文書檔案講稿

1、樂至縣教育局樂至縣教育局 羅洪軍羅洪軍 中共樂至縣委辦公室樂中共樂至縣委辦公室樂至縣人民政府辦公室關(guān)于加強新農(nóng)至縣人民政府辦公室關(guān)于加強新農(nóng)村建設(shè)檔案工作的實施意見村建設(shè)檔案工作的實施意見（樂（樂委辦發(fā)委辦發(fā)201240號）號）根據(jù)時間：2014年03月14日(星期五)通過電子方式已發(fā)到全縣各中小學(xué)郵箱樂檔發(fā)20145號資陽市檔案局資陽市教育局關(guān)于印發(fā)資陽市中小學(xué)檔案管理辦法和資陽市中小學(xué)檔案歸檔范圍及保管期限表的通知學(xué)校檔案主要有：學(xué)校檔案主要有： 文書檔案、文書檔案、基建檔案、基建檔案、 財務(wù)檔案、財務(wù)檔案、 根據(jù)：根據(jù)：關(guān)于抓緊做好創(chuàng)建關(guān)于抓緊做好創(chuàng)建省級新農(nóng)村建設(shè)檔案示范鎮(zhèn)驗收省級新農(nóng)

2、村建設(shè)檔案示范鎮(zhèn)驗收準備工作的通知準備工作的通知（樂新村檔辦（樂新村檔辦20135號）號）教師個人檔案等。教師個人檔案等。檔案管理工作的內(nèi)容檔案管理工作的內(nèi)容 一一.檔案收集檔案收集 二二.檔案分類檔案分類 三三.檔案排列檔案排列 四四.檔案編號檔案編號 五五.檔案裝訂檔案裝訂 六六.檔案編目檔案編目 七七.檔案裝盒檔案裝盒 八八.裝櫥裝櫥 文書檔案是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在行政管文書檔案是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布

3、告、請示、報告、批復(fù)、通知、信函、簡報、會議告、請示、報告、批復(fù)、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等。由于這類檔案在其產(chǎn)生、內(nèi)記錄、計劃和總結(jié)等。由于這類檔案在其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上有一定共性，使用這一稱謂對研究管理容和形式上有一定共性，使用這一稱謂對研究管理這類檔案的工作規(guī)律有重要意義。也有人把文書檔這類檔案的工作規(guī)律有重要意義。也有人把文書檔案作為與科學(xué)技術(shù)檔案相對而言的各類檔案的統(tǒng)稱，案作為與科學(xué)技術(shù)檔案相對而言的各類檔案的統(tǒng)稱，還包括諸如外交、訴訟、會計、藝術(shù)、教學(xué)等專門還包括諸如外交、訴訟、會計、藝術(shù)、教學(xué)等專門檔案和私人檔案。這一概念主要在中國使用，有的檔案和私人檔案。這一概念

4、主要在中國使用，有的國家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。國家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。 l（一）（一）檔案收集工作的檔案收集工作的內(nèi)容內(nèi)容 1、檔案室的收集（歸檔、平時收、檔案室的收集（歸檔、平時收集）集） 2、檔案室的收集范圍、檔案室的收集范圍 （1）.本單位各種門類和載體的檔案本單位各種門類和載體的檔案 （2）.與本單位業(yè)務(wù)工作有關(guān)的資料與本單位業(yè)務(wù)工作有關(guān)的資料 （3）.代管與本單位有關(guān)的撤銷或合代管與本單位有關(guān)的撤銷或合并機關(guān)的檔案并機關(guān)的檔案l 歸檔范圍，是指在一個單位產(chǎn)生的所有文件歸檔范圍，是指在一個單位產(chǎn)生的所有文件中需要歸檔的部分。國家檔案局中需要歸檔的部

5、分。國家檔案局1987年形成的年形成的機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍中指出：中指出：l凡是反映本機關(guān)工作活動、具有查考利用價值凡是反映本機關(guān)工作活動、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。的文件材料均屬歸檔范圍。l 確定歸檔范圍時，應(yīng)以本單位工作活動為主，確定歸檔范圍時，應(yīng)以本單位工作活動為主，突出本單位基本職能活動和中心工作。外單突出本單位基本職能活動和中心工作。外單l 位位 文文 件，不件，不 論論 是是 上上 級級 同同 級，還級，還 是下是下 級級 ，l應(yīng)以是否與本單位有直接關(guān)系，本單位是否需應(yīng)以是否與本單位有直接關(guān)系，本單位是否需要辦理，即是否參與活動

6、為文件歸檔的出發(fā)點，要辦理，即是否參與活動為文件歸檔的出發(fā)點，l切不可搞切不可搞“有文必檔有文必檔”。不管文件的來源和價。不管文件的來源和價值，凡是文件都歸檔，這種做法是錯誤的。同時，值，凡是文件都歸檔，這種做法是錯誤的。同時，也不能將有價值的、屬于歸檔范圍內(nèi)的文件遺漏也不能將有價值的、屬于歸檔范圍內(nèi)的文件遺漏了。了。l 檔案收集工作是整個檔案工作中檔案收集工作是整個檔案工作中極為重要的一個環(huán)節(jié)，做好收集工作極為重要的一個環(huán)節(jié)，做好收集工作有著十分重要的意義有著十分重要的意義 。l 1、收集工作是檔案工作的起點、收集工作是檔案工作的起點 l 2、收集工作是衡量檔案館、收集工作是衡量檔案館(室室

7、)工工作質(zhì)量的重要標尺作質(zhì)量的重要標尺 l1、收集到有殘缺檔案，請用A4紙修裱好。l2、收集到有大于A4紙檔案，請折疊成A4l紙大小。l分類分類l 歸檔文件可以采用年度歸檔文件可以采用年度機機構(gòu)構(gòu)(問題問題)保管期限或保管期保管期限或保管期限限年度年度機構(gòu)機構(gòu)(問題問題)等方法進等方法進行分類。行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。案的穩(wěn)定。l1.按年度分類按年度分類l 將文件按其形成年度分類。將文件按其形成年度分類。l2.按保管期限分類按保管期限分類l 將文件按劃定的保管期限分類。將文件按劃定的保管期限分類。l3.按機構(gòu)按機構(gòu)(問題問題)分類分類l 將文件按其形成或承辦機

8、構(gòu)將文件按其形成或承辦機構(gòu)(問題問題)分類分類(本項可以視情況予以取舍本項可以視情況予以取舍)l 歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列表等成套性文件可集中排列。l三、排列三、排列（全宗號）（全宗號）（年度）（年度）（室編件號）（室編件號）（機構(gòu)或問（機構(gòu)或問題）題）（保管期限）（保管期限） （館編件號）（館編件號）歸檔章樣歸檔章樣 （單位：（單位：mm）歸檔章樣歸檔章樣 （單位：（單位：mm）l四、編號四、編號l l 歸檔文件應(yīng)依分類方

9、案和排列歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁右上端順序逐件編號，在文件首頁右上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)內(nèi)容。歸檔章設(shè)全宗號、年度、保全宗號、年度、保管期限、件號管期限、件號等必備項，并可設(shè)置等必備項，并可設(shè)置機構(gòu)機構(gòu)(問題問題)等選擇項等選擇項。例如某某學(xué)校例如某某學(xué)校l把會生銹的金屬除去l縫紉機左側(cè)軋邊、“三孔一線”；不銹鋼訂書釘l裝訂演示l目錄項目，一式兩份，目錄封面，一式一份。目錄項目1、件號2、責任者3、文號4、題名5、日期6、頁數(shù)7、備注電子表格此歸檔文件目錄一式兩份 （1 1）正本與定稿為一件）正本與定稿為一件; ;

10、 （2 2）正文與附件為一件）正文與附件為一件; ; （3 3）原件與復(fù)制件為一件）原件與復(fù)制件為一件; ; （4 4）轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件）轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件; ; （5 5）來文與復(fù)文可為一件；）來文與復(fù)文可為一件； （6 6）文件簽批單與正文為一件；）文件簽批單與正文為一件； （7 7）會議記錄、報表、名冊、圖冊等一冊、）會議記錄、報表、名冊、圖冊等一冊、本為一件；本為一件； （8 8）一個事由緊密聯(lián)系的相關(guān)文件可為一件；）一個事由緊密聯(lián)系的相關(guān)文件可為一件； （9 9）漢文本與少數(shù)民族文本為一件；）漢文本與少數(shù)民族文本為一件； （1010）中文本與外文本為一件。）中文本與外文本為

11、一件。 2 2責任者責任者：一般填寫發(fā)文機關(guān)：一般填寫發(fā)文機關(guān) 3 3題名題名：一般填寫原文件標題。文件：一般填寫原文件標題。文件沒題名或題名不完整的，除原題名照抄外，沒題名或題名不完整的，除原題名照抄外，還應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補充題名，還應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補充題名，并加并加“ ” ”號號。（如）。（如） 4 4日期日期：填寫文件的形成時間，用：填寫文件的形成時間，用8 8位位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年（如阿拉伯數(shù)字標注公元紀年（如20082008年年4 4月月1616日，應(yīng)填寫日，應(yīng)填寫2008041620080416）。）。 5 5頁數(shù)頁數(shù)：填寫每一件歸檔文件的實際：填寫每一件歸檔文

12、件的實際有效頁數(shù)。有效頁數(shù)。 6 6備注備注：填寫歸檔文件需補充和說明：填寫歸檔文件需補充和說明的情況（如文件缺損、修改、移出、銷毀、的情況（如文件缺損、修改、移出、銷毀、插入等。如果備注欄內(nèi)容太多，可用插入等。如果備注欄內(nèi)容太多，可用* *表表示，然后在備考表中注明相關(guān)內(nèi)容）。示，然后在備考表中注明相關(guān)內(nèi)容）。 樂招委樂招委201333號號件號件號 責任者責任者文文 號號題題 名名日日 期期頁數(shù)頁數(shù) 備注備注 樂招委201333號關(guān)于做好2013年全國成人高考工作的通知1樂至縣大學(xué)中樂至縣大學(xué)中專招生委員會專招生委員會關(guān)于做好關(guān)于做好2013年全國成人高考工作的通知年全國成人高考工作的通知2

13、013101052樂至縣教育工會通知轉(zhuǎn)發(fā)四川省女職工大病互助保險工作的通知201403048通知歸檔文件目錄歸檔文件目錄 全宗名稱：全宗名稱：平泉縣檔案史志局平泉縣檔案史志局 全全 宗宗 號：號：00880088 年年 度：度：20082008 保管期限：保管期限：永久永久 機構(gòu)問題：人事機構(gòu)問題：人事l1.歸檔文件目錄l2.檔案l3.備考表l4.脊背項目l無酸紙檔案盒是各個機關(guān)和單位檔案管理部門整理和裝訂儲存文件的裝具！通常無酸紙裱糊制作的檔案盒，由于無酸紙不含酸性另采用國際上先進的AKD中性施膠工藝、無酸腐蝕，使檔案可以長期保存、不變質(zhì)、不褪色、具有防蟲、防霉等特點，對裝訂在盒子內(nèi)的檔案文

14、件沒有腐蝕破壞，使用方便，現(xiàn)在全國都在逐步無酸紙檔案盒替換掉過去老式笨重的紙板檔案盒和牛皮紙檔案盒。文書檔案盒*縣統(tǒng)計局縣統(tǒng)計局50 2008 永久永久1281 人事人事備考表備考表 備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。和日期。 盒內(nèi)文件情況說明：盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。 整理人：負責整理歸檔文件的人員整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。姓名。 檢查人：負責檢查歸檔文件整理質(zhì)檢查人：負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量

15、的人員姓名。量的人員姓名。n 按照檔案分類方法和目錄裝訂方式，按照檔案分類方法和目錄裝訂方式，將已經(jīng)整理好的文書檔案按次序進行裝櫥將已經(jīng)整理好的文書檔案按次序進行裝櫥和上架。和上架。n 不同的分類方法和不同的目錄裝訂形不同的分類方法和不同的目錄裝訂形式，其檔案上架裝櫥的方式也不一樣。式，其檔案上架裝櫥的方式也不一樣。 二級分類上架裝櫥的方式如下：二級分類上架裝櫥的方式如下：檔案柜：屬辦公家具系列。即用來保存檔案資料的柜子；是比較傳統(tǒng)的保存檔案的裝具，通常是指帶蓋的箱子和有門的柜子。一般以木材或金屬制成，有的還做成組合式，分開為箱，疊放成柜。其優(yōu)點是能有效地防塵和阻止其他有害物質(zhì)的侵襲，而且搬運

16、挪動便利；缺點是造價高，占據(jù)庫房有效空間大，單位面積存儲量小。檔案柜金屬制檔案柜優(yōu)點：防火、防潮、防鼠、防塵、輕巧?？萍紮n案是科學(xué)技術(shù)檔案的簡稱，是在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動中形成的應(yīng)當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、證書、聲像資料等科技文件材料。1.工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案 2.農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案l3.基本建設(shè)檔案基本建設(shè)檔案 4.設(shè)備檔案設(shè)備檔案l5.科學(xué)研究檔案科學(xué)研究檔案 6.醫(yī)療衛(wèi)生檔案醫(yī)療衛(wèi)生檔案l7.天文檔案天文檔案 8.氣象檔案氣象檔案l9.地質(zhì)檔案地質(zhì)檔案 10.測繪檔案測繪檔案l11.地震檔案地震檔案 12.水文檔案水文檔案l1

17、3.環(huán)境保護檔案環(huán)境保護檔案檔號：檔案的編號案卷題名：應(yīng)簡明準確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容立卷單位：案卷的形成單位起止日期：卷內(nèi)文件的起止日期保管期限：對照保管期限表，從案卷保管單位的角度確定是永久、長期、短期密級：文件自然形成的絕密、機密和秘密依據(jù)保密規(guī)定填寫。沒有密級的可不填寫，不能寫“普通”、“無密”等字樣保管期限檔號案卷題名（案卷脊背式樣）項目內(nèi)容用碳素墨水直接寫在脊背上。填盒號填寫：短期、長期、永久如：樂至縣某某學(xué)校新建學(xué)生食堂（綜合類）填寫：如20121.文字說明基本內(nèi)容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。l2.編寫文字說明的要求：l(1)準確揭示檔案材料的內(nèi)容，概括其反映

18、的全部信息，標注項目正確齊全；l(2)照片的自然張(內(nèi)容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。l(3)文字簡潔、語言通順；l(4)時間用8位阿拉伯數(shù)字表示。文字說明的編寫文字說明的編寫l所謂光盤檔案是指利用激光進行圖像、聲音信息寫入和讀出的具有參考、憑證、藝術(shù)價值并歸檔保存的一種圓盤形記錄載體。l光盤檔案的概念光盤檔案說明光盤檔案說明樣式（每張光盤詳細說明）樣式（每張光盤詳細說明）全宗號目錄號分類號卷號盤號光盤名稱刻錄人刻錄日期教師個人檔案教師個人檔案是記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在個人轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險以及開具考研等相關(guān)證