工作中的溝通與表達(dá)

1、1/ 8工作中的溝通與表達(dá)工作中的溝通與表達(dá)-溝通的定義溝通一詞起源于拉丁語，包括傳授、參與和共享三層含義。經(jīng)過不斷演化，溝通的涵義轉(zhuǎn)化為傳遞無形信息而不是有形物質(zhì)。溝通可以有效的定義為： 人與人之間利用通用的符號(hào)進(jìn)行信息交流的過程（通常為語言）有效的溝通有如下特征：1.溝通雙方有社交接觸這種社交接觸可以是面對(duì)面的接觸，也可以是相隔千里如信件、電話、電子郵件、電視、收音機(jī)、電影和錄像等。2.有共同的溝通手段可以是語言或非語言的，非語言的如身體語言、眼神接觸、聲音、接觸、外形、臉部表情、姿態(tài)、距離、頭部位置。3信息清晰的傳遞這意味著要以一種有助于相互理解和克服外界阻力的方式來清晰的表達(dá)自己（清晰

2、的說、寫或利用適當(dāng)?shù)拿浇椋?.接收方理解信息溝通必須是雙向的過程，通過評(píng)價(jià)對(duì)方的反饋來判斷溝通的效果和了解溝通的成果。工作中的溝通與表達(dá)2/ 8-傾聽傾聽是對(duì)他人所說的話給予一種深層次的關(guān)注。不佳的傾聽者表現(xiàn)：1.選擇性傾聽：即對(duì)特定類型的信息持不愿意了解或裝聾作啞的態(tài)度，導(dǎo)致的結(jié)果就 是不傾聽談話中的要點(diǎn)，偏聽偏信。2.經(jīng)常插話：他不是在關(guān)注內(nèi)容，而是計(jì)劃著如何再一次打斷對(duì)方的講話。3.“白日夢(mèng)者”：貌似在聽，實(shí)際是在神游。4.容易因外界的因素而分心如噪音、冷熱等。5.不愿意費(fèi)心接受較為復(fù)雜的信息。6.對(duì)于談話者的陳述方式或視聽輔助設(shè)備的質(zhì)量有過激的反應(yīng)，難于關(guān)注談話的內(nèi)容。優(yōu)秀的傾聽者特

3、征：1.在他人說話時(shí)密切關(guān)注對(duì)方。2.對(duì)第一次見面的人非常感興趣，試圖尋找雙方的共同興趣。3.相信“三人行，必有我?guī)煛?，記住每個(gè)人都有其長(zhǎng)處值得學(xué)習(xí)。4.能夠排除由于談話者個(gè)性或聲音帶來的干擾，以便更好的集中精力。5.對(duì)于其他人、其他思想和事物有好奇感。6.能夠鼓勵(lì)談話者繼續(xù)（以點(diǎn)頭或眼神接觸的方式）。7.會(huì)做記錄。8.了解自己存在的偏見，能夠努力控制自己的偏見，以確保能夠傾聽下去。9.對(duì)蹩腳的溝通者有耐心。10.律己，保證自己在積極的傾聽，做到不讓對(duì)方說閑話。11.對(duì)其他人的觀點(diǎn)保持一種虛心的態(tài)度。傾聽技巧的五個(gè)主要特征：1.愿意傾聽。2.能夠清晰的接收對(duì)方傳達(dá)的信息。3.能夠理解對(duì)方話語中

4、的含義（談話者的意思，而不只是你的解釋）c4.謹(jǐn)慎的做出評(píng)價(jià)（三思而后行，不要匆忙做出判斷，要估計(jì)其價(jià)值和作用）5.適當(dāng)做出反饋，切記溝通是雙向的。要積極的傾聽，你必須準(zhǔn)備好：1.提問2.檢驗(yàn)論據(jù)3.留意自己設(shè)想的前提4.傾聽弦外之音（即未明確說出來，但通過非語言元素表現(xiàn)出來如面部表情、音調(diào)等）。工作中的溝通與表達(dá)3/ 8一閱讀技巧閱讀是在某段時(shí)間和某種思想背景下，對(duì)各種暗示的可能性保持警覺的一種動(dòng)態(tài)傾聽。你應(yīng)該了解，對(duì)于你的工作、角色、遠(yuǎn)景目標(biāo)，你必須要閱讀哪些材料，應(yīng)該要閱讀哪些 材料，或可以閱讀哪些材料，然后相應(yīng)的決定如何及何時(shí)處理特定的事宜?？焖匍喿x非常管用， 但是只有輔以快速理解時(shí)才

5、能真正管用，如果閱讀速度過快，則可能 影響理解。你需要從面前的材料中，根據(jù)需要選擇相應(yīng)類別進(jìn)行閱讀（可分為必須、應(yīng)該和可以） 仔細(xì)閱讀應(yīng)注意以下事項(xiàng)：1.不論什么材料，必須清楚閱讀的目標(biāo)2.心中存疑3.牢記自己的疑問，并設(shè)法找到答案4.閱讀并抓住中心思想5.批評(píng)性的檢驗(yàn)論點(diǎn)、論據(jù)和論證6.閱讀過程中要做記錄7.作者的經(jīng)驗(yàn)是否與你的相背8.判斷是否需要復(fù)習(xí)9.如果有需要，可與他人討論10.閱讀之后需要思考-書面溝通技巧書面溝通的要素：結(jié)構(gòu)和版式內(nèi)容風(fēng)格和語氣書寫商務(wù)信函時(shí)，應(yīng)記住以下要點(diǎn)：信息清晰要點(diǎn)優(yōu)先級(jí)安排恰當(dāng)工作中的溝通與表達(dá)4/ 8風(fēng)格和語氣適宜措辭和造句要得體工作中的溝通與表達(dá)5/ 8

6、語法和用詞準(zhǔn)確版面吸引人書寫報(bào)告時(shí)，應(yīng)記住以下要點(diǎn)：報(bào)告應(yīng)該：有背景介紹，并明確各項(xiàng)目標(biāo)。有標(biāo)題來表明報(bào)告的意圖。有類似書的結(jié)構(gòu)，章節(jié)、標(biāo)題和子標(biāo)題都要清晰的編號(hào)并做好標(biāo)記。論據(jù)的主體部分簡(jiǎn)潔，內(nèi)容安排要便于閱讀。結(jié)尾要有結(jié)論和建議。要簡(jiǎn)要說明自己的設(shè)想。將復(fù)雜的數(shù)據(jù)放在附錄中。要使用圖表來輔助說明。越是便于閱讀，越難書寫。報(bào)告書寫的指導(dǎo)方針主要有：以簡(jiǎn)短、明快的段落來陳述主要的觀點(diǎn)。比較復(fù)雜的內(nèi)容或統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)要放在附錄中。可考慮只列出標(biāo)題，然后口頭擴(kuò)展內(nèi)容。避免思維混亂，可選擇會(huì)話式的表達(dá)方式。 簡(jiǎn)練的列示要點(diǎn)，以澄清思路。報(bào)告的有效性：報(bào)告的結(jié)構(gòu)和版式是否清晰并且便于閱讀。 報(bào)告的內(nèi)容是否完

7、整，它是否：-說明了意圖-說明了報(bào)告是何時(shí)、何人、為何人準(zhǔn)備以及準(zhǔn)備的范圍等問題-確認(rèn)并恰當(dāng)?shù)奶幚砗昧藛栴}-說明了資料來源-使用前后一致的符號(hào)和簡(jiǎn)稱-使用準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)-做了清晰的陳述-用事實(shí)和對(duì)事實(shí)的解釋符合邏輯的得出了結(jié)論-確保在報(bào)告中說明了放棄其他可行性方案的理由總體要求報(bào)告是否目標(biāo)明確報(bào)告是否預(yù)先估計(jì)到了各種反對(duì)意見報(bào)告是否有效率并顯得很職業(yè)報(bào)告是否會(huì)冒犯到他人報(bào)告是否能為非技術(shù)人員理解報(bào)告是否積極并有建設(shè)性意義報(bào)告是否強(qiáng)調(diào)了即將要做的決策以及相關(guān)的決策人員書面溝通的風(fēng)格和語氣對(duì)于保證對(duì)方清晰的接收和接受信息具有非常重要的作用， 保持樸實(shí) 清晰是第一要?jiǎng)?wù)自然規(guī)則有：工作中的溝通與表達(dá)6/

8、8簡(jiǎn)練語氣要能夠反映你的真實(shí)感情 謙恭-演說和陳述技巧有效的演說有效溝通六原則：清晰做好準(zhǔn)備：何事、為何、何時(shí)、如何、何地以及何人簡(jiǎn)單：將復(fù)雜的問題簡(jiǎn)單化生動(dòng)：栩栩如生，充滿激情自然簡(jiǎn)練：著重說必須說的，而不是應(yīng)該說的或可以說的，時(shí)刻牢記時(shí)間限制。陳述技巧有效陳述的主要因素：1）描述陳述的場(chǎng)合、對(duì)象和地點(diǎn)要思考以下問題：場(chǎng)合：什么類型、目標(biāo)是什么、預(yù)計(jì)多長(zhǎng)時(shí)間、可能發(fā)生其他什么情況。 對(duì)象：有多少人參加、為什么來參加、希望了解什么、對(duì)陳述內(nèi)容了解多少。地點(diǎn)：會(huì)場(chǎng)規(guī)模、座位安排、布置和結(jié)構(gòu)以及音響效果。2）構(gòu)思和書寫陳詞3）使用視頻設(shè)備4）準(zhǔn)備陳述5）與他人預(yù)先演練6）陳述內(nèi)容：開頭一一恰當(dāng)?shù)慕?/p>

9、紹自己，抓住觀眾，并給出演說的背景、目標(biāo)和大綱。 中間一一要與觀眾保持眼神接觸，腳步平穩(wěn)，音調(diào)抑揚(yáng)頓挫，自信。結(jié)尾發(fā)送明確的結(jié)束信號(hào)，然后在掌聲中離開。提問一一讓所有人聽清楚，簡(jiǎn)練的回答，鼓勵(lì)觀眾提問，禮貌而得體的回答。 總結(jié)對(duì)內(nèi)容及提問/討論的結(jié)果進(jìn)行總結(jié)并致謝。工作中的溝通與表達(dá)7/ 8-一對(duì)一會(huì)面一對(duì)一會(huì)面的共同特征是：通常是預(yù)先安排好的，需要做好準(zhǔn)備并有明確的目標(biāo)。要求：雙方都知道會(huì)面的目的（預(yù)先通知）。會(huì)上要交換的信息應(yīng)該提前想好，會(huì)面中要以誠(chéng)相待，回答要誠(chéng)實(shí)。作為約見方，應(yīng)該控制局面：抓住問題的實(shí)質(zhì)，分配好時(shí)間，給對(duì)方充分的時(shí)間發(fā)表 意見。會(huì)面的結(jié)構(gòu)：開頭一一做好準(zhǔn)備，明確目標(biāo)，營(yíng)

10、造輕松的氛圍。中間一一圍繞這個(gè)目標(biāo)不分散注意力，傾聽，按照安排進(jìn)行。 結(jié)尾一一總結(jié)，達(dá)成共識(shí)，以積極的方式自然而然的結(jié)束。通過恰當(dāng)?shù)奶岢鰡栴}進(jìn)行溝通是非常有效的，可以使用開放式問題、暗示性問題、刺探性問題或假設(shè)問題。避免使用是否問題、封閉式問題、弓I導(dǎo)性問題或含沙射影問題。問題何時(shí)使用應(yīng)該注意的問題是否問題示例：你是否看過這個(gè)呢？確認(rèn)信息時(shí)可能導(dǎo)致過分簡(jiǎn)化的回答封閉式問題示例：你在這里工作多長(zhǎng)時(shí)間了？尋找事實(shí)或數(shù)據(jù)時(shí)類似審犯人， 沒有討論的空間開放式問題示例：你如何看待自己的職 業(yè)發(fā)展？開始信息和觀點(diǎn)討論時(shí)可能答非所問引導(dǎo)性問題示例：你不認(rèn)為你應(yīng)該在一 個(gè)星期前完成嗎？回答通常意義不大將討論向

11、特定的方向推進(jìn)時(shí)含沙射影問題示例：你怎樣評(píng)價(jià)總統(tǒng)這個(gè) 向歐洲擴(kuò)張的愚蠢計(jì)劃？避免使用，除非刻意挑釁通常隱含了另一層含義， 可能造成一定的反響暗示性冋題示例：那你當(dāng)時(shí)是怎么做 的？意圖在內(nèi)容和方向上引導(dǎo)對(duì) 方朝既定軌道回答問題時(shí)， 向他人解釋清楚問題時(shí)。答案無趣朿懈性問題示例：你在加拿大負(fù)責(zé)多大規(guī)模的預(yù)算額呢？試圖獲得特定方面信息時(shí)聽起來像審問犯人鏡面問題示例：你對(duì)此已經(jīng)非常厭惡了，是嗎？確認(rèn)是否理解了對(duì)方信息時(shí)可對(duì)對(duì)方的信息稍加修改問題何時(shí)使用應(yīng)該注意的問題工作中的溝通與表達(dá)8/ 8假設(shè)問題示例：假設(shè)我們?cè)诤抽_設(shè) 一個(gè)辦事處，你會(huì)感興趣嗎？虛擬一個(gè)條件可開辟新思路可能鉆牛角尖，且只能獲 得假

12、設(shè)的信息。在績(jī)效評(píng)估面談中，應(yīng)該以下列方式給出建設(shè)性批評(píng)意見: 私下談無需開場(chǎng)白簡(jiǎn)單明了只談可以改變的行為 不要拿對(duì)方與其他人相比不要提及他人的活動(dòng) 如果評(píng)價(jià)是客觀的，則無需道歉在接受建設(shè)性的批評(píng)意見時(shí)，應(yīng)該：保持冷靜并注意傾聽不要找批評(píng)人的茬子不要讓自己的反饋來操縱評(píng)估人員不要試圖轉(zhuǎn)換話題不要諷刺對(duì)方不要牽強(qiáng)附會(huì)的給評(píng)估人帶帽子，認(rèn)為對(duì)方別有用心 要讓他們認(rèn)為你對(duì)此非常理解-會(huì)議舉辦會(huì)議需要:編制計(jì)劃簡(jiǎn)約隨和鼓勵(lì)參與明確目標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)才能工作中的溝通與表達(dá)9/ 8舉辦會(huì)議必須準(zhǔn)備好： 預(yù)先了解需要什么樣的信息、報(bào)告、日程、版式、技術(shù)數(shù)據(jù)或設(shè)備。 明確目標(biāo)。告知其他參與人員會(huì)議目標(biāo)， 并提前共享相關(guān)的信息。制定時(shí)間表和日程安排 （并提前通知其他人）。確定主題，每個(gè)主題對(duì)應(yīng)一個(gè)目標(biāo)。做必要的會(huì)務(wù)工作。主持會(huì)議要求你引導(dǎo)和控制住會(huì)議的進(jìn)展，有明確的會(huì)議目標(biāo)，適當(dāng)?shù)陌盐沼懻摰木置妫?判斷哪些可以討