記錄控制程序

1、記錄控制程序1目的通過記錄的形式來驗(yàn)證質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系的有效運(yùn)行，使生產(chǎn)活動(dòng)在受控的條件下進(jìn)行，同時(shí)為審核和管理評(píng)審提供依據(jù)，達(dá)到持續(xù)改進(jìn)的目的。2適用范圍適用于公司的質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系中記錄的控制和管理。3職責(zé)3.1綜合管理部負(fù)責(zé)記錄的編號(hào)、收集、歸檔、標(biāo)識(shí)、保管與處置。3.2各職能部門負(fù)責(zé)各部門記錄編寫、保管及定期上交存檔。4管理內(nèi)容與方法4.1記錄的形式分為：文字（表格）；電子媒體形式（磁盤、磁帶等）；照片及膠片等。4.2記錄的分類：法律、法規(guī)及其他要求要求的記錄質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)所要求的記錄體系文件規(guī)定的記錄相關(guān)方要求的記錄其他公司管理記錄4.3

2、記錄的標(biāo)識(shí)、收集、編目、查閱、歸檔、儲(chǔ)存和保管：4.3.1記錄由各部門按文件控制程序附錄A文件記錄編號(hào)規(guī)定進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，并標(biāo)明名稱，確保標(biāo)識(shí)一致、統(tǒng)一。4.3.2各部門負(fù)責(zé)填寫記錄的人員，應(yīng)按要求進(jìn)行填寫，內(nèi)容真實(shí)，不得涂改，可以劃改（劃改人需在劃改處簽字）。記錄要用鋼筆或圓珠筆填寫，做到字跡清晰，填寫及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。4.3.3各部門應(yīng)及時(shí)對(duì)職業(yè)健康安全和環(huán)境記錄進(jìn)行收集，保存方式便于存取，應(yīng)有適當(dāng)?shù)拇鎯?chǔ)環(huán)境，以防損失、變質(zhì)和丟失。4.3.4各部門記錄應(yīng)定期整理，按檔案管理辦法交檔案室歸檔保存。4.3.5記錄的查閱需經(jīng)該記錄的保管部門主管批準(zhǔn)。合同有要求時(shí)，可提供給相關(guān)供方或其他部門。4.3.6對(duì)來自供方的記錄，由各相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)搜集整理，作為公司記錄予以保存，并應(yīng)在合同中明確交接方法及內(nèi)容要求，必要時(shí)應(yīng)列出清單。4.4記錄的處理綜合管理部負(fù)責(zé)制定并根據(jù)檔案管理辦法，制定公司記錄的保存期限。合同有要求時(shí)，按合同規(guī)定執(zhí)行。保存的記錄達(dá)到保存期后，經(jīng)各記錄歸口管理部門主管審核，主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，可在作好銷毀記錄后銷毀，需要繼續(xù)保留使用的，蓋上“保存留用”章，并應(yīng)明確保留期限。5相關(guān)文件文件控制程序檔案管理規(guī)定6相