員工辦公物資配置標(biāo)準(zhǔn)及辦公經(jīng)費(fèi)管理制度(共14頁(yè))

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上辦公物資配置標(biāo)準(zhǔn)管理規(guī)定1.總則1.1目的規(guī)范辦公物資的管理，明確各崗位員工辦公物資配置標(biāo)準(zhǔn)，降低成本、促進(jìn)資源的合理使用。1.2 適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司各部門(mén)。1.3 分類(lèi)及定義1.3.1 分類(lèi)辦公物資包含員工日常辦公所使用的辦公設(shè)備、辦公用品及辦公家具三類(lèi)。1.3.2 定義辦公設(shè)備：指用于辦公室處理文件的設(shè)備，泛指使用年限至少一年以上且通電的設(shè)備。指電腦、復(fù)印機(jī)、投影儀、掃描儀等辦公自動(dòng)化設(shè)備。辦公用品：指辦公室內(nèi)常用的一些現(xiàn)代文具，如：簽字筆、水筆、鋼筆、鉛筆以及筆筒等配套用品。辦公用品按類(lèi)別可分為管制品和消耗品，分類(lèi)明細(xì)詳見(jiàn)附件。管制品非員工辦公必需品，為部

2、門(mén)領(lǐng)用物資，如u盤(pán)、計(jì)算器、訂書(shū)機(jī)、剪刀等；消耗品為個(gè)人領(lǐng)用物資，如簽字筆、圓珠筆、筆芯等。辦公家具：包括指在辦公區(qū)域使用的工作家具。指辦公桌椅、會(huì)議桌椅、沙發(fā)、文件柜等滿(mǎn)足辦公的家具。1.4 原則1.4.1 歸口管理、分級(jí)控制1.4.2 統(tǒng)一采購(gòu)、定期比價(jià)1.4.3 事前審批、臺(tái)賬管理1.4.4 費(fèi)用分?jǐn)?、勤儉節(jié)約2.管理職責(zé)2.1總公司行政部為辦公物資的歸口管理部門(mén)：2.1.1 負(fù)責(zé)管理規(guī)范的擬定、發(fā)布、統(tǒng)一宣貫、解釋與修訂；2.1.2 組織辦公物資供應(yīng)商的統(tǒng)一選擇與管理，定期比價(jià)；2.1.3 負(fù)責(zé)公司常規(guī)辦公物資的統(tǒng)一采購(gòu)、分發(fā)、調(diào)撥及臺(tái)賬的管理，負(fù)責(zé)參與辦公物資供應(yīng)商的考察、選擇和管理

3、，辦公物資的核價(jià)工作；2.1.4 負(fù)責(zé)審核各公司每月采購(gòu)計(jì)劃合理性；2.1.5 定期或不定期組織辦公物資及臺(tái)賬的管理檢查。2.2 分公司行政部為各公司辦公物資歸口管理部門(mén)：2.2.1 負(fù)責(zé)管理規(guī)范在本公司的內(nèi)部宣貫、解釋?zhuān)?.2.2 負(fù)責(zé)本公司辦公物資采購(gòu)計(jì)劃的申報(bào)、發(fā)放、費(fèi)用控制及設(shè)備的維修與保養(yǎng)，并建立管理臺(tái)賬；2.3 行政部與物資部對(duì)接：2.3.1對(duì)接辦公設(shè)備的詢(xún)價(jià)、比價(jià)；2.3.2對(duì)接辦公設(shè)備的臺(tái)賬管理、日常維修；2.3.3 參與每季度辦公資產(chǎn)的盤(pán)點(diǎn)工作；3. 預(yù)算管理與計(jì)劃的申報(bào)3.1 預(yù)算管理辦公物資采購(gòu)的預(yù)算費(fèi)用應(yīng)列入各公司預(yù)算，并符合年度預(yù)算計(jì)劃，超出預(yù)算部分不予申報(bào)，經(jīng)各公司

4、負(fù)責(zé)人審批確認(rèn)后初步納入工作計(jì)劃。3.2 計(jì)劃申報(bào)3.2.1 辦公設(shè)備的計(jì)劃申報(bào) 當(dāng)各公司有辦公設(shè)備的采購(gòu)需求時(shí)，需填寫(xiě)申購(gòu)單，經(jīng)行政負(fù)責(zé)人確認(rèn)后統(tǒng)一將需求總公司行政部，由總公司行政部對(duì)照資產(chǎn)管理查驗(yàn)是否有庫(kù)存可調(diào)撥，再?zèng)Q定是否進(jìn)行采購(gòu)。3.2.2 辦公用品的計(jì)劃申報(bào)各公司行政部于每月末統(tǒng)計(jì)各部門(mén)次月辦公用品需求，并進(jìn)行估算，填寫(xiě)部門(mén)次月采購(gòu)單隨附辦公用品月度盤(pán)點(diǎn)表，經(jīng)分公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后作為次月采購(gòu)計(jì)劃，于每月底28日前上報(bào)至總公司行政部。各公司當(dāng)月臨時(shí)需要增加采購(gòu)計(jì)劃外的辦公文具時(shí)，需向總公司行政部提出申請(qǐng)，嚴(yán)禁私自與供應(yīng)商聯(lián)系采購(gòu)，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)不予報(bào)銷(xiāo)。3.2.3辦公家具的計(jì)劃申報(bào)各公司有需求

5、時(shí)，提前上報(bào)需求計(jì)劃至總公司行政部審批后進(jìn)行采購(gòu)。4. 采購(gòu)4.1 供應(yīng)商的選擇原則上由總公司行政部在合作供應(yīng)商處采購(gòu)，如有特殊需求而現(xiàn)有供應(yīng)商無(wú)法提供的，可另行選擇供應(yīng)商并經(jīng)行三方比價(jià)后采購(gòu)。此外，行政部門(mén)應(yīng)定期詢(xún)價(jià)，原則上1季度內(nèi)不少于1次。 4.2 采購(gòu)的流程 4.2.1 辦公設(shè)備/辦公家具的采購(gòu)流程有采購(gòu)需求時(shí)，由行政人員填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單 經(jīng)行政負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)總公司行政人員進(jìn)行查驗(yàn)、調(diào)撥 - 總公司行政部審核確認(rèn) - 總公司行政進(jìn)行采購(gòu) - 供應(yīng)商送貨 - 物品入庫(kù) - 月底時(shí)總公司統(tǒng)一發(fā)起“采購(gòu)報(bào)批單” 。4.2.2 辦公用品的采購(gòu)流程各公司于每月28日前提報(bào)次月采購(gòu)單- 總公司行政部進(jìn)行

6、匯總、審核 - 供應(yīng)商報(bào)價(jià)、備貨/網(wǎng)上采購(gòu) - 總公司行政部統(tǒng)一發(fā)起“采購(gòu)報(bào)批單” - 供應(yīng)商送貨/配送- 各公司驗(yàn)貨入庫(kù)。5. 辦公物資的入庫(kù)管理5.1 辦公用品的入庫(kù)辦公用品采購(gòu)至公司后，各行政人員應(yīng)依據(jù)采購(gòu)單上所列的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)，經(jīng)驗(yàn)收合格后，方可入庫(kù)。行政專(zhuān)員要嚴(yán)格把關(guān)，有以下情況時(shí)可拒絕驗(yàn)收或入庫(kù)：（1）入庫(kù)物品與采購(gòu)單上的采購(gòu)物品不相符的；（2）不符合物品入庫(kù)要求的采購(gòu)物品，如出現(xiàn)破損、原裝短少、接近或超過(guò)有效期等。5.2 辦公設(shè)備的入庫(kù)各行政專(zhuān)員填寫(xiě)固定資產(chǎn)驗(yàn)收單 總公司行政部進(jìn)行固定資產(chǎn)編號(hào) -使用人驗(yàn)收簽字確認(rèn)。新購(gòu)辦公設(shè)備的相關(guān)保修卡等由行政專(zhuān)

7、員進(jìn)行統(tǒng)一保管，包括電腦、打印機(jī)、移動(dòng)硬盤(pán)等，并及時(shí)錄入資產(chǎn)管理系統(tǒng)。5.3辦公家具的入庫(kù)各行政專(zhuān)員填寫(xiě)固定資產(chǎn)驗(yàn)收單 使用人驗(yàn)收簽字確認(rèn) - 總公司行政部確認(rèn)。6. 辦公物資的領(lǐng)用管理此處辦公物資的領(lǐng)用主要指辦公用品的領(lǐng)用，辦公自動(dòng)化設(shè)備申請(qǐng)后無(wú)需再行領(lǐng)用手續(xù)。6.1.1 領(lǐng)用時(shí)間各部門(mén)由負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)辦公用品的領(lǐng)用，于每周三至行政部領(lǐng)用部門(mén)本周所需物資，其余時(shí)間不予辦理文具的領(lǐng)用手續(xù)。6.1.2 消耗品的領(lǐng)用在規(guī)定時(shí)間至各公司行政部領(lǐng)用消耗品，并填寫(xiě)辦公用品領(lǐng)用登記表，再次領(lǐng)用時(shí)需以舊換新。6.1.3 管制品的領(lǐng)用管制品為部門(mén)共同使用品，統(tǒng)一由部門(mén)內(nèi)勤申領(lǐng)和保管，員工有使用需要時(shí)可至各部門(mén)內(nèi)勤

8、處進(jìn)行領(lǐng)用，并及時(shí)歸還。7. 辦公物資臺(tái)賬管理及盤(pán)點(diǎn)7.1 辦公設(shè)備/辦公家具的臺(tái)賬管理及盤(pán)點(diǎn)新采購(gòu)的辦公設(shè)備/辦公家具，各行政人員需進(jìn)行物資信息臺(tái)賬登記。每月初5號(hào)前將更新的物資臺(tái)賬發(fā)至總公司行政部備案。每季度總公司行政部開(kāi)展物資臺(tái)賬管理的檢查、抽查事宜。7.2 辦公用品的臺(tái)賬管理及盤(pán)點(diǎn)各公司行政人員負(fù)責(zé)每月辦公用品的領(lǐng)用臺(tái)賬梳理。每月最后一日前，盤(pán)點(diǎn)辦公用品當(dāng)月使用量、庫(kù)存形成盤(pán)點(diǎn)表，與物資部進(jìn)行物資總量核對(duì)。7. 辦公物資的外借、歸還及遺失7.1 辦公物資的外借因工作等原因需長(zhǎng)期借用公用的辦公自動(dòng)化設(shè)備（如筆記本電腦、投影儀、數(shù)碼相機(jī)、錄音筆等）需填寫(xiě)物品借用登記表，以記錄物品的借用及使

9、用歸還情況，并需要按物品借用登記表中在規(guī)定時(shí)間及時(shí)完好歸還。7.2 辦公物資的歸還7.2.1員工離職員工離職時(shí)，退還公司原所屬部門(mén)的的管制品（如電腦、打印機(jī)、U盤(pán)、電話機(jī)等），行政人員需按領(lǐng)用記錄核對(duì)并辦理移交手續(xù)，未完成移交的不予辦理離職手續(xù)，若出現(xiàn)遺失需進(jìn)行賠償。7.2.2 員工異動(dòng)員工異動(dòng)時(shí)，原則上不能帶走原所屬部門(mén)的辦公物資，如電腦、辦公家具等，如辦公物品需隨人員調(diào)撥，應(yīng)由行政部進(jìn)行物資流轉(zhuǎn)備注。7.3 辦公物資的遺失借出的物品或部門(mén)領(lǐng)用的管制品如出現(xiàn)遺失、損壞等情況，在事發(fā)時(shí)需要及時(shí)向行政部報(bào)告情況，損壞的應(yīng)及時(shí)歸還行政部進(jìn)行維修處理，遺失的且不能提供遺失時(shí)間及詳細(xì)情況則當(dāng)由借用人按

10、借用物品的折舊價(jià)值賠償，折舊價(jià)值以財(cái)務(wù)部數(shù)據(jù)為準(zhǔn)。8. 辦公物資的維修與更新員工在工作中要愛(ài)護(hù)辦公設(shè)備，能維修使用的用品原則上不進(jìn)行新購(gòu)與更換，當(dāng)發(fā)生故障時(shí)物品使用人或部門(mén)應(yīng)及時(shí)向行政部報(bào)告設(shè)備出現(xiàn)的問(wèn)題，進(jìn)行辦公設(shè)備的維護(hù)與保養(yǎng)，并將每次維修問(wèn)題進(jìn)行記錄。9. 辦公物資的報(bào)廢管理當(dāng)辦公物資的性能發(fā)生改變，不能正常使用且無(wú)法修復(fù)或維修成本高于其使用價(jià)值時(shí)，可申請(qǐng)報(bào)廢。由使用人發(fā)起申請(qǐng)，填寫(xiě)資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)單，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，在確認(rèn)無(wú)法修復(fù)或維修成本過(guò)高后，報(bào)總公司行政部審批，同意后方可實(shí)施報(bào)廢。無(wú)回收利用價(jià)值或回收利用價(jià)值低于變賣(mài)收入的物資，應(yīng)考慮變賣(mài)處理；無(wú)使用價(jià)值且無(wú)法進(jìn)行變賣(mài)的物資，應(yīng)適

11、時(shí)清理，變賣(mài)后所得物資需交由財(cái)務(wù)管理部入帳。10. 辦公物資的庫(kù)房管理辦公物資的庫(kù)房應(yīng)按不同類(lèi)別、性能、特點(diǎn)和用途分類(lèi)分區(qū)、分庫(kù)碼放，做到物品擺放干凈整齊。公司辦公經(jīng)費(fèi)管理制度1. 總則 1.1  為加強(qiáng)公司內(nèi)部管理，控制公司運(yùn)營(yíng)成本，經(jīng)過(guò)多年運(yùn)行，在公司原辦公經(jīng)費(fèi)管理的基礎(chǔ)上，結(jié)合公司實(shí)際情況，全面推行預(yù)算管理，特制定本制度。 1.2  本制度所指辦公經(jīng)費(fèi)為：各部門(mén)開(kāi)展日常辦公所需的費(fèi)用，包括辦公用品費(fèi)用、交通費(fèi)、電話費(fèi)、復(fù)印費(fèi)、傳真長(zhǎng)話費(fèi)等。 1.3  本制度適用于公司對(duì)各業(yè)務(wù)部門(mén)日常辦公所

12、產(chǎn)生的費(fèi)用的量化考核。 1.4  若因公司管理體制與本制度相關(guān)聯(lián)的制度有改變時(shí)，本制度另行修訂。   2.  辦公用品、辦公經(jīng)費(fèi)的界定及使用標(biāo)準(zhǔn) 2.1 辦公經(jīng)費(fèi)范圍界定 辦公經(jīng)費(fèi)包括：辦公用品費(fèi)、交通費(fèi)、電話費(fèi)、復(fù)印費(fèi)、傳真長(zhǎng)話費(fèi)、打印耗材費(fèi)。 本制度所指的辦公用品是指各部門(mén)為開(kāi)展日常工作所需的，且達(dá)不到列入固定資產(chǎn)條件的所有物品。包括書(shū)寫(xiě)工具、文件儲(chǔ)存、桌上用品、水票、打印耗材等。 交通費(fèi)是指不配備車(chē)輛的部門(mén)因開(kāi)展業(yè)務(wù)需要，自行乘坐出租車(chē)、公交車(chē)發(fā)生的實(shí)際費(fèi)用。

13、 電話費(fèi)是指使用公司提供的辦公電話所產(chǎn)生的費(fèi)用。 復(fù)印費(fèi)是指需要到公司辦公室復(fù)印資料所發(fā)生的費(fèi)用。2.2 辦公經(jīng)費(fèi)測(cè)算原則及標(biāo)準(zhǔn) 2.2.1 因工作需要，自行乘坐出租車(chē)、公交車(chē)發(fā)生的費(fèi)用，據(jù)實(shí)報(bào)銷(xiāo)，并計(jì)入部門(mén)交通費(fèi)考核。 2.2.2 電話費(fèi)核定。電話費(fèi)實(shí)行總額控制，公司核定各部門(mén)電話費(fèi)以后，發(fā)生費(fèi)用，以電信部門(mén)提供的實(shí)際費(fèi)用為準(zhǔn)。 原則上每個(gè)部門(mén)自行進(jìn)行話費(fèi)的及時(shí)充值。由安全部統(tǒng)一負(fù)責(zé)的電話賬號(hào)由相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行通訊費(fèi)用的及時(shí)充值。 3  辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理 3.1  辦公經(jīng)費(fèi)的核定公司根據(jù)各部門(mén)的工作性質(zhì)、耗材預(yù)估情況、公司年度財(cái)務(wù)計(jì)劃等方面綜合考慮后，由行政部和財(cái)務(wù)部擬定本年度辦公經(jīng)費(fèi)使用計(jì)劃，經(jīng)公司審批后執(zhí)行。 3.2  涉及辦公經(jīng)費(fèi)管理過(guò)程的部門(mén)職責(zé)。 行政部：負(fù)責(zé)辦公用品、辦公耗材的統(tǒng)一采購(gòu)、入庫(kù)、發(fā)放、管理，采購(gòu)必須向經(jīng)公司評(píng)定的合格供貨方實(shí)施采購(gòu)；負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)核算各部門(mén)領(lǐng)用辦公用品的費(fèi)用、復(fù)印費(fèi)、交通費(fèi)；電話號(hào)碼的開(kāi)通及停機(jī)使用事宜。 財(cái)務(wù)部：