行政工作指引

1、行政事務(wù)指引本指引旨在讓公司每一位員工盡快找到行政事務(wù)處理的方法及熟知相關(guān)途徑。1. 辦公用品申購流程 . 22. 辦公設(shè)備申購流程 . 33. 電腦軟硬件申請 . 44. 公共設(shè)施 /辦公設(shè)備維修(借出流程 . 55. 請 假 流 程 . 66. 出 差 流 程 . 77. 車輛使用流程 . 88. 宣傳片播放流程 . 99. 名片印制流程 . 10 10. 公司信件交寄及收取流程 . 11 11. 報刊雜志訂閱、發(fā)放流程 . 12 12. 增加電話分機(jī) /直線電話 /網(wǎng)絡(luò)接口申請流程 . 13 13. 如何使用分機(jī)電話 . 14 14. 會議室的預(yù)訂及使用須知 . 15 15. 多方通話設(shè)

2、備 /視頻設(shè)備 /投影儀的借用 . 16 16. 辦公室安全須知 . 171. 辦公用品申購流程相關(guān)表單:辦公用品月度申領(lǐng)計劃表具體流程: 注:1、辦公用品指文具類辦公用品;2、如非特殊情況,不接受臨時采購申請,各部門文員及同事做好相應(yīng)采購計 劃;3、新同事入職,行政部將配備一套常用文具(鉛筆一支、中性筆一支、軟皮 抄一本、橡皮擦一個、鈕扣文件袋一個即時發(fā)放。2. 辦公設(shè)備申購流程相關(guān)表格:辦公設(shè)備申購表具體流程:1、申請部門填寫辦公設(shè)備申購表 ;2、交上級審批。流程:部門經(jīng)理 分管副總;3、核準(zhǔn)后交行政文員(分機(jī) 8000匯總、采購;4、行政部在收到審批后兩個工作日內(nèi)下單采購,貨到后通知部門

3、領(lǐng)用。注:辦公設(shè)備指:辦公儀器、辦公家具、辦公器材、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等。3. 電腦軟硬件申請相關(guān)表格:電腦及軟件申請表,資產(chǎn)調(diào)配單具體流程:一、新員工入職 或 新購電腦 /硬件或軟件1、 申請部門填寫電腦及軟件申請表;2、 交上級審批,流程:部門經(jīng)理 行政部經(jīng)理 總經(jīng)理;3、 行政部在收到審批后兩個工作日內(nèi)尋找供應(yīng)商,核實(shí)價格并下單采購,貨 到即通知部門領(lǐng)用。注:申請部門需要至少提前 3天申請電腦主機(jī)設(shè)備,盡早提單,盡快解決。二、電腦硬件的調(diào)配1、申請部門填寫電腦及軟件申請表,交部門主管審批;2、交行政部,由行政部通知技術(shù)部進(jìn)行硬件鑒定;3、行政部據(jù)反饋意見進(jìn)行審批,確定是否需實(shí)施調(diào)換。

4、并回饋申請部門。三、調(diào)換電腦整機(jī)或顯示器1、調(diào)換前需先征得行政部同意;2、由技術(shù)人員進(jìn)行實(shí)施調(diào)換;3、申請人員填寫資產(chǎn)調(diào)配單一式兩份,分別交行政部及財務(wù)部存檔 注:硬件維修無須通過行政部,可直接向技術(shù)部內(nèi)部支持人員報障。4. 公共設(shè)施 /辦公設(shè)備維修(借出流程具體流程:1、辦公設(shè)備使用過程中出現(xiàn)異常,請通知行政部相關(guān)人員(分機(jī) 8000 ;2、發(fā)現(xiàn)公共設(shè)施有損壞,請通知行政部相關(guān)人員(分機(jī) 8000 ;3、行政部將在 1天內(nèi)響應(yīng),并盡快派人檢查維修。4、因工作需要將辦公設(shè)備借離辦公區(qū)域,需事先到行政文員(分機(jī) 8000處 辦理借出登記手續(xù)。注:1、公共設(shè)施指:燈管、天花、地板、地毯、墻、窗、玻

5、璃、洗手間等公共場 地的所有相關(guān)設(shè)施。2、辦公設(shè)備指:辦公儀器、辦公家具(桌、椅、柜 、辦公器材、打印機(jī)、復(fù) 印機(jī)、傳真機(jī)等。5. 請 假 流 程相關(guān)表格:員工請假卡 、 產(chǎn)檢請假卡具體流程:請假:1、 員工提前一天到公司前臺文員處填寫員工請假卡 ;2、 交上級審批,1 請假 3天以內(nèi),由部門經(jīng)理審批;2 請假 5天以上,由分管副總審批;3、 批準(zhǔn)后將表交還給行政部前臺,以備月底結(jié)算。產(chǎn)檢假:1、 女職工懷孕 16周以后, 需要按醫(yī)囑進(jìn)行產(chǎn)檢者, 公司每次給予半天帶薪假。2、員工到前臺文員處填寫產(chǎn)檢請假卡 ,直屬上司審批即可。注:1、根據(jù)員工手冊 :請假需提前一天填寫書面申請;2、病假須出具市

6、、區(qū)級醫(yī)院證明,無醫(yī)院證明按事假處理;3、婚假須出具結(jié)婚證;4、喪假僅適用于直系親屬。6. 出 差 流 程相關(guān)表格:差旅申請表具體流程: 注:1、因公出差所需的機(jī)票及住宿,統(tǒng)一由行政部安排。行政部接到申請單后在 24小時內(nèi)回復(fù)情況。2、如有不需行政部訂機(jī)票及安排住宿的(如:客戶負(fù)責(zé)機(jī)票及住宿費(fèi)用 ,仍 需填寫差旅申請表遞上級主管,審批后交行政部,行政部留存作為考勤憑據(jù)。7. 車輛使用流程相關(guān)表格:用車申請變具體流程:1、 因公需用車的,請各部門申請人提前兩天提出申請并填寫用車申請表 交至行政部,行政部審核后安排出車。2、 駕駛員憑用車單出車。 用車人、 駕駛員需按要求協(xié)調(diào)用車單。 任務(wù)結(jié)束后,

7、 將用車登記單交由辦公室行政部。并將車輛停放在公司指定區(qū)域,并將車 鑰匙交至公司行政部。3、 員工因公需用車,但車輛都已有安排,不能滿足用車需求的,可憑用車 申請表中行政部會注明無車可用,并簽名 ,采取如下措施:一般情況 下,員工可使用交通工具(如公交車、地鐵等到達(dá)目的地。員工需保留 相關(guān)發(fā)票,事后至財務(wù)部報銷。如遇緊急事件,需立即處理的,可向部門 主管申請乘坐出租車, 部門主管審批, 經(jīng)公司副總及以上級別人員批準(zhǔn)后, 可乘坐出租車。員工需保留相關(guān)發(fā)票,事后至財務(wù)部報銷。8. 宣傳片管理流程1、 在使用企業(yè)宣傳片過程中,使用人一定要注意保護(hù)宣傳片不受損害。2、 宣傳片放置于專用袋內(nèi),要注意防潮

8、、防塵、防震。3、 前臺負(fù)責(zé)播放企業(yè)宣傳片時, 須根據(jù)行政人事部同意安排和排片要求, 按時播 放,并在播放過程中注意影像、聲音清晰度,如有 問題及時反應(yīng)報修。 4、 前臺不得隨意播放電視內(nèi)容, 按照要求播放公司宣傳片時, 適時做好宣傳工作 和客人的接待工作。5、 公司員工在其他媒介上播放公司宣傳片時, 涉及保密性的招投標(biāo)演示, 注意保 密和備份;公司對外的宣傳片播放,及時做好宣傳和廣告作用。6、 原則上我司播放宣傳片時上午一次,下午一至二次,如有特殊情況請根據(jù)排片 表需求操作。9. 名片印制流程相關(guān)表格:名片印制申請表具體流程: 注:1、 常規(guī)名片印制每周一次,具體時間安排為:本周五接受申請表

9、,下周二領(lǐng) 取名片;2、 除有銷售性質(zhì)的同事外,原則上處于試用期的同事,暫不印制名片。10. 公司信件交寄及收取流程具體流程:郵件包裹交寄:1、 信件包裹填寫完畢交前臺文員;2、 交遞快件,到前臺處領(lǐng)取文件袋,填寫快遞單,連同需交寄物品一起交給 前臺文員。郵件收取:1、 EMS 物件,前臺文員即時知會當(dāng)事人領(lǐng)取。2、 其他信件,前臺文員代收、登記,當(dāng)日知會當(dāng)事人領(lǐng)取、簽收;3、需本人親自領(lǐng)取的物品,由前臺通知,即時領(lǐng)取。注:1、 所有對公郵件交寄均由行政部前臺文員統(tǒng)一辦理。2、 為便于管理,公司每天下午五點(diǎn)前統(tǒng)一交寄物品。如超過時間,須延至下 個工作日發(fā)出。3、 辦理個人快遞或信件寄出服務(wù)的,

10、請自行付費(fèi)。4、 行政部每月底匯總交寄的清單,并交由相應(yīng)部門經(jīng)理審核。5、 快遞及需本人親自領(lǐng)取的物品,由前臺文員即時知會當(dāng)事人領(lǐng)取,為確保 物件安全,不得由前臺文員代為領(lǐng)取。6、 其他信件,由前臺代收,當(dāng)日知會當(dāng)事人領(lǐng)取。11. 報刊雜志訂閱、發(fā)放流程具體流程: 領(lǐng)取流程: 注:1、如臨時增訂報刊雜志,需另行申請,經(jīng)部門經(jīng)理審批后,報主管副總審批, 批準(zhǔn)后交行政文員(分機(jī) 8000辦理訂閱手續(xù)。2、在接到前臺文員知會當(dāng)日,須及時將雜志報刊領(lǐng)走。12. 增加電話分機(jī) /直線電話 /網(wǎng)絡(luò)接口申請 流程相關(guān)表格:增加線路申請表具體流程: 注:1、增加直線電話時,請注明是否需要開通長途,如需要,請列

11、明原因。2、 行政部收到審批的申請后, 24小時內(nèi)響應(yīng),并盡快安排實(shí)施。13. 如何使用分機(jī)電話1、私人電話應(yīng)控制在最低限度。2、電話在使用過程中,發(fā)現(xiàn)異常請及時知會行政部(分機(jī) 8000 。3、分機(jī)轉(zhuǎn)接電話:1分機(jī)互相轉(zhuǎn)接方法:快速短按叉簧 + 轉(zhuǎn)接分機(jī)號碼2撥分機(jī)方法:提機(jī) +分機(jī)號碼3代接來電:4、分機(jī)撥打市話 9 +上海市內(nèi)的電話號碼14. 會議室的預(yù)訂及使用須知具體流程:注:1、使用投影儀的會議室需提前預(yù)訂,并遵守所預(yù)訂的使用時間,以保證下一 部門的順利使用。2、會議室使用完畢須知:1將座椅歸位,收拾用過的紙杯及雜物,保持會議室的整潔和衛(wèi)生;2關(guān)好門窗、開關(guān)及空調(diào);3將網(wǎng)線及電話線放

12、回原位;4及時將鑰匙歸還給前臺文員。 15. 多方通話設(shè)備/視頻設(shè)備/投影儀的借用 具體流程： 咨詢行政文員 設(shè)備閑置 是 否 取消/改其他 時間段 預(yù)訂、 登記、 借用 用畢歸還 注： 1、多方通話設(shè)備/視頻設(shè)備/投影儀的借用采取預(yù)訂原則； 2、使用完畢后須及時歸還給行政文員； 3、如造成儀器丟失或者人為損壞，由登記借用人負(fù)責(zé)賠償。 第 16 頁 共 19 頁 辦公室安全須知 為了保障公司人員以及有形或無形的財產(chǎn)的安全，公司制定了以下程序，目 的是為各部門的工作提供一個通用的指引，以確保安全。 我們的安全方案的基本項(xiàng)目包括： Ø 阻止未經(jīng)許可進(jìn)入公司 Ø 對敏感資料的全面

13、保護(hù) Ø 保護(hù)公司和個人的有形財產(chǎn) 1進(jìn)入公司內(nèi)部/佩帶員工卡 所有員工上班時均應(yīng)佩帶員工卡，行政部對周圍任何不認(rèn)識或沒帶合適的員 工卡的人可以詢問，并要求員工佩帶員工卡。 2清理辦公桌 每天工作結(jié)束時或當(dāng)辦公桌有一段時間沒有人照看時，應(yīng)將辦公桌上的文件 或資料等（特別是那些帶有保密信息的文件）清理保存好。 3敏感資料的廢棄處理 保密和不宜外傳的內(nèi)部資料，不再使用時應(yīng)用碎紙機(jī)進(jìn)行粉碎，所有與敏感 資料有關(guān)的圖表、表格、無用的復(fù)印件、速記本、微縮膠卷等也應(yīng)以同樣方式處 理。特別是在下班時應(yīng)將所有文字處理設(shè)備包括磁盤等鎖好。 4復(fù)印設(shè)備 敏感性材料不要留在復(fù)印機(jī)上，或未經(jīng)粉碎就丟棄這類資

14、料。 5電腦 第 17 頁 共 19 頁 每位員工對自己電腦里所存儲的信息負(fù)責(zé)，要求每位員工設(shè)定密碼來保護(hù)自 己電腦上儲存的信息，并將設(shè)定的密碼告知部門主管備案。 每位員工在下班時要關(guān)閉計算機(jī)，因工作需要 24 小時開機(jī)的，可以例外。 6公司財產(chǎn) 任何人不得私自拿取公司財產(chǎn)或產(chǎn)品。盜竊公司的財產(chǎn)或產(chǎn)品一經(jīng)發(fā)現(xiàn)立即 開除，公司有權(quán)追究其刑事責(zé)任。 7保護(hù)個人財產(chǎn) 個人負(fù)責(zé)保護(hù)自己在辦公室里或在執(zhí)行任務(wù)時所帶的個人物品，公司不保障 這些物件的安全，也不對個人物品包括現(xiàn)金的丟失負(fù)任何責(zé)任。若您在公司以內(nèi) 遭遇到個人財產(chǎn)的丟失或是損壞，您應(yīng)立即向行政部匯報。 8吸煙 公司不允許在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙，杜絕火災(zāi)隱患。 9安全事件的匯報 發(fā)現(xiàn)下述情況，應(yīng)立即通知行政部： 1）公司錢款的不正常使用或失蹤 2）惡意損壞或破壞公物 3）涉嫌/證實(shí)擅自泄露敏感信息 4）針對公司/或公司人員的威脅恐嚇 5）侵犯公司財產(chǎn) 6）將非法資產(chǎn)混入公司財產(chǎn)中 7有無法判斷的少量煙霧來源、塑料燒焦的味道及幼小火苗的出現(xiàn) 10疏散程序 當(dāng)發(fā)生火警時，您應(yīng)采取以下的步驟： 1）停止使用電話； 第 18 頁 共