材料設備采購管理辦法最終

1、材料設備采購管理辦法1目的通過規(guī)范材料設備采購程序，形成各部門和環(huán)節(jié)的有效制衡和協(xié) 作，以保證采購活動滿足數(shù)量、質量、成本、交貨期和服務方面的要求。2. 適用范圍公司確定自行采購的材料設備。凡是金額達到招標條件的材料設備采購項目必須嚴格執(zhí)行招標管理 辦法來選擇合格供應商，后續(xù)的管理工作按照本辦法執(zhí)行。3相關文件招標管理辦法經(jīng)濟合同管理辦法財務管理制度公司有關制度4執(zhí)行原則41“檢控并重，以控為主”，控制的關鍵是選擇合格的供應商；42 必須體現(xiàn)公司統(tǒng)一的付款和質量原則；43 體現(xiàn)運作效率與權力制衡5. 職責5.1 經(jīng)營管理部5.1.1 負責收集市場材料設備信息，建立材料設備和供應商信息庫。5.1

2、.2 負責建立供應商檔案和推薦相應合格供應商名冊。5.1.3 參與制定項目總體的材料設備采購計劃。5.1.4 負責組織或編制各類材料設備的采購準備文件（招標或詢價文 件）。5.1.5 負責收集整理市場材料設備價格變化動態(tài)。5.1.6 參與招標活動及材料設備采購合同的談判和擬訂。5.1.7 負責招標后的材料設備采購和零星材料設備的采購工作。5.1.8 參與材料設備的進場以及質量驗證的檢驗、試驗、對外送檢工 作。5.1.9 參與材料設備的移交工作。5.1.10 參與協(xié)調施工過程中與供應商的關系。5.1.11 負責跟蹤記錄材料設備的使用情況。5.1.12 負責收集整理各種質量合格證書和檢驗試驗文件。

3、5.1.13 參與采購設備的竣工報驗。5.1.14 負責協(xié)調和管理材料設備的保修服務工作。5.1.15 參與對供應商進行考核評價。5.2 項目部5.2.1 負責制定項目總體的材料設備采購計劃。5.2.2 負責提出需用材料設備的技術標準與質量等級，推薦相應的材 料設備供應商。5.2.3 參與編制相關的采購準備文件或材料設備采購招標活動。5.2.4 負責組織材料設備的進場以及質量驗證的檢驗、試驗、對外送 檢工作。5.2.5 負責組織材料設備的移交以及監(jiān)督材料設備的保管、 標識工作5.2.6 負責組織和協(xié)調設備安裝施工以及與供應商的關系。5.2.7 負責反饋材料設備使用情況和供應商的服務情況。5.2

4、.8 負責匯總材料設備價款，及時調整工程總造價。5.2.9 負責組織設備的竣工報驗。5.3 財務部5.3.1 參與對供應商的銀行信用及財務狀況調查。5.3.2 參與制訂合同的付款條款。5.3.3 匯總制訂材料設備資金需用計劃。5.3.4 負責對供應商進行材料設備價款支付。5.4 總工辦5.4.1 負責制訂和完善材料設備采購管理制度和流程。5.4.2 負責審定項目總體的材料設備采購計劃和采購方式。5.4.3 負責審核材料設備采購的計劃估價與實際采購價成本。5.4.4 負責審核各類材料設備的采購準備文件。5.4.5 負責組織材料設備的招標采購工作。5.4.6 負責材料設備采購合同的談判與簽訂。5.

5、4.7 負責審定投標入圍的材料設備供應商。5.4.8 負責對供應商進行評審、考核評價。5.4.9 負責處理材料設備進場和施工過程中的重大事件。5.4.10 負責審查材料設備履約完成證明，對材料設備價款支付出具意 見。6工作程序6.1 材料設備采購計劃6.1.1 根據(jù)材料設備對工程質量和成本的影響程度，將項目物資分成A、B、C三類。量大且對工程質量和成本影響大的物資為A類；量大但對工程質量和成本影響一般的為 B類；量小且對工程質量和成本影響細微的 為C類。公司應重點控制 A類材料設備，具體參見材料設備分類表 （附 件 1）。6.1.2 公司根據(jù)材料設備重要性分類，由總工辦、采購部與項目部會 商列

6、明清單，明確該項目由公司自行采購的材料設備，上報主管領導審批 后，作為項目的采購范圍。6.1.3 經(jīng)營管理部負責組織相關部門制訂項目的材料設備總體采購 計劃（附件 15），報總師辦和公司領導審批。6.1.4 項目部根據(jù)工程進度和現(xiàn)場施工需要，預先提出材料設備需用計劃（附件 2），報送總工辦和公司領導審核通過后，由經(jīng)營管理部正 式啟動采購程序。6.2 選擇合格的供應商6.2.1 收集產(chǎn)品和供應商的資料和信息6.2.1.1 采購部負責收集各類材料設備的市場信息，要針對計劃采購 的材料設備建立專項數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫中每項必須收集不少于 3 家供應商以 上的產(chǎn)品信息。6.2.1.2 經(jīng)營管理部負責向各類材

7、料設備廠家詢價， 索取產(chǎn)品說明書、 樣本等資料和信息，并進行分項編目、登記、保管，以備查用。6.2.1.3 經(jīng)營管理部負責了解市場上新產(chǎn)品、新材料的情況，定期上交專項分析報告。6.2.1.4 經(jīng)營管理部負責了解政府對材料設備使用的政策、法規(guī)。6.2.2 制作采購準備文件6.2.1.2 由經(jīng)營管理部組織制作 材料設備采購清單 （附件 3），明確 采購的詳細需求作為采購實施的依據(jù)。6.2.1.4 總工辦負責提供材料設備計劃采購估價成本。6.2.1.5 項目部負責提出材料設備的進場時間要求、相關圖紙、設備 型號、性能要求、技術參數(shù)、品種、加工要求、數(shù)量、交貨期、驗收標準、 現(xiàn)場安裝要求、質量保修條件

8、等，并負責與監(jiān)理公司溝通，確認采購的相 關需求。6.2.1.3 采購準備文件還包括依據(jù)性的采購文件，由采購部負責歸檔 管理相關材料設備的國家標準和部頒標準， 作為材料設備進場檢驗的依據(jù)。6.2.3 供應商資格預審6.2.3.1 材料設備的供應商應遞交各類證明文件包括：企業(yè)介紹、企 業(yè)的資質證明資料（營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、資質證書等） 、產(chǎn)品的質量證 明資料（合格證、準用證或備案目錄、監(jiān)測報告等） 、進口物資的相關證明 （進出口許可證、商檢證明等） 、獲獎證書、相關使用業(yè)績證明等，并對其 資格進行評審。6.2.3.2 采購部填寫 供應商資格評審表 （附件 4），上報總工辦審批 后確定入圍的供應商

9、，入圍的供應商不得少于 3 家。6.2.4 供應商評價6.2.4.1 針對不同的材料設備特點采取不同的評價方式。a. 對能提供標準產(chǎn)品的， 進行樣品檢測，檢測結果作為評價依據(jù)。b. 對不能提供樣品的， 進行廠家或其承包項目的考察， 考察結果 作為評價的依據(jù)。6.2.4.2 樣品檢測和評價a. 經(jīng)營管理部要求各供應商， 按要求數(shù)量送樣， 并附鑒定書或檢 測報告；b. 項目部收到樣品后， 立即填寫委托單， 將樣品送到經(jīng)過認證的 專業(yè)檢測機構檢測。c. 項目部負責取得檢測報告， 并按檢測結果對產(chǎn)品進行質量性能 評價。d. 樣品確認時，應邀請采購部和監(jiān)理公司參與，并進行封樣。6.2.4.3 對廠家或其

10、承包的項目考察a. 項目部組織工程部及其他專業(yè)人員對廠家或其承包項目進行考 察，必要時應邀請總工辦參與。b. 如樣品檢測合格后，認為有必要對其生產(chǎn)能力和質量保證能力進 行進一步的了解，也可以組織考察。c. 經(jīng)營管理部提交考察報告，報告的內容應包括：企業(yè)規(guī)模、生產(chǎn)能力和裝備、領導質量意識、員工素質、質量管理體系建設、售后服務、 設計研發(fā)能力、顧客滿意度反饋等。625報價和審價a. 當供應商樣品符合要求或考察合格后，則可通知各供應商報 價；b. 總工辦負責具體的談判，談判價格必須經(jīng)過公司領導審核。選定供應商a. 經(jīng)營管理部負責向主管領導提交材料設備檢測報告或考察報告。b. 經(jīng)營管理部向總師辦提交供

11、應商報價審核表（附件5）。c. 采購金額在 萬元以下的，由總師辦選定供應商；采購金額在萬元以上的，由總工辦提出選擇建議，上報公司領導審批確定d. 經(jīng)營管理部負責將選擇結果通知供應商，同時要求中選的供應商 前來辦理有關合同事宜。6.3合同談判與簽訂具體的執(zhí)行程序和規(guī)定見合同管理辦法。6.4材料設備進場檢驗編制進貨檢驗計劃641.1項目部的工程師在統(tǒng)一組織下，對材料設備進場檢驗進行全面策劃，編制材料設備進場檢驗計劃（附件14），明確檢驗地點、檢驗 的方式、檢驗記錄方式、抽樣方式和比例、檢驗量具和儀器、檢驗記錄表 格等，為材料設備進場檢驗作好準備工作。6.4.1.2 經(jīng)營管理部將材料設備的進場時間及

12、安排，至少提前5 天通知項目部，要求總包和監(jiān)理單位作好相應的準備。6.4.2 檢驗地點6.4.2.1 進場檢驗一般在施工現(xiàn)場進行。由于材料設備檢驗合格后都 要移交使用單位，應將進貨檢驗地點設在相應的指定地點；對體積特別大 的采購材料設備，也可以送到施工現(xiàn)場的工作地，在工作地進行材料設備 質量檢驗。6.4.2.2 當加工復雜、現(xiàn)場安裝要求特殊的材料設備，則可由經(jīng)營管 理部或項目部派出專業(yè)工程師駐在供應商生產(chǎn)現(xiàn)場進行過程檢驗和出廠檢 驗。6.4.2.3 要進行報關商檢的進口材料設備，經(jīng)營管理部的相關人員應 到海關進行檢驗。6.4.3 檢驗方式6.4.3.1 由經(jīng)營管理部組織項目部、總包和監(jiān)理單位、

13、供應商幾家聯(lián) 合驗收驗證， 填寫相關的表格和簽字確認， 填寫 材料設備檢驗認定記錄 （附件 9），只有各家單位通過沒有異議并簽字認可，才能算通過了檢驗程序。6.4.3.2 對重要的材料設備要現(xiàn)場錄像或照相，作為將來備查的依據(jù)。6.4.4 檢驗和試驗的標準和范圍檢驗和試驗的內容、方法和質量標準，執(zhí)行建筑安裝工程質量檢驗 評定標準 及國家有關建筑施工規(guī)范， 物資試驗的資料管理執(zhí)行浙江省 筑安裝工程資料管理規(guī)程的有關規(guī)定。6.4.5 檢驗和試驗的執(zhí)行6.4.5.1 在進貨檢驗中，項目部專業(yè)工程師應根據(jù)外購材料設備質量 重要度分級和供應商質量保證能力評級，可適當?shù)卣{整檢驗材料設備的數(shù) 量和檢驗材料設備

14、質量特性的重點。6.4.5.2 物資檢驗首先要對材料設備質量證明文件進行檢驗，確保證 明符合合同和國家有關規(guī)范的要求；6.4.5.3 按照采購合同（或采購計劃）對物資的名稱、型號、規(guī)格、 產(chǎn)地、材質、數(shù)量進行核對。6.4.5.4 對規(guī)定必須經(jīng)過檢測試驗的材料設備，由專業(yè)工程師進行抽 樣，委托經(jīng)過認證的檢測中心進行檢測和試驗。6.4.5.5 經(jīng)營管理部負責收集、整理材質證明及相關證明資料。不合格材料設備的處理6.4.6.1 報廢當材料設備不合格，專業(yè)工程師則通知供應商報廢。為防止供應商將這類不合格品混入合格品以后再交貨，工程部應扣留這類不合格品，或在 不合格品上作出破壞性標志后再交供應商運回。6

15、.4.6.2 返工a. 當材料設備不合格時，經(jīng)營管理部與供應商談判后，辦理退貨手 續(xù)，供應商將材料設備運回進行檢驗篩選或返工，將篩選出的合格品或 返工后的合格品再送檢。b. 絕對不允許供應商對退回不合格材料設備，不作任何處理，就又 送檢“闖關”。當遇到有這樣做的供應商時，一旦查實，經(jīng)營管理部應 取消其供應商資格，最低須給予“黃牌”警告和經(jīng)濟扣罰。6.4.6.3 回用材料設備的不合格特性不會給成品質量帶來影響時，公司可以作讓步處理。回用有兩種處理方法，一種是不降價回用；一種是降價回用。決定是否回用由項目部出具意見，決定是否降價由采購部出具意見，最終報總 工辦和公司領導審批通過后執(zhí)行。6.4.6.

16、4 上述幾種處理不合格品的處理過程填寫不合格材料設備記 錄表（附件 11），并將供應商的不合格行為，記入供應商履約考核表 （附件 12）。6.5 材料設備的使用、標識6.5.1 材料設備進場檢驗合格后，交由使用單位進行材料設備的現(xiàn)場管理，項目部監(jiān)督其保管、安裝、使用管理等工作。6.5.2 項目部負責監(jiān)督使用單位作好材料設備的標識。a. 物資的標識方式為標記、記錄。b. 物資標記的內容應包括產(chǎn)品名稱、 型號、規(guī)格、 供貨廠商或產(chǎn)地、 數(shù)量、批次或出產(chǎn)日期、檢驗狀態(tài)、標識人及日期。c. 物資記錄標識用材料設備移交單、試驗報告等作為記錄載體，標 識的內容應明確該物資所安裝或使用的分部分項工程，該記錄

17、應予以保 存。d. 當工程質量出現(xiàn)問題時， 可根據(jù)發(fā)生問題的工程部位、 施工日期、 使用材料，按物資的質量記錄、標識及移交憑證追溯；6.5.3 經(jīng)營管理部負責跟蹤記錄材料設備的現(xiàn)場使用情況。6.6 供應商的考核與評價6.6.1 經(jīng)營管理部負責對供應商進行考核與評價，項目部負責反饋有 關供應商的施工配合、產(chǎn)品使用質量等情況。6.6.2 經(jīng)營管理部針對各家供應商建立供應商檔案 。6.6.2.1 供應商檔案包括：供應商基本情況和供應商履約考核表 兩大部分。6.6.2.2 供應商基本概況，包括供應商及其產(chǎn)品的介紹、產(chǎn)品樣本； 資格預審的調查資料；樣品檢測報告；廠家及其項目的調查報告，選定供應商的批準文

18、件等。 對這部分資料應編目編號， 可放在一個檔案袋內備查。6.6.2.3 供應商履約考核表 ，記錄每次材料設備進場的日期、交貨 數(shù)量、質量合格率、拒收或接收的處理結果；現(xiàn)場施工配合情況、服務質 量及發(fā)生的重大事項。6.6.2.4 在供應商完成合同以后一個月內，經(jīng)營管理部完成對供應商 的考核，如果供應商出現(xiàn)重大質量問題、進場時間嚴重滯后影響施工進度 等重大事故，作為供應商考核的否決性指標。6.6.2.5 考核完畢后將考核結果上報主管領導審批。6.6.2.6 凡是考核不合格的供應商，在公司以后的采購項目中永不錄 用。6.6.2.7 考核合格的供應商進入合格供應商名冊 （附件 13），合格 供應商在

19、公司其他項目的采購中可以不再進行資格預審，并在競爭報價一 致的情況下享有優(yōu)先權。6.6.2.8 采購活動結束后，所有采購檔案和過程文件，移交辦公室統(tǒng) 一管理。7. 附則7.1 本辦法由公司總經(jīng)理辦公室組織制訂并負責解釋。7.2 本辦法的修訂權在公司總經(jīng)理辦公室。7.3 本辦法自公司總經(jīng)理辦公室審核通過之日起執(zhí)行采購管理表格清單:編號表格名稱文件編號附件1材料設備分類表CG-SBFL-01附件2材料設備需用計劃CG XYJH 02附件3材料設備采購清單CG CGQD 03附件4供應商資格評審表CG ZGPS 04附件5供應商報價審核表CG BJSH05附件6入圍供應商選定表CG RWXD 06附

20、件7供應商選定審核表CG XDSH 07附件8材料設備進場通知書CG JCSH 08附件9材料設備檢驗認定記錄CG JYRD09附件10材料設備移交單CG CSYJ10附件11不合格材料設備記錄表CG BHGJL 11附件12供應商履約考核表CG LYKH 12附件13合格供應商名冊CG HGMC 13附件14材料設備進場檢驗計劃表CG JYJH14附件15材料設備米購總體計劃表CG CGJH 15附件16供應商考核記錄表CG KHJL 16附件17材料設備外送檢驗記錄表CG WSJY17附件18供應商樣品評價報告CG YPPJ18附件19供應商考察評價報告CG KCPJ19附件20合同資金支付申請表CG ZFSP 20附件1文件編號：CG- CSF 01材料設備分類表A類土建類：批量的鋼筋、型鋼、水泥、木材、商品砼、輕鋼構件、塑鋼或鋁合金 門窗、入戶門、單元門、防火門、防火或防盜卷簾、鋁合金或不銹鋼欄桿、 保溫板、隔墻板、裝飾材料、外墻涂料、機械隔斷等水電設備類：電纜、電纜橋架、插接母線、咼檔燈具、咼檔開關、配電箱、變配電 設備、電梯、鍋爐