園林綠化工程公司采購(gòu)部管理規(guī)定

1、林綠化工程公旬采購(gòu)部管理規(guī)定公司內(nèi)部編號(hào)：（GOOD-TMMT-MMUT-UUPTY-UUYY DTTI-荊門市天秀景觀園林工程有限公司采購(gòu)管理制度采購(gòu)制度嚴(yán)格按照公司的采購(gòu)管理制度及采購(gòu)流程要求。采購(gòu)過程簡(jiǎn)化、 程序可循，做到有據(jù)可查、防范風(fēng)險(xiǎn)、降低成本。本制度主要包含以下六點(diǎn)：一、采購(gòu)計(jì)劃負(fù)責(zé)公司全部采購(gòu)計(jì)劃，接到采購(gòu)計(jì)劃報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，組織實(shí)施，確保 各項(xiàng)采購(gòu)任務(wù)完成。其中包括工程采購(gòu)、物資采購(gòu)和工具采購(gòu)等。1 .工程采購(gòu)(1)建立工程采購(gòu)檔案將采購(gòu)相關(guān)資料由電子文檔和書面文檔分項(xiàng)管理。每一年的工程合同與工 程清單統(tǒng)一管理；工程詢價(jià)單、直接采購(gòu)清單、設(shè)備報(bào)價(jià)單統(tǒng)一管理；供應(yīng)商 合同根據(jù)具

2、體工程統(tǒng)一管理；直接采購(gòu)部分根據(jù)具體采購(gòu)人直接管理。(2)采購(gòu)計(jì)劃下達(dá)公司工程項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃由具體工程項(xiàng)目經(jīng)理下工程請(qǐng)購(gòu)單，經(jīng)總經(jīng)理 批準(zhǔn)后，統(tǒng)一下達(dá)到采購(gòu)小組。(3)采購(gòu)計(jì)劃變更非該項(xiàng)目經(jīng)理下達(dá)的采購(gòu)計(jì)劃概不采購(gòu)。請(qǐng)購(gòu)單中應(yīng)標(biāo)明：工程名 稱、產(chǎn)品名稱、數(shù)量、型號(hào)、及相關(guān)技術(shù)參數(shù)、備(推)選廠家等。采購(gòu)小組 接到采購(gòu)計(jì)劃后，將采購(gòu)計(jì)劃與工程合同進(jìn)行核對(duì)，如有更改之處，需經(jīng)項(xiàng)目 經(jīng)理簽字才予采購(gòu)(其中包括數(shù)量增減、型號(hào)更改、增減項(xiàng)目等)。如項(xiàng)目經(jīng) 理出差，可請(qǐng)示總經(jīng)理代簽或發(fā)電子文檔打印備案。（4）采購(gòu)時(shí)效管理所有的采購(gòu)計(jì)劃根據(jù)具體工程情況，確定哪些材料先到位，哪些材料訂貨 周期長(zhǎng)，力爭(zhēng)做到材料不

3、耽誤工程的前提下，材料及時(shí)到位，不擠占、積壓公 司采購(gòu)貨款。所有下達(dá)的采購(gòu)計(jì)劃在供應(yīng)商供貨期沒有變更的情況下按采購(gòu)計(jì) 劃規(guī)定時(shí)間完成任務(wù)，做到及時(shí)采購(gòu)及時(shí)跟蹤及時(shí)發(fā)貨及時(shí)反饋現(xiàn)場(chǎng)收貨情況 及材料使用情況。2 .機(jī)械物資采購(gòu)獲得用戶采購(gòu)計(jì)劃后，經(jīng)初步調(diào)查確認(rèn)。可行的采購(gòu)由采購(gòu)小組報(bào)總經(jīng)理 批準(zhǔn)后，進(jìn)行采購(gòu)，統(tǒng)一管理備案。（1）對(duì)于物資采購(gòu)產(chǎn)品根據(jù)市場(chǎng)行情進(jìn)行合理報(bào)價(jià)。（2）對(duì)所報(bào)價(jià)產(chǎn)品進(jìn)行及時(shí)的溝通，說(shuō)明價(jià)格漲落的原因以及供貨周期，對(duì)于用戶指定的、而市場(chǎng)面臨淘汰的產(chǎn)品，應(yīng)推薦新產(chǎn)品，若對(duì)方堅(jiān)持應(yīng) 說(shuō)明存在的質(zhì)量問題以及保修問題，并盡可能有文字依據(jù)。（3）按具體的發(fā)貨通知單進(jìn)行物資采購(gòu)。如有更改之

4、處經(jīng)用戶核準(zhǔn)后方 可采購(gòu)，到貨必需有收貨、驗(yàn)貨記錄。3 .工具、內(nèi)耗物資的采購(gòu)工具采購(gòu)，由使用部門下申購(gòu)單，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行采購(gòu)，入庫(kù)領(lǐng)料后由 具體使用人保管；內(nèi)耗物資采購(gòu)，誰(shuí)申請(qǐng)，誰(shuí)下申購(gòu)單，采購(gòu)小組見批復(fù) 后的申購(gòu)單組織采購(gòu)并入庫(kù)、出庫(kù)。4 .采購(gòu)手續(xù)流程（1）采購(gòu)單下達(dá)收到具體經(jīng)批準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃即確認(rèn)為采購(gòu)任務(wù)的下達(dá)。采購(gòu)小組具體負(fù)責(zé) 人根據(jù)采購(gòu)任務(wù)單填寫采購(gòu)單經(jīng)簽字批準(zhǔn)即為采購(gòu)單下達(dá)。采購(gòu)單須包含以下 信息：產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、單價(jià)、金額、稅金情況、及供應(yīng)商廠家、具體聯(lián) 系人、聯(lián)系電話（緊急情況聯(lián)系電話）等信息。（2）審批程序確定采購(gòu)的產(chǎn)品由采購(gòu)小組成員正確填寫采購(gòu)單后，由公司總經(jīng)理簽字，

5、確定同意采購(gòu)的廠家以及價(jià)格和合同方式，同意付款采購(gòu)。請(qǐng)購(gòu)單、申購(gòu)單見附件1、2二、采購(gòu)（比價(jià)）平時(shí)多熟悉和掌握公司所需的各類物資的名稱、型號(hào)、規(guī)格、單價(jià)、用 途、產(chǎn)地等，瀏覽相關(guān)網(wǎng)站。按時(shí)按量按質(zhì)完成采購(gòu)供應(yīng)計(jì)劃指標(biāo)，積極開拓 貨源市場(chǎng)，做到貨比三家，控制、降低采購(gòu)成本。如出現(xiàn)所采產(chǎn)品與采購(gòu)計(jì)劃 不符，則其損失由具體采購(gòu)負(fù)責(zé)人承擔(dān)。對(duì)特殊產(chǎn)品采購(gòu)、按合同約定要求廠 方提供相關(guān)證件或檢測(cè)報(bào)告。采購(gòu)活動(dòng)具體實(shí)施分以詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、供應(yīng) 商管理等四個(gè)方面：L詢價(jià)詢價(jià)可以通過多種方式，包括建立自己的詢價(jià)庫(kù)，網(wǎng)絡(luò)查詢，面對(duì)直接供 應(yīng)商，供應(yīng)商自我推銷，展會(huì)等多種渠道。確定部分適合長(zhǎng)期合作的合作伙伴 的

6、同時(shí)，也要不斷開拓新供應(yīng)商，尋找新產(chǎn)品，可采用少量進(jìn)貨的原則不斷改 進(jìn)。2.比價(jià)對(duì)供應(yīng)商所報(bào)的產(chǎn)品價(jià)格進(jìn)行有效的核對(duì)（對(duì)具有可比性的廠家產(chǎn)品進(jìn)行 比價(jià)）。對(duì)單項(xiàng)產(chǎn)品做到至少比價(jià)三家，以正規(guī)比價(jià)格式存于計(jì)算機(jī)或手工紀(jì) 錄文字資料。在比價(jià)同時(shí)做出價(jià)格分析。3 .議價(jià)在確定廠家后進(jìn)行產(chǎn)品價(jià)格商務(wù)談判，盡量降低采購(gòu)成本，可通過多種方 式進(jìn)行壓價(jià)（通?？梢砸怨局袠?biāo)價(jià)格低，要求降低采購(gòu)成本為由；以多家公 司比較后相對(duì)競(jìng)爭(zhēng)為由；以拖延時(shí)間，給供應(yīng)商產(chǎn)生我們要更改采購(gòu)意向?yàn)橛? 也可以與銷售推心置腹，為對(duì)方能給予支持和幫助等等），具體問題需具體分 析。4 .供應(yīng)商管理通過尋找新貨源拓展供應(yīng)商范圍，加強(qiáng)老供應(yīng)

7、商管理。每年對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行 一次評(píng)定（其中以質(zhì)量、售前/后服務(wù)、交貨期、付款及價(jià)格等方面考核）， 對(duì)不合格供應(yīng)商及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。合格、長(zhǎng)期供應(yīng)商要進(jìn)行年度復(fù)核（查看生產(chǎn) 能力、供應(yīng)能力、資質(zhì)證書（執(zhí)照年審）、產(chǎn)品證書等）比價(jià)表、合格供方評(píng)定表附件3、4三、合同管理負(fù)責(zé)與客戶簽訂采購(gòu)合同，督促合同的正常履行，并催討所欠、退或索賠 款項(xiàng)。1 .合同簽訂：統(tǒng)一制定標(biāo)準(zhǔn)合同樣本，主要體現(xiàn)產(chǎn)品明細(xì)及價(jià)格、質(zhì)保、 主要技術(shù)參數(shù)、運(yùn)輸方式、到貨時(shí)間、質(zhì)保期等幾個(gè)大的方面。如大型設(shè)備盡 可能的爭(zhēng)取扣留質(zhì)保金。2 .合同管理則按具體工程項(xiàng)目細(xì)分，直接采購(gòu)部分按人頭細(xì)分，跟蹤供貨 周期長(zhǎng)的產(chǎn)品執(zhí)行情況（型號(hào)、數(shù)量、貨

8、期、運(yùn)輸?shù)龋? .工程合同管理：采購(gòu)依據(jù)工程合同，工程合同歸財(cái)務(wù)室統(tǒng)一管理。四、驗(yàn)貨負(fù)責(zé)物資到貨驗(yàn)收，所有采購(gòu)的物資到貨后必須詳細(xì)查看、清點(diǎn)，做到發(fā) 票與實(shí)物的數(shù)量、規(guī)格、單價(jià)一致。如因清點(diǎn)不詳造成公司一切損失由采購(gòu)員 個(gè)人承擔(dān)。如有必要，將填寫進(jìn)貨驗(yàn)證紀(jì)錄。直接由廠方發(fā)貨到用戶的需 保存有廠家發(fā)貨記錄清單。五、聯(lián)動(dòng)責(zé)任1、負(fù)責(zé)與財(cái)務(wù)協(xié)調(diào)做好合同管理、出入庫(kù)工作、發(fā)票清理和結(jié)款工作。2、及時(shí)與技術(shù)部、工程部，了解項(xiàng)目進(jìn)行情況和緊急情況變動(dòng)。3、售后服務(wù)，由專人負(fù)責(zé)返修產(chǎn)品明細(xì)，其中包括產(chǎn)品、廠家、使用用 戶、返修時(shí)間、及聯(lián)系方式等。由具體采購(gòu)負(fù)責(zé)人與廠家協(xié)商、跟蹤，保證產(chǎn) 品在最短的時(shí)間內(nèi)返

9、還到工程現(xiàn)場(chǎng)。4、做到以公司利益為重，不索取回扣，饋贈(zèng)物品上繳公司，如發(fā)現(xiàn)以上 情況，根據(jù)情節(jié)輕重，扣除3個(gè)月工資。5、做好各部門及本部門內(nèi)的工作協(xié)調(diào)。6、樹立公司形象，不斷學(xué)習(xí)，不斷進(jìn)步，體現(xiàn)自我價(jià)值，為公司創(chuàng)造更 多效益。7、以上采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)超出2000元以上的報(bào)公司，由公司采購(gòu)小組統(tǒng)一安排采 購(gòu)，2000元以下由項(xiàng)目部現(xiàn)場(chǎng)自行采購(gòu)辦法。六、組織領(lǐng)導(dǎo)設(shè)立公司采購(gòu)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，成員名單如下：？組長(zhǎng)：陳明輝副組長(zhǎng)：文茂財(cái) 組員：梁小峰、鄒雪婷、王曉琴附：崗位責(zé)任制采購(gòu)崗位責(zé)任制一、在采購(gòu)小組領(lǐng)導(dǎo)下，采購(gòu)負(fù)責(zé)公司所有采購(gòu)范圍內(nèi)的工作，其中包括 設(shè)備、設(shè)備備件、材料、苗木等。二、采購(gòu)應(yīng)嚴(yán)格遵守采購(gòu)程序

10、，有效地進(jìn)行采購(gòu)，包括：采購(gòu)申請(qǐng)單的審 查、詢價(jià)、比價(jià)、正式訂單的審查、合同審查、合同簽定和跟蹤貨物等。三、不斷開辟建立新的物資供應(yīng)渠道，尋找物美價(jià)廉的物資，提高供應(yīng)商 的服務(wù)質(zhì)量，減少采購(gòu)費(fèi)用，節(jié)省開支，降低成本，獲得充分的物資供應(yīng)。四、采購(gòu)合同的起草及審核、其中包括物資、設(shè)備、采購(gòu)合同、零部件加 工改制合同、維修服務(wù)以及其它相關(guān)合同的談判、起草、和市定。五、提高工作效率、縮短采購(gòu)周期、提高經(jīng)濟(jì)效益。六、對(duì)國(guó)內(nèi)物資采購(gòu)工作要及時(shí)提出對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理意見，以及相關(guān)采購(gòu) 的戰(zhàn)略措施，按實(shí)際需要，與供應(yīng)廠商進(jìn)行商務(wù)談判，遵照技術(shù)先進(jìn)可靠、質(zhì) 量好、價(jià)格低，服務(wù)優(yōu)良、交貨期有利的原則，對(duì)大型設(shè)備的采購(gòu)

11、提出建設(shè)性 意見。七、在任職期間，嚴(yán)格履行本崗位的職責(zé)，廉潔自律，定期向經(jīng)理匯報(bào)采購(gòu)小組的月、季、年的統(tǒng)計(jì)工作，并提出好的意見和建議。荊門市天秀景觀園林工程有限公司附件一:請(qǐng)購(gòu)單序品名型號(hào) 規(guī)格數(shù)量單位單價(jià)實(shí)購(gòu)數(shù)量到貨口期備注工程名稱:合同編號(hào): 請(qǐng)購(gòu)人： 日期：口期:口期:采購(gòu)員:總經(jīng)理:附件二：設(shè)施配置申請(qǐng)單設(shè)施名稱購(gòu)置數(shù)量型號(hào)（規(guī)格）單價(jià)預(yù)算使用部門到廠時(shí)間主要技術(shù)參數(shù):用途說(shuō)明:預(yù)定的訂購(gòu)廠家及對(duì)廠家質(zhì)量控制能力的評(píng)價(jià)（必要時(shí)附各種證明資料）申請(qǐng)人:I審核：（總工）I批準(zhǔn)：（總經(jīng)理）日期:日期:日期:附件三:設(shè)備比價(jià)記錄單序采 購(gòu) 項(xiàng) 目供應(yīng)商設(shè)備主要參數(shù)、性能價(jià)格交貨期售前、售 后反

12、應(yīng)速 度付 款 方 式備注附件四：供方評(píng)定記錄表序號(hào):供方名稱地址電話/傳真聯(lián)系人采購(gòu)的產(chǎn)品：質(zhì)量保證能力（包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、體系、設(shè)備、人員、檢測(cè)能力）：進(jìn)貨檢驗(yàn)結(jié)果（附檢測(cè)報(bào)告編號(hào)）：信譽(yù)及售后服務(wù)：評(píng)定結(jié)論（是否列入合格供方名錄）主 管：日 期：年度業(yè)績(jī)復(fù)評(píng)記錄：年度是否繼續(xù)列入合格供方名錄批準(zhǔn)時(shí)間年度是否繼續(xù)列入合格供方名錄批準(zhǔn)時(shí)間荊門市天秀景觀園林工程有限公司供方業(yè)績(jī)?cè)u(píng)定表供方名稱:Mb電話傳真:K17G供應(yīng)產(chǎn)品及類別進(jìn)貨物資質(zhì)量控制方式（在o內(nèi)標(biāo)注J）進(jìn)貨檢驗(yàn)o；進(jìn)貨外觀驗(yàn)證o； 本廠到供方現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證o；顧客到供方現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證o； 顧客到本廠現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證o；質(zhì)量得分（占60%）；（合格批次/到貨總批次）X60質(zhì)量評(píng)分：記錄人/日期：按期交貨得分（占20與）；（按時(shí)到貨批次/到貨總批次）X20交貨期評(píng)分：記錄人/日期：其他情況（占20%）；如包裝質(zhì)量、售后服務(wù)、配合度等。其他評(píng)分：記錄人/日期：總評(píng)分及處理建議:供應(yīng)部經(jīng)理簽名：日 期：總經(jīng)理意見（總分100,低于60分，或質(zhì)量得分低于48分時(shí)填此欄）?？偨?jīng)理：EI 期：荊門市天秀景觀園林工程有限公司合格供方名錄序 號(hào)供方名稱供應(yīng)的產(chǎn)品 名稱及類別首次列