會(huì)議制度制訂細(xì)則參考模板教程文件

1、會(huì)議管理規(guī)定一、目的：為加強(qiáng)公司會(huì)議管理，規(guī)范會(huì)議流程，提高會(huì)議效率，特制定本規(guī)定。二、適用范圍：本制度適用于公司各類會(huì)議。三、職責(zé)31 會(huì)議的主持部門負(fù)責(zé)會(huì)議資料的準(zhǔn)備、會(huì)議的召集和實(shí)施以及制定會(huì)議的保 密等級(jí)。32 會(huì)議主持人委派記錄人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄。3. 4 人事行政部負(fù)責(zé)會(huì)議出席、列席情況及會(huì)場(chǎng)紀(jì)律的管理。四、會(huì)議管理要求51 會(huì)議一般要求511 會(huì)議召集1 )需要召開(kāi)會(huì)議的部門，由該會(huì)議的主持人確定會(huì)議出席和列席人員名單，并 委派會(huì)議記錄人。2 )會(huì)議主持人根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)明確會(huì)議的保密等級(jí)，并在會(huì)議記錄表中作明確 標(biāo)識(shí)。3 )會(huì)議召集部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)通知會(huì)議出席和列席人員。4) 會(huì)議召集

2、部門應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前一天將相關(guān)資料發(fā)至出席和列席人員手中，如為技術(shù)原型或產(chǎn)品發(fā)布，需提前一周提供給相關(guān)與會(huì)人員試用。512 會(huì)議主持1) 宣布會(huì)議開(kāi)始，要明確、準(zhǔn)時(shí)。2) 主持人提出議題。3) 主講人就會(huì)議主題進(jìn)行陳述。4 ) 與會(huì)者發(fā)表意見(jiàn)。5) 主持人下結(jié)論。6) 所有議題討論完畢后，或主持人認(rèn)為必要時(shí)宣布會(huì)議結(jié)束。513 會(huì)議記錄。會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)進(jìn)行會(huì)議記錄，會(huì)議記錄內(nèi)容包括： 會(huì)議名稱：會(huì)議時(shí)間：會(huì)議地點(diǎn)：會(huì)議召集部門和主持人：會(huì)議記錄員：出席人員 （ 注明出勤情況：遲到、早退、缺席 ）： 列席人員 （ 注明出勤情況：遲到、早退、缺席 ）： 會(huì)議內(nèi)容：會(huì)議決議：514 會(huì)議記錄確認(rèn)1）會(huì)

3、議記錄人負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行整理，必要時(shí)編寫會(huì)議紀(jì)要。2）會(huì)議記錄整理后由會(huì)議主持人負(fù)責(zé)對(duì)其確認(rèn)。3）會(huì)議主持人要明確給出會(huì)議紀(jì)要下發(fā)到哪些部門。515 會(huì)議結(jié)果處理1 ）會(huì)議保密等級(jí)見(jiàn)保密制度 。2 ）會(huì)議文件下發(fā)：所有會(huì)議文件下發(fā)都必須由總裁辦統(tǒng)一下發(fā)。 3）會(huì)議文件管理：所有會(huì)議文件視同公司正常文件進(jìn)行管理。4）會(huì)議用PPT應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后一天內(nèi)交總裁辦歸檔。5）會(huì)議出席情況登記表應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后一天內(nèi)交人力資源部備案。 52 會(huì)議形式及規(guī)定521 專題會(huì)的管理5211 申報(bào)1）只涉及部門內(nèi)的專題會(huì)無(wú)需申報(bào)。2） 涉及其它部門或公司領(lǐng)導(dǎo)的需向公司主管領(lǐng)導(dǎo)申報(bào)。 （見(jiàn)專題會(huì)申請(qǐng)表'）3）

4、涉及非公司人員的則需要提出會(huì)議議程并向主管領(lǐng)導(dǎo)申報(bào)， 經(jīng)總裁審批方可實(shí)行。 5212 專題會(huì)的其他管理按照本制度第 5 1 條執(zhí)行。522 例會(huì)的管理5221 部門經(jīng)理（含）以上人員每個(gè)月舉行一次例會(huì)，具體時(shí)間由總裁辦負(fù) 責(zé)通知。這類例會(huì)要求總結(jié)上個(gè)月工作并制定下個(gè)月的工作計(jì)劃，同時(shí)部門之間進(jìn) 行相互評(píng)議。5222 公司領(lǐng)導(dǎo)每周例會(huì)一次，主要就公司近期內(nèi)已發(fā)生的重大事項(xiàng)進(jìn)行交 流和總結(jié)，并就本周工作進(jìn)行協(xié)調(diào)。5223 部門內(nèi)要求在部門經(jīng)理的安排下，每周進(jìn)行一次例會(huì)，主要是傳達(dá)上 級(jí)部門的工作安排以及有關(guān)精神，同時(shí)總結(jié)上周工作并布置本周工作。5224 例會(huì)上要總結(jié)上次會(huì)議決議的執(zhí)行情況。例會(huì)的其

5、他管理按照本制度 第 5 1 條執(zhí)行。6 責(zé)任與獎(jiǎng)罰61 會(huì)議主持部門要事先做好會(huì)議召開(kāi)的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，倘若因主持部門的失職等原因而造成會(huì)議不能正常或延遲舉行的，對(duì)主持部門應(yīng)視其情節(jié)給與相當(dāng)處罰。62 會(huì)議主持人要準(zhǔn)時(shí)宣布開(kāi)會(huì)，否則，對(duì)其個(gè)人處以 20 元/ 次罰款。63 出席人員遲到者處以 20 元/ 次罰款，無(wú)故中途退席者處以同等罰款。64 無(wú)故缺席者視同曠工處理。65 出席人員在會(huì)場(chǎng)上不得利用響鈴接聽(tīng)通訊工具，違者處以 10元/ 次罰款。 66 出席人員在會(huì)場(chǎng)上不得有任何擾亂會(huì)議的行為，如不禮貌言詞、與會(huì)議無(wú)關(guān) 的行動(dòng)等，違者視其情節(jié)給予相應(yīng)處罰。7 記錄專題會(huì)申請(qǐng)表會(huì)議記錄表會(huì)議簽到表

6、五、會(huì)議室使用的申請(qǐng)使用人經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后須在每周五 12： 00 前填寫會(huì)議召開(kāi)申請(qǐng)單在負(fù) 責(zé)人郵箱以電子郵件形式發(fā)至行政部郵箱，預(yù)訂下周會(huì)議室的使用時(shí)間、內(nèi)容、 人數(shù)及需提供的儀器設(shè)備，在收到行政部回信后方可確定使用。每周及下周的會(huì)議室預(yù)定情況在公告欄公布。六、會(huì)議室的使用安排原則1. 會(huì)議室的使用以“先約先用”的原則安排。2. 各部門臨時(shí)使用會(huì)議室時(shí)，在不影響使用計(jì)劃前提下，可安排使用。3. 其他部門如有重要會(huì)議與使用計(jì)劃相沖突時(shí)，由會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決。4. 其他部門如需召開(kāi)大型緊急會(huì)議，由會(huì)議室管理部門另行協(xié)助解決。七、會(huì)議室日常管理1. 會(huì)議室的平時(shí)管理： 公司所有員工非接

7、待客人和參加會(huì)議，不得隨意進(jìn)入接待室和會(huì)議室。 會(huì)議室一切公物未經(jīng)會(huì)議室管理部門許可，不得隨意搬離會(huì)議室。 任何員工不得隨意使用會(huì)議室、接待室的茶葉、咖啡、飲料等用品。 愛(ài)護(hù)會(huì)議室、接待室的設(shè)施。 會(huì)議室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、吃飯等有異味的行為。 會(huì)議室由行政部指定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理，內(nèi)容包括開(kāi)門、保管室內(nèi)配備的各 種設(shè)施用具，打掃衛(wèi)生，擺齊會(huì)議室桌椅。操作有關(guān)設(shè)備（如空調(diào)、電燈） 等。2. 會(huì)議室的使用中管理： 屬會(huì)議室管理部門應(yīng)認(rèn)真核會(huì)議召開(kāi)申請(qǐng)單，并對(duì)會(huì)議需要提供的服務(wù) 予以安排。 啟用會(huì)議室后，為保持室內(nèi)干凈、衛(wèi)生、安靜、舒適，嚴(yán)禁擅自動(dòng)用室內(nèi)電 器，隨地吐痰、大聲喧嘩、亂丟果皮、紙屑。 對(duì)外來(lái)人員參加會(huì)議由管理人員負(fù)責(zé)接待，服務(wù)要求做到熱情、周到，態(tài)度 和藹，有禮貌。 會(huì)議召開(kāi)期間，非特殊情況，員工不得擅自出入會(huì)議室，以免對(duì)參會(huì)人員造 成困擾。 會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議主辦者應(yīng)即時(shí)通知所屬會(huì)議室管理部門，以便及時(shí)安排清 潔人員進(jìn)行地面和臺(tái)面衛(wèi)生清理、座椅擺放、關(guān)閉室內(nèi)燈、空調(diào)電源、關(guān)閉 門窗及整理歸放設(shè)備等工作，確保會(huì)議室和設(shè)備的整潔和安全。八、接待室由前臺(tái)負(fù)責(zé)，引見(jiàn)、招待、接送來(lái)賓。九、流程圖開(kāi)會(huì)前10分鐘到行政部領(lǐng)用所需設(shè)備、用品十、解釋權(quán)：公司授權(quán)行政部對(duì)本流程做出解釋。辦法同時(shí)廢止十、本文自頒布之日起實(shí)行。同時(shí)，此前與本辦法相抵觸的規(guī)定、十二、 附件：附件一會(huì)議召開(kāi)