機關文字工作特點和作用

1、機關文字工作特點和作用在國家機關從事的文字工作是一種什么工作，弄清這個問題十分重要。多年的實踐表明，機關文字工作并不是簡單的抄抄寫寫的事，是一項科學性很強、內(nèi)涵豐富的工作，把握不住這一點是無法做好機關文字工作的。所以，認清所從事的機關文字工作的概念、特點和作用，對搞好具體工作非常重要，是必須首先認清弄懂的課題。     一、機關文字工作的基本概念    什么是機關文字工作？這個詞句雖然常常掛在人們的口頭上，并且認可它，但并沒有多少人給它下一個明確的定義。機關文字工作的概念，我認為機關文字工作不等于秘書工作，也不等于文書工作，不能與文秘

2、工作簡單籠統(tǒng)地混為一談。    辭海對文書工作的定義和解釋是：文書，各種公文的統(tǒng)稱。我國現(xiàn)實的文書工作，一般包括文件的收發(fā)、運轉(zhuǎn)、催辦、擬辦、繕印、立卷、歸檔等內(nèi)容。文書是秘書工作的組成部分。擔任文書工作的人員也稱“文書”。辭海對秘書工作的定義和解釋是：秘書，職務名稱之一，是領導的助手。秘書工作是一項機要性的工作，它的任務是收發(fā)文件、辦公文書、檔案和領導交辦事項。機關文字工作一詞在辭海中并沒有給出解釋，但從字面和內(nèi)涵來看確有不同。文字，一般是指文章。機關文字直接體現(xiàn)出公務特征，又表現(xiàn)出機關含義。機關文字工作，體現(xiàn)出機關的權利和職能，它是為機關行使職權服務的，這個概

3、念更能直接體現(xiàn)機關文字工作的屬性和特征。    機關文字工作與文書工作、秘書工作從內(nèi)涵特征上既有相同之處，又有較大區(qū)別，這也是它之所以能夠一個單獨常用詞語的重要原因。機關文字工作與文書工作、秘書工作的相同點是：第一，行為對象都是公共組織，是為公務活動服務的，不是私人行為。第二，都是以公文為載體，公文處理的各個環(huán)節(jié)是其主要表現(xiàn)形式。第三，三者都是一項管理工作，是一種管理職能的活動。不同之處是：（）界入?yún)⒄某潭炔煌?，文書工作、秘書工作主要指的公文的傳遞運轉(zhuǎn)管理工作，而機關文字工作除上述內(nèi)容外，更多地表現(xiàn)為實現(xiàn)職能的擬搞成文上，是機關從事管理工作的一個重要組成部分，具

4、有直接參政性。（）在工作中的主從關系不同。文書工作、秘書工作往往是以文件為對象，是被動的，是領導交辦的。其工作是受文件的往來、多 及其特點來進行工作的。機關文字工作除此上述之外，它是以“機關”為特征的、是以公務來體現(xiàn)行政管理和領導意志與思想的，是屬于主動性，職能性。其工作主要是受職能和管理對象的善而左右的，并非以公文的往來而決定的。（）工作的目標不同。文書工作、秘書工作是以辦好公文和搞好服務為主要任務，目標是為機關工作服務好，以達到輔助機關實現(xiàn)其職能。而機關文字工作則直接屬于機關行政行為的范疇，目標是實現(xiàn)行政有效管理，發(fā)揮機關的職能作用。因而在范圍、范疇和效力上差別很大。  

5、;  機關文字工作的概念，我認為應是行政機關履行法律法規(guī)所賦予權利，以實現(xiàn)機關職能為目的，以公務文書為的成文、加工、傳遞和管理工作為主要表現(xiàn)形式，對國家實行管理的一種活動。它既不是單純的批文、轉(zhuǎn)發(fā)等公文辦理，也不是文件起草和一般修改。這些都是它的表現(xiàn)，是一些具體內(nèi)容，但都不足以說明機關文字工作的概念。這些內(nèi)容都包括在機關文字工作范圍之內(nèi)，是一些比較具體的行政行為，但僅反映了機關文字工作某些內(nèi)容和形式。    不妨結合我們的實際情況來分析一下這個概念。如果你是一名機關工作人員，你會在文字工作中發(fā)現(xiàn)許多有趣的現(xiàn)象，結合這些現(xiàn)象，可以看出一些問題。 

6、   現(xiàn)象之一：大學中文系畢業(yè)生到機關工作后，盡管寫作知識很多，但并不能立即就能從事文字工作。而一些具有一般中文知識的人員，在人從事某項工作一段時間以后卻有較強的機關文字工作能力。這說明中文寫作知識只是機關文字工作的基礎，有較強文字工作能力的人首先應具備一定的中文寫作知識，這是必要條件，但不是充分條件，還不能決定文字工作能力的高低。    現(xiàn)象之二：許多在機關工作多年，甚至幾十年的人到退休仍不會做文字工作。這說明雖然在機關工作中積累了豐富的專業(yè)和業(yè)務方面的實踐經(jīng)驗，并不能表示就等于有了較高的文字工作能力，文字水平與業(yè)務知識和工作經(jīng)驗有關系，但是

7、并不等同。    現(xiàn)象之三：一些口頭表達能力很強的人不會搞文字工作，而一些文字工作干得比較出色的卻不能用流利的語言進行演講。這說明文字表達方式與口頭表達方式有較大差異，書面文字表達能力與口頭表達能力并不等同。    現(xiàn)象之四：文字工作能力較強的人換一個工作崗位后仍然能在陌生的工作中迅速體現(xiàn)出原有的文字工作能力，并且有不少人能在較大的專業(yè)知識跨度中從事文字工作。這說明雖然文字工作涉及眾多領域，但它有自身的內(nèi)在規(guī)律性，有自己的運行規(guī)則和方式。    現(xiàn)象之五：許多人在文章中自己創(chuàng)造和運用了一些新詞句，但無法從

8、領導那里通過。另一方面，總是下級原樣使用上級的話語詞句。這說明機關文字工作在受到許多因素的制約，必須按照一定的領導原則和上級或領導的要求進行，個人思維在文字表達必需服從這種要求。    現(xiàn)象之六：多數(shù)人在要求把文章寫好的情況下，不知怎樣去寫，而有時主管領導并沒提出多少要求反而寫出了好文章。這說明機關文字工作在實際工作中有許多原則要求，有科學規(guī)范和思維方式。    從以上現(xiàn)象可以看出，從概念范圍上講機關文字工作不等于公文寫作。公文寫作只是機關文字工作的主要形式，而機關文字工作則是行政目的在文字材料制發(fā)過程的體現(xiàn)，它不僅是講求公文格式標準

9、，而且在此基礎之上，利用文字為媒介，以實現(xiàn)國家職能和提高國家效能為根本的管理活動。把握不住這個本質(zhì)問題，很可能就是許多長年在機關工作的人做不好文字工作的主要原因。所以我們要明確認識機關文字工作的特點，把握本質(zhì)性的東西，順應其內(nèi)在規(guī)律，這樣才能掌握工作要領，提高文字工作質(zhì)量。    二、機關文字工作的特點    機關文字的特點很多，如它的政治性、行政性、廣泛性、綜合性、社會性、規(guī)范性、強制性、法制性、權威性等等，不容易具體細致的去表述。關于它的屬性，集中表現(xiàn)在政治性和行政性上，對此第二章和第三章將給予具體論述。這里僅就其公文這個主體談一

10、談。體現(xiàn)在公文上，特點也十分明顯，我認為公務員實用寫作一書的概括比較準確，主要有四個特點：    （一）極強的政治性和權威性。這個特點說明了機關文字工作的本質(zhì)。公文產(chǎn)生于階級、國家出現(xiàn)之后，應用于社會組織之中，是維護其利益和統(tǒng)治的一種工具。一般來講，公文的基本內(nèi)容是國家黨政機關的指揮意志、行動意圖、公務往來的規(guī)范記錄和傳達，直接反映國家政權的政治意向和根本利益，所以具有鮮明的政治色彩。我國現(xiàn)行的公文是傳達黨和國家方針政策、指導黨和國家行政活動的重要工具，所以也同樣具有極強的政治性和政策性；有些還具有法定的權威性和約束力，一旦發(fā)出，就必須執(zhí)行，否則便要受到查處。&#

11、160;   （二）明確的實用性和時效性。這個特點說明了機關文字工作的基本內(nèi)在要求。公文是各級機關按照國家統(tǒng)一意志協(xié)調(diào)行動的重要依據(jù)。各級機關都要根據(jù)實際工作的需要，利用公文提出問題、分析問題和解決問題。就是說，公文都是在現(xiàn)實中形成和使用的，并為推動現(xiàn)實工作服務，無論是在法律上、在教育上，還是在執(zhí)行上，都要求直接起作用；而且一旦這項現(xiàn)實工作完成了，在這項工作中形成并使用的公文的作用也就隨之結束，這些公文則轉(zhuǎn)化為檔案材料，只供以后查核或參考。    （三）法定的作者和讀者。這個特點說明了機關文字工作的法制性。公文不是任何人都可以隨意擬寫和印發(fā)的，

12、它必須由法定作者印制和發(fā)布。所謂法定作者，就是指依法成立并能以自己的名義行使權力和承擔義務的組織。國家、省、市、自治區(qū)、縣級黨政機關和企事業(yè)單位、社會團體等，凡是依據(jù)國家法律、條例、決定、決議等建立與合法存在的組織，就是公文的法定作者。那些以國家領導人或機關首長的名義制發(fā)的公文，也并非是以其私人身份出現(xiàn)的，而是代表他所在機關行使職權的表現(xiàn)。公文也不是任何人都可以收閱的，哪些人能看哪些公文，都是有規(guī)定的，不是隨意性的。    （四）特定的格式和語體。這個特點說明了機關文字工作的自身運行規(guī)則。公文既具有嚴肅性和權威性，而且也有方便處理、有效使用的要求。所以黨和國家對一

13、些重要公文的名稱和體例，甚至對文種、文面格式、內(nèi)容構成等都作了明確的規(guī)定，制定了統(tǒng)一的規(guī)范和標準。那些未規(guī)定的公文，由于在公務活動中經(jīng)常使用，也逐漸形成了特寫的慣用格式和平實、得體、明確、簡要等語體風格。如此，則使公文既能比較完滿地表達內(nèi)容，又易于為社會各方面所理解和接受。    三、機關文字工作的地位和作用    機關文字工作是各級國家機關行政工作的重要組成部分，是管理國家的一種方式。機關文字工作的好壞，直接影響著國家機關正確行使職能，有效地從事國家的管理工作，可以說機關文字工作在一定意義上決定著國家機關的效能。因此，機關文字工作在

14、黨政管理工作中有著十分重要地位。    機關文字工作的地位反映在它的作用上。機關文字工作的作用是重大的。國家行政機關公文處理辦法曾對公文作用有過表述，“是傳達黨和國家的方針、政策、發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，請示和答復問題，指導和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具?！边@種表述僅僅是國家行政機關公文的具體功能講的，機關文字工作的實際范圍和作用遠遠大于這些。簡單講至少有以下條。    、機關文字工作是制定、傳達、貫徹、執(zhí)行黨和國家各項方針政策的工具，具有強大的領導作用。    、機關文字工作是指導各行各業(yè)工作、管

15、理社會的有效形式，對社會、各類組織和個人的工作及所有管理活動都具有有力的指導作用。    、機關文字工作是加強行政各級各部門及各界溝通、交流情況、反饋信息的重要途徑，具有重要的聯(lián)絡溝通作用。    、機關文字工作是理論聯(lián)系實際，加強對事物運動規(guī)律認識，用理論指導實踐的重要環(huán)節(jié)，具有鑒別和分析作用。    、機關文字工作是實現(xiàn)紀律、法律和行政監(jiān)督的重要渠道，因而有著監(jiān)督作用。    、機關文字工作是正確引導社會活動最權威的輿論導向，具有教育和引導作用。  &

16、#160; 、機關文字工作是黨和國家了解社情、民情的重要橋梁和紐帶，對社會各類組織和民眾有凝聚作用，同時對實現(xiàn)正確決策有著保障作用、依托作用和糾偏作用。    、機關文字工作是按照合法、公正的法律原則規(guī)范社會行為的重要方式，對社會活動具有規(guī)范作用。、機關文字工作是錄實記事的具體過程，也是對現(xiàn)實生活進行歷史記載的過程，具有客觀記載作用。、機關文字工作是社會活動依據(jù)和憑證的提供者，大量的文字材料為法人、公民和其它各類組織的社會活動提供了憑據(jù)和證明，因而它在社會活動中起著重要的證實作用。    從上述條可以看出，機關文字工作與一般文字材料的

17、寫作相比，最大的區(qū)別在于機關文字工作的出發(fā)點和落腳點不同，即目的不同。機關文字工作在社會主義國家的作用，實質(zhì)上是一種體現(xiàn)黨和國家利益、表達人民的意志，通過媒介形式實現(xiàn)領導和管理的方式，是國家機關得以實現(xiàn)領導職能、實現(xiàn)有效溝通、對各項工作實施有效領導和管理的手段和工具。因而機關文字工作有很強的政治性、綜合性、指導性、執(zhí)行性、監(jiān)督性和約束性。    四、機關文字工作的發(fā)展特點    追溯機關文字工作的發(fā)展史，我們不難看出，機關文字工作從無到有、從無規(guī)則到完善，逐步走向成熟并納入了規(guī)范化的軌道，成為一門獨特學科。自從人類社會經(jīng)歷蒙昧時代、野

18、蠻時代而進入文明時代，機關文字工作隨著國家的產(chǎn)生而產(chǎn)生。再往前追溯，可以說是自從產(chǎn)生了階級就有了機關文字工作的雛形。它隨著國家的產(chǎn)生而建立，伴隨著國家形態(tài)的發(fā)展而發(fā)展，在漫長的歲月中一直是國家機關活動的重要方面，在體現(xiàn)國家的本質(zhì)、行使國家職能方面起著非常重要的作用。    回顧歷史，展望未來，機關文字工作在實踐中，表現(xiàn)出越來越重要的作用，成為領導者在領導和管理活動中日益重視的內(nèi)容。    （一）隨著人類社會的發(fā)展，機關文字工作逐步確定為管理國家的手段。文字由人類的信息交流的媒介，被統(tǒng)治階級借助為實行統(tǒng)治的工具。階級產(chǎn)生以后，隨著階級斗

19、爭的日趨激烈，各階級都注意把階級斗爭的方式、原理從斗爭的實踐中逐步理性化，以這種理性化的東西與武力結合在一起來維護本階級的利益，用于實行階級統(tǒng)治。在國家出現(xiàn)以后，文字就進一步被統(tǒng)治集團所利用，成為實現(xiàn)有效統(tǒng)治的工具。    （二）隨著社會生產(chǎn)的大發(fā)展，機關文字工作涉及管理的領域逐步擴大。社會化大生產(chǎn)從自然生產(chǎn)方式的基礎上發(fā)展起來以后，社會分工越來越細，管理分支越來越多，與其相伴隨的利益多元化也漸漸復雜起來。這樣伴隨著社會的發(fā)展，國家管理的范圍擴大、分工細致，機關文字工作隨著國家職能的變革而變革，涉及的領域也逐步加大，成為各個領域不可缺少的管理工具。 &#

20、160;  （三）隨著社會文明程度的提高，機關文字工作在反映國家職能方面的作用逐步加大。人類的文明進步，使得武力的斗爭方式逐步轉(zhuǎn)化為理性的斗爭方式，利益爭奪的方式逐步由國家戰(zhàn)爭轉(zhuǎn)變?yōu)榻?jīng)濟發(fā)展的競爭，特別是本世紀兩次世界大戰(zhàn)，使全世界都感受到戰(zhàn)爭給人類帶來的悲慘災難和嚴重后果，反對戰(zhàn)爭、追求和平和發(fā)展成為全世界人民的共同愿望。人們不愿戰(zhàn)爭，并不等于世界上沒有利益矛盾的沖突，而是不再更多地運用戰(zhàn)爭的方式解決利益沖突，而是把重點轉(zhuǎn)化為理性斗爭方式，通過一系列的政策策略來進行。在這種情況下，機關文字工作逐漸成為國際間、國家間、階級或階層間協(xié)調(diào)政治、經(jīng)濟利益，實現(xiàn)和平統(tǒng)治的重要方式。 

21、;   （四）隨著科學的技術發(fā)展，文字工作的功能逐漸增強。以電子、通訊、信息技術、計算機技術和文字處理技術發(fā)展為推動力，把機關文字工作帶入一個新的領域，使寫作辦文速度提高，傳遞加快，存儲方便，涉及的領域更加開闊，效率明顯提高。同時社會科學的發(fā)展完善，機關文字工作逐步走上規(guī)范化、法治化的軌道。隨著政治學、經(jīng)濟學、社會學、法學以及管理學的形成與發(fā)展，大量自然科學的原理和法則逐漸引入到機關文字工作之中，使機關文字工作走上科學化、法制化、現(xiàn)代化的軌道，從理論到實踐都形成了具有自身內(nèi)在規(guī)律性的一門學科。    今天，人們在總結了長期以來機關文字工作的經(jīng)驗

22、、教訓之后，已經(jīng)摸索出了一些規(guī)律性的東西，成為指導這項工作的完善發(fā)展的依據(jù)。目前國內(nèi)外以公務文書寫作為主題的教材、叢書眾多，公文格式、規(guī)范之類的書籍不斷問題，各級國家機關公文處理有關規(guī)定也不斷出臺，機關文字工作成為人們熱心研究的一個重點。    五、做好機關文字工作基本要求    從上述對機關文字工作的含義、特點、作用的分析，不難看出機關文字工作者必須具備一定素質(zhì)才能做好工作，取得成效。一般說來，應具備以下五個方面素質(zhì)。    （一）具有堅定的政治立場、政治觀點。這是機關文字工作的政治性所決定的，是個首要

23、問題。具體講就是堅持黨的一個中心、兩個基本點基本路線，同黨中央在思想上、行動上保持一致。經(jīng)濟建設是我黨一切工作的中心。這個中心要牢牢樹立在思想中，毫不動搖。四項基本原則和改革開放是兩個基本點，四項基本原則是我們的治國之本，改革開放是我們富國強國之路。在機關文字工作中必須時刻牢記這個重大的政治原則和政治方向，用建設有中國特色社會主義理論指導工作，只有這樣才能使公文保持正確的政治性。    （二）通曉黨和國家的政策、法令。各級機關的公文，必須符合黨的路線、方針和政策，符合國家的法律和法令，依法行文、辦文，這是以法治國的客觀要求。文字工作者決不可無視國家法律、法紀和職責權限亂行文，搞人情交易，以文某私，否則就會破壞政令的統(tǒng)一性、嚴肅性，將造成嚴重后果，必將受黨的紀律甚至法律的制裁。    （三）通曉必要的行政科學理論。行政科學是指研究政府對國家和社會