特殊人員的身份屬性問(wèn)題等。第三、工作流程必須細(xì)化到可以執(zhí)行的地步。既然是流程，就是要由人按照事情和問(wèn)題的解決過(guò)程來(lái)安排，既要注意大的原則方向，又 要注意每個(gè)細(xì)節(jié)，要可以由人來(lái)把控，可以有人來(lái)操作和擔(dān)當(dāng)。而不能太寬泛、太彈性 化。工作流程就是要細(xì)化到每個(gè)表單都應(yīng)該填寫(xiě)好、有責(zé)任人來(lái)填寫(xiě)

6、、具體信息要完整， 相應(yīng)的數(shù)據(jù)能夠參考核對(duì)等等。在做了上述重要性和要求的表述之后，我們可以來(lái)談?wù)劥_定合理的工作流程的方法: 第一、確定我們所有工作內(nèi)容，以及每個(gè)工作內(nèi)容解決的過(guò)程和所需的條件，這是確定工 作流程的第一步，也是最需要合理性的。確定工作內(nèi)容是一個(gè)很龐雜的過(guò)程，而且是個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程。它涉及到部門(mén)的權(quán)限和個(gè)人的 職責(zé)。我們確定工作內(nèi)容要注意這樣幾個(gè)問(wèn)題：其一、按個(gè)人和部門(mén)確定所有的工作內(nèi)容，部門(mén)和個(gè)人的工作內(nèi)容是依附于部門(mén)和個(gè)人的 崗位職責(zé)，但不同于部門(mén)和個(gè)人的崗位職責(zé)，因?yàn)樗唧w，也更細(xì)化。另外工作內(nèi)容涉 及到公司和企業(yè)單位的信譽(yù)和利潤(rùn)，尤其是涉及到復(fù)雜的、并且需要多人配合、多部門(mén)協(xié)

7、 作的，我們必須通過(guò)確定工作流程來(lái)明確各自的分工。通常個(gè)人的工作內(nèi)容或者說(shuō)僅限于 個(gè)人完成的工作內(nèi)容只需自己把握，由自己設(shè)置，這樣能提醒和幫助自己有效率地完成工 作，而對(duì)于部門(mén)內(nèi)部和部門(mén)之間的工作內(nèi)容通常有部門(mén)和公司及企業(yè)單位整體確定。其二、工作內(nèi)容是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，必須對(duì)于延伸的工作內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)地增加、完善。工 作內(nèi)容往往會(huì)出現(xiàn)新的條件和影響因素，因?yàn)檫@些新的條件和影響因素我們要及時(shí)調(diào)整我 們?cè)械墓ぷ鞣桨?，并適應(yīng)性的增加和完善原有的工作流程，從而更好地適應(yīng)新的變化。其三、對(duì)于我們的工作內(nèi)容輻射到的新出現(xiàn)的問(wèn)題、投訴問(wèn)題、特殊而緊急的突發(fā)問(wèn)題， 我們要設(shè)立預(yù)案。這個(gè)預(yù)案也是基于正常的工作方向

8、和工作思路，確定新的可用資源和所 需條件來(lái)安排其工作流程。第二、根據(jù)工作內(nèi)容確定相應(yīng)的工作環(huán)節(jié)，找出工作節(jié)點(diǎn)。工作環(huán)節(jié)和工作節(jié)點(diǎn)劃分的依據(jù)往往是結(jié)合工作內(nèi)容的階段性和所涉部門(mén)職責(zé)來(lái)確定。工 作環(huán)節(jié)和工作節(jié)點(diǎn)劃分要講究效率和合理性，不能把一個(gè)部門(mén)辦理的內(nèi)容肢解開(kāi)，造成資 源浪費(fèi)和責(zé)任推委，同樣也不能把兩個(gè)部門(mén)辦理的內(nèi)容統(tǒng)攬到一個(gè)部門(mén)，造成越俎代庖、 職責(zé)不清。效率和合理性的原則應(yīng)該在變動(dòng)中去檢驗(yàn)，對(duì)于影響效率的，可以適當(dāng)調(diào)整， 而且是發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)調(diào)整，而對(duì)于合理性我們需要一定的時(shí)間，通過(guò)人員的積極性、效 果、反饋等調(diào)查作為依據(jù)去適當(dāng)改變。工作環(huán)節(jié)和工作節(jié)點(diǎn)的界定我們可以通過(guò)倒推的方式來(lái)解決，一般

9、我們可以先設(shè)定一個(gè)工 作內(nèi)容的結(jié)果在什么樣情況下才是合理的，那么要達(dá)到這樣合理的結(jié)果我們要解決哪些前 置的問(wèn)題，而解決這些前置的問(wèn)題又需要具備哪些條件、掌握哪些資源、由哪個(gè)部門(mén)、哪 個(gè)崗位的人來(lái)解決等等。這是一個(gè)可行的、合理的思考方式。第三、要根據(jù)工作內(nèi)容確定相應(yīng)的負(fù)責(zé)部門(mén)和負(fù)責(zé)的崗位。由工作內(nèi)容確定相應(yīng)的負(fù)責(zé)部門(mén)和負(fù)責(zé)的崗位是確定流程中一個(gè)非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，因?yàn)檫@ 不僅需要我們熟悉各個(gè)部門(mén)的職責(zé)范圍和崗位職責(zé)范圍，還需要我們對(duì)工作內(nèi)容的實(shí)質(zhì)有 準(zhǔn)確地把握。落實(shí)部門(mén)和崗位是對(duì)工作流程推動(dòng)者進(jìn)行確定，就是找到工作流*正的執(zhí)行人，這個(gè)過(guò)程也是對(duì)我們部門(mén)和崗位落實(shí)責(zé)任的過(guò)程。第四、根據(jù)部門(mén)和崗位的銜接進(jìn)行合理的預(yù)設(shè)，這是實(shí)現(xiàn)流程重要意義所在。既然是流 程，就涉及到配合和協(xié)作，尤其是關(guān)系到我們工作內(nèi)容價(jià)值的配合和協(xié)作。流*正的價(jià)值就是實(shí)現(xiàn)工作內(nèi)容在不同崗位、不同部門(mén)之間合理地、自覺(jué)地流轉(zhuǎn)、配合和協(xié)作。我們可 以對(duì)部門(mén)之間、崗位之間的流轉(zhuǎn)、配合和協(xié)作設(shè)置不同的方式，比如相關(guān)表格、相關(guān)簽 署、相關(guān)的確認(rèn)等。對(duì)于流程中的流轉(zhuǎn)辦理事項(xiàng)的設(shè)置其實(shí)質(zhì)就是對(duì)各個(gè)部門(mén)和各個(gè)崗位 責(zé)任的界定，對(duì)于我們已經(jīng)做過(guò)的事情、需要做的配合和協(xié)作及流轉(zhuǎn)，我們相互之間都可 以通過(guò)文字性的東西、書(shū)面性的東西來(lái)核查、比