視頻會議系統(tǒng)管理辦法

1、XX 省 XXX 視頻會議系統(tǒng)管理方法試行為標準 XX 省 XXX 視頻會議系統(tǒng)操作和管理，提高系統(tǒng)使用效率和質(zhì)量， 確保視 頻會議系統(tǒng)長期穩(wěn)定的運行，制定本方法。一、會場概述XX 省 XXX 視頻會議系統(tǒng)由省廳主會場、廳屬單位分會場、各設區(qū)市 XXX 主/ 分會 場以及縣市、區(qū) XXX 分會場組成。省廳及設區(qū)市會場具備主 分會場雙向功能，廳 屬單位及縣市、區(qū)分會場為系統(tǒng)終端會場。二、職責分工- 省廳信息中心負責全省視頻會議系統(tǒng)的管理調(diào)度及組織協(xié)調(diào)工作，制定相關(guān)管理制度，審核安排廳屬各單位視頻會議申請。負責省本級視頻會議系統(tǒng)技 術(shù)維護 及視頻會議數(shù)據(jù)存儲、歸檔。負責全省 XXX 視頻會議系統(tǒng)管

2、理員業(yè)務培訓 和技術(shù)指 導，協(xié)調(diào)處理其他有關(guān)工作。二省廳后勤效勞中心負責省廳辦公樓視頻會議室保潔及開會期間后勤保 障 工作。三具有視頻分會場的廳屬單位負責本單位視頻會場管理調(diào)度及組織協(xié)調(diào) 工 作，指定專人作為視頻會議系統(tǒng)管理員負責設備的維護及技術(shù)支持，負責分會場 的保 潔及相關(guān)后勤保障等工作。四各設區(qū)市、縣市、區(qū)分會場可以結(jié)合自身特點，參照省廳做出相 應 職責分工。三、視頻會議的申請一部省部省市 視頻會議由 XXX 部召集，根據(jù)業(yè)務對口原那么， 主要 參會單 位負責將會議通知傳達至各參會分會場；同時，按要求填寫好視頻會議使用 申請表，將 申請表和會議通知一并提交廳信息中心。二省市或省市縣 視頻

3、會議由省 XXX 廳召集。 會議主辦單位負責對 視頻會 議通知進行審核，提前 3 個工作日將會議通知下發(fā)至各參會單位特別緊急 會議可根據(jù) 實際情況另行辦理，按要求填寫好視頻會議使用申請表，將申請表和 會議通知一并提 交廳信息中心。三市縣視頻會議山設區(qū)市 XXX 局召集，會議召開要求向省廳信息中心 報備， 具體申請工作可以結(jié)合當?shù)貙嶋H參照省市視頻會議召集模式制定。四如有外單位需要借用我廳視頻會議系統(tǒng)， 需經(jīng)廳信息中心審核， 會廳 辦公 室并呈報分管廳領導同意后，方可使用。四、視頻會議的管理一視頻會議召開前，會議主辦單位或主要參會單位應提前1 個工作 日做好會場布置，打印好參會人員席位牌，按要求擺

4、放好，可以根據(jù)需要制作會場 橫幅。如 會議因故推遲或取消，主辦單位應及時告知各參會單位及參會人員，并告 知省廳信息中 心取消會議。二視頻會議召開前， 各會場視頻會議管理員要提前做好視頻會議設備的 調(diào)試 工作：1、視頻會議召開前一天，省廳統(tǒng)一組織各參會會場進行設備調(diào)試，主要調(diào)試各參會會場音頻、視頻、雙流等是否運行正常，具體調(diào)試時間將通過“ XX 視頻群號： XX 工作群通知各參會單位。2、視頻會議召開當天， 各會場系統(tǒng)管理員必須于會議召開前 1 小時將視頻會 議相 關(guān)設備翻開如會議召開時間為上午 8 點- 9點，那么在前一天設備調(diào)試完后， 無需關(guān)閉設備，待第二天開會使用，等候省廳第二次聯(lián)調(diào)，如發(fā)

5、現(xiàn)突發(fā)問題及時 報告會議主辦單 位和省廳信息中心的系統(tǒng)管理員。3、各會場系統(tǒng)管理員要按照會議的議程對與會發(fā)言者的座位進行預先定位， 以 便在會議期間能夠迅速切換視頻鏡頭；各會場的初始攝像畫面應面對會場中央， 兼顧 整個會場。4、各分會場要將會場麥克風默認設置為“本地靜音，當會議召開者點名發(fā) 言 時才將麥克風翻開，保證各地會場安靜。三會議期間，各會場系統(tǒng)管理員必須在控制室堅守崗位，主會場系統(tǒng)管 理 員應根據(jù)會議需要，及時切換會場畫面，了解各分會場的情況；各分會場應實時 監(jiān)控 設備運行狀況，隨時與主會場保持聯(lián)系，及時調(diào)整本會場的鏡頭和麥克風；會議過程中，分會場如遇到突發(fā)掉線故障應主動進行重連或呼叫

6、主會場，查明問題， 及時解 決。四主會場系統(tǒng)管理員要認真做好會議的同步錄制，做好會議電子數(shù)據(jù)備 份。未經(jīng)批準，不得擅自對外公布會議錄播資料。五會議結(jié)束，由主會場統(tǒng)一中斷會議連接，各分會場系統(tǒng)管理員在會議 中 斷后，按操作流程關(guān)閉視頻設備，并做好會議相關(guān)記錄。五、人員保障一省廳信息中心配備兩名技術(shù)人員作為視頻會議管理員，互為 AB 崗，負 責全省視頻會議系統(tǒng)的運行、維護和日常管理。二具有視頻分會場的廳屬單位，各設區(qū)市、縣市、區(qū) XXX 局要指 定兩名系統(tǒng)管理員，互為 AB 崗，負責視頻會議系統(tǒng)的運行、維護和日常管理。三各單位系統(tǒng)管理員如出現(xiàn)調(diào)離、換崗、休假、辭職、退休等缺崗現(xiàn) 象，應 及時補充，

7、同時將名單報送省廳信息中心備案，其他非授權(quán)人員嚴禁擅自操 作視頻會議 設備。六、技術(shù)保障- 省廳信息中心負責全省視頻會議系統(tǒng)的規(guī)劃、設計、建設和升級改造工作；負責組織全省視頻會議系統(tǒng)管理員業(yè)務培訓工作；負責指導各分會場做好視頻 系統(tǒng)的管 理和運維工作；負責省廳大樓視頻設備的日常運維和管理工作。二 設區(qū)市 XXX 局信息中心負責組織轄區(qū)內(nèi)系統(tǒng)管理員業(yè)務培訓工作； 負責指 導縣市、區(qū)分會場做好視頻系統(tǒng)的管理和運維工作；負責局本級視頻設 備的日常運 維和管理丄作。三 廳屬單位、縣市、區(qū) XXX 局視頻會議系統(tǒng)管理員負責本單位視 頻設備 的日常運維和管理工作。系統(tǒng)管理員要熟練掌握各視頻設備軟硬件操作，不 得隨意更改 終端設備的物理連線和配置參數(shù)。如遇特殊情況需要移機，要求提前向 省廳信息中心申 請，移機后及時與省廳進行連調(diào)測試。四各單位系統(tǒng)管理員要對設備定期檢查保養(yǎng)，每月對視頻及相關(guān)設備做 一次 徹底檢查，發(fā)現(xiàn)故障立即排除，如發(fā)現(xiàn)視頻硬件設備故障，無法維修，要及時 匯報省廳 信息中心，及時報修。附件：X