數(shù)碼照片檔案歸檔管理

1、 數(shù)碼照片檔案歸檔管理基本要求數(shù)碼照片檔案歸檔管理基本要求v適用范圍適用范圍本辦法適用于本市各級黨政機關(guān)、人民團體、國有企業(yè)、事業(yè)單位，其他單位參照執(zhí)行v引用文件引用文件GB/T118212002 照片檔案管理規(guī)范GB/T188942002 電子文件歸檔與管理規(guī)范DA/T12000 檔案工作基本術(shù)語DA/T181999 檔案著錄規(guī)則DA/T222000 歸檔文件整理規(guī)則DA/T382008 電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范數(shù)碼照片檔案歸檔管理基本要求v術(shù)語和定義數(shù)碼照片用數(shù)字成像設(shè)備拍攝獲得的，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)

2、圖像文件。數(shù)碼照片檔案國家機構(gòu)、社會組織以及個人在社會活動中形成的，具有保存價值并歸檔管理的數(shù)碼照片。數(shù)碼照片檔案由數(shù)碼照片和文字說明組成。照片組有密切聯(lián)系的若干張數(shù)碼照片的集合。如一次會議、一項活動、一個項目等反映同一問題或事由的若干張數(shù)碼照片為一個照片組數(shù)碼照片檔案歸檔管理基本要求v內(nèi)容包括收集和歸檔整理和編目存儲和保管利用和銷毀收集歸檔v歸檔范圍v歸檔職責(zé)v歸檔要求v時限要求 收集歸檔v歸檔范圍1.記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的數(shù)碼照片。2.記錄本單位組織或參加重要活動的數(shù)碼照片。3.記錄市級及以上領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位、本系統(tǒng)有關(guān)的重大公務(wù)活動的數(shù)碼照片。4.記錄本單位、

3、本系統(tǒng)重大事件及其他異常情況和現(xiàn)象的數(shù)碼照片。5.記錄本單位、系統(tǒng)勞動模范、先進人物及其典型活動的數(shù)碼照片。6.記錄本單位榮獲的榮譽性獎狀、證書、錦旗的數(shù)碼照片。7.記錄本單位歷屆領(lǐng)導(dǎo)班子成員的數(shù)碼照片。8.其他具有保存價值的照片。收集歸檔v 歸檔職責(zé)1.數(shù)碼照片檔案是立檔單位全部檔案的組成部分，應(yīng)納入本單位文件 材料歸檔工作制度，實行集中統(tǒng)一管理。單位檔案部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)數(shù)碼照片形成部門（或人員）開展數(shù)碼照片歸檔工作。2.數(shù)碼照片形成部門（或人員）負(fù)責(zé)對應(yīng)歸檔的數(shù)碼照片進行收集、整理和編寫文字說明。3.數(shù)碼照片移交歸檔時，應(yīng)由形成部門和檔案部門共同對其真實性、完整性、可用性方面進行鑒定和檢測。數(shù)

4、碼照片可以存儲到符合要求的脫機載體上進行移交，也可以在單位內(nèi)網(wǎng)上在線移交。收集歸檔v歸檔要求1.歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)是用數(shù)字成像設(shè)備直接拍攝形成的原始圖像文件，一般不能進行修改。經(jīng)過添加、合成、挖補等修改內(nèi)容處理過的數(shù)碼照片不能歸檔。2.對反映同一內(nèi)容的若干張數(shù)碼照片，應(yīng)選擇其中具有代表性和典型性的進行歸檔。所選數(shù)碼照片應(yīng)能反映該項活動（事件）的全貌，且主題鮮明，影像清晰、完整。反映同一場景的數(shù)碼照片一般只歸檔一張。3.歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)為JPEG、TIFF等通用格式。不通用格式的數(shù)碼照片應(yīng)在保證分辨率不變的前提下，將其轉(zhuǎn)換成JPEG、TIFF等通用格式進行歸檔.4.歸檔的數(shù)碼照片和照片組應(yīng)附加文字

5、說明，概括地揭示出數(shù)碼照片或照片組的主要內(nèi)容。文字說明采用通用格式，內(nèi)容包括：事由、時間、地點、人物、背景、攝影者、照片數(shù)量、編號等要素。收集歸檔v歸檔時限歸檔時間要求：數(shù)碼照片在拍攝完成后，應(yīng)及時整理和歸檔。移交時間要求：按照片形成年度于次年4月底前向本單位檔案部門移交。便 于檔案部門完成年度歸檔工作。整理編目v原則：根據(jù)數(shù)碼照片形成數(shù)量的多少，可采用納入文書檔案統(tǒng)一管理和作為獨立門類單獨管理的方法進行整理。 整理編目 整理方法整理方法-樹形結(jié)構(gòu)樹形結(jié)構(gòu) 年度年度 保管期限保管期限 光盤光盤1、光盤、光盤2、光盤、光盤N 目錄、文件夾目錄、文件夾1、文件夾、文件夾2、文件夾、文件夾N 文字說

6、明、照片文字說明、照片1、照片、照片2、照片、照片N整理編目光盤內(nèi)容1、文件夾內(nèi)文字說明：命名為“文字說明”,歸檔的數(shù)碼照片和照片組應(yīng)附加文字說明，文字說明采用TXT通用格式，文字說明在編寫時應(yīng)綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示該張數(shù)碼照片或照片組所反映的主要內(nèi)容。2、光盤內(nèi)文件夾目錄：命名為“目錄”，目錄由三部分內(nèi)容組成：一是文件夾號；二是內(nèi)容名稱；三是數(shù)碼照片數(shù)量。即：按文件夾號順序登記，并對應(yīng)標(biāo)注所反映的內(nèi)容和所存放的張數(shù)。 整理編目v編號:采用“年度-保管期限-光盤號-文件夾號-照片號年度：為4位阿拉伯?dāng)?shù)字。保管期限：永久、30年、10年。光盤號：為2位阿拉伯

7、數(shù)字，同一保管期限內(nèi)的光盤從“01”開始順序編號。文件夾號：為2位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一光盤內(nèi)的文件夾從“01”開始順序編號。照片號：為3位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一文件夾內(nèi)的數(shù)碼照片從“001”開始順序編號。如：2014年某局辦公室拍攝的一組XX工作會議的數(shù)碼照片，保管期限定為“永久”，存儲格式為JPEG，保存在永久保管期限第一張光盤內(nèi)的第一個文件夾中。則該組第一張照片的編號為：2014永久0101001.JPEG存儲和管理v存儲數(shù)碼照片檔案要求存儲在全市統(tǒng)一的檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)當(dāng)中。其中：v納入文書檔案統(tǒng)一管理的數(shù)碼照片檔案，依照文書檔案數(shù)據(jù)庫格式要求進行管理與存儲。并在“題名”項中標(biāo)注出照片檔案。v作為獨

8、立門類單獨管理的數(shù)碼照片檔案，應(yīng)在檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)中建立“數(shù)碼照片檔案”數(shù)據(jù)庫，并在該庫中進行著錄與存儲。數(shù)碼照片檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)及字段表字段名稱字段名稱字段名字段名字段類型字段類型字段長度字段長度全宗號QZH字符6保管期限BGQX字符4年度ND字符4光盤號GPH字符4文件夾號WJJH字符4照片號ZPH字符6參見號CJH字符40攝影者SYH字符40攝影時間SYSJ字符8照片題名ZPTM字符180備注BZ字符40數(shù)碼照片檔案著錄項目及說明數(shù)碼照片檔案著錄項目及說明v數(shù)碼照片檔案應(yīng)至少包括以下著錄項目：（全宗號、年度、保管期限、光盤號、文件夾號、照片號、照片題名、攝影者、攝影時間、參見號、備注）

9、v全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。由3位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，不夠用“0”頂位。v年度：歸檔年度，采用4位阿拉伯?dāng)?shù)字。v保管期限：照片所劃定的保管期限，包括永久、30年、10年。v光盤號：數(shù)碼照片檔案所在的光盤編號，由2位阿拉伯?dāng)?shù)字，不夠用“0”頂位。v文件夾號：光盤內(nèi)文件夾的編號，由2位阿拉伯?dāng)?shù)字，不夠用“0”頂位。v照片號：文件夾內(nèi)數(shù)碼照片的編號，由3位阿拉伯?dāng)?shù)字，不夠用“0”頂位。v參見號：與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號。v攝影者：照片的拍攝單位或拍攝人。v攝影時間：數(shù)碼照片拍攝時間。采用8位阿拉伯?dāng)?shù)字，依次為：年代4位，月和日各2位，不足的在前補“0”。如：“20130000”

10、。v照片題名：本張照片所反應(yīng)的內(nèi)容。v備注：其他需要說明的內(nèi)容。管理和存儲v存儲：存儲載體：凡歸檔的數(shù)碼照片檔案均應(yīng)以只讀型檔案級光盤保存。存儲到檔案管理系統(tǒng)中的照片, 備份三套。一套封存保管，一套供還原系統(tǒng)使用，一套異地保存。存儲數(shù)碼照片檔案的光盤盒正面應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明全宗號、年度、保管期限、套別號、載體序號等，并用簽字筆在光盤背面對應(yīng)標(biāo)注。v保管辦法：數(shù)碼照片檔案的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的保管要求外，還應(yīng)符合以下條件：1、離線脫機存儲載體應(yīng)作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。2、離線脫機單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。3、離線脫機存儲載體存放時應(yīng)遠離強光源、強熱源，并與有害氣體隔離。4、離線脫機存儲載體環(huán)境溫度選定范圍：17度到20度，相對濕度選定范圍：35度到45度。5、對存儲數(shù)碼照片檔案的光盤，應(yīng)定期檢查并每滿5年進行一次介質(zhì)更新。凡移交進館的數(shù)碼照片檔案，均應(yīng)在移交進館前進行檢查，并視情況進行介質(zhì)更新。6、對具有全市重大意義的數(shù)碼照片檔案，依照長春市檔案館接收檔案進館范圍的規(guī)定，定期向長春市檔案館進行移交。利用和銷毀v利用數(shù)碼照片檔案的利用參照各單位檔案利用借閱制度執(zhí)行，利用時應(yīng)確保未開放數(shù)碼照片檔案的信息安全。v鑒定銷毀數(shù)碼照片檔案的鑒定銷毀，