淺談電算化會計內部控制

1、內蒙古財經(jīng)學院學報 (綜合版 2008年第 6卷第 6期收稿日期 2008-11-02作者簡介 張瑞春 (1971- , 男 , 內蒙古呼和浩特市人 , 內蒙古醫(yī)學院財務處會計師 , 從事財務管理工作 1淺談電算化會計內部控制張瑞春(內蒙古醫(yī)學院 財務處 , 內蒙古 呼和浩特 010010摘 要 , 作用及意義 , , , 進行企業(yè)內部控制加強財 務管理 , 發(fā)揮財務的職能 , 、 財務管理起到一定的指導意義 。關鍵詞 電算化會計 ; 財務管理 ; 中圖分類號 F23文章編號 1672-5344(2008 06-0099-03隨著電子 、 益提高 , 電算化在會計實務中的作用也越來越重要 。

2、在市場經(jīng)濟環(huán)境日趨復雜的形勢下 , 電算化會計的 簡捷 、 準確 、 高效 、 完整 , 增強了財務信息在企業(yè)決策 中的及時可用性 , 進一步提高了企業(yè)的競爭能力 , 為 企業(yè)帶來更大的利益 , 使企業(yè)更加適應如今快速發(fā) 展的需求 。一 、 企業(yè)電算化會計系統(tǒng)對內部控制的特殊性 主要體現(xiàn)在以下幾方面 :(一 計算機的使用改變了企業(yè)會計核算的環(huán) 境企業(yè)使用計算機處理會計和財務數(shù)據(jù)后 , 企業(yè) 的會計核算的環(huán)境發(fā)生了很大的變化 , 會計部門的 組成人員從原來由財務 、 會計專業(yè)人員組成 , 轉變?yōu)?由財務 、 會計專業(yè)人員和計算機數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的管 理人員及計算機專家組成 。 會計部門不僅利用計算

3、機完成基本的會計業(yè)務 , 還能利用計算機完成各種 原先沒有的或由其他部門完成的更為復雜的業(yè)務活 動 , 如銷售預測 、 人力資源規(guī)劃等 。隨著遠程通訊技 術的發(fā)展 , 會計信息的網(wǎng)上實時處理成為可能 , 業(yè)務 事項可以在遠離企業(yè)的某個終端機上瞬間完成數(shù)據(jù) 處理工作 , 原先應由會計人員處理的有關業(yè)務事項 , 現(xiàn)在可能由其他業(yè)務人員在終端機上一次完成 ; 原先應由幾個部門按預定的步驟完成的業(yè)務事項 , 現(xiàn) 在可能集中在一個部門甚至一個人完成 。因此 , 要 保證企業(yè)財產(chǎn)物資的安全完整 、 保證會計系統(tǒng)對企 業(yè)經(jīng)濟活動反映的正確和可靠 、 達到企業(yè)管理的目 標 , 企業(yè)內部控制制度的建立和完善就顯

4、得更為重 要 , 內部控制制度的范圍和控制程序較之手工會計 系統(tǒng)更加廣泛 , 更加復雜 。(二 電算化會計系統(tǒng)改變了會計憑證的形式 在電算化會計系統(tǒng)中 , 會計和財務的業(yè)務處理 方法和處理程序發(fā)生了很大的變化 , 各類會計憑證 和報表的生成方式 、 會計信息的儲存方式和儲存媒 介也發(fā)生了很大的變化 。 原先反映會計和財務處理 過程的各種原始憑證 、 記帳憑證 、 匯總表 、 分配表 、 工 作底稿等作為基本會計資料的書面形式的資料減少 了 , 有些甚至消失了 。由于電子商務 、 網(wǎng)上交易 、 無 紙化交易等的推行 , 每一項交易發(fā)生時 , 有關該項交 易的有關信息由業(yè)務人員直接輸入計算機 ,

5、并由計 算機自動記錄 , 原先使用的每項交易必備的各種憑 證 、 單據(jù)被部分地取消了 , 原來在核算過程中進行的 各種必要的核對 、 審核等工作有相當一部分變?yōu)橛?計算機自動完成了 。 原來書面形式的各類會計憑證 轉變?yōu)橐晕募?、 記錄形式儲存在磁性介質上 , 因此 , 電算化會計系統(tǒng)的內部控制與手工會計系統(tǒng)的內部99控制制度有著很大的不同 , 控制的重點由對人的控 制為主轉變?yōu)閷θ?、 機控制為主的 , 控制的程序也應 當與計算機處理程序相一致 。(三 計算機的使用提高了控制舞弊 、 犯罪的難 度隨著計算機使用范圍的擴大 , 利用計算機進行 的貪污 、 舞弊 、 詐騙等犯罪活動也有所增加 ,

6、 由于儲 存在計算機磁性媒介上的數(shù)據(jù)容易被篡改 , 有時甚 至能不留痕跡地篡改 , 數(shù)據(jù)庫技術的提高使數(shù)據(jù)高 度集中 , 未經(jīng)授權的人員有可能通過計算機和網(wǎng)絡 瀏覽全部數(shù)據(jù)文件 , 復制 、 偽造 、 銷毀企業(yè)重要的數(shù) 據(jù) 。 計算機犯罪具有很大的隱蔽性和危害性 , 發(fā)現(xiàn) 計算機舞弊和犯罪的難度較之手工會計系統(tǒng)更大 ,計系統(tǒng)更大 , 因此 ,難度大 、 復雜 ,段 。, 管理部 、 報表等會計信息的 依賴越來越大 , 這些會計信息的產(chǎn)生只有在嚴格的 控制下 , 才能保證其可靠性和準確性 。同時也只有 在嚴格的控制下 , 才能預防和減少計算機犯罪的可 能性 。二 、 存在的問題目前看來 , 我國

7、的電算化會計日趨成熟 , 但應該 與之相配套的內部控制制度在發(fā)展完善的過程中還 存在一些問題和不足 。(一 主觀意識上的停滯許多企業(yè)管理領導和財務人員認為 , 電算化會 計僅是代替手工會計的一種操作形式 , 只是簡單的 使數(shù)據(jù)生成 、 報表編制等操作簡易化 , 往往只重視其 報賬功能而忽視管理功能 , 還停留在算賬的水平上 , 并沒有真正應用到企業(yè)的管理中去 , 從根本上沒有 認識到建立完善的會計信息系統(tǒng)對企業(yè)的重要性 。 (二 分工制度混亂 、 安全意識淡薄企業(yè)在采用電算化后 , 由于是計算機操作 , 在日 常工作中很多事情都可由一個人完成 , 所以分工上 較手工會計時還要明顯混亂 , 管理

8、崗位 、 操作崗位 、 維護崗位之間并沒有嚴格的權限控制 , 甚至密碼都 是統(tǒng)一的或者公開 , 保密性差是成為內控制度中最 薄弱的一個環(huán)節(jié) 。 特別是一些中小型企業(yè)為了縮減 成本開支 , 精簡人員 , 本應職責分開的崗位卻要集中 合并 , 使一些不法分子利用不留痕跡的計算機操作 舞弊就有了可乘之機 , 導致會計的重要性 、 謹慎性原 則的重要程度下降 。(三 電算化會計軟件研發(fā)技術參差不齊由于財務軟件公司的研發(fā)技術都是商業(yè)秘密 , 沒有在業(yè)內達成一致的協(xié)議 , 沒有統(tǒng)一的評定標準 。 不同品牌的財務軟件之間沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口 , 結 構樣式 , 支撐平臺都不盡相同 , 很難實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享 , 這

9、給審計工作造成了一定的困難 , 給行業(yè)管理帶來 了很大難度 , 出現(xiàn)了很多方便于經(jīng)濟犯罪活動的漏 洞 。(四 中 , 但這 、 時間安排等多方面的 。在使用計算機處理業(yè)務的 過程中 , 只限于熟練操作財務軟件 , 對于其他的計算 機專業(yè)知識知之甚少 。 一是不能靈活的將會計數(shù)據(jù) 進行高效集中的加工處理 , 只能實現(xiàn)電算化的會計 功能 , 并不能運用其管理及預測功能 ; 二是當計算機 在運行過程中出現(xiàn)問題時不能及時解決 , 只能求助 于開發(fā)商 , 大大降低了電算化會計本應體現(xiàn)的高效 、 快捷 、 及時的作用 , 直接影響了企業(yè)的效益 。三 、 改進措施為了讓會計電算化的應用更加系統(tǒng)化 、 智能化

10、 , 給企業(yè)帶來經(jīng)濟效益 , 真正意義上保證會計信息的 真實性 、 完整性和可靠性 , 實現(xiàn)會計電算化的最大效 益 , 針對目前會計電算化內控中普遍存在的問題提 出以下改進措施 :(一 加強對會計電算化重要性的認識首先 , 應改變企業(yè)管理領導對電算化會計認識 上存在的片面性 , 強化他們支持會計電算化的自覺 認識 , 不僅要看到從手工會計到電算化會計是科學 技術上的發(fā)展 , 也要認識到其對企業(yè)管理方面的深 度影響 ; 其次 , 要讓財務人員充分認識到建立完整的 電算化會計信息系統(tǒng)對企業(yè)最終效益的實現(xiàn)的重要 性 。 進一步提高認識 , 充分發(fā)揮出會計電算化的會 計核算 、 管理預測和分析數(shù)據(jù)信息

11、等等多方面的功 能 , 為使企業(yè)利益最大化提供基本的良好的財務支 持 。(二 軟件開發(fā)統(tǒng)一標準主管部門要出臺一個通用的財務軟件開發(fā)最低 協(xié)議標準 , 不論是自行研發(fā)的還是購買的財務軟件 必須符合財政部制度頒發(fā)的 會計電算化管理辦001法 、 會計核算軟件基本功能規(guī)范 等文件精神 , 能 保證會計數(shù)據(jù)安全可靠 , 簡單易學 , 操作方便 , 能及 時提供日常維護 , 軟件升級 更為重要的是要增 加軟件的實用性 , 有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口 , 可以與規(guī)范的 審計制度方法實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享 。(三 做好基礎管理工作在管理上 , 要設立一套比較完善 、 規(guī)范的方法 。 設計好會計系統(tǒng)各部門之間各崗位之間的互相牽制

12、 制度 , 對電算主管 、 操作人員 、 系統(tǒng)維護人員都要進 行明確的分工 , 每一個操作環(huán)節(jié)都必須設置必要的 控制 , 并且嚴格限制權限 , 禁止設置簡易相同的密 碼 , 加強程序操作控制 , 嚴格審批原始憑證的完整 性 、 真實性 , 從源頭上保證會計信息的完全正確 。禁 止不相容崗位合并 ,違法行為 。(四 提高安全意識率 , , 只有建效性和準確性 , 以確保企業(yè)財產(chǎn)的安全 , 為企業(yè)經(jīng)營 決策提供完整的信息 。首先 , 財務要安裝正版殺毒 軟件 , 防止計算機病毒破壞 ; 其次 , 各個崗位各司其 職 , 嚴明紀律 , 要設置相應的功能權限 , 如有操作失 誤或舞弊現(xiàn)象的發(fā)生可明確追

13、究自然人責任 ; 第三 , 要定期將財務數(shù)據(jù)雙倍備份 , 防止資料丟失或不完 整 ; 第四 , 如果人員有變動時 , 要做好計算機操作權 限和安全上的交接工作 ; 第五 , 要有效執(zhí)行內部審計 的監(jiān)督手段 。(五 重視人才培養(yǎng) , 提高整體會計人員素質 對于原來的財務人員進行財務知識繼續(xù)教育的 同時 , 也要注重計算機軟硬件知識的培訓 ; 對于從事 財務軟件的計算機維護人員要注重對其基本財務知 識的培訓 ; 還要吸收更多的既熟悉財務內容又能熟 練掌握計算機整體操作的復合型高級技術人才 , 以 此提高財務隊伍的整體素質 , 推動企業(yè)電算化會計 工作的發(fā)展速度 。在實際的工作當中 , , 與 ,

14、這個過。能真正體現(xiàn)出其實施會計電算化的最大效益 , 讓一 個企業(yè)在同行業(yè)中收益名列前茅 。參考文獻 1 王 玲 1公司治理與內部控制 J .特區(qū)財會 , 2005, (1 1 2 鄧庫平 1會計電算化系統(tǒng)的內部控制問題研究 J .財 會研究 , 2005, (1 13 王文京 。 企業(yè)信息化是全球競爭的通行證 J .中國青 年 , 2006, (2 14 張輝 1會計電算化 M1北京 :機械工業(yè)出版社 , 20041 責任編輯 :薩茹拉 A Br i ef D iscussi on of the I n terna l Con trol of Com puter i zed Accoun ti

15、 n gZhang Ruichun(I nnerMongolia Medical College, I nnerMongolia, Hohhot, 010010Abstract:This paper elaborates the p ractical questi ons existed in the real app licati on of computerized account 2 ing, the matters need attenti on, the functi on of computerized accounting in the internal contr ol of an enter p rise as well as its significance . It is hel pful t o i m p r ove the enter p rises p ractical efficiency in app lying computerized ac 2 counting, better perfect the enter p rise s accounting cal