ISO程序書編寫培訓(xùn)(共16).ppt

1、*(上海)*有限公司*(上海)*有限公司 系統(tǒng)性系統(tǒng)性 應(yīng)對質(zhì)量體系文件結(jié)構(gòu)進(jìn)行策劃，要求覆蓋應(yīng)對質(zhì)量體系文件結(jié)構(gòu)進(jìn)行策劃，要求覆蓋ISO9001全部相全部相關(guān)要素的要求和規(guī)定，具體等明天手冊定下來，才能確定有關(guān)要素的要求和規(guī)定，具體等明天手冊定下來，才能確定有哪些需編程序哪些需編程序 符合性符合性 應(yīng)符合應(yīng)符合ISO9000標(biāo)準(zhǔn)條款的要求；標(biāo)準(zhǔn)條款的要求； 應(yīng)符合本公司流程的實際情況。應(yīng)以滿足實際需要為度，而應(yīng)符合本公司流程的實際情況。應(yīng)以滿足實際需要為度，而不是越多越嚴(yán)就越好，要適度。不是越多越嚴(yán)就越好，要適度。 通過清楚、準(zhǔn)確、全面、簡單扼要的表達(dá)方式，實現(xiàn)唯一的通過清楚、準(zhǔn)確、全面、簡

2、單扼要的表達(dá)方式，實現(xiàn)唯一的理解，所有文件的規(guī)定都應(yīng)保證在實際工作中能完全做到；理解，所有文件的規(guī)定都應(yīng)保證在實際工作中能完全做到； 協(xié)調(diào)性協(xié)調(diào)性 文件和文件之間應(yīng)相互協(xié)調(diào)，避免產(chǎn)生不一致的地方，從整文件和文件之間應(yīng)相互協(xié)調(diào)，避免產(chǎn)生不一致的地方，從整體上結(jié)構(gòu)針對編寫具體某一文件來說，應(yīng)緊扣該文件的目的體上結(jié)構(gòu)針對編寫具體某一文件來說，應(yīng)緊扣該文件的目的和范圍，盡量不要敘述不在該文件范圍內(nèi)的活動。和范圍，盡量不要敘述不在該文件范圍內(nèi)的活動。 應(yīng)認(rèn)真處理好各種過程的接口，避免不協(xié)調(diào)或職責(zé)不清。應(yīng)認(rèn)真處理好各種過程的接口，避免不協(xié)調(diào)或職責(zé)不清。*(上海)*有限公司l職責(zé)分明，語氣肯定（避免用職責(zé)分

3、明，語氣肯定（避免用“大致大致上上”、“基本上基本上”、“可能可能”、“也許也許”之類詞語）；之類詞語）；l結(jié)構(gòu)清晰、文字簡明、文風(fēng)一致。；結(jié)構(gòu)清晰、文字簡明、文風(fēng)一致。；l遵循遵循“最簡單、最易懂最簡單、最易懂”原則編寫各類原則編寫各類文件；文件；*(上海)*有限公司-目的：目的：說明為什么開展該項活動。說明為什么開展該項活動。-范圍：范圍：說明活動涉及的（產(chǎn)品、項目、過程、活動）范圍。說明活動涉及的（產(chǎn)品、項目、過程、活動）范圍。 -職責(zé)：職責(zé)：說明活動的管理和執(zhí)行、驗證人員的職責(zé)。說明活動的管理和執(zhí)行、驗證人員的職責(zé)。 -定義：定義：說明文件中使用的專有之名詞、縮寫。說明文件中使用的專有

4、之名詞、縮寫。 -作業(yè)內(nèi)容：作業(yè)內(nèi)容：流程步驟的詳細(xì)文字說明。流程步驟的詳細(xì)文字說明。 -流程圖：流程圖：使用統(tǒng)一的符號，以圖解方式說明流程。使用統(tǒng)一的符號，以圖解方式說明流程。 -相關(guān)文件：相關(guān)文件：列出支持本程序的第二、第三層文件。列出支持本程序的第二、第三層文件。 -相關(guān)表單：相關(guān)表單：列出支持本程序的第四層文件（表單）。列出支持本程序的第四層文件（表單）。*(上海)*有限公司l先繪制流程圖。首先確保流程正確。先繪制流程圖。首先確保流程正確。l確定過程的涉及部門及職責(zé)。確定過程的涉及部門及職責(zé)。l結(jié)合結(jié)合ISO要求和實際工作，確定流程圖應(yīng)要求和實際工作，確定流程圖應(yīng)涉及的內(nèi)容。涉及的內(nèi)容

5、。 例如：合約評審時就涉及到對産品有關(guān)過程的確例如：合約評審時就涉及到對産品有關(guān)過程的確定，合同或訂單處理程序，評審程序（內(nèi)容，權(quán)定，合同或訂單處理程序，評審程序（內(nèi)容，權(quán)限，結(jié)果處理），合同或訂單的變更等內(nèi)容。限，結(jié)果處理），合同或訂單的變更等內(nèi)容。l根據(jù)流程圖及程序內(nèi)容編寫文件。根據(jù)流程圖及程序內(nèi)容編寫文件。*(上海)*有限公司l使用部門稱謂應(yīng)統(tǒng)一使用部門稱謂應(yīng)統(tǒng)一 如文管中心、業(yè)務(wù)部、生管課、品保課不要出現(xiàn)如文管中心、業(yè)務(wù)部、生管課、品保課不要出現(xiàn)許多程序書或流程圖上有文件中心、營業(yè)部、銷許多程序書或流程圖上有文件中心、營業(yè)部、銷售部、品檢課等。售部、品檢課等。l在程序書或流程圖中所引用

6、的文件名稱在程序書或流程圖中所引用的文件名稱或記錄、表單的名稱亦應(yīng)正確統(tǒng)一?；蛴涗洝⒈韱蔚拿Q亦應(yīng)正確統(tǒng)一。 如有的程序書上引用的是如有的程序書上引用的是EB操作指導(dǎo)書，有的操作指導(dǎo)書，有的程序書上引用的是程序書上引用的是EB操作標(biāo)準(zhǔn)書等。操作標(biāo)準(zhǔn)書等。*(上海)*有限公司所引用表單結(jié)案、歸檔審查、檢查動作處理NoYes*(上海)*有限公司*(上海)*有限公司書面或口頭訂單業(yè)務(wù)接單(與客戶聯(lián)系保證相關(guān)要求得到確定)業(yè)務(wù)部評審生管接單審核系統(tǒng)訂單列印/核準(zhǔn)/分發(fā)通知客戶已受訂生管排單生產(chǎn)客戶業(yè)務(wù)部廠務(wù)部YESYESNONO此流程圖的錯此流程圖的錯誤在哪里誤在哪里?此流程圖的錯此流程圖的錯誤在哪里

7、誤在哪里?*(上海)*有限公司目的：目的：及時并正確處理訂單。及時并正確處理訂單。范圍：范圍：始自客戶對始自客戶對PioneerPioneer下單；終于客戶訂單移轉(zhuǎn)生產(chǎn)管理。下單；終于客戶訂單移轉(zhuǎn)生產(chǎn)管理。職責(zé)：職責(zé)：無無定義：定義：無無此段內(nèi)容的錯此段內(nèi)容的錯誤在哪里誤在哪里?*(上海)*有限公司作業(yè)內(nèi)容：作業(yè)內(nèi)容：l客戶對客戶對PioneerPioneer下單后下單后( (口頭或書面口頭或書面) )，如果為新產(chǎn)品，則為特殊訂，如果為新產(chǎn)品，則為特殊訂單。特殊訂單負(fù)責(zé)之業(yè)務(wù)專員應(yīng)填寫單。特殊訂單負(fù)責(zé)之業(yè)務(wù)專員應(yīng)填寫“接單檢查表接單檢查表 ( (產(chǎn)品規(guī)產(chǎn)品規(guī)格格)”()”(表單表單:300-9

8、9-01):300-99-01)，送請各相關(guān)單位會簽，確認(rèn)生產(chǎn)技術(shù)可，送請各相關(guān)單位會簽，確認(rèn)生產(chǎn)技術(shù)可行，如果生產(chǎn)技術(shù)有問題，則由業(yè)務(wù)專員召開會議，行銷、制造及行，如果生產(chǎn)技術(shù)有問題，則由業(yè)務(wù)專員召開會議，行銷、制造及品管等人員依需要參加。品管等人員依需要參加。l特殊訂單技術(shù)已經(jīng)確認(rèn)后或一般訂單（舊料號），負(fù)責(zé)之特殊訂單技術(shù)已經(jīng)確認(rèn)后或一般訂單（舊料號），負(fù)責(zé)之業(yè)務(wù)助理應(yīng)確認(rèn)（業(yè)務(wù)助理應(yīng)確認(rèn)（1 1）產(chǎn)品規(guī)格）產(chǎn)品規(guī)格( (并憑此轉(zhuǎn)換成并憑此轉(zhuǎn)換成PioneerPioneer內(nèi)部之料號內(nèi)部之料號) )及（及（2 2）單價、（）單價、（3 3）交期、（）交期、（4 4）數(shù)量、（）數(shù)量、（5 5

9、）送貨地址、（）送貨地址、（6 6）付款）付款條件、（條件、（7 7）交易條件、（）交易條件、（8 8）貨運方式等八項。）貨運方式等八項。l如果該訂單為新產(chǎn)品或新客戶，業(yè)務(wù)助理應(yīng)由各相關(guān)單位處搜集資如果該訂單為新產(chǎn)品或新客戶，業(yè)務(wù)助理應(yīng)由各相關(guān)單位處搜集資料，料， 將系統(tǒng)上之基本資料將系統(tǒng)上之基本資料( (客戶基本資料客戶基本資料“依客戶調(diào)查問卷依客戶調(diào)查問卷” ” （表單：（表單：300-99-02300-99-02）錄入、料品基本資料）錄入、料品基本資料) )建立完成。建立完成。1.1.業(yè)務(wù)助理負(fù)責(zé)將訂單資料輸入系統(tǒng)業(yè)務(wù)助理負(fù)責(zé)將訂單資料輸入系統(tǒng) ( (未核準(zhǔn)訂單未核準(zhǔn)訂單) )，查核單價

10、、信用，查核單價、信用額度，產(chǎn)銷協(xié)調(diào)額度，產(chǎn)銷協(xié)調(diào)( (交期交期) )，并打印出，并打印出“銷售訂單銷售訂單”( (表單表單:300-99-03):300-99-03)一式四聯(lián)一式四聯(lián)( (未核準(zhǔn)未核準(zhǔn)) )。此段內(nèi)容的錯此段內(nèi)容的錯誤在哪里誤在哪里?*(上海)*有限公司l如果客戶有書面之訂購資料且與如果客戶有書面之訂購資料且與“銷售訂單銷售訂單”( (未核未核準(zhǔn)準(zhǔn)) )之資料完全一致：業(yè)務(wù)助理將之資料完全一致：業(yè)務(wù)助理將“銷售訂單銷售訂單”( (未未核準(zhǔn)核準(zhǔn)) )并客戶之書面訂購資料依核決權(quán)限送業(yè)務(wù)主管并客戶之書面訂購資料依核決權(quán)限送業(yè)務(wù)主管簽核完畢，即完成訂單書面核準(zhǔn)作業(yè)。簽核完畢，即完成

11、訂單書面核準(zhǔn)作業(yè)。l如果客戶沒有書面之訂購資料或有書面之訂購資料如果客戶沒有書面之訂購資料或有書面之訂購資料但是與但是與“銷售訂單銷售訂單”( (未核準(zhǔn)未核準(zhǔn)) )之資料不完全一致：之資料不完全一致：業(yè)務(wù)助理將業(yè)務(wù)助理將“銷售訂單銷售訂單”( (未核準(zhǔn)未核準(zhǔn)) )送簽核完畢，再送簽核完畢，再傳真給客戶簽認(rèn)后并傳回傳真給客戶簽認(rèn)后并傳回PioneerPioneer，才算完成訂單書，才算完成訂單書面核準(zhǔn)作業(yè)。面核準(zhǔn)作業(yè)。l訂單核決權(quán)限如訂單核決權(quán)限如“核決權(quán)限一覽表核決權(quán)限一覽表”（600-99-09600-99-09），），每年年底修訂一次。每年年底修訂一次。*(上海)*有限公司l客戶訂單之外部

12、原始憑證：客戶之書面訂購資料或客戶簽認(rèn)之客戶訂單之外部原始憑證：客戶之書面訂購資料或客戶簽認(rèn)之“銷售訂單銷售訂單”，業(yè)務(wù)助理依客戶別妥善保存。，業(yè)務(wù)助理依客戶別妥善保存。l完成訂單書面核準(zhǔn)作業(yè)后，業(yè)務(wù)助理請業(yè)務(wù)主管進(jìn)行系統(tǒng)之訂完成訂單書面核準(zhǔn)作業(yè)后，業(yè)務(wù)助理請業(yè)務(wù)主管進(jìn)行系統(tǒng)之訂單核準(zhǔn)作業(yè)，并將已簽核之單核準(zhǔn)作業(yè)，并將已簽核之“銷售訂單銷售訂單”一式四聯(lián)給生管簽收一式四聯(lián)給生管簽收后分發(fā)各單位后分發(fā)各單位( (第一聯(lián)業(yè)務(wù)助理留存；第二聯(lián)給生管；第三聯(lián)第一聯(lián)業(yè)務(wù)助理留存；第二聯(lián)給生管；第三聯(lián)給包裝；第四聯(lián)給品管給包裝；第四聯(lián)給品管) )。l如果是如果是5.35.3項之狀況，業(yè)務(wù)助理應(yīng)傳真已簽核之項之狀況，業(yè)務(wù)助理應(yīng)傳真已簽核之“銷售訂銷售訂單單”( (第一聯(lián)第一聯(lián)) )通知客戶通知客戶PioneerPioneer已經(jīng)接受該訂單。已經(jīng)接受該訂單。l時間控制：自客戶對時間控制：自客戶對PioneerPioneer下單至下單至PioneerPioneer回復(fù)客戶訂單消息回復(fù)客戶訂單消息(5.5(5.5項或項或5.95.9項項) )一般訂單最多一般訂單最多3 3個工作天，急單一個工作天。個工作天，