辦事處管理制度

1、辦事處管理制度第一章 總則一、為加強(qiáng)辦事處的管理，使辦事處的工作更加科學(xué)化、規(guī)范化和制度化，特 制定本制度。二、凡貴州頤年春酒業(yè)股份有限公司（以下簡稱“公司”）駐外辦事處的設(shè)立 和管理，均適用本規(guī)定。三、辦事處要堅(jiān)持公司的營銷政策，勇于開拓，團(tuán)結(jié)進(jìn)取，向客戶提供高效優(yōu) 質(zhì)的服務(wù)。四、為進(jìn)一步推動公司產(chǎn)品銷售，鼓勵公司員工進(jìn)行全面、全員銷售，公司員 工（銷售人員按考核制度執(zhí)行） 除干好本職工作外， 可以利用自身的資源進(jìn)行銷售， 同時(shí)享受公司平等銷售政策及提成制度； 但為規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)凡銷售中的開瓶費(fèi)、 回扣等 都應(yīng)由各辦事處負(fù)責(zé)人監(jiān)督實(shí)施； 凡銷售票據(jù)尤其不是現(xiàn)款現(xiàn)貨的票據(jù)應(yīng)統(tǒng)一由辦 事處進(jìn)行保管和管

2、理； 提成按經(jīng)辦人當(dāng)月實(shí)際回款金額按月結(jié)算， 但利用公司現(xiàn)有 資源進(jìn)行銷售的不予提成；辦事處有權(quán)對公司員工進(jìn)行銷售額度、賬期限制，原則 上賬期最長不得超過 60 天，否則要做退貨處理。第二章 辦事處設(shè)置原則、職能一、設(shè)置原則1、辦事處的設(shè)立、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事編制由公司決定。2、辦事處是我公司目前銷售的唯一分支機(jī)構(gòu)，原則上公司商品都應(yīng)通過辦事 處進(jìn)行銷售，由公司統(tǒng)一管理。二、辦事處職能各辦事處是公司的駐外銷售機(jī)構(gòu)， 是公司的直屬派出機(jī)構(gòu)， 應(yīng)當(dāng)在公司的統(tǒng)一 管理下履行職責(zé)。1、確定本區(qū)域的銷售目標(biāo)及銷售方案，并報(bào)公司批準(zhǔn)后實(shí)施。2、負(fù)責(zé)收集、整理、反饋當(dāng)?shù)厥袌鲂畔⒓巴袠I(yè)競爭品牌的營銷動態(tài)。3、根

3、據(jù)公司的銷售任務(wù)指標(biāo)，制定相關(guān)政策，報(bào)公司批準(zhǔn)后，負(fù)責(zé)銷售代表 的組織、招聘、培訓(xùn)考核、晉升等。4、負(fù)責(zé)本區(qū)域的營銷管理工作。5、負(fù)責(zé)當(dāng)?shù)厥袌龅拈_拓、客戶資源的開發(fā)、維護(hù)和管理工作。6、負(fù)責(zé)本區(qū)域產(chǎn)品的售前、售中、售后服務(wù)，處理客戶和用戶的投訴。7、根據(jù)公司的有關(guān)規(guī)定，執(zhí)行和負(fù)責(zé)各項(xiàng)資金回籠、費(fèi)用結(jié)算工作。8、負(fù)責(zé)公司當(dāng)?shù)刎?cái)產(chǎn)的管理，保護(hù)公司財(cái)產(chǎn)安全。9、協(xié)調(diào)好辦事處與當(dāng)?shù)氐墓碴P(guān)系，維護(hù)公司品牌信譽(yù)、企業(yè)形象、確保銷 售工作順利進(jìn)行。10、執(zhí)行公司臨時(shí)指派的任務(wù)。三、辦事處崗位職責(zé)1、辦事處負(fù)責(zé)人職責(zé)（1）接受公司分配給該區(qū)域銷售任務(wù)，并確保完成任務(wù)。（2）研究分析本地市場，將公司下發(fā)的銷售

4、任務(wù)細(xì)化分解，并制定相關(guān)銷售 政策報(bào)公司審批執(zhí)行。（ 3）傳達(dá)和執(zhí)行公司的有關(guān)政策和精神，負(fù)責(zé)本區(qū)域一切工作，指導(dǎo)營銷代 表提高業(yè)務(wù)水平。（4）行使對辦事處的管理權(quán)，統(tǒng)籌辦事處所有營銷工作，負(fù)責(zé)本區(qū)域工作人 員的調(diào)動。（5）負(fù)責(zé)辦事處的各項(xiàng)費(fèi)用的計(jì)劃、分配、監(jiān)控，合理、公開、公平地開支 各種費(fèi)用。（6）實(shí)時(shí)監(jiān)管辦事處工作人員，并根據(jù)各人的工作表現(xiàn)，每月進(jìn)行工作成績 和業(yè)務(wù)能力考核，配合公司對辦事處人員的工資核算和績效考核工作。（7）建立辦事處銷售臺賬，監(jiān)督貨款回籠情況，每月 5 日前與公司財(cái)務(wù)對賬 一次，并上報(bào)本月工作總結(jié)和下月工作計(jì)劃。（8）監(jiān)督營銷代表貨款流向、銷售政策執(zhí)行情況、終端客戶維

5、護(hù)、返點(diǎn)回扣 到位，促銷活動等工作，督促做好上報(bào)和反饋工作。（9）負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)好辦事處與當(dāng)?shù)卣奥毮懿块T的關(guān)系，減少和規(guī)避辦事處本 身職能和銷售活動所帶來的與相關(guān)職能部門規(guī)章制度之間的沖突。（10）辦事處負(fù)責(zé)人尤其要監(jiān)督實(shí)施回扣、返點(diǎn)等銷售政策落實(shí)情況，如有回 扣、返點(diǎn)、開瓶費(fèi)挪用、少給、拖延等情況，一經(jīng)查實(shí)，視情節(jié)嚴(yán)重對相關(guān)責(zé)任人 處三倍以上罰款或開除處理， 對辦事處負(fù)責(zé)人處該部分金額一至五倍罰款。 如發(fā)現(xiàn) 辦事處負(fù)責(zé)人出現(xiàn)挪用、不給、少給現(xiàn)象，給予立即開除處理且不予結(jié)算當(dāng)月工資 及返點(diǎn)。2、營銷代表的工作職責(zé)（1）必須全力配合辦事處負(fù)責(zé)人做好銷售相關(guān)工作，如期完成本區(qū)域銷售任 務(wù)。（2）嚴(yán)格

6、按照公司要求開拓當(dāng)?shù)厥袌?，落?shí)執(zhí)行公司及辦事處銷售政策，控 制管理所負(fù)責(zé)區(qū)域產(chǎn)品價(jià)格， 監(jiān)督所負(fù)責(zé)區(qū)域貨款流向， 負(fù)責(zé)所轄區(qū)域的客戶資源 管理。（3）嚴(yán)格要求自己自覺做好每天（每周、每月）工作計(jì)劃及實(shí)施情況登記按 周（月）報(bào)送辦事處負(fù)責(zé)人審核，并作為績效考核依據(jù)。（4）調(diào)整好心態(tài)， 用飽滿的精神和良好積極的工作態(tài)度完成好每一天的工作。3、銷售內(nèi)勤的工作職責(zé)（1）對每批收到發(fā)出產(chǎn)品做好開票、登臺賬相關(guān)工作，并做好產(chǎn)品、票據(jù)的 管理工作。（2）做好產(chǎn)品銷售統(tǒng)計(jì)工作， 每月 30 日前向辦事處負(fù)責(zé)人報(bào)送相關(guān)數(shù)據(jù)并審 核通過后，于下月 5 日前向公司報(bào)送相關(guān)數(shù)據(jù)和表格。（3）輔助辦事處負(fù)責(zé)人做好辦事處

7、后勤工作。（4）提醒和監(jiān)督營銷代表貨款回籠工作，避免因營銷代表疏忽或維護(hù)不到位 導(dǎo)致跑單等帶來的不必要損失。（5）監(jiān)督營銷代表嚴(yán)格執(zhí)行公司營銷方案和及價(jià)格體系，堅(jiān)持現(xiàn)款現(xiàn)貨的原 則，對收到的貨款和打給公司的匯款要做好票據(jù)留存記錄并到銀行進(jìn)行核查。 對電 匯要將憑證當(dāng)天傳回公司，以備核查。第三章 辦事處人力資源管理一、新員工入職流程1、須帶身份證復(fù)印件一張，辦理入職手續(xù)并登記家人備用電話一個(gè)2、入職后三天之內(nèi)為雙方選擇期，三天選擇期后正式辦理入職手續(xù)，如果正 式辦理入職手續(xù)，工資從選擇期開始計(jì)算；如沒正式入職，選擇期不計(jì)算工資。3、試用期限為一到三個(gè)月， 試用期考核合格后根據(jù)實(shí)際情況再進(jìn)行崗位分

8、配二、員工離職制度1、新進(jìn)員工在經(jīng)過選擇期后，半個(gè)月之內(nèi)如因個(gè)人原因要求離職的，公司有 權(quán)不予以結(jié)算工資；如因公司原因除外。2、老員工因故辭職，應(yīng)提前一個(gè)月向辦事處經(jīng)理提出書面申請，經(jīng)理報(bào)知公 司知曉。3、職員工必須辦理離職移交手續(xù)，待辦事處安排其他人員接替其工作和職責(zé) 之后方可離開，如不交接工作則視為強(qiáng)行離職行為，公司將不予以結(jié)算工資。4、員工未經(jīng)批準(zhǔn)擅自離開公司者，視為強(qiáng)行離職，作除名處理；公司有權(quán)不 予以結(jié)算工資。三、辦事處一般工作人員薪資設(shè)定辦事處工作人員薪酬 =月任務(wù)底薪 +補(bǔ)助（電話、車費(fèi)、差旅） +提成 +獎金 注：銷售任務(wù)根據(jù)淡旺季和實(shí)際的銷售情況由辦事處負(fù)責(zé)人指定并報(bào)公司同

9、意后執(zhí)行。 月銷售額（月銷售任務(wù)）：是指當(dāng)月營銷代表通過自身開發(fā)新客戶或維 護(hù)老客戶等，且本不存在占用公司原有客戶資源，所達(dá)成的銷售任務(wù)。 提成計(jì)算：營銷代表通過自身努力完成月銷售任務(wù)即可享受相應(yīng)的提成。試用期無電話等補(bǔ)助轉(zhuǎn)正后享受相關(guān)補(bǔ)助和福利政策 銷售內(nèi)勤不享受提成第四章 辦事處辦公紀(jì)律一、辦事處辦公規(guī)定（一）上班紀(jì)律作息時(shí)間為上午 8： 0011:30 ，下午 2:00 5:30 實(shí)行上班簽到考勤制，由銷 售內(nèi)勤負(fù)責(zé)。1、相關(guān)規(guī)定可參照公司行政辦公室管理相關(guān)文件執(zhí)行。2、辦事處作為我公司銷售窗口，肩負(fù)著企業(yè)形象和素質(zhì)的展示作用，因此嚴(yán)禁在辦事處出現(xiàn)吊兒郎當(dāng)、衣冠不整、吃零食、打瞌睡、賭博

10、等現(xiàn)象，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)核 實(shí)將對相關(guān)責(zé)任人處 50元/ 次的罰款，對維護(hù)公司形象的人員和行為給予50 元/次的獎勵。3、辦事處人員應(yīng)忠于職守，保守業(yè)務(wù)上的機(jī)密，對造謠誹謗公司、透露公司 銷售政策、價(jià)格體系、促銷活動等行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)確認(rèn)，做開除處理。3、辦事處人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)簽到，嚴(yán)禁互相代簽。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴(yán)肅處理。未簽到者， 以曠工半日處理，月累計(jì) 5次以上者，扣發(fā)當(dāng)月工資，態(tài)度惡劣者予以開除。4、嚴(yán)禁脫崗行為，以下視為脫崗（ 1）工作時(shí)間未經(jīng)批準(zhǔn)，擅離工作崗位半小時(shí)以上的；（ 2）雖經(jīng)批準(zhǔn)，經(jīng)查實(shí)未到應(yīng)去地方，去向不明的；（ 3）雖經(jīng)批準(zhǔn)，但超出規(guī)定時(shí)間未回崗報(bào)道的；（4）因緊急公務(wù)，在休息時(shí)間聯(lián)系不上的

11、；（5）特殊情況下需值班時(shí)脫崗者，按正常出勤的脫崗情況處理。凡脫崗人員，處 30 元/次的罰款，月累計(jì) 5 次以上者，扣發(fā)當(dāng)月工資，態(tài)度惡 劣者予以開除。（二）禮儀1、接電話時(shí)，文明用語：您好！頤年春酒業(yè)！請講！2、接待客戶時(shí)要有禮有節(jié)，要主動讓座沏茶。3、外出接洽客戶應(yīng)保持衣冠整潔干凈，杜絕上班穿拖鞋等不禮貌行為。（三）例會1 、每周一例會，每早一晨會。2、晨會每天早上 8:15 準(zhǔn)時(shí)開會，總結(jié)昨天工作進(jìn)展情況并安排當(dāng)天工作任務(wù)； 周會每周六上午召開，總結(jié)一周工作情況并進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。3、在開會之前把手機(jī)調(diào)為震動，整個(gè)會議的過程中不準(zhǔn)抽煙看報(bào)、及談無關(guān) 會議的話題。（四）工作流程操作規(guī)程1 、

12、營銷代表必須按期（周、月、年）向公司報(bào)填工作計(jì)劃和工作情況進(jìn)展及 總結(jié)（詳細(xì)表格見附表），做到工作有條理有依據(jù)、工作目標(biāo)清晰、工作中的問題 及時(shí)溝通及時(shí)解決。2、辦事處負(fù)責(zé)人必須按期（周、月、年）向公司報(bào)送工作計(jì)劃及總結(jié)，并安 排辦事處其他人員工作，報(bào)公司知曉。3、銷售內(nèi)勤負(fù)責(zé)向公司填報(bào)：月銷售報(bào)表、辦事處月工資發(fā)放表（考勤表）、 月客戶返點(diǎn)發(fā)放表，銷售員月銷售統(tǒng)計(jì)表等財(cái)務(wù)報(bào)表。第五章 辦事處人員出差管理一、辦事處人員出差總則：1 、辦事處經(jīng)理按期（月和周）提前向公司報(bào)送辦事處人員出差計(jì)劃，計(jì)劃中 應(yīng)注明出差人員名單、目的地、出差天數(shù)、費(fèi)用數(shù)額。待公司市場部核定后交總經(jīng) 理簽字后方可實(shí)施； 若

13、辦事處人員中途臨時(shí)改變出差計(jì)劃的， 必須提前通知辦事處 經(jīng)理和公司市場部（公司行政部），待審批通過后方可實(shí)施。2、辦事處經(jīng)理、公司市場部（行政部）有權(quán)利和義務(wù)跟蹤出差人員的具體工 作情況，并要求出差人員做好出差記錄、留好出差單據(jù)及憑證待出差完畢，報(bào)公司 審核。辦事處人員（經(jīng)理、銷售人員）在出差過程中，出差的第一天和回到辦事處 后的當(dāng)天，應(yīng)以當(dāng)?shù)刈鶛C(jī)電話告知公司銷售內(nèi)勤，以備銷售內(nèi)勤作好記錄。3、辦事處人員報(bào)賬應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、不弄虛作假；即每次出差后應(yīng)及時(shí)整 理單據(jù)填寫報(bào)銷單、 由辦事處經(jīng)理簽字后快遞回公司。 一般出差報(bào)賬不得累計(jì)過月， 即辦事處經(jīng)理必須在每個(gè)月的月底把辦事處所有人員整個(gè)月的出

14、差費(fèi)用與公司財(cái) 務(wù)結(jié)算清楚。二、定義解釋1、駐外人員出差的定義： 駐外人員從辦事處所在地到辦事處所在行政區(qū)域 （縣、 市）以外的地區(qū)進(jìn)行公務(wù)。2、在途的定義：駐外人員未到達(dá)目的地之前的時(shí)間，包括在火車上過夜，沒 有在目的地產(chǎn)生住宿費(fèi)用，不能提供正規(guī)住宿憑證、目的地已提供住宿的，均視為 在途，屬于在途性質(zhì)的費(fèi)用，按補(bǔ)助費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)的 50進(jìn)行計(jì)算，總之當(dāng)天能到或 旅途中不產(chǎn)生住宿的均視為在途。3、外派人員定義：即公司選派人員到異地進(jìn)行工作，其家并不在工作地點(diǎn)的 即視為外派。三、出差補(bǔ)助規(guī)定1、出差補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)（1）、駐外人員出差補(bǔ)助包括：餐費(fèi)、住宿費(fèi)、市區(qū)公交車費(fèi)，實(shí)行“包干 使用，節(jié)約歸己，超支不補(bǔ)”

15、的原則；（2）、辦事處人員因公司指定其他任務(wù)的出差則暫時(shí)不按此標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行（3）、所有補(bǔ)助不分崗位，出差補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定如下：在途補(bǔ)助外派人員 生活補(bǔ)助下鄉(xiāng)補(bǔ)助出差補(bǔ)助費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)按出差補(bǔ)助 減半計(jì)算20元/天10元/天出?。ㄖ陛犑?省會城市）（公司未設(shè)立分支機(jī)構(gòu)）地（縣）級市150元/天100元/天2、報(bào)銷相關(guān)說明：車費(fèi)僅限火車票、長途客車票、船票等，市內(nèi)出租車票不予報(bào)銷，特情況乘坐飛機(jī)、出租車票需要報(bào)銷者，需要經(jīng)過總經(jīng)理的批準(zhǔn)。 出差所在地的市內(nèi)公交車票含在出差補(bǔ)助中不再另外報(bào)銷。 出差人員出差期間未產(chǎn)生住宿費(fèi)用的時(shí)間段（即出差目的地提供住宿，火車上過夜，不能提供正規(guī)住宿證明）則只報(bào)銷在途補(bǔ)助。 出差

16、人員應(yīng)保留完整車（船）票及住宿發(fā)票，即車 /船票時(shí)間、車次、住宿 發(fā)票的日期清晰可見，以此票作為計(jì)算費(fèi)用的依據(jù)。 以相關(guān)的票據(jù)日期和時(shí)間計(jì)算是否在途和住宿。3、交通工具標(biāo)準(zhǔn)（1）火車：乘車時(shí)間超過4小時(shí)以上或有夜間乘車行為（22： 00-6 : 00）的, 可以乘坐硬臥，否則一律為硬坐。（2）汽車：長途汽車票、汽車票、辦事處所在公交車票可以報(bào)銷。（3）出租車：不予報(bào)銷。第六章 費(fèi)用支出管理規(guī)定（1）辦事處發(fā)生的其它費(fèi)用支出，如招待費(fèi)、辦公費(fèi)等應(yīng)提前以表格的形式 上報(bào)公司市場部（行政部），經(jīng)市場部審核后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)實(shí)施。（2）如因不可抗拒和突發(fā)因素，導(dǎo)致費(fèi)用的發(fā)生來不及以書面形式上報(bào)的， 也應(yīng)電

17、話報(bào)批總經(jīng)理，在用款金額和范圍得到批準(zhǔn)后方可實(shí)施。第七章貨物及銷售管理制度1、辦事處要對酒和促銷品做到規(guī)范化管理、做到及時(shí)盤點(diǎn)、及時(shí)登帳、及時(shí) 對賬、妥善保管。2、辦事處所有產(chǎn)品必須入庫，不能在辦事處其他地方停留。3、對所有出入庫產(chǎn)品，必須開據(jù)出入庫單作為憑證，并及時(shí)登好手工臺帳。要建立手工臺帳，記錄產(chǎn)品的出入、結(jié)余情況。4、辦事處要以客戶為明細(xì)，以客戶進(jìn)貨額和銷售額為標(biāo)準(zhǔn)逐筆登記入賬并做 好客戶登記情況表及月銷售情況表，定期（半個(gè)月）向公司匯報(bào)。第八章回款管理制度1、作為公司的收入，嚴(yán)禁任何人以任何理由短期、長期挪為己用，占為私有， 一經(jīng)公司發(fā)現(xiàn)，做除名處理并追究相關(guān)的刑事責(zé)任。2、辦事處所有人員不得以任何理由經(jīng)手貨款，若貨款金額超過 1 萬元，貨款 原則上就應(yīng)由客戶直接匯入公司賬戶， 公司經(jīng)查詢款項(xiàng)到帳后即安排發(fā)貨， 如有違 反，公