文檔管理系統(tǒng)介紹

1、文檔管理系統(tǒng)介紹文檔系統(tǒng)是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的一項(xiàng)內(nèi)容，現(xiàn)在很多單位都對(duì)文檔工作中的自動(dòng)化問題重視了起來，紛紛開發(fā)了自己的文檔系統(tǒng)，下面我們將對(duì)文檔系統(tǒng)作一介紹。文檔一體化系統(tǒng)介紹 .一文書檔案工作概述文書檔案工作在我們今天的各行各業(yè)中都起著重要的作用 , 特別是在國(guó)家機(jī)關(guān)和大型企業(yè)中，這項(xiàng)工作受到特別的重視，一般都有專門的機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)公文的運(yùn)轉(zhuǎn)和檔案的管理，而且國(guó)家和各地方都有專門的檔案管理機(jī)構(gòu), 如國(guó)家檔案局和地方檔案館 , 定期檢查指導(dǎo)有關(guān)各單位的檔案工作 , 收集保管各單位移交的檔案。同時(shí)，檔案的來源是文書工作所管理的公文，公文在履行完它的任務(wù)后，要由專人負(fù)責(zé)，定期把它們收集立卷，編寫檔案目

2、錄。因此，文書工作和檔案工作是密切聯(lián)系在一起的，是同一事物的兩個(gè)階段.二文書檔案工作的內(nèi)容和流程1 文書工作文書檔案工作的主要對(duì)象是公文，公文是聯(lián)系上下級(jí)機(jī)關(guān)和機(jī)關(guān)內(nèi)各部門以至每個(gè)人的紐帶，各級(jí)機(jī)關(guān)之間的各種聯(lián)系 , 大多都是以公文的形式進(jìn)行的。比如利率調(diào)整 , 與其它銀行建立代理行關(guān)系 , 增設(shè)分支機(jī)構(gòu) , 調(diào)整會(huì)計(jì)科目，召集會(huì)議，組織培訓(xùn) , 工資調(diào)級(jí)等各種內(nèi)容, 都可以用公文的形式傳達(dá)到有關(guān)機(jī)構(gòu)和個(gè)人。因此要求公文工作具有準(zhǔn)確性，及時(shí)性和安全性。由于各單位的實(shí)際情況不同，公文運(yùn)轉(zhuǎn)的具體過程會(huì)存在較大差異，但基本步驟大同小異。文書工作的流程主要可以分為兩類：收文和發(fā)文。收文是接收外單位的來

3、文，并轉(zhuǎn)發(fā)給內(nèi)部有關(guān)的部門。發(fā)文是把由本單位內(nèi)的部門起草的文件，發(fā)往外單位或本單位的其它部門 .收文流程 :外界總收發(fā)拆封 - 登記 - 批分文件交換部門簽收部門登記送有關(guān)人員發(fā)文流程 :有關(guān)人員起草部門登記 -送領(lǐng)導(dǎo)審批- 文件交換 - 總收發(fā)登記編文號(hào) -打字印刷封裝 - 外界2 檔案工作檔案的管理由國(guó)家和地方檔案局指定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，所以業(yè)務(wù)作法比較規(guī)范。檔案工作的最終目的是提供利用，利用的最主要方式就是查詢。根據(jù)利用者提供的線索，迅速準(zhǔn)確地找出所需的檔案。3 立卷工作立卷工作是文書與檔案的中間環(huán)節(jié)，文書必須經(jīng)過立卷才能形成檔案，而立卷的質(zhì)量直接決定著檔案的質(zhì)量。立卷的宗旨就是按問題立卷，把有

4、關(guān)同一問題的文件歸入一卷，不同的問題歸入不同的卷。因此, 越來越多的人認(rèn)為應(yīng)該把立卷工作歸入文書工作，因?yàn)樨?fù)責(zé)文書工作的人更熟悉每一份文件的形成過程和前因后果，更清楚每一份文件所屬的問題。但鑒于文書工作遠(yuǎn)不及檔案的要求那么具體嚴(yán)格，所以目前很多單位仍由檔案人員負(fù)責(zé)立卷工作。立卷工作一般是每年做一次，為了避免在立卷時(shí)無從下手，就在年初根據(jù)以往的立卷情況, 預(yù)先編寫歸卷類目，即假設(shè)了下一次立卷的問題分類，讓文書人員平時(shí)就把辦完的文件按照歸卷類目進(jìn)行分類，到立卷的時(shí)候略加調(diào)整，就可以很快地形成案卷。立卷流程：平時(shí)歸卷類目調(diào)整 - 編寫卷內(nèi)目錄和案卷目錄 - 案卷裝訂檔案管理定期移交當(dāng)?shù)貦n案館4 文檔

5、系統(tǒng)的提出長(zhǎng)期以來，文書檔案工作都是用手工來完成的，一個(gè)部門登記的內(nèi)容不能被其他部門利用 , 造成大量重復(fù)勞動(dòng)，易出差錯(cuò)，查找困難，立卷時(shí)要把一年的文件都整理出來，抄寫卷內(nèi)目錄和案卷目錄，工作強(qiáng)度大，有的部門立卷要花兩三個(gè)月的時(shí)間才能完成。為了減少重復(fù)勞動(dòng)，提高辦公效率，使公文運(yùn)轉(zhuǎn)更加準(zhǔn)確及時(shí)，盡可能地縮短立卷時(shí)間 , 提高立卷質(zhì)量, 采用電子化的辦公手段是唯一出路。通過使用計(jì)算機(jī)技術(shù), 做到一次錄入，多次利用，數(shù)據(jù)共享 , 即經(jīng)過收發(fā)文登記一次后，在公文運(yùn)轉(zhuǎn)過程中逐漸補(bǔ)齊, 各有關(guān)部門能供享數(shù)據(jù)，在整個(gè)文書運(yùn)轉(zhuǎn)，年終立卷，檔案管理的全過程中，多次利用，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，提供強(qiáng)有力的查詢手段,

6、利用計(jì)算機(jī)輔助立卷，自動(dòng)生成各類報(bào)表和目錄 . 這樣 , 就可以極大地減少手工的重復(fù)勞動(dòng)，降低工作強(qiáng)度，提高工作效率, 使文書檔案工作上一個(gè)新臺(tái)階?，F(xiàn)在有的單位只使用檔案管理軟件，沒有解決重復(fù)登記和繁瑣的手工立卷問題，有的雖然使用的是文檔系統(tǒng), 但文書和檔案兩部分沒有有機(jī)地結(jié)合起來, 仍然沒有解決好立卷問題，還存在一定量的手工重復(fù)勞動(dòng) . 只有在系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，始終如一地貫徹好文檔一體化的思想, 在文書部分就考慮為立卷歸檔作準(zhǔn)備，這樣才有可能解決好立卷問題，才能真正實(shí)現(xiàn)文檔一體化的設(shè)想。同時(shí)還要考慮到我國(guó)的文書檔案工作的實(shí)際情況. 國(guó)外許多大企業(yè)都采用了電子郵件這一方式來傳遞信息，不僅是日常的普通

7、的信息 , 還包括一些重要的通知 , 決定 , 說明這一方式已經(jīng)被大家認(rèn)可，郵件的內(nèi)容具有相同的效力。但我國(guó)仍以紙張等實(shí)物作為信息的載體, 特別是作為公文的通知，決定等文件 , 必須有紅頭, 印章，也就是說，只有這種實(shí)體形式存在的 , 才能起到憑證的作用。所以我們?cè)趪?guó)內(nèi)設(shè)計(jì)文檔系統(tǒng)，特別是在文件運(yùn)轉(zhuǎn)這一部分，目前還要兩條腿走路, 文件實(shí)體和文件的數(shù)據(jù)還要同時(shí)存在，一起運(yùn)轉(zhuǎn), 還只能起到輔助監(jiān)督文件實(shí)體傳遞的作用，還不能用純粹電子化的手段取代之, 雖然這方面的技術(shù)已經(jīng)很成熟了。三文檔一體化系統(tǒng)的功能文檔一體化系統(tǒng)應(yīng)該包括文書管理，立卷管理，檔案管理和系統(tǒng)維護(hù)四部分。1 收發(fā)文管理。這一部分功能主

8、要是對(duì)文件運(yùn)轉(zhuǎn)的管理， 包括了收發(fā)文登記， 批分 , 簽收勘誤 , 催辦等環(huán)節(jié) , 增強(qiáng)了辦公室的管理職能， 有助于加強(qiáng)文件管理， 分清責(zé)任 , 減少差錯(cuò) , 減少重復(fù)登記，提高工作效率，保證文件能準(zhǔn)確，及時(shí)，可靠地傳送.( 1)。收發(fā)文登記。收發(fā)文登記是文書管理的第一步 , 也是整個(gè)文檔管理系統(tǒng)的第一步 , 是整個(gè)系統(tǒng)最重要的數(shù)據(jù)來源，通過文件登記， 把文件中比較重要的信息和特征， 如文件標(biāo)題 , 文號(hào)， 文件日期 , 發(fā)文單位， 主辦單位 , 密級(jí)等有關(guān)內(nèi)容， 以文件卡片的形式輸入到計(jì)算機(jī)中 , 自動(dòng)產(chǎn)生流水號(hào)并記錄登記日期。 在數(shù)據(jù)錄入時(shí)，必須認(rèn)真規(guī)范地輸入每一個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng) , 特別是將來在

9、立卷和檔案管理中還要用到內(nèi)容，一定要按照預(yù)先約定的規(guī)則輸入，前后一致，否則將來會(huì)影響其他功能的正常進(jìn)行。文號(hào)是文件的一個(gè)重要特征，對(duì)于發(fā)文的文號(hào), 各單位都有統(tǒng)一規(guī)定, 基本上都是由文號(hào)題字, 年度和序號(hào)三部分組成。在系統(tǒng)中應(yīng)提供輔助編文號(hào)的功能 , 使文號(hào)保證不重不漏。這是因?yàn)?, 文號(hào)一般都由單位的總收發(fā)統(tǒng)一編寫，而一個(gè)單位的文號(hào)可能不只一種 , 有的多達(dá)近三十種，在這種情況下，要是依靠手工記錄每一個(gè)文號(hào)，極其繁瑣，且容易出差錯(cuò)。同時(shí)還要考慮跨年度編文號(hào)的需要, 即在特殊情況下，在今年底編明年的文號(hào)，或在今年初編去年的文號(hào)。這樣就可以在文件登記這一環(huán)節(jié)完全擺脫手工記錄。(2 )文件運(yùn)轉(zhuǎn)文件

10、運(yùn)轉(zhuǎn)是文書工作的主要內(nèi)容，各行各業(yè)，各個(gè)單位都根據(jù)自己的實(shí)際情況，制定出文件運(yùn)轉(zhuǎn)的流程，不同作法之間可能看起來差別很大，不像檔案那樣各級(jí)檔案管理部門都統(tǒng)一明確的規(guī)定。但是經(jīng)過仔細(xì)分析，這些做法都要包括批分，發(fā)送 , 簽收勘誤，催辦的環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)的操作要求也基本相同 , 只是由誰來作，和具體操作步驟略有出入。目前文件交換存在著兩大類模式。一類是由總收發(fā)統(tǒng)一管理各部門的文件交換，所有文件的運(yùn)轉(zhuǎn)都要通過總收發(fā)，各部門之間不直接交換文件，這類適合機(jī)構(gòu)不大, 文件量不太多的單位，我們稱之為一級(jí)收發(fā)。另一類是以中央交換站為代表, 所有部門之間可以直接交換文件，總收發(fā)只負(fù)責(zé)對(duì)外的文件收發(fā)，而對(duì)內(nèi)部，它只相當(dāng)

11、于一個(gè)普通部門 , 與其他部門一起參加文件交換，文件的交換由交換中心負(fù)責(zé)管理和監(jiān)督。但在特殊情況下，如傳遞特急件或帶密級(jí)的文件，還要允許部門之間不通過交換中心而直送到對(duì)方部門 , 這樣就兼有交換和直送兩種途徑。這種模式適合于機(jī)構(gòu)多，文件量很大的單位，我們稱之為二級(jí)收發(fā)。文件批分.文件批分是文件交換的第一步內(nèi)容. 通過批分，指明該文件應(yīng)送到哪個(gè)部門要送幾分，有的還要指定應(yīng)完成日期。在批分時(shí), 首先通過查詢，找出要批分的文件卡片， 根據(jù)文件內(nèi)容的需要， 指定承辦部門 , 包括主辦部門和會(huì)辦部門， 同時(shí)注明所給文件份數(shù), 還可指定應(yīng)完成日期 . 如果采用二級(jí)收發(fā)的模式 , 就還要所采用的途徑，是指定

12、交換還是直送。文件發(fā)送文件發(fā)送就是把已經(jīng)批分過的文件，包括文件實(shí)體和數(shù)據(jù)，同時(shí)傳送到目的地 - 部門或交換中心, 同時(shí)記錄下發(fā)出人和發(fā)出時(shí)間。在這一過程中，必須注意文件實(shí)體和數(shù)據(jù)的同步，要保證實(shí)體和數(shù)據(jù)同時(shí)到達(dá)，否則會(huì)給下一步簽收勘誤帶來不必要的麻煩。如果采用一級(jí)收發(fā)的模式，而且是其他部門到總收發(fā)來取文件, 那么發(fā)送這一步就可以省略了 .。簽收勘誤。為了便于分清責(zé)任，加強(qiáng)管理，文件的每一次傳遞都要有簽收記錄 , 以確認(rèn)文件的去向，如果發(fā)送來的文件有差錯(cuò)，就要進(jìn)行勘誤，簽收和勘誤是文書交換人員在接收文件時(shí)要作的兩種處理。 交換員首先輸入自己的密碼， 然后對(duì)照收到的文件實(shí)物和由計(jì)算機(jī)顯示出來的收文

13、清單, 如果相符就簽收， 對(duì)不符的作勘誤處理。 同時(shí)記錄下來簽收人, 簽收時(shí)間和簽收結(jié)果（簽收或勘誤）。在文件交換過程中 , 有很多具體的管理制度和操作步驟， 來保證文件交換的順利進(jìn)行， 這里就不一一贅述了 . 催辦 .催辦是辦公室督促其它各部門辦文的主要手段。 催辦有兩種方式, 一種是在批分后可指是否催辦， 對(duì)要催辦的文件立即打印催辦單； 另一種是在到達(dá)批分時(shí)指定的應(yīng)完成日期后， 自動(dòng)顯示催辦信息. 這兩種方式的選擇取決于采用的是一級(jí)收發(fā)還是二級(jí)收發(fā)。文本文件電子形式的文件內(nèi)容雖然不能起到憑證的作用，但在大多數(shù)情況下，它還是可以提供給用戶進(jìn)行查詢的，把文件的條目和文本內(nèi)容對(duì)應(yīng)起來, 先檢索文

14、件條目，通過條目再調(diào)閱文本內(nèi)容。文件文本的來源一般有兩個(gè)，一是在發(fā)文過程中錄入計(jì)算機(jī)準(zhǔn)備印刷的文本，二是用OC啾件對(duì)收文進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別后生成文本。這樣的文本不可能帶有手寫簽字和印章等符號(hào)，所以不能起到憑證的作用。2 立卷管理。這一部分是為立卷歸檔服務(wù)的， 主要分為案夾管理， 立卷管理和送檔處理。案夾管理有兩個(gè)作用，一是使各各部門能把辦完的文件及時(shí)入夾 , 有助于加強(qiáng)平常各部門對(duì)文件的管理, 二是把文件進(jìn)行初步分類, 為立卷作了初步準(zhǔn)備. 案夾管理包括這樣幾個(gè)功能: 案夾建立，案夾刪除，文件入夾，案夾瀏覽. 案夾瀏覽功能可以逐級(jí)地瀏覽案夾和夾內(nèi)文件，這是模仿了原來手工使用的歸卷類目。立卷管理功能可

15、以按照用戶輸入的“事由”，把所有的文書文件分成許多類，每一類對(duì)應(yīng)一個(gè)問題，也就是前面提到的按問題立卷, 然后可以根據(jù)需要，把幾個(gè)問題合并立為一卷， 如果有關(guān)同一問題的文件太多，可以通過其它的限制條件，把它們分別立為幾卷，在立卷過程中 , 立卷人員可以在計(jì)算機(jī)的幫助下 , 把文件按照文件日期 , 文號(hào)等特征進(jìn)行排序， 可根據(jù)需要調(diào)整個(gè)別文件在卷內(nèi)的位置，對(duì)于那些在文件登記時(shí)指定了相關(guān)文號(hào)的文件， 在立卷時(shí)會(huì)自動(dòng)把它們放到一起，立卷后自動(dòng)產(chǎn)生案卷目錄和卷內(nèi)目錄。 這些功能雖然不能完全作到自動(dòng)立卷, 但在很大程度上達(dá)到了輔助立卷的目的，利用已有的文件數(shù)據(jù), 自動(dòng)進(jìn)行分類排序，直接打印出所需的目錄清單

16、，自動(dòng)把總收發(fā)登記的文件數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成為檔案數(shù)據(jù)，充分發(fā)揮了計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的高效管理大量數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì), 大大提高了立卷的質(zhì)量， 大幅度縮短了立卷時(shí)間， 這是文檔一體化的關(guān)鍵， 是在立卷這一環(huán)節(jié)上實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化所邁出的具有實(shí)際意義的一步 .送檔處理是把立好的卷送入檔案數(shù)據(jù)庫, 供檔案人員使用 .使用案加模仿歸卷類目，是在以前不能很好地解決立卷的情況下所采用的過渡性步驟，現(xiàn)在已經(jīng)可以擺脫案夾的約束, 直接根據(jù)指定的事由，利用原始的文件數(shù)據(jù)進(jìn)行輔助立卷。整個(gè)立卷過程的流程如下：選定組卷事由 - 計(jì)算機(jī)自動(dòng)分類- 排序小案卷合并填寫案卷卡片打印案卷目錄和卷內(nèi)目錄送檔處理3 檔案管理。檔案管理有兩個(gè)任務(wù)，一是

17、對(duì)立卷后形成的檔案實(shí)物和數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和必要的加工，二是提供利用。檔案管理人員首先要對(duì)檔案的數(shù)據(jù)進(jìn)行著錄標(biāo)引的工作, 還可根據(jù)需要作進(jìn)一步的調(diào)整， 待最終確定后 , 形成正式的檔案. 在保存文件實(shí)體的同時(shí), 還可以把文件掃描成圖像, 存儲(chǔ)在光盤上， 供以后利用 . 在采用二級(jí)收發(fā)模式的情況下 ,立卷工作由各業(yè)務(wù)部門完成，不能完全保證立卷的質(zhì)量，因此著錄標(biāo)引的工作是不能省略的一個(gè)步驟。提供利用主要是通過對(duì)文件級(jí)卡片和案卷級(jí)卡片的查詢實(shí)現(xiàn)的， 查到卡片后 , 可進(jìn)一步查看圖像 , 省去了調(diào)閱實(shí)物的麻煩， 而且數(shù)字化的圖像可以通過網(wǎng)絡(luò)傳送到遠(yuǎn)地的計(jì)算機(jī)上，提高了辦公效率 .光盤管理系統(tǒng)是目前檔案電子化

18、管理中采用比較多的方式。 首先利用圖像掃描技術(shù) , 把文件原件掃描成圖像文件, 對(duì)于印刷質(zhì)量較好的文件, 可以掃描成二值圖像， 對(duì)于有不同深度批注的原件， 可以掃描成灰度圖像. 再利用圖像壓縮技術(shù)，盡可能減少圖像文件需要的存儲(chǔ)空間 . 然后把文件存放到光盤上。 在查閱檔案時(shí) , 查到文件卡片后可進(jìn)一步查閱圖像文件， 查閱可通過網(wǎng)絡(luò)上其它工作站進(jìn)行。 這樣， 不僅方便了查詢利用 , 還有利于檔案原件的保護(hù) .4 系統(tǒng)管理。這一類功能主要包括數(shù)據(jù)庫維護(hù) , 操作員管理，系統(tǒng)參數(shù)管理等輔助功能。四設(shè)計(jì)文檔系統(tǒng)時(shí)要考慮的因素1。硬件及系統(tǒng)環(huán)境文檔系統(tǒng)一般采用集中式處理，既可以采用主機(jī)終端的方式，也可以

19、采用客戶服務(wù)器的方式，這就要求主機(jī)或服務(wù)器有較強(qiáng)的處理能力 , 操作系統(tǒng)能支持多進(jìn)程，數(shù)據(jù)庫要能夠管理海量數(shù)據(jù)，運(yùn)行效率高，有并發(fā)控制和較強(qiáng)的安全控制能力。如果采用的是客戶服務(wù)器方式, 還應(yīng)具備網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，包括硬件連線和網(wǎng)絡(luò)軟件。如果需要，還可配置光盤, 掃描儀。值得提醒的是, 選擇哪種模式，應(yīng)考慮系統(tǒng)的最終用戶的實(shí)際需要。在總行和較大的分行，機(jī)構(gòu)多 , 數(shù)據(jù)量大，可投入的資金也相對(duì)較多，采用客戶服務(wù)器方式就比較合適，在較小的分行和支行一級(jí), 由于機(jī)構(gòu)小，數(shù)據(jù)量小，可投入的資金也很有限，采用主機(jī)終端方式就比較合適，要是為了兩三個(gè)人員，每年不到兩百份的文件，配置一臺(tái)服務(wù)器和至少一臺(tái)客戶機(jī)并連網(wǎng)，那

20、就太浪費(fèi)了。還有，個(gè)別的單位由于客觀原因造成辦公地點(diǎn)分散，一時(shí)還不能全部連網(wǎng)，這時(shí)就只好采用分散式處理，當(dāng)然，這種情況是很個(gè)別的。5 . 應(yīng)用軟件應(yīng)用軟件就是具體實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的。從前面的介紹可以知道, 文檔系統(tǒng)處理的數(shù)據(jù)主要包括這樣幾部分：收發(fā)文登記的文件內(nèi)容，文件運(yùn)轉(zhuǎn)的記錄，案夾記錄，檔案的文件數(shù)據(jù)和案卷數(shù)據(jù)，文件的文本內(nèi)容和檔案圖像，操作員、文號(hào)等系統(tǒng)參數(shù)。為了提高立卷的效率，還可以增加檔案預(yù)處理數(shù)據(jù)庫，也就是立卷后的案卷數(shù)據(jù)不直接送入正式的檔案數(shù)據(jù)庫，而是先存入預(yù)處理庫，在預(yù)處理庫中進(jìn)行著錄標(biāo)引等加工工作，待最終確定后，再放入正式的檔案數(shù)據(jù)庫. 整個(gè)軟件的界面應(yīng)盡量地簡(jiǎn)潔，各種信息應(yīng)盡量規(guī)范, 各功能的畫面和操作步驟應(yīng)盡量保持風(fēng)格一致,以便于用戶掌握和使用。正如前面提到的，檔案部分的業(yè)務(wù)比較規(guī)范，相對(duì)而言文書部分的業(yè)務(wù)流程隨意性大，在設(shè)計(jì)文書部分的時(shí)侯，必須與業(yè)務(wù)部門密切合作，深入調(diào)查，切實(shí)研究用戶的需求，絕不能想當(dāng)然。6 . 數(shù)據(jù)文書和檔案都對(duì)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)信息有自己的要求, 在設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫時(shí)，應(yīng)該從現(xiàn)實(shí)世界的眾多的信息中抽取必要的信息，所謂必要的信息，就是指既不漏掉有用的信息，也不能存儲(chǔ)一大堆幾乎沒用的信息 , 因?yàn)橐郧笆止び涗浀囊恍﹥?nèi)容，