內(nèi)部郵箱管理辦法

1、可編輯1.目的為規(guī)范*（以下簡(jiǎn)稱“*”和*（以下簡(jiǎn)稱“* ”）內(nèi)部郵件系統(tǒng)的管理，為員工 提供良好的郵件環(huán)境，特編制此管理辦法。2. 適用范圍本管理辦法適用于*和*電子郵件系統(tǒng)的使用和管理。3. 名詞定義電子郵件系統(tǒng)：根據(jù)*信息化發(fā)展規(guī)劃，在*部署的唯一郵件系統(tǒng)，其建設(shè)、運(yùn)行和 維護(hù)屬信息中心統(tǒng)一規(guī)劃，自部署以來(lái)已經(jīng)成為*主要的辦公系統(tǒng)之一，能夠?qū)崿F(xiàn)*內(nèi)部、 外部的郵件收發(fā)，具備多種訪問(wèn)方式，目前已經(jīng)覆蓋*、*所有員工。電子郵件系統(tǒng)賬戶類(lèi)型：根據(jù)郵箱使用用途不同分為個(gè)人郵箱、公共郵箱、群組郵箱三 種類(lèi)型。個(gè)人郵箱：用于個(gè)人對(duì)內(nèi)、外部辦公郵件收發(fā)，默認(rèn)個(gè)人郵箱加入所屬的部門(mén)。公共郵箱：用于部門(mén)（

2、隊(duì)）的公共辦公郵件收發(fā)，具有較大的容量和較高的群發(fā)權(quán)限。原則上涉及到部門(mén)公共郵件的都需要經(jīng)過(guò)此郵箱進(jìn)行發(fā)送。為便于對(duì)公共郵箱的識(shí)別和管 理，采用統(tǒng)一命名規(guī)則。群組郵箱：用于*內(nèi)部快捷對(duì)收件人較多并且收件人具有共同性質(zhì)（一般以部門(mén)（隊(duì)） 確定）一組人員的郵件發(fā)送，是虛擬郵箱，為便于對(duì)群組郵箱的識(shí)別和管理，采用統(tǒng)一命名 規(guī)則。4. 郵件系統(tǒng)賬戶管理隨著*的發(fā)展郵件系統(tǒng)的用戶數(shù)量和各種需求不斷增加，為更好地滿足*的辦公需要和規(guī)范郵件管理工作，需要對(duì)郵件系統(tǒng)賬戶的管理和郵箱的使用進(jìn)行規(guī)范。4.1賬戶申請(qǐng)4.1.1個(gè)人郵箱申請(qǐng)管理人員郵箱默認(rèn)開(kāi)通，非管理人員申請(qǐng)需按照個(gè)人郵箱賬戶使用申請(qǐng)表（見(jiàn)附錄1）

3、要求進(jìn)行申請(qǐng)；4.1.2公共郵箱申請(qǐng)（1）*各部門(mén)（隊(duì)）、*默認(rèn)開(kāi)通，部門(mén)內(nèi)所轄各組根據(jù)工作需要，由該組根據(jù)需要按 照公共郵箱授權(quán)使用申請(qǐng)表（見(jiàn)附錄2）要求申請(qǐng)開(kāi)通公共郵箱。（2）公共郵箱原則上不加入群發(fā)組。（3）公共郵箱由各部門(mén)（隊(duì)）的資料員負(fù)責(zé)管理，公共郵箱需設(shè)置一個(gè)管理員，使用部 門(mén)（隊(duì)）可編輯可以根據(jù)需要申請(qǐng)多個(gè)管理員，為了保證公共郵箱的使用安全，管理員最多不超過(guò)3個(gè)。4.1.3群組賬戶申請(qǐng)*各部門(mén)（隊(duì)）、*各組默認(rèn)設(shè)置一個(gè)群組賬戶，每個(gè)群組賬戶中包含了該部門(mén)（隊(duì)） 中的所有人員。如有特殊需要，由所需部門(mén)（隊(duì)）按照群組賬戶建立/加入申請(qǐng)表（見(jiàn)附錄3）要求申請(qǐng)新群組，或?qū)⑸暾?qǐng)人員加入現(xiàn)有

4、組。4.2存儲(chǔ)設(shè)置郵箱默認(rèn)大小設(shè)置郵箱大小序號(hào)類(lèi)型大小1*領(lǐng)導(dǎo)2G2部門(mén)經(jīng)理、文檔管理人員、公共郵箱1G3員工200M備注：如人員屬于多個(gè)類(lèi)型，則按照就高原則進(jìn)行配備4.3郵件賬戶注銷(xiāo)個(gè)人賬戶注銷(xiāo)：（1）正式員工離職根據(jù)員工離職會(huì)簽單進(jìn)行個(gè)人賬戶刪除。（2）非正式員工離職（包括外聘、返聘、借調(diào)）每季度進(jìn)行一次人員核對(duì)，處理流程與正式員工一致。（3）對(duì)嚴(yán)重違反郵件系統(tǒng)使用規(guī)定的郵箱賬戶對(duì)存在賬戶密碼泄露、發(fā)送大量的垃圾郵件的、惡意傳播不良信息和病毒等行為的郵 箱進(jìn)行注銷(xiāo)。4.4郵箱賬戶管理4.4.1郵箱賬戶名規(guī)則郵箱賬戶具有賬戶名唯一性，規(guī)則如下（1） *所有個(gè)人用戶采用姓名全拼（例：*）作為郵

5、箱賬戶。如有重名，采用用戶名 名全拼的方式加阿拉伯?dāng)?shù)字進(jìn)行區(qū)分（例：*）。公共郵箱采用部門(mén)全拼（例：*）。（3）群組賬戶采用部門(mén)名稱前兩個(gè)字拼音首字母大寫(xiě)（例：*）?？删庉?42個(gè)人郵箱管理原則上個(gè)人郵箱設(shè)置按照默認(rèn)設(shè)置進(jìn)行，對(duì)特殊需要的需要進(jìn)行申請(qǐng)，由于相關(guān)功能受 限于系統(tǒng)功能和系統(tǒng)資源限制，最終解釋權(quán)由信息中心確定。4.4.2.1個(gè)人郵箱開(kāi)通、配置、密碼變更除管理人員默認(rèn)開(kāi)通的郵箱外，信息中心根據(jù)個(gè)人郵箱賬戶使用申請(qǐng)表（見(jiàn)附錄1）為申請(qǐng)用戶開(kāi)通、配置個(gè)人郵箱和進(jìn)行個(gè)人郵箱賬戶密碼變更，并將相關(guān)信息反饋給申請(qǐng)人員。442.2密碼設(shè)置原則為保證*信息安全，原則上要求用戶的密碼時(shí)效時(shí)間為6個(gè)月，

6、同時(shí)*郵件系統(tǒng)密碼 的要求為：任選英文字母大寫(xiě)、英文字母小寫(xiě)、數(shù)字、字符中的三種，長(zhǎng)度為7位以上，對(duì) 于平時(shí)需要修改密碼的時(shí)候，請(qǐng)登陸*網(wǎng)站查看相關(guān)教程。4.4.2.3密碼過(guò)期密碼到期后系統(tǒng)提示用戶更改密碼，此時(shí)用戶可對(duì)密碼進(jìn)行相應(yīng)修改。4.4.2.4密碼丟失用戶密碼丟失，需由郵箱使用人通知信息中心相關(guān)人員進(jìn)行重置密碼處理。（1）特殊限制變更a、 轉(zhuǎn)發(fā)功能用戶在特殊情況（如出差或無(wú)法聯(lián)網(wǎng)）下，可以提出申請(qǐng)，信息中心會(huì)利用轉(zhuǎn)發(fā)功能，將該用戶的郵箱設(shè)置為轉(zhuǎn)發(fā)到其他人的郵箱代收。b、 郵件傳遞限制這項(xiàng)功能針對(duì)于離職人員的郵箱，通過(guò)添加特定的發(fā)件人，限制其他人往該離職人員的 郵箱里發(fā)送郵件。（2）個(gè)人

7、郵箱安全用戶收到個(gè)人郵箱賬戶和密碼后， 需要立即更改密碼，并妥善保管自己的賬戶和密碼，禁止使用*郵箱發(fā)送與工作無(wú)關(guān)的信息，如由于個(gè)人原因?qū)е聜€(gè)人郵箱被盜或*造成損失，*有權(quán)追究被盜人員的責(zé)任。4.4.3公共郵箱管理4.4.3.1管理員變更如離職人員監(jiān)管有公共郵箱帳號(hào)，該部門(mén)將及時(shí)指定相關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)管，并按照公共 郵箱授權(quán)使用申請(qǐng)表（見(jiàn)附錄2）進(jìn)行辦理，并修改賬戶密碼。443.2密碼變更可編輯(1)密碼過(guò)期密碼到期后系統(tǒng)提示用戶更改密碼，此時(shí)用戶可對(duì)密碼進(jìn)行相應(yīng)修改。(2)密碼丟失如用戶密碼丟失，必須由公共郵箱責(zé)任監(jiān)管人聯(lián)系信息中心相關(guān)人員進(jìn)行重置密碼處 理。4.4.4群組郵箱管理若發(fā)生人事變動(dòng)

8、，在接到綜合辦公室通知后，信息中心將會(huì)對(duì)相關(guān)郵箱賬戶進(jìn)行群組 調(diào)整。5. 郵件群發(fā)規(guī)則電子郵箱是*應(yīng)用的重要組成系統(tǒng)之一，為保證*郵件系統(tǒng)安全、降低服務(wù)器負(fù)擔(dān)，滿足*員工辦公，郵件系統(tǒng)群發(fā)規(guī)則如下：5.1個(gè)人郵箱群發(fā)(1)發(fā)送郵件時(shí)收件人的數(shù)目最多為100個(gè)， 附件大小為20M,超過(guò)20兆的資料請(qǐng)通 過(guò)共享或內(nèi)部飛秋等其他方式發(fā)送。(2)個(gè)人郵箱只允許使用對(duì)自己所屬的一級(jí)部門(mén)(隊(duì))的群組郵箱進(jìn)行郵件群發(fā)。5.2公共郵箱群發(fā)(1)發(fā)送郵件時(shí)收件人的數(shù)目最多為100個(gè)，附件大小為20M；(2)公共郵箱能對(duì)*所有群組郵箱進(jìn)行群發(fā)。5.3群發(fā)郵箱(1)*所有群發(fā)組只能由*領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)經(jīng)理和公共郵箱發(fā)送

9、；(2)對(duì)于違反規(guī)定的，視情節(jié)輕重對(duì)其進(jìn)行警告、通報(bào)批評(píng)、關(guān)閉郵箱等處理。6. 附錄附錄1：個(gè)人郵箱賬戶申請(qǐng)表附錄2:公共郵箱授權(quán)使用申請(qǐng)表附錄3:群組郵箱建立/加入申請(qǐng)表可編輯附錄1個(gè)人郵箱賬戶申請(qǐng)表信息中心：今申請(qǐng)下表中人員開(kāi)通郵箱賬戶，并嚴(yán)格按照*郵件系統(tǒng)管理辦法正確使用該 郵箱。申請(qǐng)部門(mén)序號(hào)姓名職務(wù)備注12345678910部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)：簽字：主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)：簽字：信息中心處理結(jié)果：簽字：可編輯附錄2公共郵箱授權(quán)使用申請(qǐng)表信息中心：今申請(qǐng)使用公共郵箱，并授權(quán)下表中人員代為管理我部門(mén)（隊(duì)）的公共郵箱，并嚴(yán) 格按照*郵件系統(tǒng)管理辦法正確使用相關(guān)管理規(guī)定正確使用該郵箱。部門(mén)（隊(duì)）電子郵箱名序號(hào)郵箱管理員管理員簽字備注12345部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)：簽字：主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)：簽字：信息中心處理結(jié)