公司合同管理辦法5

1、合同管理辦法公司董事會：為了加強對公司（以下簡稱“公司”）經(jīng)營風險的防范與控制，促進公司依法經(jīng)營管理和依法維護自身合法權(quán)益，根據(jù)公司權(quán)責管理清單，擬訂了合同管理辦法。合同管理辦法共分為十章，核心內(nèi)容見下表一。討論要點：一、根據(jù)公司權(quán)責管理清單規(guī)定內(nèi)容制定的合同審批流程,包括審批流程圖、差異化授權(quán)一覽表。二、根據(jù)權(quán)責，由總經(jīng)理簽署的合同，法定代表人采取一次性授權(quán)總經(jīng)理簽署。請予審議。附件：合同管理辦法（審議稿）2章序章名核心內(nèi)容第一章目的、范疇、歸口管理綜合部為公司合同歸口管理部門第二章職責劃分合同管理部門職責、合同承辦部門職責第三章合同分類根據(jù)公司權(quán)責管理清單內(nèi)容對合同進行分類，一般合同由公司

2、總經(jīng)理審批，重大合同由公司董事長審批與簽署。第四章合同起草合同格式、立項報審材料收集說明第五章合同審查和審批合同審查流程和審查內(nèi)容第六章合同簽訂、分發(fā)和臺賬管理合同簽訂過程及臺賬管理第七章合同履行管理公司合同管理部門對合同履行情況進行監(jiān)督、跟蹤管理第八章合同到期管理續(xù)簽合同程序第九章檔案管理合同保管、借閱等規(guī)定第十章其他審批流程圖、差異化授權(quán)一覽表附1、有限公司一般性合同審批流程圖6董事會秘書意見（4）公司財務總監(jiān)意見（6）承辦部分分管領導意見（5）公司總經(jīng)理意見（7）相關(guān)部門會簽意見（3承辦部門負責人審、核（1）員（2）2、公司重大合同審批流程圖3、合同審查審批差異化授權(quán)一覽表核流程合同類型

3、公司合同流程審批至公司總經(jīng)理公司合同流程審批至公司董事長貨物采購合同合同總額100萬合同總額100萬資源使用合同合同總額100萬合同總額100萬服務性合同合同總額50萬合同總額50萬建設工程合同合同總額200萬合同總額200萬其他類合同總額100萬合同總額100萬投資合同、融資合同、擔保合同、涉外合同、產(chǎn)權(quán)及房地產(chǎn)轉(zhuǎn)讓合同，合同期限超過3年的合同。28公司合同管理辦法第一章目的、范疇、歸口管理第二章職責劃分第三章合同分類第四章合同起草第五章合同的審查和審批第六章合同簽訂、分發(fā)和臺賬管理第七章合同履行管理第八章合同到期管理第九章合同檔案管理第十章其它第一章目的、范疇、歸口管理第一條為了加強對公司

4、（以下簡稱“公司”）經(jīng)營風險的防范與控制，促進公司依法經(jīng)營管理和依法維護自身合法權(quán)益，制定本辦法。第二條本規(guī)定是指除公司與員工之間的勞動合同外，公司與平等主體的自然人、法人和其他組織之間設立、變更、終止民事權(quán)利義務關(guān)系的書面文件，包括各類合同、補充合同等。第三條綜合部為公司合同歸口管理部門。第二章職責劃分第四條合同管理部門職責公司指定綜合部為公司合同管理部門，負責公司所有合同的具體管理工作，合同管理部門具體職責包括但不限于：（一）建立健全公司合同管理體系、制度、流程；（二）參與公司重大合同的談判和簽訂，為合同談判、簽訂提供咨詢意見；（三）協(xié)助承辦部門起草及確定合同文本；（四）根據(jù)公司業(yè)務的需要

5、，制定各類格式合同，并根據(jù)實際履行情況對格式合同進行修改；（五）負責合同的全面審查、監(jiān)督、指導，公司合同的簽訂、變更、履行和解除；（六）負責合同審查流程控制，及時處理合同報審過程中的各種問題，完成合同審查程序；（七）協(xié)調(diào)完成合同簽署手續(xù)（簽字和加蓋印章），并向合同承辦部門和相關(guān)部門分發(fā)合同；（八）合同履行跟蹤管理，根據(jù)合同承辦部門上報的合同履行情況，及時處理合同履行過程中出現(xiàn)的各種問題；（九）協(xié)助公司各部門開展合同管理工作，開展合同培訓；（十）對各部門合同管理工作進行定期和不定期檢查；（十一）建立公司合同臺帳，負責公司合同的檔案管理；（十二）發(fā)到期合同通知，監(jiān)督管理承辦部門到期合同續(xù)簽工作；（

6、十三）負責合同檔案管理、合同查詢和借閱管理；（十四）負責對公司各部門合同管理工作進行考核；（十五）按照股東要求完成合同檢查工作；（十六）負責開具公司法定代表人證明書和法人授權(quán)委托書；（十七）涉及合同管理的其他工作。第五條合同承辦部門職責合同承辦部門負責本部門職責范圍內(nèi)涉及本部門業(yè)務的所有合同的全流程管理工作，具體職責包括但不限于：（一）起草并確定合同文本；（二）收集簽訂合同所需的各種材料（包括是否需簽署廉潔協(xié)議和外包業(yè)務安全協(xié)議），并完成初審；（三）及時處理合同報審過程中需要說明的情況或需要解決的問題；（四）負責完成合同的簽訂、蓋章手續(xù)，并負責向?qū)Ψ剿瓦_所簽訂的合同；（五）履行所簽訂的合同，并

7、協(xié)調(diào)處理合同履行過程中所出現(xiàn)的問題；（六）負責部門到期合同續(xù)簽管理，按時完成到期合同的續(xù)簽工作；（七）建立部門合同管理臺賬和合同文本檔案；（八）設立部門兼職合同管理員，報合同管理部門備案；（九）按公司合同管理規(guī)定按時上報合同管理的各種信息；（十）完成與合同管理相關(guān)的其他工作。第六條合同承辦部門具體職責范圍（一）合同承辦部門職責合同承辦部門是與合同業(yè)務內(nèi)容相關(guān)的責任部門，代表公司對合同全過程負責，合同承辦部門的職責有：1 .調(diào)查了解合同對方的主體資格、經(jīng)營許可、資質(zhì)證書、授權(quán)證書等；2 .對合同對方的資信和履約能力進行考察；3 .負責辦理合同項目的前置性審批手續(xù)；4 .協(xié)助公司領導組織合同談判，

8、草擬合同文本；5 .根據(jù)本規(guī)定的要求發(fā)起合同審查流程，按規(guī)定程序報審合同，并根據(jù)合同管理部門及相關(guān)部門的審查意見修改合同；6 .根據(jù)需要辦理合同公證、鑒證及政府相關(guān)機構(gòu)備案；7 .督促合同對方按約定履行合同并及時反饋，根據(jù)實際情況開展合同的變更、解除等工作；8 .發(fā)生合同糾紛時，負責履約爭議的證據(jù)收集；9 .協(xié)助合同管理部門處理合同糾紛，參與合同爭議的調(diào)解、仲裁和訴訟活動。合同承辦部門還應負責本辦法第九條第（五）、（六）項規(guī)定的工作。（二）各部門承辦的合同范圍1 .綜合部負責辦公用房、候船樓及港區(qū)商業(yè)資源（含廣告）、低值易耗品、辦公家私、辦公用品、勞保用品、服裝、黨群、人力資源、培訓、保潔綠化

9、等相關(guān)內(nèi)容的合同。2 .保障部負責與安全、固定資產(chǎn)、設施設備、車輛、能耗等相關(guān)的合同。3 .客運部負責旅客運輸車輛、與客運業(yè)務運營相關(guān)的合同。4 .貨運部負責與貨運業(yè)務運營相關(guān)的合同。5 .財務部負責與財務、稅收、審計、預算等相關(guān)的合同。第七條若公司對部門的職責范圍進行調(diào)整，則對應承辦的合同范圍也隨部門職責變化一并調(diào)整。第八條公司對各部門的職責劃分另有成文規(guī)定的，則各部門按成文規(guī)定履行合同管理職責。第九條合同管理員職責公司指定一名專門負責合同管理工作的合同管理員，公司賦予合同管理員對所有合同審簽流程的管理和控制權(quán)，公司所有合同應由合同管理員經(jīng)辦。（一）合同管理員應協(xié)助承辦部門起草及確定合同文本

10、；（二）負責對合同進行全面審查；（三）負責控制合同審查流程；（四）負責處理合同審查過程中出現(xiàn)的問題；（五）合同經(jīng)審批、授權(quán)后，負責對合同稿內(nèi)容的核實，及時辦理合同的簽訂事宜；（六）負責跟蹤合同履行情況，并及時發(fā)現(xiàn)合同履行中的問題，向公司領導報告；（七）建立公司合同臺賬和檔案，保管公司合同文書及有關(guān)資料，按照公司股東要求上報合同臺帳；（八）參與對承辦部門的合同檢查工作；（九）發(fā)到期合同通知；（十）合同續(xù)簽跟蹤；（十一）在公司法人的指導下，使用公司的合同專用章，開具公司法定代表人證明書和法人授權(quán)委托書；（十二）協(xié)助處理本單位的合同糾紛（十三）提供合同相關(guān)內(nèi)容咨詢等職責。第三章合同分類第十條本規(guī)定所

11、指合同是指除勞動合同外，公司與平等主體的自然人、法人和其他組織之間設立、變更、終止民事權(quán)利義務關(guān)系的書面文件，包括各類合同、協(xié)議、意向書、備忘錄、招標文件、補充合同、補充協(xié)議等，主要類型包括：（一）投資合同（涉及合資和合作、聯(lián)營和分立、股權(quán)轉(zhuǎn)讓和收購等事宜）；（二）融資合同；（三）擔保合同；（四）涉外合同；（五）建設工程合同；（六）服務性合同（包括但不限于設計、監(jiān)理、審計、評估、咨詢、承攬、委托代理、技術(shù)服務、勞務外包等合同）（七）買賣合同；（八）資源使用合同（特許經(jīng)營權(quán)、廣告等資源使用合同）；（九）供用水、電合同；（十）保險合同；（十一）房地產(chǎn)合同（包括房地產(chǎn)轉(zhuǎn)讓和房地產(chǎn)租賃合同）；（十二）

12、租賃合同；（十三）其他合同。第十一條根據(jù)公司權(quán)責清單規(guī)定，投資合同、融資合同、擔保合同、涉外合同、產(chǎn)權(quán)及房地產(chǎn)轉(zhuǎn)讓合同、合同期限超過3年的合同、合同金額在200萬元（含）以上的建設工程合同、100萬元（含）以上的貨物采購合同與資源使用合同、50萬元（含）以上的服務性合同以及其他合同金額在100萬元（含）以上的合同屬于重大合同。除重大合同外的合同屬于一般合同。一般合同由公司總經(jīng)理審批，并由公司法人授權(quán)總經(jīng)理簽署，重大合同由公司董事長審批與簽署。（合同審查審批授權(quán)明細詳見附件二，若公司權(quán)責清單調(diào)整，則按照最新的權(quán)責清單規(guī)定執(zhí)行）。第十二條本規(guī)定所稱合同管理是指公司對所簽訂的合同進行審查、監(jiān)督和管理

13、等活動，包括意向接觸、資信調(diào)查、商務談判、法律審查、合同簽訂、檔案建立、監(jiān)督履行、變更與解除及糾紛處理等全過程。第十三條以下合同應提交集團公司法律室審查，不受本合同管理辦法第十一條規(guī)定的限制:（一）合同對方當事人為政府或其相關(guān)部門的;（二）合同關(guān)系復雜，或者經(jīng)過多次變動，變動較大的;（三）對本公司或集團公司利益或聲譽有重大影響的;（四）其他本公司認為有必要提交集團公司法律室審核的合同;第四章合同起草第十四條承辦部門根據(jù)本辦法所確定的合同范圍組織合同起草工作。第十五條承辦部門起草的合同應符合合同基本條款內(nèi)容規(guī)范，合同內(nèi)容表述清楚明晰，不存在缺漏。第十六條合同的基本框架、基本條款合同基本框架由三部

14、份組成，包括首部、正文、結(jié)尾和附則。（一）基本條款包括：合同名稱；（二）對方的名稱或者姓名；（三）標的；（四）數(shù)量和質(zhì)量；（五）雙方權(quán)利義務；（六）價款和付款方式；（七）履行期限、地點和方式；（八）違約責任；（九）保密條款；（十）解決爭議的方法；（十一）合同份數(shù)；（十二）生效標志。常用合同附件包括廉潔協(xié)議和外包安全協(xié)議，上述附件設定我方是甲方的情形，由合同管理員選擇應用。第十七條合同格式（一）字體、字號、行間距合同全文宜采用宋體，合同名稱宜用小三號字體，合同正文宜用小四號字體，合同宜采用1.5倍行間距。（二）條目合同條目宜使用阿拉伯數(shù)字（如：1.2.3.4），不宜使用大寫數(shù)字（如：一、二、三、

15、四）。示例如下：1（第一層）1.1 （第二層）1.1.1 （第三層）1.1.1.1 （第四層）1.1.1.2 （第四層）第十八條起草合同前承辦部門應就合同基本內(nèi)容與對方達成一致意向。擬定合同后，承辦部門應將合同交對方審查。如對方有異議，承辦部門應與對方就擬定合同進行協(xié)商，達成一致意見后，將擬定合同報合同管理部門復核；若合同文本是對方提供的，承辦部門應進行初審后，報合同管理部門復核。合同復核無誤后按公司合同管理辦法進行報審。第十九條凡公司已制定格式合同文本的，承辦部門應使用已有的格式合同文本與對方簽訂合同。第二十條合同管理部門根據(jù)承辦部門的需求協(xié)助完成合同起草工作。第二十一條合同報審的材料收集（

16、一）合同審批會簽表。（二）項目立項材料。由合同管理員根據(jù)立項情況提供以下相關(guān)材料：1.1.1.3 、辦公會會議紀要或董事會會議紀要；2、招投標項目的中標通知書或中選通知書；3、請示批復。4、項目需求審核文件5、屬于經(jīng)營項目的，提交商務談判紀要和集團項目評標/談判報告審批表；6、續(xù)簽項目的，提供舊合同的審批會簽表和合同掃描件，或關(guān)聯(lián)舊合同審批文件;7、其他立項材料。（三）合同對方基本資質(zhì)文件：營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務登記證、法定代表人證明書、法人授權(quán)委托書、法定代表人和被授權(quán)人身份證復印件。（四）合同對方補充資質(zhì)文件第五章合同審查和審批第二十二條承辦部門負責對合同進行初步審查，確保合同內(nèi)容

17、準確，對方資質(zhì)完備，符合本辦法對合同的相關(guān)要求。審查對方資質(zhì)時，應要求對方提供營業(yè)執(zhí)照復印件、法定代表人證明書、法定代表人身份證復印件（若為非法定代表人本人簽字的，則還須提供授權(quán)委托書、受托人身份證復印件），以上資料均須加蓋對方公章。若合同執(zhí)行需對方具備特殊資質(zhì)的，應提供相關(guān)資質(zhì)證明文件。第二十三條承辦部門將審查完畢的合同和對方的資質(zhì)文件交至公司合同管理部門進行復審。經(jīng)審查凡有違反本辦法規(guī)定的，合同管理部門將合同退回承辦部門重審；符合規(guī)定的則按程序進行報審。第二十四條在合同報審的過程中，合同閱辦處理人應在2個工作日內(nèi)處理完畢。如合同閱辦處理人有異議的，應及時向合同管理部門或承辦部門反饋意見；如

18、合同確有問題的，合同管理部門將合同退回承辦部門，承辦部門應在2個工作日內(nèi)將問題處理完畢，如有特殊情況在2個工作日內(nèi)無法完成處理的，應及時將情況通報合同管理部門并向公司上報。第二十五條合同審批流程和審批內(nèi)容如下：（一）承辦部門經(jīng)過談判等程序與對方達成意向，起草并確定合同文本，合同經(jīng)辦人填寫“深圳市機場港務有限公司合同文件審查審批表”。（二）承辦部門負責人簽署意見。負責合同的初步全面審核。審核內(nèi)容包括是否為集團公司審批同意的格式文本，價格是否合理；是否簽署廉潔協(xié)議或外包業(yè)務安全協(xié)議；對方的資質(zhì)。若屬于續(xù)簽合同，應注明同意續(xù)簽。審核無誤后，承辦部門負責人應在“承辦部門意見”一欄簽署報審意見。（三）合

19、同管理員簽署意見。負責對合同進行審查，包括對方資質(zhì)、合同條款邏輯、合同文字表達、違約責任、爭議解決、雙方權(quán)責等合同主要內(nèi)容進行審查，并在合同管理員意見一欄簽署審查意見。（四）相關(guān)部門簽署意見相關(guān)部門是指與合同內(nèi)容相關(guān)的部門。報送的合同若牽涉到公司內(nèi)部其他相關(guān)單位的管理職能或需要相關(guān)單位提供專業(yè)性意見的，負責對合同中與其部門相關(guān)的內(nèi)容進行審查，公司董事會秘書參加所有合同的審查，財務部門參加所有經(jīng)濟類合同的審查。部門負責人與公司董事會秘書應在合同審查會簽表中“相關(guān)部門意見”一欄簽署審查意見。（五）承辦部門分管領導簽署意見。（六）財務總監(jiān)簽署意見。（七）公司董事長、總經(jīng)理簽署意見。其中一般合同由公司

20、總經(jīng)理簽署意見，重大合同由公司總經(jīng)理簽署意見后提交公司董事長簽署意見（一般合同與重大合同參照本辦法第十一條規(guī)定）。第六章合同簽訂、分發(fā)和臺賬管理第二十六條合同報審完畢后，由合同管理員打印清稿文本交給合同經(jīng)辦人。第二十七條合同管理員與合同經(jīng)辦人應核實代簽合同稿與審批通過后的合同稿內(nèi)容是否一致，核對無誤后，由合同經(jīng)辦人將合同交至對方，對方在合同相應處簽字蓋章，對方簽署完畢后，由公司合同管理部門交送公司法定代表人或被授權(quán)人簽字、加蓋公司合同專用章及騎縫章后即完成合同簽訂。根據(jù)權(quán)責，由總經(jīng)理簽署的合同，法定代表人采取一次性授權(quán)總經(jīng)理簽署。第二十八條合同簽訂后由合同管理部門根據(jù)合同約定分發(fā)。我方應至少保

21、留三份合同原件，即公司合同管理部門、承辦部門、財務部各留存一份，對方至少保留一份原件。第二十九條合同管理員負責將合同分發(fā)給對方或由承辦部門通知對方到公司合同管理員處領取，均應做簽收記錄。若以郵寄形式送達合同的，則需在郵寄單中注明合同名稱，并將郵寄相關(guān)單證交至公司合同管理員處留存。第三十條合同管理部門及合同承辦部門均應建立部門合同臺賬，內(nèi)容包括合同的名稱、對方名稱、價款、合同起始日期、履行情況、經(jīng)辦人等內(nèi)容，每季度首月前3日（節(jié)假日順延）前向公司合同管理部門報合同臺賬（部門負責人簽字）。第七章合同履行管理第三十一條合同依法成立，即具有法律效力，一切與合同有關(guān)的部門都必須履行合同所規(guī)定的義務。第三

22、十二條合同簽訂后，合同管理員應當在5日內(nèi)將合同原件一份遞交財務部門，涉及應收、應付款項的合同，應當提示財務部門按合同規(guī)定的時間、方式、價款收付，防止收付款不及時或未收付款的情況發(fā)生。第三十三條合同在履行過程中，遇到法律規(guī)定或合同約定允許變更或解除合同的，可以形成變更或解除的書面合同，其審查程序與原合同相同。合同在履行過程中，經(jīng)合同雙方協(xié)商可以對合同進行補充，補充合同審查程序與原合同相同。第三十四條合同履行過程中，合同管理員如發(fā)現(xiàn)合同標的、質(zhì)量、數(shù)量、價格、交貨日期、付款日期等不符合合同約定，應當及時請示有關(guān)領導立即處理，向股東有關(guān)合同與法律事務管理部門報告，并向?qū)Ψ教岢鰰娈愖h，變更或解除合同

23、，追回經(jīng)濟損失。第三十五條承辦部門負責本部門所履行合同的全面管理工作，應實時監(jiān)控合同履行情況。承辦部門應履行合同約定的內(nèi)容，包括但不限于執(zhí)行合同約定權(quán)利與義務、按照合同約定實施對合同方的考核，并以考核結(jié)果作為收（付）款依據(jù)、按合同約定辦理收（付）款手續(xù)、協(xié)調(diào)處理合同履行過程中的問題等。第三十六條公司合同管理部門對合同履行情況進行監(jiān)督、跟蹤管理，并根據(jù)承辦部門上報的異常情況處理問題。第三十七條合同履行異常情況處理程序（一）承辦部門初步了解情況后作有效處理。（二）承辦部門及時向合同管理部門通報具體情況。（三）承辦部門、合同管理部門向分管領導、公司總經(jīng)理、董事長匯報。（三）承辦部門負責收集相關(guān)資料并

24、查明異常情況真實原因。（四）承辦部門、合同管理部門及相關(guān)部門按公司指示共同處理異常情況，包括與對方協(xié)商解決。（五）如協(xié)商不成，承辦部門、合同管理部門及相關(guān)部門根據(jù)公司最后決策共同處理異常情況。（六）處理未果的，則啟動合同糾紛處理程序。第三十八條合同爭議解決程序（一）合同管理部門負責收集所有相關(guān)資料，承辦部門負責協(xié)助與配合。（二）合同管理部門應在發(fā)生爭議后2個工作日內(nèi)報知集團公司審計法律部。（三）合同管理部門、承辦部門及相關(guān)部門共同研究并提出建議解決方案。（四）公司對解決方案進行決策。（五）合同管理部門、承辦部門及相關(guān)部門根據(jù)公司決策意見處理合同爭議，包括進一步協(xié)商、談判。（六）如協(xié)商、談判不成

25、的，則啟動合同爭議解決程序，同時按規(guī)定程序上報集團公司。（七）合同爭議處理完畢后，由合同管理部門負責建立合同爭議處理檔案。第三十九條合同管理部門將對公司各部門的合同管理工作進行不定期檢查。不定期檢查根據(jù)合同管理實際需要實施。第四十條合同管理部門每季度進行定期或不定期檢查后，形成書面檢查報告上報公司。第八章合同到期管理第四十一條合同管理部門在每月10日（節(jié)假日順延）前，將各承辦部門未來3個月（含）即將到期的合同清單到期合同清單以電子郵件、短信、電話等形式向各承辦部門負責人和兼職合同管理員發(fā)布。第四十二條各承辦部門核對清單中的合同是否與實際情況相符后，承辦部門應于每季度3日（節(jié)假日順延）前以紙制版

26、向合同管理部門反饋合同續(xù)簽情況。第四十三條到期合同需要續(xù)簽的，根據(jù)本辦法第五章的規(guī)定進行審查和報審。第四十四條到期合同不再續(xù)簽的，則按本辦法第九章第五十條規(guī)定處理。第四十五條續(xù)簽合同時如出具相關(guān)評審報告的，則按公司相關(guān)要求進行評審。續(xù)簽外包、維護合同時，承辦部門須向公司上報上一合同期內(nèi)外包、維護服務商和供應商評價報告。原則上通過評審的服務商和供應商，經(jīng)上級公司同意可續(xù)簽合同；未通過評審的外包服務商則不續(xù)簽合同。第四十六條各承辦部門應在公司規(guī)定的時間內(nèi)完成續(xù)簽工作。合同續(xù)簽過程中若發(fā)生異常情況，應及時向承辦部門分管領導、公司總經(jīng)理匯報，并向合同管理部門通報，并根據(jù)公司決策處理情況，完成續(xù)簽工作。第九章合同檔案管理第四十七條合同管理部門負責建立公司的合同管理檔案。承辦部門負責建立自己部門的合同管理檔案，指定專人負責管理，并建立相應的目錄。第四十八條合同執(zhí)行完畢后不續(xù)簽的，合同管理部門和承辦部門根據(jù)財務部門的反饋以及合同的實際履行情況，確認合同的權(quán)利義務已經(jīng)完結(jié)，則合同正式終止，合同及相關(guān)資料應歸檔。第四十九條合同存續(xù)期間，雙方對合同約定的變更記錄，以及合同存續(xù)期間雙方簽訂的