企業(yè)行政培訓(xùn)PPT

1、企業(yè)行政概述培訓(xùn)課程斐訊南寧 . 梁羽 . 2015.4目 錄 一、行政工作概述 二、行政工作的兩大核心 三、做好行政工作的核心能力 四、行政人員的核心素養(yǎng)一、行政工作概述 1、廣義的企業(yè)行政 為了企業(yè)的生存與發(fā)展而依靠一定的法律、制度、原則及方法對(duì)企業(yè)進(jìn)行職能性管理的總和。 企業(yè)行政系統(tǒng)，包括上至最高層管理者，涵蓋企業(yè)各個(gè)部門管理人員及專業(yè)行政部門的管理體系。 2、狹義的企業(yè)行政 行政辦公事務(wù)管理及人力資源管理的統(tǒng)稱?，F(xiàn)代企業(yè)中一般稱為辦公室、行政人事部或者單設(shè)行政部、人力資源部。 行政部門具體包括制度制定、執(zhí)行和推動(dòng)；日常辦公事務(wù)管理；辦公物資管理；檔案文書管理；會(huì)務(wù)管理；涉外事務(wù)管理；宿

2、舍、食堂、車輛、安全衛(wèi)生管理等。 二、行政工作的兩大核心后勤保障文書/印信/檔案制度管理會(huì)務(wù)活動(dòng)外聯(lián)預(yù)算決算控制資源調(diào)配1.1“服務(wù)”之后勤職能（1） 后勤滿足日常工作需求，為辦公環(huán)境辦公環(huán)境及各部門物資需物資需求求保駕護(hù)航。（總部行政平臺(tái)后勤保障部、物業(yè)部） 后勤工作模塊主要內(nèi)容： 1、辦公用品管理、辦公用品管理低值易耗品管理，日常工作重點(diǎn)在于確保庫(kù)存，滿足需求；1.1“服務(wù)”之后勤職能（1） 2、物資管理、物資管理辦公家具、設(shè)備管理，包括采購(gòu)、使用、維修維護(hù)；日常工作重點(diǎn)在于物資安全（完整、無(wú)遺失、可查）及設(shè)備故障處理； 3、車輛管理、車輛管理用車調(diào)度、油耗管理、車輛保養(yǎng)維護(hù)、車輛保險(xiǎn)年審

3、；日常工作重點(diǎn)在于保證車輛合理、正常使用，滿足工作用車需求；1.1“服務(wù)”之后勤職能（2） 4、辦公環(huán)境管理、辦公環(huán)境管理環(huán)境綠化美化、環(huán)境保潔； 5、安全消防管理、安全消防管理 6、員工宿舍管理、員工宿舍管理 7、員工食堂管理、員工食堂管理 后勤是行政的最基礎(chǔ)部分，其顯著特征是事務(wù)瑣后勤是行政的最基礎(chǔ)部分，其顯著特征是事務(wù)瑣碎煩雜，幾乎涵蓋日常辦公最基本需求的方方面碎煩雜，幾乎涵蓋日常辦公最基本需求的方方面面，最需要條理及耐心。借助各類表格協(xié)助管理面，最需要條理及耐心。借助各類表格協(xié)助管理是十分有必要的是十分有必要的。1.2“服務(wù)”之文書/印信/檔案職能 行政文書體系管理，包括各類公文的草擬

4、、審核、頒發(fā)流程。文書即包括對(duì)內(nèi)也包括對(duì)外。文書擬寫及使用的規(guī)范及合理，是企業(yè)管理水平及企業(yè)形象的重要體現(xiàn)之一； 行政文書涉及公文的擬寫規(guī)范及語(yǔ)言組織能力，通常設(shè)立專門文秘崗位人員； 印信管理指企業(yè)各類印章及授信文件的管理體系，管控重點(diǎn)在于確保企業(yè)各類授信安全，不被盜用或?yàn)E用；印信的使用通常需經(jīng)過(guò)審核登記。1.2“服務(wù)”之文書/印信/檔案職能 行政檔案管理體系是保證企業(yè)各類重要文件資料得到妥善分類保管的專門體系，企業(yè)關(guān)鍵文件的及時(shí)歸檔及檔案的安全、可查是確保企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)正常開(kāi)展的重要前提。 行政檔案涉及檔案歸檔及檢索的系統(tǒng)管理，需設(shè)置專崗甚至專門部門進(jìn)行管理，防止人員更迭管理不善導(dǎo)致丟失或者損

5、毀（檔案管理專員或者檔案部）； 企業(yè)行政的文書及檔案管理，是行政工作中的專業(yè)工作模塊，有其必須遵循的管理模式。1.3“服務(wù)”之制度管理職能 行政制度職能，是指行政管理部門為規(guī)范公司各方面管理而制定一系列管理規(guī)章、工作流程及工作表格管理規(guī)章、工作流程及工作表格，并監(jiān)督執(zhí)行的工作職能。 這一職能包括2個(gè)部分：制定、監(jiān)督執(zhí)行（重）制定、監(jiān)督執(zhí)行（重） 制度的制訂必須經(jīng)過(guò)充分的調(diào)查了解及溝通過(guò)程，制度配套流程及表格文件必須完善；最后制度必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審核確認(rèn)流程后方能頒布； 制度的制訂和執(zhí)行過(guò)程是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程，并非一朝頒發(fā)就永不變動(dòng)，需要在把握大方向的前提下不斷調(diào)整以適應(yīng)實(shí)用。1.4“服務(wù)”之會(huì)務(wù)活動(dòng)

6、“辦會(huì)”是行政部門重要職能之一，小到日常的工作例會(huì)，大到公司年會(huì)、周年慶、工作表彰會(huì)等等，行政部是主要承辦部門或者主要協(xié)辦部門（業(yè)務(wù)性會(huì)議）；1.4“服務(wù)”之會(huì)務(wù)活動(dòng) 一般性的會(huì)務(wù)活動(dòng)，行政部門的工作主要包括： 1、會(huì)議通知的擬寫和發(fā)放； 2、會(huì)議的組織、記錄及會(huì)議紀(jì)要的整理及下發(fā)； 3、會(huì)議議定事項(xiàng)的跟蹤監(jiān)督及執(zhí)行反饋； 4、會(huì)議文字影音資料的收集、整理。 大型會(huì)務(wù)的組織，需要極強(qiáng)的綜合能力，是最能考驗(yàn)行政管理部門工作能力、策劃水平、工作效率和應(yīng)變能力的專項(xiàng)工作，也是作為優(yōu)秀的行政人員必須具備的綜合能力之一。 除“辦會(huì)”外，主辦( 或協(xié)辦）各類公司內(nèi)部員工活動(dòng)及公司與外單位的聯(lián)誼活動(dòng)，也是行

7、政部與人力資源部門重要工作之一。1.5“服務(wù)”之外聯(lián)（1） “外聯(lián)”職能范圍較廣，即包含對(duì)外的大小來(lái)訪、接待，文書往來(lái)；也包括企業(yè)對(duì)外的宣傳報(bào)道及政府部門事務(wù)、非業(yè)務(wù)類外單位事務(wù)聯(lián)系等等。 從小處說(shuō)，外聯(lián)模塊最為日常的工作是訪客接待及外來(lái)客戶的食宿安排，這涉及到協(xié)議酒店、飯店等等一系列協(xié)議單位的管理； 政府事務(wù)中包含的日常事務(wù)之一是公司各類經(jīng)營(yíng)證照的管理，包括證照的年度報(bào)告、變更辦理等等；如果公司與政府部門往來(lái)密切的，還包括與政府部門的信息收發(fā)與處理等；1.5“服務(wù)”之外聯(lián)（2） 處理外聯(lián)事務(wù)的原則之一，是牢牢記住牢牢記住“公司形公司形象象”四個(gè)字四個(gè)字，永遠(yuǎn)記住你代表的是公司而非個(gè)人，你體現(xiàn)

8、出來(lái)的風(fēng)貌既是公司的形象。因此，在對(duì)外事務(wù)中，務(wù)必保持專業(yè)、規(guī)范的態(tài)度，不可隨意任性。 對(duì)外文書是企業(yè)對(duì)外公布信息的嚴(yán)肅渠道，除得到授權(quán)外必須經(jīng)公司審核簽發(fā)流程，嚴(yán)禁私自、隨意發(fā)送。2 牢固樹(shù)立“成本”意識(shí) 行政部門是一個(gè)“花錢”的部門，與業(yè)務(wù)部門的費(fèi)用支出不同，行政部門的支出不產(chǎn)生任何利潤(rùn)，因此，對(duì)行政工作而言，節(jié)流節(jié)流=效益效益，合理控制辦公成本，是行政工作的要?jiǎng)?wù)。 行政工作人員必須有清晰的成本節(jié)約意識(shí)2.1“成本”之預(yù)算決算 預(yù)算管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的實(shí)用工具，行政部門作為費(fèi)用開(kāi)支的主要部門，通過(guò)合理的預(yù)算，為公司決策提供參考，同時(shí)也為費(fèi)用的控制提供依據(jù) 預(yù)算建立在計(jì)劃之上，因此預(yù)算的前提

9、是做好工作計(jì)劃，根據(jù)年度、半年度或者季度的工作計(jì)劃，執(zhí)行相應(yīng)的預(yù)算。 預(yù)算作為費(fèi)用的參考，必須有費(fèi)用的決算與之對(duì)應(yīng)。通過(guò)決算檢驗(yàn)預(yù)算的準(zhǔn)確度，并且通過(guò)決算，檢查費(fèi)用開(kāi)支的規(guī)律性；通過(guò)決算，發(fā)現(xiàn)費(fèi)用開(kāi)支的異常并及時(shí)查漏補(bǔ)缺。 比如：規(guī)律性費(fèi)用如月度通訊費(fèi)或者水電費(fèi)出現(xiàn)大幅度波動(dòng)時(shí)，可通過(guò)預(yù)算與決算的對(duì)比及決算環(huán)比，估算是否出現(xiàn)使用異常，從而實(shí)現(xiàn)辦公成本的有效控制。2.2“成本”之控制（1） 成本節(jié)約必定伴隨著合理的控制，對(duì)資源使用的控制、對(duì)物資需求的控制、對(duì)辦公行為的控制，行政管理中所謂的“管理”，既是對(duì)其所涉及工作對(duì)象的合理控制。 行政工作核心的“服務(wù)”職能既指服務(wù)于具體的員工，更指服務(wù)于企業(yè)

10、主體；而“控制”更多的針對(duì)具體的員工及員工行為。控制的本質(zhì)不是限制，而是杜絕不必要的支出和杜絕不合理的浪費(fèi)。2.2“成本”之控制（2） 行政成本的大宗，通常在于房屋、物業(yè)、水電及車輛費(fèi)用，因此，成本的控制通常需要針對(duì)這些大項(xiàng)進(jìn)行。 房屋物業(yè)在辦理辦公居所的時(shí)候就開(kāi)始做成本考慮，選擇適合的物業(yè)；如果物業(yè)的選擇不在行政部門進(jìn)行，需做好與物業(yè)相關(guān)款項(xiàng)的事項(xiàng)管理，包括裝修、辦公布局、設(shè)備的設(shè)置及采購(gòu)等； 水電節(jié)能節(jié)水管理，杜絕不必要的水電浪費(fèi)，如空調(diào)管控、照明管理、辦工座位電腦及電源使用管控等；2.2“成本”之控制（3） 車輛費(fèi)用嚴(yán)格車輛管理，杜絕公車私用；合理派車，保證車輛使用效率最大化；車輛油卡及

11、油耗管理，保證油卡安全杜絕隨意加油；提高司機(jī)節(jié)油意識(shí) 采購(gòu)控制作為最主要的成本開(kāi)支部門，大宗采購(gòu)務(wù)必做好供應(yīng)商的選定，并且做到貨比三家，詢價(jià)議價(jià)，做好采購(gòu)的性價(jià)比選擇。與采購(gòu)密切相關(guān)的是庫(kù)存管理，保證物品庫(kù)存合理的同時(shí)避免庫(kù)存積壓，也是成本管理的關(guān)鍵。 辦公行為控制比如杜絕消耗性物料（如辦公用品）浪費(fèi)、紙張雙面打印、物料領(lǐng)用及回收管控等。2.3“成本”之資源調(diào)配 對(duì)于資源的使用來(lái)說(shuō)，避免出現(xiàn)資源閑置并且實(shí)現(xiàn)應(yīng)用的最大化，既是資源使用上的成本節(jié)約。在現(xiàn)實(shí)運(yùn)用中，打印設(shè)備的共享是最常見(jiàn)的資源配置，即通過(guò)合理共享減少閑置的設(shè)備的概率，使設(shè)備使用最大化。 行政部門作為日常辦公設(shè)施設(shè)備的具體管理部門，能

12、夠從總體上掌控公司的設(shè)施設(shè)備資源，充分實(shí)現(xiàn)跨部門調(diào)度，比如使A部門的閑置設(shè)備調(diào)用到有使用需求的B部門，避免重復(fù)采購(gòu)。三、做好行政工作的核心能力1 溝通表達(dá) 行政與銷售都是與人打交道的工種，大家面對(duì)的都是客戶，不同的是銷售面對(duì)的是給公司帶來(lái)直接利潤(rùn)的外部客戶，而行政面對(duì)的是公司的內(nèi)部客戶每一位同事，都是我們的客戶。 因此，“溝通及表達(dá)”能力，是行政工作最基礎(chǔ)的能力，如何實(shí)現(xiàn)有效溝通，是行政人員的核心能力之一。 有效溝通的關(guān)鍵同理心、需求的有效提出、聆聽(tīng)、及時(shí)的跟蹤反饋。 表達(dá)的關(guān)鍵簡(jiǎn)介、歸納、思路清晰、重點(diǎn)突出三、做好行政工作的核心能力2 良好的計(jì)劃性 行政工作很大程度上是細(xì)瑣、煩雜、重復(fù)的，如

13、果都是等著工作找上門，結(jié)果往往就會(huì)變成專業(yè)打雜或者消防隊(duì)員。 優(yōu)秀的行政需要將很多工作做在前面，比如設(shè)備管理，設(shè)定例行檢查檢修時(shí)間，避免突然的故障；比如辦公用品管理，設(shè)定固定的需求收集及領(lǐng)用時(shí)間；比如會(huì)務(wù)的執(zhí)行，設(shè)定固定的啟動(dòng)及執(zhí)行程序；通過(guò)對(duì)時(shí)點(diǎn)、規(guī)則、流程的控制，實(shí)現(xiàn)有序的運(yùn)行； 行政人員必須善于為自己的工作制訂計(jì)劃，通過(guò)計(jì)劃控制避免自己陷入胡混瞎忙低效率的工作狀態(tài)。三、做好行政工作的核心能力3 基礎(chǔ)能力 OFFICE 軟件應(yīng)用能力需要與各種文件各種表格各種統(tǒng)計(jì)打交道； 公文/文書擬寫能力公司公文的主要行文及發(fā)文部門，各種會(huì)議的主要記錄整理部門，各種總結(jié)、計(jì)劃、方案的擬寫部門，規(guī)章制度的草擬及主要整理部門； 交際禮儀內(nèi)外接待的形象部門；四、行政人員核心素養(yǎng)（1） 原則性首要素養(yǎng)。何為原則性，既對(duì)制度的遵守、對(duì)成本的管控、對(duì)物資的廉潔監(jiān)管；比如說(shuō)節(jié)水節(jié)電資源節(jié)約、比如說(shuō)車輛管理，只要制訂了制度則需監(jiān)管執(zhí)行，而不能徇私人情，否則就是監(jiān)管失職；比如說(shuō)作為物資及庫(kù)存的管理者，更不能監(jiān)守自盜，這是最基本的職業(yè)操守。 細(xì)心和耐心。行政工作的瑣碎煩雜決定了行政人員必須具有非常的耐心，行政工作是磨人的，跟有直觀銷售業(yè)績(jī)的銷售部門不同，行政做好了沒(méi)人在意，做差做偏了卻很容易被記住，常常是只有苦勞沒(méi)有功勞；（我跟大家分享一個(gè)我從事行政工作10年來(lái)的個(gè)人心得：行政工作是不不求有功，但求