視頻會(huì)議系統(tǒng)管理辦法

1、XX 省 XXX 視頻會(huì)議系統(tǒng)管理方法試行為標(biāo)準(zhǔn) XX 省 XXX 視頻會(huì)議系統(tǒng)操作和管理，提高系統(tǒng)使用效率和質(zhì)量， 確保視 頻會(huì)議系統(tǒng)長(zhǎng)期穩(wěn)定的運(yùn)行，制定本方法。一、會(huì)場(chǎng)概述XX 省 XXX 視頻會(huì)議系統(tǒng)由省廳主會(huì)場(chǎng)、廳屬單位分會(huì)場(chǎng)、各設(shè)區(qū)市 XXX 主/ 分會(huì) 場(chǎng)以及縣市、區(qū) XXX 分會(huì)場(chǎng)組成。省廳及設(shè)區(qū)市會(huì)場(chǎng)具備主 分會(huì)場(chǎng)雙向功能，廳 屬單位及縣市、區(qū)分會(huì)場(chǎng)為系統(tǒng)終端會(huì)場(chǎng)。二、職責(zé)分工- 省廳信息中心負(fù)責(zé)全省視頻會(huì)議系統(tǒng)的管理調(diào)度及組織協(xié)調(diào)工作，制定相關(guān)管理制度，審核安排廳屬各單位視頻會(huì)議申請(qǐng)。負(fù)責(zé)省本級(jí)視頻會(huì)議系統(tǒng)技 術(shù)維護(hù) 及視頻會(huì)議數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、歸檔。負(fù)責(zé)全省 XXX 視頻會(huì)議系統(tǒng)管

2、理員業(yè)務(wù)培訓(xùn) 和技術(shù)指 導(dǎo)，協(xié)調(diào)處理其他有關(guān)工作。二省廳后勤效勞中心負(fù)責(zé)省廳辦公樓視頻會(huì)議室保潔及開(kāi)會(huì)期間后勤保 障 工作。三具有視頻分會(huì)場(chǎng)的廳屬單位負(fù)責(zé)本單位視頻會(huì)場(chǎng)管理調(diào)度及組織協(xié)調(diào) 工 作，指定專人作為視頻會(huì)議系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)設(shè)備的維護(hù)及技術(shù)支持，負(fù)責(zé)分會(huì)場(chǎng) 的保 潔及相關(guān)后勤保障等工作。四各設(shè)區(qū)市、縣市、區(qū)分會(huì)場(chǎng)可以結(jié)合自身特點(diǎn)，參照省廳做出相 應(yīng) 職責(zé)分工。三、視頻會(huì)議的申請(qǐng)一部省部省市 視頻會(huì)議由 XXX 部召集，根據(jù)業(yè)務(wù)對(duì)口原那么， 主要 參會(huì)單 位負(fù)責(zé)將會(huì)議通知傳達(dá)至各參會(huì)分會(huì)場(chǎng)；同時(shí)，按要求填寫(xiě)好視頻會(huì)議使用 申請(qǐng)表，將 申請(qǐng)表和會(huì)議通知一并提交廳信息中心。二省市或省市縣 視頻

3、會(huì)議由省 XXX 廳召集。 會(huì)議主辦單位負(fù)責(zé)對(duì) 視頻會(huì) 議通知進(jìn)行審核，提前 3 個(gè)工作日將會(huì)議通知下發(fā)至各參會(huì)單位特別緊急 會(huì)議可根據(jù) 實(shí)際情況另行辦理，按要求填寫(xiě)好視頻會(huì)議使用申請(qǐng)表，將申請(qǐng)表和 會(huì)議通知一并提 交廳信息中心。三市縣視頻會(huì)議山設(shè)區(qū)市 XXX 局召集，會(huì)議召開(kāi)要求向省廳信息中心 報(bào)備， 具體申請(qǐng)工作可以結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際參照省市視頻會(huì)議召集模式制定。四如有外單位需要借用我廳視頻會(huì)議系統(tǒng)， 需經(jīng)廳信息中心審核， 會(huì)廳 辦公 室并呈報(bào)分管廳領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可使用。四、視頻會(huì)議的管理一視頻會(huì)議召開(kāi)前，會(huì)議主辦單位或主要參會(huì)單位應(yīng)提前1 個(gè)工作 日做好會(huì)場(chǎng)布置，打印好參會(huì)人員席位牌，按要求擺

4、放好，可以根據(jù)需要制作會(huì)場(chǎng) 橫幅。如 會(huì)議因故推遲或取消，主辦單位應(yīng)及時(shí)告知各參會(huì)單位及參會(huì)人員，并告 知省廳信息中 心取消會(huì)議。二視頻會(huì)議召開(kāi)前， 各會(huì)場(chǎng)視頻會(huì)議管理員要提前做好視頻會(huì)議設(shè)備的 調(diào)試 工作：1、視頻會(huì)議召開(kāi)前一天，省廳統(tǒng)一組織各參會(huì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行設(shè)備調(diào)試，主要調(diào)試各參會(huì)會(huì)場(chǎng)音頻、視頻、雙流等是否運(yùn)行正常，具體調(diào)試時(shí)間將通過(guò)“ XX 視頻群號(hào)： XX 工作群通知各參會(huì)單位。2、視頻會(huì)議召開(kāi)當(dāng)天， 各會(huì)場(chǎng)系統(tǒng)管理員必須于會(huì)議召開(kāi)前 1 小時(shí)將視頻會(huì) 議相 關(guān)設(shè)備翻開(kāi)如會(huì)議召開(kāi)時(shí)間為上午 8 點(diǎn)- 9點(diǎn)，那么在前一天設(shè)備調(diào)試完后， 無(wú)需關(guān)閉設(shè)備，待第二天開(kāi)會(huì)使用，等候省廳第二次聯(lián)調(diào)，如發(fā)

5、現(xiàn)突發(fā)問(wèn)題及時(shí) 報(bào)告會(huì)議主辦單 位和省廳信息中心的系統(tǒng)管理員。3、各會(huì)場(chǎng)系統(tǒng)管理員要按照會(huì)議的議程對(duì)與會(huì)發(fā)言者的座位進(jìn)行預(yù)先定位， 以 便在會(huì)議期間能夠迅速切換視頻鏡頭；各會(huì)場(chǎng)的初始攝像畫(huà)面應(yīng)面對(duì)會(huì)場(chǎng)中央， 兼顧 整個(gè)會(huì)場(chǎng)。4、各分會(huì)場(chǎng)要將會(huì)場(chǎng)麥克風(fēng)默認(rèn)設(shè)置為“本地靜音，當(dāng)會(huì)議召開(kāi)者點(diǎn)名發(fā) 言 時(shí)才將麥克風(fēng)翻開(kāi)，保證各地會(huì)場(chǎng)安靜。三會(huì)議期間，各會(huì)場(chǎng)系統(tǒng)管理員必須在控制室堅(jiān)守崗位，主會(huì)場(chǎng)系統(tǒng)管 理 員應(yīng)根據(jù)會(huì)議需要，及時(shí)切換會(huì)場(chǎng)畫(huà)面，了解各分會(huì)場(chǎng)的情況；各分會(huì)場(chǎng)應(yīng)實(shí)時(shí) 監(jiān)控 設(shè)備運(yùn)行狀況，隨時(shí)與主會(huì)場(chǎng)保持聯(lián)系，及時(shí)調(diào)整本會(huì)場(chǎng)的鏡頭和麥克風(fēng)；會(huì)議過(guò)程中，分會(huì)場(chǎng)如遇到突發(fā)掉線故障應(yīng)主動(dòng)進(jìn)行重連或呼叫

6、主會(huì)場(chǎng)，查明問(wèn)題， 及時(shí)解 決。四主會(huì)場(chǎng)系統(tǒng)管理員要認(rèn)真做好會(huì)議的同步錄制，做好會(huì)議電子數(shù)據(jù)備 份。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自對(duì)外公布會(huì)議錄播資料。五會(huì)議結(jié)束，由主會(huì)場(chǎng)統(tǒng)一中斷會(huì)議連接，各分會(huì)場(chǎng)系統(tǒng)管理員在會(huì)議 中 斷后，按操作流程關(guān)閉視頻設(shè)備，并做好會(huì)議相關(guān)記錄。五、人員保障一省廳信息中心配備兩名技術(shù)人員作為視頻會(huì)議管理員，互為 AB 崗，負(fù) 責(zé)全省視頻會(huì)議系統(tǒng)的運(yùn)行、維護(hù)和日常管理。二具有視頻分會(huì)場(chǎng)的廳屬單位，各設(shè)區(qū)市、縣市、區(qū) XXX 局要指 定兩名系統(tǒng)管理員，互為 AB 崗，負(fù)責(zé)視頻會(huì)議系統(tǒng)的運(yùn)行、維護(hù)和日常管理。三各單位系統(tǒng)管理員如出現(xiàn)調(diào)離、換崗、休假、辭職、退休等缺崗現(xiàn) 象，應(yīng) 及時(shí)補(bǔ)充，

7、同時(shí)將名單報(bào)送省廳信息中心備案，其他非授權(quán)人員嚴(yán)禁擅自操 作視頻會(huì)議 設(shè)備。六、技術(shù)保障- 省廳信息中心負(fù)責(zé)全省視頻會(huì)議系統(tǒng)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)和升級(jí)改造工作；負(fù)責(zé)組織全省視頻會(huì)議系統(tǒng)管理員業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作；負(fù)責(zé)指導(dǎo)各分會(huì)場(chǎng)做好視頻 系統(tǒng)的管 理和運(yùn)維工作；負(fù)責(zé)省廳大樓視頻設(shè)備的日常運(yùn)維和管理工作。二 設(shè)區(qū)市 XXX 局信息中心負(fù)責(zé)組織轄區(qū)內(nèi)系統(tǒng)管理員業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作； 負(fù)責(zé)指 導(dǎo)縣市、區(qū)分會(huì)場(chǎng)做好視頻系統(tǒng)的管理和運(yùn)維工作；負(fù)責(zé)局本級(jí)視頻設(shè) 備的日常運(yùn) 維和管理丄作。三 廳屬單位、縣市、區(qū) XXX 局視頻會(huì)議系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)本單位視 頻設(shè)備 的日常運(yùn)維和管理工作。系統(tǒng)管理員要熟練掌握各視頻設(shè)備軟硬件操作，不 得隨意更改 終端設(shè)備的物理連線和配置參數(shù)。如遇特殊情況需要移機(jī)，要求提前向 省廳信息中心申 請(qǐng)，移機(jī)后及時(shí)與省廳進(jìn)行連調(diào)測(cè)試。四各單位系統(tǒng)管理員要對(duì)設(shè)備定期檢查保養(yǎng)，每月對(duì)視頻及相關(guān)設(shè)備做 一次 徹底檢查，發(fā)現(xiàn)故障立即排除，如發(fā)現(xiàn)視頻硬件設(shè)備故障，無(wú)法維修，要及時(shí) 匯報(bào)省廳 信息中心，及時(shí)報(bào)修。附件：X