小型企事業(yè)單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

1、小型企事業(yè)單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)趙慶明臨沂市環(huán)衛(wèi)處（276000）E-mail ：摘 要：本文從小型企事業(yè)單位的實(shí)際情況出發(fā)，在用戶需求分析的基礎(chǔ)上，提出小型企事業(yè)單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的基本目標(biāo)，并闡述系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能設(shè)計(jì)，給出一個(gè)結(jié)合C/S和Web 技術(shù)的小型企事業(yè)單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)例；對(duì)小型企事業(yè)單位建設(shè)辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)具有參考價(jià)值。關(guān)鍵詞：企事業(yè)單位 ，辦公自動(dòng)化，Web ，C/S技術(shù)1. 引言隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，Internet/Intranet應(yīng)用在全球范圍內(nèi)日益普及，當(dāng)今社會(huì)正快速向信息化社會(huì)前進(jìn)，信息系統(tǒng)的作用也越來越大。各級(jí)政府、大公司和大企業(yè)憑著雄厚

2、的資金和人才優(yōu)勢(shì)，加快了信息化的步伐，建立了高質(zhì)量、高效率的辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)，從而提高了效率，增強(qiáng)了競(jìng)爭(zhēng)力。與此同時(shí)，越來越多的小型企事業(yè)單位為了適應(yīng)信息革命的要求，提高自身的競(jìng)爭(zhēng)力，正打算或正在建立符合企事業(yè)特色的辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)。但是，這些小型企事業(yè)單位由于自身信息化基礎(chǔ)比較薄弱，計(jì)算機(jī)軟、硬件配置較差，而且員工的素質(zhì)也參差不齊，同時(shí)，其經(jīng)濟(jì)實(shí)力并不雄厚，不可能像政府或大公司、大企業(yè)那樣進(jìn)行大量投資建設(shè)信息系統(tǒng)。那么，小型企事業(yè)單位應(yīng)如何建設(shè)辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)？本文以采用一種結(jié)合C/S和Web 的方式開發(fā)的小型企事業(yè)單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為例討論辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。2. 用戶需求分

3、析辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建立，需要進(jìn)行用戶需求調(diào)查與分析，以確定系統(tǒng)目標(biāo)，這是系統(tǒng)建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。1小型企事業(yè)單位需要規(guī)模相對(duì)較小，但其在功能上對(duì)系統(tǒng)的需求卻是全面的。大體可分為：一方面是通過收發(fā)電子郵件為主的方式，與其它員工交流各種信息，基于工作流的方式實(shí)現(xiàn)諸如請(qǐng)假申請(qǐng)、物品申領(lǐng)審批過程；員工管理個(gè)人日程安排，各種圖書資料的查閱等日常辦公功能。另一方面則是面向單位辦公業(yè)務(wù)方面的業(yè)務(wù)管理功能。即完全采用計(jì)算機(jī)技術(shù)處理辦公業(yè)務(wù)，使企業(yè)內(nèi)部人員能夠方便快捷地共享信息、交流信息，高效地協(xié)同工作，既兼顧個(gè)人辦公效率的提高，又可以實(shí)現(xiàn)群體協(xié)同工作。在軟、硬件方面對(duì)系統(tǒng)的需求，由于小型企事業(yè)單位信息化水平比較低

4、，軟硬件配置較差；而且資金實(shí)力并不雄厚。所以其對(duì)硬件的配置要求是盡可能的低，對(duì)軟件配置的要求則是系統(tǒng)最好是基于日常辦公軟件如OFFICE 系列上的應(yīng)用系統(tǒng)，這樣既不用花大量資金添置軟件，員工又較容易學(xué)會(huì)使用應(yīng)用系統(tǒng)。在開發(fā)方式上對(duì)系統(tǒng)的需求，由于小型企事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)實(shí)力有限，應(yīng)著重考慮投入/產(chǎn)出比問題。一般商業(yè)軟件是無法滿足上面的要求，而從基礎(chǔ)語言開始開發(fā)成本高、周期長(zhǎng)，更不現(xiàn)實(shí)；因此利用現(xiàn)有軟件進(jìn)行改進(jìn)，即二次開發(fā)，通過對(duì)幾個(gè)商業(yè)化軟件功能進(jìn)行修改、增刪和開發(fā)來實(shí)現(xiàn)小型企事業(yè)單位建立具有自身個(gè)性的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。即通過系統(tǒng)集成的方法來將各個(gè)功能集成為一個(gè)整體發(fā)揮作用。即通過兩次開發(fā)的方式來實(shí)

5、現(xiàn)降低成本、節(jié)約開支、提高效率。3. 系統(tǒng)設(shè)計(jì)3.1系統(tǒng)基本目標(biāo)3.1.1實(shí)現(xiàn)辦公規(guī)范化和制度化絕大多數(shù)小型企事業(yè)單位由于辦公自動(dòng)化起步較慢，大多數(shù)還停留在使用沒有聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)和MS Office系列應(yīng)用軟件來提高個(gè)人辦公效率，沒有從根本上改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，辦公方式遠(yuǎn)沒有實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和制度化。因此，小型企事業(yè)單位建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)就是要使辦公方式規(guī)范化和制度化。即企業(yè)辦公基于工作流，完全采用計(jì)算機(jī)技術(shù)處理辦公業(yè)務(wù)，使企業(yè)內(nèi)部人員能夠方便快捷地共享、交流信息，高效地協(xié)同工作，既兼顧個(gè)人辦公效率的提高，又可以實(shí)現(xiàn)群體協(xié)同工作；同時(shí)又能實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理

6、和決策提供科學(xué)的依據(jù)；從而提高效率，增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，使企業(yè)能夠在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取勝、不斷發(fā)展壯大。33.1.2管理多種數(shù)據(jù)類型小型企事業(yè)單位規(guī)模較小，但其辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)所包括的范圍應(yīng)該是整個(gè)日常辦公和部分企事業(yè)業(yè)務(wù)。因此，其數(shù)據(jù)量相對(duì)大企業(yè)、大公司雖然比較少，但是其數(shù)據(jù)類型并不會(huì)比大企業(yè)、大公司少，不僅包括日常辦公所產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)，還要包括業(yè)務(wù)辦公所產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)，有些小型企事業(yè)單位業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)涉及大量的圖形數(shù)據(jù)；這些數(shù)據(jù)既有規(guī)范的、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)又有不規(guī)范的、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，小型企事業(yè)單位辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)就是要科學(xué)地管理這些各種類型的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)各種數(shù)據(jù)的" 無縫" 聯(lián)接，

7、保障數(shù)據(jù)的一致性和安全性。3.1.3系統(tǒng)設(shè)計(jì)的先進(jìn)性辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)在開發(fā)出來時(shí)在技術(shù)上應(yīng)具有一定的先進(jìn)性，代表當(dāng)時(shí)辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)的先進(jìn)水平，這樣才能使系統(tǒng)在建成后一段時(shí)間內(nèi)，不會(huì)因技術(shù)的落后而需要大規(guī)模的調(diào)整，并且能夠跟隨著逐步的升級(jí)而保持整個(gè)系統(tǒng)的先進(jìn)性。同時(shí)要求系統(tǒng)對(duì)計(jì)算機(jī)硬件要求不能太高，運(yùn)行速度要快。因?yàn)樾⌒推笫聵I(yè)單位從經(jīng)濟(jì)實(shí)力上無法大量投資去購(gòu)置高檔硬件、軟件，短時(shí)間內(nèi)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行全面升級(jí)；另外，大多數(shù)小型企事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)規(guī)模經(jīng)常變化、人員經(jīng)常流動(dòng)。系統(tǒng)應(yīng)能夠適應(yīng)企業(yè)的不斷變化，應(yīng)具有可擴(kuò)展性、易升級(jí)性和開放性。3.2系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開發(fā)中，基于Web 技術(shù)的開發(fā)方式正

8、以其特有的跨平臺(tái)、統(tǒng)一美觀的界面、簡(jiǎn)單的操作、開發(fā)的系統(tǒng)容易升級(jí)、系統(tǒng)開發(fā)時(shí)間較短，成本較低越來越受到歡迎，但是這種系統(tǒng)具有傳輸速度較慢，不利于大數(shù)據(jù)量的傳輸?shù)娜秉c(diǎn)。而這正是基于C/S結(jié)構(gòu)的開發(fā)方式的優(yōu)點(diǎn)所在。2(如圖形數(shù)據(jù) 傳輸。服務(wù)器以Windows NT 為操作系統(tǒng)，Oracle 、SQL Server 或MS Access為數(shù)據(jù)庫(kù)，Exchange 作為郵件存儲(chǔ)提供者、通信錄提供者和傳輸提供者，IIS 實(shí)現(xiàn)Web 發(fā)布?？蛻舳艘訵indows98/95為平臺(tái)，用Outlook 進(jìn)行郵件接受、發(fā)送以及它的瀏覽窗口進(jìn)行網(wǎng)頁(yè)瀏覽，MS Project進(jìn)行項(xiàng)目規(guī)劃，Word 進(jìn)行文檔編輯，Au

9、to CAD進(jìn)行地圖編輯瀏覽。首先，確定以Exchange 為基礎(chǔ)建立C/S結(jié)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)，并輔以IIS ?？蛻魴C(jī)上采用Outlook 為基礎(chǔ)平臺(tái)軟件，由于它本身既是Exchange 客戶程序又具有網(wǎng)頁(yè)瀏覽窗口實(shí)現(xiàn)了二者的無縫聯(lián)接。然后在Outlook 基礎(chǔ)上對(duì)其它程序進(jìn)行控制，并構(gòu)造各程序數(shù)據(jù)的流通橋梁；最后各部分?jǐn)?shù)據(jù)盡量存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中，用數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)各種類型數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步集成。通過VBA6利用OLE 、API 等技術(shù)對(duì)客戶端多個(gè)應(yīng)用程序進(jìn)行集成形成自己的系統(tǒng)； Outlook 通過瀏覽窗口訪問Web Server并通過它訪問數(shù)據(jù)庫(kù)；Outlook 通過Exchange Server進(jìn)行郵件發(fā)送和接收

10、；Word 訪問數(shù)據(jù)庫(kù)中的文檔；MS Project通過數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)資源數(shù)據(jù)共享；Auto CAD訪問共享圖形數(shù)據(jù)。3.3系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)小型企事業(yè)單位雖然員工較少、規(guī)模較小，其辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能也有其自身的特色，不僅包括企事業(yè)日常辦公的常用功能，還包括日常辦公中的許多小功能；同時(shí)還包括部分業(yè)務(wù)辦公功能。本實(shí)例在充分進(jìn)行用戶需求分析的基礎(chǔ)上把系統(tǒng)劃分為八個(gè)子系統(tǒng)：日常管理分行政管理、人事管理、工作管理、文檔圖書管理、公告板和電子郵件，業(yè)務(wù)事務(wù)則為項(xiàng)目管理，另外還包括系統(tǒng)維護(hù)。3行政管理功能。單位行政方面的各種功能，包括考勤管理、會(huì)議管理、用餐管理、傳真管理、復(fù)印管理，用車管理等。人事管理功能。單位

11、人事方面的各種功能，包括員工調(diào)動(dòng)管理、晉升管理、培訓(xùn)管理，客戶信息管理等。文檔管理功能。包括各種檔案管理、各種業(yè)務(wù)信息管理和圖書管理等。工作管理功能。包括員工個(gè)人日志、個(gè)人工作報(bào)表和員工考核等 。電子郵箱功能。包括收發(fā)企業(yè)內(nèi)部電子郵件等。公告板功能。 單位內(nèi)部的論壇和通知等。項(xiàng)目管理功能。與單位業(yè)務(wù)相關(guān)的功能。包括項(xiàng)目小組成員選擇，項(xiàng)目情況查詢和項(xiàng)目成果監(jiān)控等。系統(tǒng)維護(hù)功能。 包括用戶基本信息維護(hù)、權(quán)限管理和重要數(shù)據(jù)的安全性的維護(hù)。由于本系統(tǒng)是采用Web 和C/S相結(jié)合方式開發(fā)的。因此在功能模塊的使用上則相對(duì)較靈活，可以針對(duì)員工的不同職位及員工所從事的不同業(yè)務(wù)提供不同的功能。例如：用餐管理功能

12、則只提供給行政科；客戶信息管理功能則只提供給人事科；而項(xiàng)目管理功能則提供給經(jīng)常參與項(xiàng)目運(yùn)作的項(xiàng)目小組成員，而行政科和人事科則不提供此功能。采用這種方式提供功能既方便員工使用本應(yīng)用系統(tǒng)又有利于系統(tǒng)的安全性，保證員工不能越權(quán)操作。正好適應(yīng)了小型企事業(yè)單位員工流動(dòng)性大、員工的職位變化快的特點(diǎn)。本系統(tǒng)在許多中小型企事業(yè)單位運(yùn)行良好，使單位的運(yùn)作完全規(guī)范化和制度化。簡(jiǎn)潔明了的登錄界面增強(qiáng)了系統(tǒng)的安全性；特別是行政管理子系統(tǒng)中的用餐管理、考勤管理和用車管理等功能大大提高了工作效率；工作管理子系統(tǒng)的個(gè)人日志、工作報(bào)表和員工考核功能既有利于員工提高工作效率，又有利于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工進(jìn)行全面而準(zhǔn)確的考核；項(xiàng)目管理子系

13、統(tǒng)則對(duì)企業(yè)核心業(yè)務(wù)是以項(xiàng)目以單位的地產(chǎn)策劃進(jìn)行了規(guī)范化管理；而特色功能內(nèi)部電子郵件功能和公告板功能增進(jìn)了員工之間的交流與合作，活躍了企業(yè)的文化氛圍。4. 結(jié)束語本文通過一個(gè)采用Web 技術(shù)和C/S結(jié)合方式開發(fā)的小型企事業(yè)單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)例分析了小型企事業(yè)單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。采用這種方式既發(fā)揮了Web 技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，使信息流轉(zhuǎn)、信息發(fā)布、查詢和維護(hù)更加方便；系統(tǒng)的功能擴(kuò)展和規(guī)模擴(kuò)展更加便利；系統(tǒng)開發(fā)速度更快、開發(fā)成本更低；又發(fā)揮了C S 結(jié)構(gòu)有利于大數(shù)據(jù)量（如圖形數(shù)據(jù)）的傳輸?shù)膬?yōu)點(diǎn)。3這種開發(fā)方式更加貼近小型企事業(yè)單位的實(shí)際需求，也符合小型企事業(yè)單位的實(shí)際情況。既滿足小型企事業(yè)單位

14、對(duì)日常辦公的需要，又滿足其對(duì)業(yè)務(wù)辦公的部分需求。另外，采用這種開發(fā)方式充分考慮了投入產(chǎn)出比，節(jié)約了成本。而且，采用這種開發(fā)方式開發(fā)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具有良好的擴(kuò)充升級(jí)功能，能夠適應(yīng)企業(yè)未來發(fā)展的需要。參考文獻(xiàn)1鄺孔武、王曉敏，信息系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì), 北京：清華大學(xué)出版社，1999.2王俊、鄭笛，軟件設(shè)計(jì)師應(yīng)試教程，人民郵電出版社，2005.6。3李長(zhǎng)樹，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方法與實(shí)施策略，計(jì)算機(jī)應(yīng)用研究會(huì)，2000。Small enterprises and institutions in the design andrealization of office automation systems

15、Zhao QingmingEnvironmental Protection Agency of Lin Yi, Shandong, China（276000）AbstractThe small units from the actual conditions in the user needs analysis basis, small units of the fundamental objectives of office automation systems, and a description of the structure of the system design and functional design, and provides an integrat