淺談如何提高辦公樓物業(yè)管理

1、淺談如何提高辦公樓物業(yè)管理         摘要：物業(yè)是一項專業(yè)性與綜合性都很強的工作，為業(yè)主提供完善的服務，并引導業(yè)主通過更好的使用物業(yè)來充分享受科技進步所帶來的一切文明成果的一種服務。文章針對高層辦公樓物業(yè)管理進行了探討。關鍵詞：辦公樓；物業(yè)管理；服務內容隨著我國房地產業(yè)的飛速發(fā)展與住宅產業(yè)的日趨成熟，物業(yè)社區(qū)老化現(xiàn)象成為行業(yè)內廣泛關注的問題之一，日趨老化的樓盤與新的樓盤形成強烈反差，物業(yè)品質日漸下降，物業(yè)價值也日趨下滑，物業(yè)保值增值成為一個非常緊迫的現(xiàn)實需求。提高服務質量和形象,恪守業(yè)主至上、精益求精、持續(xù)改

2、進服務水平和管理能力,直接展示辦公樓物業(yè)管理“市場化”的魅力;以“ 快捷、方便、安全、舒適、滿意”為目標,直接體現(xiàn)辦公后勤社會化改革所取得的顯著成果 。1 辦公樓物業(yè)管理特點1.1 管理技術密集性隨著現(xiàn)代科學技術的發(fā)展,辦公自動化程度越來越高,辦公樓內配置的各種設備、設施日益先進,不但維修難度增大,而且對管理人員、專業(yè)人員的要求也較一般其它物業(yè)管理人員要高。1.2 政務活動頻繁性辦公樓是政務活動場所,會議多、來訪客人多、聯(lián)系工作的人員多,安全管理及衛(wèi)生服務的任務是一般住宅物業(yè)管理所不能相比的。1.3 管理服務特殊性高層辦公樓的服務涉及到機關、單位領導參加的會議服務、衛(wèi)生保潔、客房等,要按星級飯

3、店標準要求,供電、通訊上一刻不能間斷,節(jié)假日、休息日要正常運轉,這不僅加大了管理服務人員的工作量,而且要求管理服務人員具有較高的服務技能及較強的服務意識和敬業(yè)奉獻精神。2 辦公樓物業(yè)管理服務的內容和任務2.1 辦公樓物業(yè)管理服務的內容(1)常規(guī)性服務:是指管理中的基本管理內容,是辦公樓物業(yè)管理面向業(yè)主單位提供的最基本的管理與服務,和普通的物業(yè)管理內容相差不大,目的是確保物業(yè)的完好與正常使用, 保證正常的工作生活秩序和凈化、美化生活工作環(huán)境。(2)專項服務:是物業(yè)管理企業(yè)為改善和提高業(yè)主、使用人的工作和生活條件,提供滿足部分業(yè)主單位特殊需要的各項服務。通常是業(yè)主單位需要某項服務時,可向物業(yè)管理企

4、業(yè)提出需求,雙方按服務內容協(xié)商服務質量和收費標準。(3)特約服務:是專項服務的補充和完善,通常指在物業(yè)管理委托合同未要求、物業(yè)管理在專項服務中也未設立,而物業(yè)使用人又提出該方面的需求,物業(yè)管理企業(yè)應在可能的情況下將此項特約服務納入專項服務,量滿足其需求,提供特約服務。2.2 辦公樓物業(yè)管理服務的任務(1)房屋的維修與管理:辦公樓交付使用后,由于受自然因素、使用因素、生物因素、地理因素、災害因素的相互交叉影響,房屋會逐漸陳舊、破損,使用價值也會逐步降低。為了延緩這個過程,就需要經常對辦公用房進行維護、保養(yǎng)和修繕,以保持辦公房原有的使用功能, 防止、減少和控制其破損,使物業(yè)管理達到保值、增值的目的

5、,這是辦公樓管理最常見的工作內容之一。(2)設施設備的管理:即以一定的科學管理程序和制度,按照一定的技術管理要求,對各種設備的日常運行和維修進行有效的管理,主要包括高低壓配電供應、給排水、空調、消防、電信通訊、衛(wèi)視、圖像監(jiān)控、紅外線報警,綜合布線及電梯等的管理。(3)清潔衛(wèi)生管理:主要是公共部位衛(wèi)生保潔,領導辦公室、休息室、會議室、接待室、閱覽室、健身房、活動室等的清潔等服務,為機關辦公提供清潔的環(huán)境。(4)治安保衛(wèi)及消防管理:主要是門衛(wèi)傳達、安全監(jiān)控及停車場的管理。這項工作在物業(yè)管理中占有重要的地位,管理難度大,服務性也強。(5)內部會議、來客接待等的特殊服務管理:主要是為會議及與會者在會前

6、、會中提供服務,包括會場布置、會場服務、花卉擺放、音響操作等。通過接待服務,展現(xiàn)物業(yè)管理企業(yè)服務人員的風貌。3 辦公樓物業(yè)管理注意事項         3.1 加強與業(yè)主的溝通(1)主動與業(yè)主單位后督部門的溝通,聽取業(yè)主單位后督部門意見,增進彼此間的了解,敞開心扉,以誠相待,取得業(yè)主單位的支持、配合,指導管理服務工作,從而達到改進思路, 設身處地為業(yè)主單位著想,提高服務和管理水平,創(chuàng)建和諧的管理環(huán)境的目的。(2)要求管理人員短期內熟悉業(yè)主單位的全部工作人員,掌握相關的知識和技巧,及時傳送信息,及時向相關部門反映發(fā)現(xiàn)

7、的問題,檢查落實、回訪問題的處理,為業(yè)主單位和其它使用人提供可能而又實實在在的服務,時時處處為樓內工作人員提供方便,為業(yè)主單位排憂解難,用自己的實際行動來宣傳和體現(xiàn)物業(yè)公司的管理理念和管理目標。(3)安保人員必須熟悉辦公樓的環(huán)境、全部工作人員,了解重要會議活動的安排,規(guī)范地做好禮儀接待,指揮好車輛停放,檢查巡查治安和消防安全,發(fā)現(xiàn)不安全因素,及時排除、匯報, 確保辦公樓的安全。3.2 注重人員素質(1)人員審查關。目前物業(yè)管理企業(yè)在用人上一般都采用的是合同工、臨時工、外包工相結合的彈性用工制度,而且合同工、臨時工的比例較大。這部分人主要安排在車輛駕駛、廚師、水電維修、衛(wèi)生保潔及安全保衛(wèi)等崗位上

8、,直接為領導服務、為機關服務、為基層服務。(2)素質教育關。主要是以職業(yè)道德教育為重點,要抓好社會公德、家庭美德、職業(yè)道德的“三德”教育。以增強服務意識、責任意識,樹立責任重于泰山的主人翁思想,使其自覺做好服務工作,即使是在無人監(jiān)督的情況下,也能自覺按照規(guī)程操作, 規(guī)范服務。(3)跟蹤監(jiān)督關。對招聘的所有工作人員,對其工作、思想要跟蹤考察,及時發(fā)現(xiàn)問題,該辭退的辭退,該調整的調整,不姑息遷就,不能等出了問題再作處理。3.3 強化服務技能(1)業(yè)務技術水平的高低,直接關系到服務的質量,關系到服務中心的工作效率?，F(xiàn)代辦公樓一般都是智能型的,設施設備自動化程度高,技術含量也高。實踐證明,高層辦公樓物

9、業(yè)管理運作過程中涉及的知識面很寬,對技術要求也高。不能光憑良好的愿望,還要有真本領。因此,應注意通過不同形式培訓提高在職服務人員的業(yè)務技能,一是根據(jù)專業(yè)特點和社會辦班的實際情況,按照行業(yè)規(guī)定,組織技術人員參加專業(yè)對口的短期培訓,并取得上崗證書,掌握實際操作技能。(2)開展崗位練兵。提倡在崗自學,同時有選擇地進行專題講解,請專業(yè)人員現(xiàn)場講授專業(yè)知識及操作方法,根據(jù)講課內容,組織崗位練兵活動。(3)借助設備廠家的技術優(yōu)勢。為了提高設施設備的維護質量,一般情況下設備使用單位都會與專業(yè)廠家簽訂重要設備的維護合同,按規(guī)定廠家會定期派人上門維修保養(yǎng),應借此機會,組織本單位維修人員跟班作業(yè),向廠家來人學習,

10、同時還要有針對性地請他們現(xiàn)場教學, 進一步提高在職人員的技術水平。3.4 堅持維護質量(1)主動安排預防性維修:對于大型、關鍵性的設備,如變壓器、配電柜、空調、電梯、自動監(jiān)控、衛(wèi)視通訊、消防報警等,不能等出了故障再處理,一般都應及早制定計劃, 進行預防性維修。有些還要與專業(yè)廠家協(xié)作,走物業(yè)管理專業(yè)化、社會化的路子, 高設施、設備運行的安全系數(shù),打好主動仗。(2)及時完成日常性急修搶修:對突發(fā)故障,組織人員盡快搶修,做到隨叫隨到隨報隨修, 分秒必爭,不影響使用,讓大家滿意。為此應加強工作人員通訊聯(lián)系,要求維護人員準備好必備的工具及配件、材料,不能因待料貽誤搶修時機。(3)進行改善性維修。有些設施由于設計上的缺陷或由于人員辦公情況的變化,給機關辦公帶來不便,需要作某些改進性的處理。對此,應本著既要量力而行,又要滿足業(yè)主單位的需要的精神盡力做好。如因經費上的原因,也要主動向業(yè)主單位說明情況,爭取理解和支持,使物業(yè)更好地發(fā)揮其使用價值。3.5 規(guī)范內部管理