首創(chuàng)集團(tuán)辦公室管理流程第三、四部分

1、第三部分：會議及活動管理流程一、管理概要（一）管理內(nèi)容界定1 會議管理是指集團(tuán)董事會、總經(jīng)理辦公會、季度務(wù)虛會、年度工作會及其它各種重要會議的籌備、組織等完整、系統(tǒng)的工作。2 活動管理是指以集團(tuán)名義舉辦的各類聯(lián)誼、文體活動，及新聞發(fā)布會、簽字儀式等籌備、組織工作。（二）管理目標(biāo)不斷提高籌備、組織集團(tuán)會議和活動的水平，保證集團(tuán)會議和活動的成功，使集團(tuán)會議和活動逐步科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，以提高集團(tuán)決策指揮水平，樹立良好的企業(yè)形象，促進(jìn)企業(yè)的各項(xiàng)工作。（三）管理要點(diǎn)1 制訂詳細(xì)的會議或活動方案，做好縝密的準(zhǔn)備工作。2 協(xié)助會議主持人或活動組織者做好責(zé)任內(nèi)各環(huán)節(jié)的具體工作，保證質(zhì)量，不出漏洞。3 做

2、好會議決議的督查、督辦工作，使會議決議得以落實(shí)。二、會議管理程序（一）準(zhǔn)備階段 1董事會、總經(jīng)理辦公會的準(zhǔn)備：會議議題由辦公室主任（文秘主管協(xié)助）收集匯總，報(bào)集團(tuán)主要領(lǐng)導(dǎo)審定；會議日期確定后由辦公室負(fù)責(zé)提前兩天通知參會人員。會議所需資料由辦公室主任負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)準(zhǔn)備，最遲于會議召開前一天發(fā)給參會有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)（特殊情況除外）。 2集團(tuán)季度務(wù)虛會、工作會議及其它重要會議的準(zhǔn)備：（1）會議日程安排，文件、材料起草工作由辦公室主任主持，集團(tuán)有關(guān)部門及有關(guān)單位配合完成，文秘主管協(xié)助做具體工作。（2）將會議日程安排及文件、材料草案報(bào)集團(tuán)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)修改、審定。（3）文秘主管協(xié)助辦公室主任將會議提前三天通知參會人員（特殊

3、情況除外）。（4）文秘主管協(xié)助做好會議文件、材料的準(zhǔn)備工作（包括負(fù)責(zé)印制、裝訂、分發(fā)等）于會前發(fā)至參會人員手中。行政主管協(xié)助做好會議后勤準(zhǔn)備工作（包括食宿、會場等安排，以及文具、音響等會議保障）。（二）實(shí)施階段會議正式召開后，文秘主管負(fù)責(zé)會議記錄工作，行政主管負(fù)責(zé)會議后勤保障的實(shí)施工作，辦公室主任負(fù)責(zé)會議事務(wù)的總協(xié)調(diào)以及領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作。（三）督辦落實(shí)階段1會議結(jié)束后，文秘主管負(fù)責(zé)起草會議紀(jì)要，辦公室主任負(fù)責(zé)修改會議紀(jì)要并將送審稿報(bào)集團(tuán)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定。2文秘主管負(fù)責(zé)會議紀(jì)要的印制并負(fù)責(zé)發(fā)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門和單位。辦公室主任負(fù)責(zé)（文秘主管配合）督辦會議決議的落實(shí)并將情況反饋給集團(tuán)主管領(lǐng)導(dǎo)。三、活動管理

4、程序（一）活動準(zhǔn)備階段1根據(jù)年度工作計(jì)劃或集團(tuán)有關(guān)決定，辦公室主任負(fù)責(zé)制訂由辦公室牽頭承辦的活動方案，或協(xié)助有關(guān)部門制訂有關(guān)活動的方案，報(bào)集團(tuán)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定。2方案確定后，根據(jù)活動籌備人員的分工，行政主管負(fù)責(zé)或參與場地安排、布置，車輛和活動用品等后勤方面的準(zhǔn)備工作，并完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。文秘主管負(fù)責(zé)或參與文字材料的起草、印制、發(fā)放和活動影像記載的準(zhǔn)備工作，并完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。（二）活動實(shí)施階段1辦公室主任按照活動的分工做好協(xié)調(diào)工作和辦公室承擔(dān)任務(wù)的組織落實(shí)工作。2行政主管負(fù)責(zé)場地使用的協(xié)調(diào)落實(shí)，活動用品的發(fā)放，飲水、食宿的落實(shí)，車輛調(diào)度，獎品、紀(jì)念品、禮品的發(fā)送及領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作。文秘主

5、管負(fù)責(zé)活動的記錄，活動影像的拍照、攝制及領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作。（三）活動收尾階段活動結(jié)束后，辦公室主任組織行政主管等人員整理活動場地，整理活動用品，答謝活動服務(wù)人員及有關(guān)單位，并負(fù)責(zé)費(fèi)用結(jié)算。文秘主管等人員落實(shí)制作影像作品，起草活動簡報(bào)、總結(jié)，經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審定后制作、發(fā)送、上報(bào)，并做好活動有關(guān)文字、音像資料的存檔。四、會議及活動管理流程圖第四部份 物品管理流程 一、管理概要 （一）管理項(xiàng)目界定物品管理項(xiàng)目內(nèi)容是指集團(tuán)總部日常辦公設(shè)備、文具、家具、業(yè)務(wù)禮品、文體活動紀(jì)念品、獎品及員工后勤福利所需的勞保用品、清潔用品、生活用品等物品的購置、保管、發(fā)放和處置等程序和規(guī)定。 （二）管理目標(biāo)使集團(tuán)總部物品管理工

6、作逐步科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，提高管理水平；做好為集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、各部門及員工業(yè)務(wù)與生活的服務(wù)工作，為集團(tuán)總部有效發(fā)揮決策及管理系統(tǒng)的功能提供保障；落實(shí)預(yù)算管理，在提高辦公效率的前提下，開源節(jié)流，杜絕浪費(fèi)。（三）管理要點(diǎn) 1實(shí)施預(yù)算管理是加強(qiáng)物品管理工作的有效措施，編制年度預(yù)算方案應(yīng)堅(jiān)持切合實(shí)際，滿足工作需要與力求節(jié)約費(fèi)用的原則。2季度采購計(jì)劃是落實(shí)預(yù)算方案的途徑，制定季度采購計(jì)劃應(yīng)以年度預(yù)算方案為依據(jù)，在盤清庫存底數(shù)，了解需求急緩的基礎(chǔ)上進(jìn)行，增強(qiáng)主動性、計(jì)劃性，克服盲目性、應(yīng)急性。3實(shí)施嚴(yán)格的物品采購、發(fā)放程序和手續(xù)，執(zhí)行嚴(yán)格的物品保管、處置規(guī)定，完善物品的管理制度。二、管理程序（一）年度預(yù)算方

7、案編制階段1行政主管A、B要在每年12月底以前依據(jù)集團(tuán)總部本年度物品使用情況，下一年集團(tuán)總部主要工作安排情況和集團(tuán)總部各部門的物品需求情況，結(jié)合集團(tuán)總部人員變化情況等因素進(jìn)行研究分析，編制下一年度集團(tuán)總部物品購置預(yù)算方案草案。 2將預(yù)算方案草案報(bào)集團(tuán)辦公室主任審核，根據(jù)提出的修改意見進(jìn)行調(diào)整、修改。3將修改后經(jīng)辦公室主任審核同意的預(yù)算方案送審稿報(bào)主管總經(jīng)理審批。（二）制訂季度采購計(jì)劃與實(shí)施階段 1年度物品購置預(yù)算方案經(jīng)主管總經(jīng)理批準(zhǔn)后，行政主管A、B依據(jù)年度預(yù)算方案、結(jié)合集團(tuán)各部門各季度的實(shí)際需求情況制訂季度物品采購計(jì)劃。計(jì)劃應(yīng)留有余地。2每季度的采購計(jì)劃經(jīng)辦公室主任審核批準(zhǔn)后，由行政主管A、

8、 B共同負(fù)責(zé)市場調(diào)查、選廠比價(jià)、談判、簽定合同、購進(jìn)物品的各項(xiàng)具體工作。3因特殊情況需臨時(shí)急購少量低值物品，一般應(yīng)在留有余地的計(jì)劃內(nèi)進(jìn)行，并辦理計(jì)劃內(nèi)追加購置手續(xù)。由辦公室主任審批，行政主管A B共同執(zhí)行。4凡需在年度預(yù)算方案內(nèi)調(diào)整季度采購計(jì)劃，由行政主管A提出意見，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。凡需調(diào)整或追加年度預(yù)算方案，須按年度預(yù)算方案的申報(bào)、審批程序履行手續(xù)。（三）物品保管、發(fā)放與處置階段 1物品購達(dá)單位，行政主管A 、B負(fù)責(zé)驗(yàn)貨、驗(yàn)數(shù)、接收入庫。行政主管A負(fù)責(zé)入庫登記，建立物品出入帳；行政主管B負(fù)責(zé)建立物品臺帳，并建立固定資產(chǎn)帳冊。2行政主管A 、B每季度末進(jìn)行一次物品庫存盤點(diǎn)，核對物品帳目并將盤點(diǎn)情況向辦公室主任書面報(bào)告。3行政主管A、 B共同負(fù)責(zé)對辦公設(shè)備、家具進(jìn)行保養(yǎng)、維護(hù)，定期對在冊固定資產(chǎn)及員工使用的辦公設(shè)備、家具進(jìn)行核對，并協(xié)助有關(guān)部門對符合核銷條件的辦公設(shè)備進(jìn)行核銷。4行政主管A負(fù)責(zé)根據(jù)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)及各部門的需求發(fā)放辦公設(shè)備、物品，并嚴(yán)格辦理設(shè)備、物品領(lǐng)用手續(xù)和登記物品出庫帳冊。5行政主管A 負(fù)責(zé)對庫存物品經(jīng)常進(jìn)行整理、保養(yǎng)，根據(jù)庫存情況提出對長期滯留無保存價(jià)值物