廠內客戶訂單展開(關鍵控制點)

1、GUCF內部控制廠內客戶訂單即生產通知單展開 （關鍵控制點GJKZ001）一、 背景及目標（一）背景：日常工作中擔當業(yè)務在傳遞廠內業(yè)務訂單即生產通知單的過程中存在相關資料間互不相符的情況，存在對原始訂單價格審核缺失的情況，上述兩種情況都會形成內部控制風險，而這兩種風險在眾多內部風險中應作為關鍵控制點來對待。（二）目標：u 總體目標：提升企業(yè)風險防范能力和水平，避免損失；u 具體目標：首先，通過規(guī)范相關崗位人員業(yè)務操作，理順內部流程來增強風險防范的有效性。其次，通過持續(xù)地整理、整頓，逐步形成并完善公司內部控制體系。再次，員工通過深入地調查研究并養(yǎng)成習慣，掌握搜集、整理、分析信息的方法，提升風險的

2、防范能力和工作效率。二、 原則（一） 保密性原則：客戶原始訂單作為公司商業(yè)機密，在工作中要做好價格信息的保密。價格信息僅限于公司內部董事長、總經理、財務部經理、業(yè)務部經理、業(yè)務統(tǒng)合管理人員、財務部成員，各擔當業(yè)務人員僅了解自己所負責客戶產品價格信息。（二） 匹配性原則：無論是負責展開廠內客戶訂單的綜合業(yè)務統(tǒng)計人員還是負責進一步審核、符合的、核準的人員均應該核實相關資料是否匹配。以廠內客戶訂單為中心，核查擔當業(yè)務填報的廠內客戶訂單每項內容與客戶原始訂單、客戶承認書對應內容是否完全一致。（三） 統(tǒng)一窗口原則：每個擔當業(yè)務負責依據客戶原始訂單及客戶承認書填列廠內客戶訂單后，統(tǒng)一提交至綜合業(yè)務統(tǒng)計人員

3、，不得直接將未經審核的廠內客戶訂單傳遞后續(xù)部門下達指令。以此確保廠內客戶訂單納入審批程序后才能到達下游部門。綜合業(yè)務統(tǒng)計接到各擔當業(yè)務的廠內客戶訂單后，進行初審，確認無誤后按照廠內客戶訂單編號規(guī)范填列編號后打印出紙質表單走審批程序，經過復合、核準簽字確認后將廠內客戶訂單提交至下游部門，這時紙質表單和電子表單同步發(fā)出。堅持統(tǒng)一窗口原則確保訂單歸集、編號不重復不遺漏，提高下游獲取信息不重復不遺漏，并提高信息質量和權威性。（四） 閉環(huán)原則：在進行廠內客戶訂單資料審核過程中會發(fā)生相關資料間內容不符的情況，綜合業(yè)務統(tǒng)計人員會組織相關人員核實、糾錯，當完成最終修改工作后，廠內客戶訂單經過相關人員簽字確認后

4、要連同回傳客戶的原始訂單掃描后反饋給擔當業(yè)務完成閉環(huán)，確保全廠范圍掌握信息最終完全一致。（五） 信息一致性原則：廠內客戶訂單以及據此填列的訂單管理表明細（資材部）、訂單明細表（業(yè)務部），相關信息無論內容還是形式必須完全一致，可復制粘貼。即便是英文字母的大小寫或空格的個數均要一致。要做到這點廠內客戶訂單每項內容必須統(tǒng)一、規(guī)范填列，后續(xù)報表填制部門復制、粘貼相關信息以保證信息唯一性，同時能夠確保表單信息相符、表內相關信息一貫性。（六） 獲利原則：上述五項原則主要側重于確保廠內客戶訂單資料正確性，作為企業(yè)必須以盈利為目的才能持續(xù)經營，生存發(fā)展。因此，審核原始訂單的獲利情況至關重要，以便決定是否接受訂

5、單或回復談判價格。只有做好獲利分析并正確對策才能規(guī)避未生產而先虧損的風險。具體操作中應遵循公司發(fā)布的價格體系，首先核查訂單明細表中歷史上價格情況，原則上堅持 小單價格高于大單價格，近期價格穩(wěn)定。同時，要分析材料采購成本和人工成本的變化合理調整價格。三、 流程圖及流程描述四、 時間點要求：每天負責業(yè)務統(tǒng)合管理人員應于晚7：00前將當天審核完畢的廠內訂單提交PMC（Production Material Control生產及物料控制，臺、日資公司俗稱生管），如果當天未審核完畢，應將訂單號變更為次日編號在次日早8：00前提交PMC。五、 紙質檔案的保存方式和方法（一） 紙質檔案范圍：客戶原始訂單、廠

6、內客戶訂單（即生產通知單）、客戶原始訂單變更單、廠內客戶變更單。（二） 紙質檔案相關崗位：業(yè)務統(tǒng)合管理崗、應收賬款及收入管理崗業(yè)務統(tǒng)合管理崗：以客戶為中心管理紙質檔案。第一，按照不同客戶分文件夾，將客戶原始訂單和廠內客戶訂單成對存放。如果大客戶訂單多，超過1個文件夾所能容納，應分不同年份，按照日期由近及遠的順序存放；第二，按照工作完成進度分類存放紙質檔案。單獨拿一個文件夾存放未完成廠內客戶訂單展開工作的紙質檔案，由于未完成廠內客戶訂單較少，因此這個文件夾不需要存放過多資料，但是需要左右兩面都能夠存放資料。左面存放未得到擔當業(yè)務通知展開廠內訂單對應的客戶原始訂單；右面存放已經展開廠內生產通知但尚

7、未完成全部審批的廠內訂單對應的客戶原始訂單。按照工作順序左邊存放的客戶原始訂單應向右邊轉移，右邊存放的客戶原始訂單應根據PMC跑單結果回簽相關交期及價格回傳客戶，完成后文件夾右邊的紙質檔案后轉移至按客戶分類的文件夾。應收賬款及收入管理崗：以客戶對帳單為中心管理紙質檔案。第一，PMC在完成廠內客戶訂單（即生產通知單）全部審批后，將紙質客戶訂單復印件傳遞給業(yè)務統(tǒng)合管理人員，業(yè)務統(tǒng)合管理人員在回簽客戶后將客戶原始訂單復印件提交應收帳款及收入管理人員，后者將此單據作為后續(xù)客戶對帳單已出貨產品價格依據。注：如涉及價格變更單視同客戶原始訂單管理。第二，按照已完成客戶和未完成客戶對帳口徑分別存放客戶原始訂單

8、復印件。已完成客戶對帳的客戶原始訂單復印件附在客戶對帳單后面作為應收賬款中產品價格的依據。未完成客戶對帳對應的客戶原始訂單應單獨存放在一個文件夾內，將未出貨客戶原始訂單和已出貨未對帳客戶原始訂單分別存放在左右兩邊。當左邊對應的客戶原始訂單出貨后將其存放在右邊區(qū)域，當已出貨的客戶原始訂單完成對帳工作后將其抽出附客戶對帳單后面。六、 電子檔案的保存方式和方法（一）為什么要保存電子檔案：目前，公司業(yè)務部、上海辦事處、業(yè)務統(tǒng)合管理人員工作地點分散，廠內客戶訂單展開統(tǒng)一歸口后，后續(xù)根據經審批的廠內客戶訂單回傳客戶原始訂單，原始訂單相關信息變更后必須及時傳遞給各擔當業(yè)務，確保各方獲取信息準確一致，因此通過保存電子檔案并及時傳遞回擔當業(yè)務是必要的。（二）電子檔案的范圍：最終確認的客戶原始訂單以及對應的廠內客戶訂單掃描后的文件（包含客戶原始變更單及廠內客戶變更單）。注意：原始訂單與廠內訂單成對