郵件溝通禮儀及使用技巧

1、 郵件禮儀及使用技巧 一、關于主題1、一定不要空白標題,這是最失禮的。2、標題要簡短,不宜冗長。3、最好寫上來自*公司的郵件,以便對方一目了然又便于留存。4、標題要能真反映文章的內容和重要性,切忌使用含義不清的標題。5、一封信盡可能只針對一個主題,不要談及多件事情,便于日后整理。6、回復對方郵件時,應當根據(jù)回復內容需要更改標題。二、關于稱呼與問候1、恰當?shù)胤Q呼收件者,拿捏尺度。2、郵件的開頭要稱呼收件人,此郵件是面向他的,要求其給出必要的回應;在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。如果對方有職務,應按職務尊稱對方,如“x經理”;如果不清楚職務,則應按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼。3.E

2、mail開頭結尾最好要有問候語最簡單的開頭寫一個“HI”,中文的寫個”你好”、“您好”,開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。4.結尾常見的寫個Best Regards或“祝您順利”,若是尊長應使用“此致敬禮”。三、關于正文1、Email正文要簡明扼要,行文通順2、Email正文應簡明扼要的說清楚事情;3、注意Email的論述語氣4、Email正文多用1234之類的列表,以清晰明確。四、關于語言的選擇和漢字編碼1、尊重對方的習慣,不主動發(fā)起英文郵件2.、選擇便于閱度的字號和字體中文用宋體或新宋體,英文用Verdana 或Arial 字型,字號五號或10號五、關于結尾簽名1. 簽名信息不宜過多簽名檔可包

3、括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息,但信息不宜行數(shù)過多,一般不超過4行。只需放一些必要信息,對方如需要更詳細的信息,自然會與你聯(lián)系。2. 不要只用一個簽名檔。對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來,簽名檔簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設置多個簽名檔,靈活調用。3. 簽名檔文字應選擇與正文文字匹配,簡體、繁體或英文,以免出現(xiàn)亂碼。字號一般小于正文字。六、關于回復1、不要就同一問題多次回復討論,蓋高樓如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復超過3次,這只能說明交流不暢,說不清楚。此時應采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷2、要區(qū)分Reply和Reply A

4、ll(區(qū)分單獨回復和回復全體如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚,或有不同的意見,應該與發(fā)件人單獨溝通,不要當著所有人的面,不停的RE來RE去,與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結果的郵件七、關于發(fā)送、抄送、密送1.To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的,理應對郵件予以回復響應。2.而CC的人則只是需要知道這回事,CC的人無須響應,CC的人有建議可回Email。3.而BCC是秘送,即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。用在非常規(guī)場合。4.TO,CC中各收件人的排列應遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列;按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象。

5、 Office2007系列Outlook使用技巧一、自動存檔由于個人郵箱分配容量有限,我們只要設置自動存檔就無需經常手動刪除郵件了 二、使用顏色標記每個郵件的后面都會有一個圓角正方形“類別”的標記,點擊它就能夠快速為郵件設置不同的顏色,用以標記郵件的類別。用好這個功能能夠讓我們效率大增。 比如紅色代表“重要事項”,綠色代表“個人事件”,黃色代表“電話會議”,藍色代表“出差”這樣,在收到一封郵件后,就可以根據(jù)內容進行類別的標記了,并且類別標記可以設置多個,只需多次點擊類別圖標即可。另外,郵件設置好了類別后也會方便進行檢索,三、重要人物特別待遇每天收到大量的郵件,容易錯過查看重要郵件,怎樣才能夠讓重要人物的郵件在眾多郵件中與眾不同?可以選擇【工具】菜單下的【組織】,在【組織】設置界面中選擇【使用顏色】,設置“發(fā)件人為.”的時候使用“紅色”,之后點擊【應用顏色】。、這樣,以后上司發(fā)來的郵件,會在收件箱中用紅色顯示,就再也不會錯過重要任務了。 四、給同事上個鬧鐘每天繁雜的工作,難免會有遺忘。這時需要一個助手隨時提醒自己,或者是提醒自己的下屬,不僅可以通過郵件告知對方工作的內容,還能夠通過撰寫新郵件界面中【郵件】選項卡里【后續(xù)標志】的功能來給自己或對方上個“鬧鐘”,以實時提醒重要的事件。在【后續(xù)標志】的下拉菜單中,選擇【添加提醒】,可以在彈出的對話框中選擇為自己添加提醒還是為收件人