辦公物品管理辦法

1、雅迪集團(tuán)管理標(biāo)準(zhǔn)化文件【集】Q/YD-W-QG-029辦公物品管理辦法受控印章:版本號(hào): 1.0編制:潘鍇審核:白太春會(huì)簽:謝志平查險(xiǎn)峰楊劍批準(zhǔn):杜建平2011年08月06日制定2011年11月1日實(shí)施雅迪集團(tuán)企業(yè)管理中心發(fā)布辦公物品管理辦法1. 目的為了加強(qiáng)辦公物品的管理,既要保證正常辦公需求,又要防止積壓、閑置、遺失等損失,保證辦公資源利用最大化,管理受控,特制定本辦法。2. 適用范圍本文件適用于集團(tuán)及下屬公司辦公物品的管理。3. 術(shù)語(yǔ)辦公物品:指日常辦公需要,但不夠固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)的物品,包含行政辦公、食堂后勤等物品。4. 職責(zé)4.1. 各財(cái)務(wù)部門,負(fù)責(zé)對(duì)辦公物品申購(gòu)、保管、使用等監(jiān)督管理;

2、4.2. 各辦公物品歸口管理部門(或人員,負(fù)責(zé)匯總并提出辦公物品申購(gòu)需求、負(fù)責(zé)對(duì)辦公物品建卡、建臺(tái)帳,組織盤存;4.3. 物資管理部,負(fù)責(zé)對(duì)未領(lǐng)辦公物品的庫(kù)存保管;4.4. 采購(gòu)部門,負(fù)責(zé)按歸口管理部門(或人員提出的需求進(jìn)行辦公物品采購(gòu)。5. 正文5.1. 辦公物品分類5.1.1. 辦公物品按使用屬性分IT類辦公物品、行政后勤類辦公物品。5.1.1.1. IT類辦公物品由公司IT部門(或人員歸口管理,行政后勤類辦公物品由綜合管理部歸口管理(集團(tuán)歸口到行政管理部;5.1.2. 辦公物品按其耐用性和價(jià)值分為三類:價(jià)低易耗品、價(jià)高易耗品、低值不易耗品。5.1.2.1. 價(jià)低易耗品是耐用年限在一年以下

3、,價(jià)值不超過(guò)100元的物品;價(jià)高易耗品耐用年限在一年以下,價(jià)值超過(guò)100元的物品;低值不易耗品是耐用年限在一年(含一年以上的物品。5.2. 辦公物品申購(gòu)5.2.1. 辦公物品的申購(gòu)必須制訂計(jì)劃,各部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和辦公的需要應(yīng)按預(yù)算要求按時(shí)向辦公物品歸口管理部門(或人員提出年度、季度、月度的辦公物品需求計(jì)劃,歸口管理部門(或人員匯總后根據(jù)庫(kù)存情況,制定辦公物品的購(gòu)置計(jì)劃;5.2.2. 原則上辦公物品需求計(jì)劃每月提報(bào)一次,各部門20日前提報(bào)歸口管理部門(或人員,歸口管理部門(或人員根據(jù)各部門年度、月度辦公物品預(yù)算進(jìn)行審核,超部門預(yù)算的需報(bào)所在公司/中心主管審批。5.2.3. 歸口管理部門(或人員

4、每月25前匯總提報(bào)購(gòu)置計(jì)劃,經(jīng)所在公司財(cái)務(wù)部審核是否在公司/中心預(yù)算范圍內(nèi),超公司預(yù)算部分經(jīng)所在公司/中心主管審批后報(bào)集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批,超額比例大于10%報(bào)總裁審批。5.3. 辦公物品購(gòu)置和驗(yàn)收5.3.1. 各公司采購(gòu)部門,根據(jù)審批后的購(gòu)置計(jì)劃采購(gòu)辦公物品;5.3.2. 辦公物品入庫(kù)前必須由歸口管理部門(或人員和物資部門人員及時(shí)認(rèn)真驗(yàn)收,辦理入庫(kù)手續(xù)。驗(yàn)收時(shí)必須注意質(zhì)量、數(shù)量的檢查,驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)立即向銷售單位提出,及時(shí)辦理退、換或賠補(bǔ)手續(xù);5.3.3. 一次性需求的辦公物品購(gòu)入時(shí)及時(shí)通知需求部門領(lǐng)用。5.4. 辦公物品的庫(kù)存、領(lǐng)用管理5.4.1. 物資管理部專區(qū)專人對(duì)在庫(kù)辦公物品進(jìn)行保管,

5、按月定期盤存,填寫庫(kù)存統(tǒng)計(jì)表,注明盈虧值,說(shuō)明原因,報(bào)財(cái)務(wù)檢核;5.4.2. 歸口管理部門(或人員應(yīng)定期統(tǒng)計(jì)辦公物品的購(gòu)置、庫(kù)存、發(fā)放、使用情況。在滿足保證正常辦公需求的情況下,使庫(kù)存辦公物品資金最小,壓縮費(fèi)用;5.4.3. 領(lǐng)用辦公物品需領(lǐng)用部門打印辦公物品申領(lǐng)單,歸口管理部門(或人員審核后,超部門預(yù)算須報(bào)公司/中心主管審批,到辦公物品庫(kù)房領(lǐng)用。5.4.4. 領(lǐng)用、使用管理原則5.4.4.1. 辦公物品實(shí)行預(yù)算定額和定期領(lǐng)用、使用管理;5.4.4.2. 辦公物品按價(jià)低易耗品、價(jià)高易耗品、不易耗品實(shí)行分類管理5.4.4.3. 價(jià)低不易耗品、價(jià)高易耗品按固定資產(chǎn)形式管理;其中貴重辦公物品(單件金

6、額大于500元,須經(jīng)各板塊公司/中心主管批準(zhǔn)后才能領(lǐng)用;低值不易耗品、價(jià)高易耗品領(lǐng)用后需建卡管理。5.4.4.4. 在用辦公物品保管實(shí)行“誰(shuí)使用,誰(shuí)保管、誰(shuí)負(fù)責(zé)”原則,如發(fā)生遺失、非正常損壞由責(zé)任部門和責(zé)任個(gè)人賠償。5.4.5. 領(lǐng)用、使用管理方法5.4.5.1. 各公司制定各類辦公物品的使用標(biāo)準(zhǔn)和使用期限,并定期改進(jìn),依據(jù)各部門的工作特點(diǎn)適當(dāng)調(diào)整。5.4.5.2. 辦公物品可分定期(月初一次性領(lǐng)用和隨時(shí)領(lǐng)用,一般行政后勤類為月初(月初一次性領(lǐng)用, IT類為隨時(shí)領(lǐng)用。5.4.5.3. 在用辦公物品實(shí)行賬、卡管理,歸口管理部門(或人員負(fù)責(zé)建賬、建卡和辦理職工領(lǐng)用、移交手續(xù)。5.4.5.4. 辦公

7、物品的歸口管理部門(或人員負(fù)責(zé)每月清查一次,做到賬、卡、物一致。5.4.5.5. 辦公物品如發(fā)生遺失、損壞、提前報(bào)廢、正常報(bào)廢等情況,領(lǐng)用人應(yīng)及時(shí)上報(bào)歸口管理部門(人員,查明原因后,并由歸口管理部門(或人員出具情況說(shuō)明或處理意見(jiàn),報(bào)公司/中心主管審批簽字后,歸口管理部門(或人員方能進(jìn)行相應(yīng)處理。5.4.5.6. 辦公物品與固定資產(chǎn)一樣,必須愛(ài)惜使用,妥善保管。凡遺失、損壞辦公物品應(yīng)予以賠償。除特殊情況酌情賠償外,一般賠償如公式計(jì)算:賠償額=原值*(應(yīng)使用期限已使用期限/應(yīng)使用期限。5.5. 辦公物品的盤存與報(bào)廢5.5.1. 財(cái)務(wù)部組織對(duì)辦公物品實(shí)行每月定期盤查和不定期抽查。按物資盤點(diǎn)流程執(zhí)行,主要檢查辦公物品是否符合管理要求,是否做到賬、卡、物一致,并對(duì)檢查出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行處罰。5.5.2. 大宗辦公物品正常損壞且不能修復(fù)再利用的,但仍有處置殘值的,由歸口管理部門(或人員擬定報(bào)廢清單,報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后,轉(zhuǎn)移到廢品倉(cāng)庫(kù)。5.6. 管理流程 6. 相關(guān)文件物資盤點(diǎn)流程7. 記錄預(yù)留申領(lǐng)單員工物品